高效会议管理ppt摘要

高效会议管理,课程大纲,一、为什么要对会议进行管理二、会议的目的和种类三、会议的三个阶段/七个步骤四、会议失败的原因五、如何开成功的会议六、成功会议的角色扮演七、会议控制与冲突处理,一、为什么要对会议进行管理,据统计，在英国每天大约有400万个小时被用于召开团队会议，在美国平均每天要举行1100次团队会议哈佛商业评论通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间达到3.5小时，非正式会议时间大约1小时,会议需要管理吗？会议还需要技巧吗？,会议成本的计算,时间成本= 参加会议人员单位小时工资用时人数3,直接成本= 会议设施租用费+会议场地费+差 旅费+文件准备费,效率损失成本=,会议成本= 时间成本+直接成本+效率损失成本,效率损成本,因不及时接听重要客户电话而造成的损失不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户不能及时解决自己管辖范围内的突发事件 而导致停工停产等,二、会议的目的和种类,会议的目的:开展有效的沟通 传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意,达成协议与解决问题,点明问题或困难所在,权衡问题的轻重缓急,寻找解决办法,评议解决方法,确定行动纲领,会议的种类,会议的频率,固定的 部门会议,全体会议,处理突发事件会议,一对一会议,三、会议的三个阶段/七个过程,计划阶段,召开阶段,落实阶段,开始 扩展 回收 达成共识 结束,计划,落实,会议计划阶段,会议计划的六个要点：会议目标会议参加者会议方式会议时间、地点会议日程安排会议所需的资料和物料,会议召开阶段,开始守时、破冰扩展扩展技巧： 图文并茂、头脑风暴、图解分支、区域分析、SWOT分析回收回收技巧：投票表决、N/3技巧、 压力排序达成共识结束会议,会议落实阶段,四、会议失败的原因,富有成效的会议及无效会议的危害,会议的三种“致命伤”,主持人的技能会议的准备工作会议的地点,会议失败的原因,会议之前导致失败的原因会议中导致失败的原因会议后导致失败的原因,会议之前导致失败的原因,目标欠缺目标不明确议程欠缺与会人选不当，太多或太少会议时间不当开会时间通知不到会议通知内容欠周详,会议地点不当会议场地设备不足不能准时开始与会者未做准备未明确议题和时间时间安排不当会议太多，与会者厌倦会议太少，致使会议议题太多,会议中导致失败的原因,受外界影响与会者发言离题让没有必要留在会场的人流在会场决策犹豫不决资料准备不充分却贸然决策少数人垄断发言与会者之间争论,与会者精力不集中视听器材发生故障与会者不表明自己（真正）意见与会者与主持人争论与会者欠缺热情会议超出预定时间主席未能总结会议 成果,会议后导致失败的原因,没有记录会议要点不能对讨论事项进行最终决定不能对会议成败得失进行总结不能及时解散已完成任务的临时性委员会或工作小组与会者对会议感到不满没有跟踪落实会议决定,五、如何开成功的会议,高效会议的八大特征：只在必要是才召开事先已经筹划好了拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验、才能和必要的人出席做出了评论和总结记录所有决定和负责人及完成时间,避免会议的五“不”现象,不守时不负责不决策不投入不执行,会议效率不高的原因及具体表现,预防会议效率不高的管理,如何判断是否有必要开会,无需开会的“五个如果”,如果,已经按照惯例每周聚会了,会议成本太大,还有比开会更好的方法,没有什么特别的事情要讨论,你是唯一可以（需要）且知道如何决策的人,如何判断是否有必要开会,必须开会的“五个如果”,如果,必须把信息同时传达给很多人,有些事情需要当众表扬或批评,听取部门汇报,给工作小组委派任务（需要动员或详细说明）,要让别人参与决策以集思广益,会议规范流程,开始：欢迎会议流程议程具体时间规章制度,议程1：分享话题及目标交换信息产生想法/做决定/ 确认行动总结,结束会议：总结安排下次会议,跟踪会议记录跟踪计划,会议的一个中心、两个基本点,练习：,员工食堂着火了，经过调查，原因在与一名员工违反操作条例，在厨房抽烟，导致火灾发生。1、如果你是经理，你会采取下列那种方式处理此事？为什么？A一对一批评 B开会当众批评 C写检查处罚,如何建立信任,如何建立信任找共同点在别人困难时给他帮助在别人出错时给予善意的提醒适当表达自己对别人的关心适当展示自己的能力事实求是，不夸大、不说谎暴露并承认自己的弱项保持适合自己的风度,忠告：不必说出所有的真相，但要保证你说出的都是实话！,高效会议管理,成功会议策略,为什么会议往往是主持人话最多？一次会议，一般存在以下情况：只有80%的时间在真正开会；15%的时间大家都在沉默；5%的时间有人抢着发言。如何能更有效的分配发言时间如何保证会议的进程？,成功会议策略,主持人在会议中发言时间较多，主要有以下原因：1、对议题较熟2、地位高，声音大3、承担较多的行政责任建议：主持人的发言时间掌握在20/80内尽量保证每个人发言机会均等尽量形成一种互动的会议氛围,会议中的沟通,沟通漏斗原理,沟通金三角,自己 对方,设身处地,沟通的冰山模式,话题,5%-20%工作层面,80%-95%个人关系层面,工作层面说出的内容：事实，信息个人关系层面如何说：过程，感觉,六、成功会议的角色扮演,成功会议主持人要扮演的三个角色会议主持人秩序维持人时间控制着另：要安排会议记录人员,主持人的责任,要营造和谐的气氛负责会议照常进行负责总结讨论内容引导发言人去解释帮助参会者理清思路避免意见一边倒减少和会议无关的争论要保持中立的态度,主持人会议中的说话技巧,展示探询评论建立测试理解情况,总结排除引进就程序提出建议,会议记录者的功能,会议记录者的功能：记录及维持议程所设计的程序协助主持人做好总结与归纳观察预防（社会性懈怠、从众心理、团体极化）,参会者的守则与责任,参会者的十大守则：会前充分准备会中全情投入，贡献自己的 创意和意见以解决问题为己任保持开放的心态，屏除部门之见尽可能多的获得信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐恶扬善，不做人身攻击避免出现不当的肢体语言会后总结,七、会议控制与冲突处理,少数人垄断 会议怎么办？会议中出现 争论怎么办？,意外和冲突处理,会议中可能遭遇到的几种人“蝉”“鲨鱼”“驴”“兔子”“螃蟹”,意外和冲突处理,遭遇“蝉”,“蝉”的症状：讲故事（和讨论的主题无关）讲了很久才进入主题讲的太模糊，没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点,主持人对策：采用非语言性暗示探询、总结、测试 其理解程度善意提醒关于程序 及时间的限定带入别人发言,意外和冲突处理,遭遇“鲨鱼”,“鲨鱼”症状：有攻击别人的倾向总是给予消极的、 否定的意见,主持人对策：理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都 可 以提，但正面的建议会更 受欢迎采用非语言方式打断,意外和冲突处理,遭遇“驴”,“驴”的症状：过于敏感防卫性很强， 心里有堵“墙不能站在别人 的立场看问题,主持人对策：突出他的贡献重复问题短暂沉默,意外和冲突处理,遭遇“兔子”,兔子的症状：质疑正在使用的程序总是提议不同的程序 或建议,主持人对策：肯定他的贡献重申先用现在的 程序，如不奏效， 则马上按他的方 法“实施”,意外和冲突处理,遭遇“螃蟹”（ “螃蟹”跑题者）,“螃蟹”症状：开会时还在做别的工作或事情私自进入小团体讨论时常接电话打瞌睡其他，如：用笔敲桌子、 背对发言者、故意看别处等,主持人对策：对开小会者，主持人停止说话 或示意发言者暂停，让会议突 然静下来，私下谈话的人会警觉主持人问：“能否把你们讨论 的事情告诉大家”对打瞌睡者，可以休息5分 钟，并把会议议程加快保持短暂的沉默,出现分歧时的处理原则,不要回避对立，意见分歧是正常现象不要因为工作上的分歧而演化成人际关系或情绪方面的对立利用会议中间的休息来调节一下气氛可以参考第三方的意见可以把焦点问题写在黑板上，客观比较一下到底谁是谁非多提供一些有说服力的数据,主持人会议调停失败的原因：,听完陈述后就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄指出双方都有错误建议举行其他主持人会议,成功会议策略,四种群体决策权威决策共识决策少数服从多数决策无异议决策,四种团队决策头脑风暴法德尔菲法异地思维决策法换