高效会议筹划与管理

高效会议筹划与管理,黄石时代光华教育发展有限公司特聘高级讲师- 李旭升,学习的目标,1、提高会议效率2、规范会议流程,2,课 程 导 航,一、高效会议的管理之道二、小型会议筹备与组织三、大型会议策划与管理,3,一、高效会议的管理之道,1、会议常见病“三多一少”2、会议制约因素与改善3、高效会议的八大准则,4,会议与会议管理,会：会面、聚会与集会； 议：议论、讨论与商议会议：有目的、有组织，召集人们商议事情的活动。 会议让决策者和参会者更全面、更深入、更综合的了解事态、充分讨论问题、决议解决方案。会议管理：为保障会议的效率和效果，对会议的筹备、组织、服务等工作所进行的有效协调与管理。目的：同一意愿、集思广益 信息交流、解决问题,5,1、会议常见病“三多一少”,1）会议多，会议太频繁、治病万能药 凡事就开会、出事大家背2）耗时多，主题不明确、筹备不到位 程序无控制、时间鬼难拿3）参会多，甄选有错位、职责不关联 关键有疏漏、决策不到会4）检核少，会有议无决、责任无担当 执行无检核、结果少反馈,6,2、会议制约因素与改善,1）时间不合适：午餐时间 休息时间 工作最忙碌的时间 改善：避开一和五，选择二至四的上午9点或11点、下午2点或4点开比较适宜,7,会议制约因素与改善,2）地点不适宜：大小 嘈杂 设施改善地点尽量设置在一个安静的场合、封闭的环境，最好围着圆桌进行,8,会议制约因素与改善,3）主持少经验：废话太多 缺乏影响力 不能引导议程和调动气氛改善：充分准备、提前到场 精神饱满、准时开始 点明目标、宣布规则 紧扣主题、引导发言 议程井然、形势掌控,9,会议制约因素与改善,4）参会太盲目：通知太突然 事先没准备 目的不明确 内容不清楚改善：详读议程表、提前准备好 为议题贡献、因探讨收获 发言有准备、解释要精准 深思熟虑：先动脑子再动嘴 扬长补短：反观内造多学习,10,会议制约因素与改善,5）发言没技巧：言未及之而言 言而及之而不言 未见颜色而言 时机不合适改善：做好各种准备，深思熟虑 将自己的发言融入到正确观点之中 预案影响、归纳收放有弹性,11,会议制约因素与改善,6）效果没要求：组织不认真、参会不尊重 目标太分散、主题有重叠 明知有争辩、权威不到会 检核有借口、结果无反馈改善：能合并压缩就不分列主题 能到现场开就不进会议室 能站着开短会就不要坐着开长会 解决问题会多开、走形式会少开 会前排除无关人、议程无关应早离 重视结论与决议、及时检核奖惩,12,3、高效会议的八大准则,1）互动认同、目的议题先确立2）计划周详、精心筹备与组织3）主持擅长、决策关键都到场4）合理划分、程序时限不离谱5）讨论热烈、正反利弊有碰撞6）归纳总结、决议任务有担当7）执行检核、责任结果有反馈8）公正客观、效果评估多高分,13,重点提示：高效会议五要五不要,五要： 重要信息必须传递和解释 分解目标、研讨解决方案 听取汇报、协调配置资源 同一意愿、聚焦目标思路 需当众严肃纪律激发士气,五不要： 议题多，目的不明确 无筹划，准备太随意 无规则，议程和决策程序 无结果，决策和关键人缺会 不适宜、有更好的方法,14,二、小型会议筹备与组织,1、小型会议筹备组织“315”2、常见个性与麻烦之对策3、开会显才能的三大技巧,15,1、小型会议、筹备组织“315”1）3 个关键环节(1）会前筹备与准备,确定目的、议题决定规格、方式设计议程、规则预定时间、人员、会议室会议资料、通知会场布置、调试,16,我组织,(2）会中管理与服务,签到寒暄、分发资料整顿秩序、宣布主题引导议程、激发讨论掌控时间、处理冷冲解决问题、归纳提议有效决议、保证效果,17,我组织,(3）会后收场与跟进,纪要整理、审签明确任务、责任清理会议室、叮嘱与告别总结汇报情况费用报帐核销编写简报、纪要报存收集反馈、会议结束,18,我组织,(1）得到通知要准备,详读相关资料理解议题与议程准备议题建议认真设计发言准备情绪状态遵守规则与要求提前安排好工作准时参加会议,19,我参会,(2）会中参与有贡献,积极倾听思考他人发言有补充主动表达看法想法建议需创新真诚欣赏鼓励谈论争辩有技巧决议有担当行动结果有承诺,20,我参会,(3）会后行动重效果,高层：解释要求检查承担责任、结果第一 中层：解读贯彻指导紧盯目标、要事第一基层：解决执行回馈超越创新、细节第一组织：督导检核奖惩优化行为、改进第一,21,我参会,2）1 张会议导航定位卡,（1）好处：提醒 有备 定时（2）步骤：建立坐标，会议时间 + 会议类别 重大预定，关键事件优先安排 标注日程，根据会议逻辑规律 时间优先，预定决策者与关键参会者时间 要事优先，反观往年规律与固定事件标定 小建议：将议题、内容、人员相近的会合并 高层、咨询顾问、重要客户要标注,22,会议导航定位卡 2010年会议卡片,高层参加,咨询顾问,关键人或重要客户,3）5 个重要表单（1）会议通知如何写？,关键点明、一目了然： 会议名称/目的/议程/起始时间/地点/参会对象/主办单位重要陈列、细节注明： 参会者需要携带准备材料及准备工作 报到时间及地点 主办单位/会务联系人/咨询电话 乘车路线/衣着及温馨提示 会议费用参会人员回执 姓名、性别、职务、民族、到达日期、联系方式、回程票预定,24,会议通知模板,25,（2）会议议程规划书,严肃说明会议纪律与规则排列会议主题与焦点问题议题重点突出、简洁明快编排好每个议题的逻辑顺序关系确定会议主席、主持和发言人标定发言人的发言主题与时间提示：提示：重要议题尽早进行 争议问题特殊安排 议程与发言时间以“分钟”为单位划分清楚,26,会议议程规划书范本营销工作会议议程,按照集团全年销售工作部署，为分析总结上半年销售工作并对三季度销售工作做出安排，特召开上半年销售工作会议。会议相关事宜通知如下： 一、时间：2010年6月28日14：00至17：30 二、地点：集团综合办公一楼 多功能厅三、参加人员： 1、营销总监； 2、营销策划部,市场销售部,客户关系部全体人员； 四、目标: 深刻反省,致力市场再拓展;统一布署,勇创销售新巅峰五、议程： 14：00-14：10 与会人员提交书面建议材料并签到入席 14：10-14：20 营销总监动员答案就在问题中！ 14：20-14：40 市场销售部做上半年销售工作汇报数据风雨录 14：40-15：00 客户关系部做上半年客服经验总结反馈温度计 15：00-15：20 分组讨论问题分析与解决目标执行与支持 15：20-15：30 茶歇 15：30-16：00 营销总监做市场综合分析与销售目标的设定变压力为动力 16：00-16：30 营销策划部提出、分析与解释营销策划方案降龙十八法 16：30-16：50 分组讨论、认同与接受，销售任务协议签定 16：50-17：10 表彰奖励上半年“销售精英五虎将”、先进与获奖感言 17：10-17：25 营销总监进行会议总结及致词 17：25-17：30 准时散会、清理会场、致谢告别六、 有关要求 1. 参加人员要事先安排好工作，务必准时参加，不得请假； 2. 荐于会议重要性，需携带本子与笔做记录,27,（3）会议纪要,主题要点善归纳问题方法明决议发言重点要标注重要会议要录音例行会议要记全字迹清楚不失真修正排版与整理会后核签装订发,28,会议纪要模板,（4)会议效果评估模板,30,部门： 职位： 姓名：1、您会前对会议目标是否清楚？ 是 否 部分清楚 2、议程安排是否合理？ 是 否 不太恰当 3、过程控制的是否井井有条？ 是 否 不能确定 4、时间安排是否适合？ 是 否 不能确定 5、会议主持是否恰当的引导发言和讨论，并作出恰当的决议？ 是 否 不太恰当 6、您认为这次会议的组织效能和整体效果是否满意？ 是 否 部分满意 7、会后对决议是否认同？ 是什么原因？8、哪些预期目标没有完全达成？为什么没有完全达成？9、会议地点的位置是否适当？大小是否合适？住宿、饮食和服务是否满意？设施是否适用？工作人员是否热情周到？您的改进意见如何？10、您认为会议的主题是否打动人心？大家的参与度是否合适？讨论是否深入？11、您有什么更合理的建议？请提供三条改进建议或意见,（5)决议实施督查表模板,2、常见个性与麻烦之对策,1）能言善辩的人,炫耀表现、争功诿过充满激情、倍感兴趣垄断讲话、能言善辩东拉西扯、信马由缰旁征博引、偏离主题独霸时间、侃侃而谈,应对方策,幽默提醒、建议节制停顿插断、动作制止限定时间、轮流发言转移话题、选人劝止偏题延后、切题讨论调动群众、总结归纳,32,常见个性与麻烦之对策,2）惹事添烦的人,人身攻击、伤害贬责排斥观点、压制表现消极否定、推诿责任含沙射影、冷嘲热讽言语犀利、盛气凌人唯我独尊、自以为是,应对方策,重申规则、安抚情绪重复提醒、理性讨论反问论据、事实数据暗示打断、限制时间权威在旁、左右寡言总结发言、带进大家,33,常见个性与麻烦之对策,3）挑战权威的人,质疑权威、反对众议分歧较大、寻机发难过分敏感、情绪争议抱怨不满、消极对话不顾感受、粗暴打断想法独特、不合适宜,应对方策,缓和情绪、创造和谐肯定创意、换位澄清 征求建议、理解分析权衡优劣、是非对错当机立断、坚决制止尊重众议、妥协正确,34,常见个性与麻烦之对策,4）事不关己的人,思想走神、经常出入电话短信、纷扰不断公私兼顾、装聋作哑故作深沉、沉默寡言瞌睡疲惫、私下讨论干扰分心、影响进度,应对方策,强化重要、紧系考评停顿重复、夸张举动点名发言、追问细节提问待答、鼓励反馈及时提示、中断闲谈 拉回注意、规定惩罚,35,分享：小会管理重在有效, 有组织：提前沟通目标和意愿，资料提前发 直接进入议程，按顺序进行 有秩序：决策领导开场 经验主持 责任人主讲 有参与：围绕议题、充分准备和讨论 快速思考、观点融合，积极发言 有结论：决策领导，提前思考结论、备融正确观点 主持引导，激发大家主动思考和积极讨论 主讲贡献，用成熟且行之有效的方法和结论结束 有负责：责任人、重要事件和完成时限要明确并记录清楚 过程有人检核、问题有人解决、结果有人负责,36,37,3、开会显才能的三大技巧1）发言、倾听与反馈有技巧（1）参会发言有秘方, 清晰预报亮点 设计框架逻辑 了解他人需要 照顾对方感受 吻合会场氛围 尊重参会伙伴 表达通俗易懂 观点重点突出 辅助件更重要,小经验：同理心表达, 认同别人的说法，支持别人的想法和建议，认同别人更容易肯定你自己 表达不同意见，要照顾对方立场和面子 表达相同意见，要检查对方解读和理解 少用你、他、他们和你们，多用您、我、我们、咱们 多用也、同时，少用但是,38,39,聽,（2）参会倾听有技巧,技巧：身体向前倾、点头且微笑 眼神有交流、重复和归纳,（3）参会反馈有方法,如何给予反馈 对症下药的反馈对方所关注、关心、需要的信息 找到共同点,主动、具体、及时的回应 把握时机，控制情绪、端正态度 对事不对人，描述不判断如何接受反馈 倾听，不打断，更不要防卫和设限 如有异议，询问实例，澄清事实 梳理反馈信息，以确定对它的理解 适当表现需要帮助,获得更多反馈支持 表明你行动的态度，让对方放心,40,过程管理：请将责任心放在结果上！带帽定位、换位思考放下壳子、贡献点子尊重规则、符合职责,绿帽守则,提出问题、目标议程横向思维、引导异议刺激讨论、激发创意协调意动、聚焦目标,42,黄帽守则,提出想法、建议和方案乐观肯定、积极探求排忧解难、探讨机会创新方法、解决问题,43,黑帽守则,进行负面评论和批判指出问题、风险和危机理性否定、公而无私分析误失、固执偏激,44,白帽守则,罗列事实、分析案例获得、提炼并提供信息输入数据、导出结果客观公正、促成目标,45,红帽守则,感性率性直觉触发情绪敏感逻辑预见劝解说服协调关系,46,蓝帽守则,组织控制、综合权衡冷静理智、平息冲突选择取舍、盘点收获归纳提炼、达成决议,47,经验分享：常见的决策方法, 头脑风暴法：脑力激荡、创新思维 欣赏鼓励、嫁接改造 点子白板、利好聚焦 专家决策法：1、专家共参、抛出问题 诊断疑难、倾听建议 探讨方法、梳理决策 2、独立专家、秘密旁听 权衡利弊、专业分析 意见思路、往复反馈,48,常见的决策方法, 易地思考法：摆脱干扰、易地探讨 触景拓展、启迪智慧 创造构想、高效决策 思路转换法：逆向思维、正反观点 差异博弈、突破定式 趋利避害、聚焦决策 权威决策法 少数服从多数,49,50,注重集体智慧,聚焦会议目标,高,低,低,高,克制,回避,合作,竞争,妥协,维持和谐,避免争执,力争主动,创新方法,向正确低头,2）会议冲突的处理技巧,克制与回避,情景 :不值争执或时机不佳 没更好建议支持议案 对事情了解不太全面 发现自己情绪太冲动 发现别人的建议更好建议 : 保持支持态度满足他人 用欣赏与配合赢取和谐 在容长纳短中学习与成长,51,妥 协,情景:自己想法与集体意愿相冲突 势均力敌又相互排斥时 非常复杂一时难以辨明 合作与竞争的努力没成功时建议:相互让步，彼此借鉴 支持利好、妥协共融,52,竞争,情景：原则性问题、影响公司利益 重大紧急、需迅速抉择 各持己见就会没完没了 采用你建议或方案明显利好 建议:确保正确、据理力争 主动说服、快刀斩乱麻,53,合作,情景：议题十分重要又无法妥协 目标一致但角度和看法分歧建议：大局第一、舍小求大 资源共享、优势互补 充分沟通、各展所长,54,55,3）让陈述更具条理性的技巧,（1）突出重点： 归纳几点容易聚焦注意力（2）概括三点： 三大纪律、约法三章（3）归纳提炼： 字字千金,三、大型会议策划与管理,1、大型会议筹划管理三方策2、常见意外尴尬之对策3、开会展风采的三大技巧,56, 会前筹备与准备之程序,明确会议目的与主要议题 指定项目负责人 确定参会人名单 敲定时间地点 拟定会议议程 准备材料并发放 发布通知并确定 报批预算费用 住宿餐饮接送,57, 会中管理与服务之程序,组织主持前一时、签到余量一刻钟 组织维持协调、主持人引导议程 宣布议题与内容、重申会议纪律 议题报告要简明、讨论观点要鲜明 主持激发与控制、依序绕题不超时 问题解决要归纳、达成共识与决议,58, 会后收场与跟进之程序,重申决议、明确责任 效果评估、激励行动 整理会场、设备、离 会退房、结帐、送站 会务总结、报费用 纪要签发、编简报 经验提炼、要分享 决议跟踪、执行查核 结果反馈、兑现承诺,59,1、大型会议、筹划管理三方策1）会前筹划与准备之方策（1）找对人、干对事,指定项目（会务）总监成立项目（会务）组,会议结果的直接责任人 - 项目总监找对人：职位 / 威望 /年龄和阅历 相关的组织策划能力 综合资源的熟悉程度干对事:人财物与流程、吃住行与效果 精心配置、合理排期 筹划与会务、场内与场外 脑内思维图、脑外记事板 定期沟通与通报 合理奖惩,（2）预算到、控制好,请求财务人员参与预算适当宽余留出机动费用书面申报和签字提前两周，做出预算送审批 提前一周，收支出纳所需款项提前行文，规范制约。,会议费的预算,三点：全面、精细、节约八项：餐饮、住宿、交通、场地、物品、资料、娱乐、酬劳费。,（3)会务准备、执行核对单,（4）各司其职、责权到人,材料文案：确定会议目标编写会议日程表撰写会议通知和纪要准备媒体新闻稿发言稿及典型经验材料后勤保障：制定费用预算，会场设施，现金管理，记帐会议物品准备、常用文具、用品、视听器材,报到接待： 现场组：下发会议通知、联系方式确定到会、时间和地点收费、房间分配签到、分发资料 非现场组嘉宾咨询、邀请与联络考察地点、会场布置接站、食宿旅游及参观地点,63,特别提示,了解是否有少数民族及特殊的风俗习惯了解有没有素食者，要为这些人单独做准备了解是否有外宾出席会议，是否需要配备翻译了解是否有媒体记者出席会议，是否需要准备单独的座位了解是否有竞争对手参加会议，敏感问题要把握好尺度和讲话的方式,（5）会场考察与布置,会议环境 位置适宜、会议室大小恰当、噪音、温度、灯光、色调、通风、桌椅舒适、餐厅、住宿房间环境、娱乐厅、停车场、卫生间、附近医院、让服务方协调公共安全事宜辅助设施 条幅、音响、麦克、投影、屏幕、电源、背景音乐、台布场地布置与检查 桌椅摆放要视主题人数、互动性摆OUV或横排形、注意主席、主持、记录、必参、列席者的位置，人均23平米，演示内容、视线角度、灯光效果、声音清晰、声音效果、可能干扰,65,桌椅的摆放,战略类会议人数10人左右，最为合适的是5-7人，桌椅摆放以圆桌型、半岛型摆放为宜； 好处：能防止人数太少，不能集中反映群体智慧； 又能避免人数过多而产生部分人消极参与。运营类会议可以超过10人，但要根据会议的议题、重要性具体决定合适的人数，桌椅摆放以“U”型、“V”型、鱼骨型、小组式排座法为宜。执行类会议人数众多，可以布置成教室模式、剧院模式、阶梯教室。,66,（6）突发事件、未雨绸缪,预则立，不预则废分工明确是前提备用设备和方案,常见突发事件：设备故障公共安全部门检查嘉宾误场与会者突发疾病现场停电卫生间告急无法准时就餐集体外出活动漏掉人竞争对手捣乱,突发事件有预案,67,（7）锦上添花、第一印象,前期精确统计到达时间、温馨提示接站有明确标识、下车就看到欢迎横幅接站礼仪不嫌多、现场指示牌要醒目现场报到井然有序化整为零、层层负责最小单位不超过10人与会者互助管理,报到接待要用心,2）会中管理与服务之方策（1）会中服务重在细节,现场签到、组织、安排就座嘱咐参会人员汇报顺序会议记录、录音和整理转接电话、提示休息协助掌控会议进程设备、音乐管理现场摄录像茶点服务,非现场突发状况应急处理食宿及娱乐管理临时采买与交付财物管理用餐的保障娱乐的保障休息的保障,69,（2）会中管理重在高效,明确目的和议题、挖掘价值与意义先定逻辑再排序、分类召开选对人精准筹备排议程、轻重次序排定时适宜场地与时限、标准程序模板化专注问题与方法、避免扯皮与争吵信息观点易聚焦、同一意愿化分歧决策关键要到场、充分讨论决有行,70,3）会后收场与善后之方策,（1）主持者在结束会议时如何办？ 花十分钟回顾和总结，达成的主要目标和决议 将会议确定的待完成之事项分配再重申一下 就下次会议的日期地点等事项达成一致 正面评估，请大家填写会议满意度调查表 在积极的氛围中准时结束会议 表达谢意，向每位与会者表示祝贺和赞誉 最后，大声说：谢谢各位，我们下次会议见,71,（2）组织者在会议结束后如何做？ 不但乘兴来，还要不舍归！,集体合影安排参观旅游放心订票发放礼品、纪念品将会议文字、照片及录像制作光盘安排离会、办理手续、退房安排车辆、周到送站,善后要做好口碑会更高,72,组织者在会议结束后如何做？ 不但表现好，还要结果好！,汇报结果：讲明白关键、说清楚结果 提炼出经验、归纳谈感受处理帐务：费用建账与报销处理资料：会议文件的印发、回收 立卷、归档 整理物品：设备处理、归还征求建议和投诉，制定改进措施,处理要及时拖后会很糟,73,组织者在会议结束后如何做？ 后期表彰与鼓励很重要,在内刊、网站、局域网、内部电视台及行业相关媒体刊登新闻稿件和照片举办图片展让与会者写心得体会撰写总结报告给老板感谢服务机构会务组人员聚餐与表彰,让伙伴下次还跟你玩命干！,74,会后收场与善后之方策,（3）参会者在会议结束后如何干？细读会议纪要要点，对与己相关的信息做出标记找到主要负责人、目标的担当者沟通关键点研究主要任务，制定行动目标和计划开始行动，安排具体分工和指导动员开始新工作计划的实施与督导制定跟进计划、紧盯和检查落实准时、优质、超期望的完成行动后反思，对过程和效果进行总结和提炼,75,76,2、常见意外尴尬之对策,1）讲话突然被打断，怎么应对？ 表示理解，不要打断和争辩 / 给出你的解释2）突然被叫起来说几句，怎么应对？ 先将前面讲过的话进行总结、赞同，给自己时间准备、调整3）参会者讲话太罗嗦、占用时间太长，怎么应对？ 语言方式：时间提醒 / 截过去 / 带过去 / 让过去 形体语言方式：合上书本 / 把目光转向别人 /