知识库管理实施指导

1 目的本指导描述了公司知识的管理和使用流程，目的是通过对公司知识库的建立与管理，用以保证公司知识库的准确、有效和完整性，和逐步建立完善公司级高效和可靠的知识库信息交流平台，也为有效地收集和利用知识、新项目对过往知识的需求提供参考和指导。2 适用范围本文件适用于公司内部范围对知识库的管理和使用活动。3 职责l 知识参与者：按知识收集要求，负责采集、整理知识和经验，并提交给知识管理员审核。l 知识管理员：对参与者提交的知识内容进行审核，对知识进行分类，确保知识的完整性，提交给专家审计，并将审计通过的知识入库；根据专家对知识库的审计要求，定期维护库中的知识。l 知识专家：对入库的知识进行审计，以确保知识库的严肃性、完整性和正确性。4 管理与维护4.1 知识管理策略公司在进行知识管理活动上，可以采取和考虑的策略主要包含以下方面内容：l 知识访问权限控制原则：通过授权控制对知识的访问权限管理，控制敏感知识的传播范围；在授权允许的范围内，鼓励知识参与者积极参与知识库建设和交流，同时知识库的管理也应充分考虑到非在公司内网的成员使用知识库的便利性；l 知识审核原则：一般说来，推荐引用的知识点可能来源于项目活动中的事件升级或问题解决后的知识导入，以及行业新知识的引入和更新；为确保知识条目的有效和准确性，原则上应对每条拟录入知识库的知识点的来源和内容有效性进行评估审核，通过后入库，对有争议的知识点可先标记后入库，暂缓审批；l 为保障知识的有效性和一致性，原则上知识库的更新升级和修改应由知识经理或指定的固定专人负责。4.2 知识收集与导入4.2.1 流程4.2.2 流程描述l 收集知识：知识参与者参照知识库文章模板，收集知识，并提交给知识管理员，知识的来源可能是升级事件或问题解决的导入或者是新知识的录入。l 提交知识管理员：知识管理员将知识参与者收集的知识进行内容完整性审核，并提交专家审计。l 专家审计：专家对知识管理员提交的知识进行审计，以保证知识的有效性、正确性和完整性。如果专家对审计的内容有质疑，将要求知识管理员或知识参与者重新收集整理知识后，再提交审计。l 知识入库：知识管理员将专家审计并确认的知识进行入库，对敏感知识进行访问权限设置。4.3 知识审计与维护流程4.3.1 流程4.3.2 流程描述l 提交知识状态报告：知识管理员定期向专家提交知识工作状态报告,知识状态报告内容通常包括知识标题、最新更新时间、最近访问时间、期间访问次数等。l 专家审计：专家对知识状态报告进行审计，确定对知识的维护策略。l 知识维护：对知识库进行维护。4.4 知识更新与备份授权的知识参与者有义务对知识库里相关的知识进行验证、补充、整理和确认后，提炼和更新知识，使其成为使用有效、成熟的知识；知识管理员需要定期对知识进行常规备份工作。4.5 知识的退出管理知识管理员应定期对知识库进行检查，经过知识专家的确认后，清除过期或失效的知识。4.6 其他要求l 部门、公司每年定期或不定期开展技术交流会。鼓励员工把自己的专业特长整理成文，然后向同事们进行讲授，大家共同分享经验和体会，并把文档相关资料提交给知识管理员。l 公司鼓励积极主动登录知识库自行学习。l 应定期对知识库进行统计（指标：访问次数、覆盖率等），并把统计信息发给相关负责人5 支持文件文件知识库文章模板：知识库文章收集、整理格