烟台南山学院文书档案管理办法

文书档案管理办法(试行)第一条 为了加强我校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据中华人民共和国档案法和国家教委颁布实施的普通高等学校档案管理办法，结合我校实际情况，特制定本办法。第二条 档案工作是学校管理工作的重要组成部分。学校档案是在办学过程中形成、经过实践验证作为历史记录、并按一定规律保存起来以备查考的资料，它起着凭证、依据、咨询、史料等重要作用。学校各职能部门及档案室必须加强文书的立卷、归档工作，并力求使档案内容齐全、完整、准确，能真实、全面地反映学校历史面貌，更好地为学校各项工作服务，为领导决策服务，同时也为党和国家积累档案史料。第三条 我校实行文书处理部门和文件材料形成部门立卷制度。各处、室、馆、中心和学院均为立卷单位，各部门兼职档案员负责做好本部门的文书材料的收集、整理、立卷归档工作。综合档案室人员应深入各立卷单位，做好业务辅导和督促检查工作，以提高立卷工作的质量。第四条 学校各级领导要重视档案工作，把档案工作列入学校和各部门的职责范围。关心和支持兼职档案员的工作，为档案工作顺利进行创造良好的条件。第五条 学校各职能部门在工作中形成的已办理完毕的具有保存价值的各种文件、资料（包括文字、声像等）均应归档。归档时要进行分类、排序、编写页码、装订成册、填写移交清单。每年四月底以前必须一次性向综合档案室移交，任何部门和个人不得据为己有。第六条 各部门立卷归档后，综合档案室要立即编制档案号和案卷目录，编目工作必须认真细致，做到不重复不遗漏，书写清晰。第七条 归档立卷材料的收集范围一、上级下发的各类文件材料。二、学校下发的各种文件材料。三、学校制定的各种规章制度、条例、规定、办法和各种统计材料。四、人事、组织宣传、团委学生处、纪检监察等党群部门在工作中形成的各种文字、声像等材料。五、行管类材料1、学校向上级部门的请示报告和批复；2、学校召开的各种会议的记录、纪要，校领导在会议上的重要讲话和参加校外会议的发言稿；3、学校综合评估材料；4、年终报表及综合统计材料；5、校庆综合材料；6、学校与有关单位签订的各种合同、协议；7、学校发展规划、工作计划、总结材料；8、学校职称评聘材料；9、学校关于伤残、死亡、抚恤金等方面的材料；10、学校奖惩材料；11、其他具有保存价值的材料。六、教学类材料1、教学检查、教学评估中形成的文字、图表、声像等材料；2、学科、专业、实验室建设的论证、申报、评估、审批等材料；3、重点学科、重点专业、精品课程、重点实验室建设的论证、申报、评估、审批等材料；4、各专业教学计划、教学大纲、教学改革方案、总结等材料；5、师资培训计划、考核、总结等材料；6、招生计划、招生简章、新生录取名册、招生工作总结；7、学生学籍变更（留级、休学、复学、转学、退学）及奖惩材料；8、毕业生工作计划、总结，毕业生供需情况统计资料；9、毕业生名册及相关材料；10、毕业生学习成绩档案表、本科生优秀毕业论文；11、学校学位评定条例、办法及计划、总结；12、学校学位委员会授予学位清册；13、毕业证、学位证、结业证领取签收册；14、其他有保存价值的文件材料。七、外事类材料1、学校有关人员出国考察、讲学、留学、进修等有关材料，学校与国外联合办学材料；2、学校聘请的外籍教师在教学、科研及其他相关活动中形成的文件材料；3、其他外事活动资料（照片、录音、录像等）。八、学校编辑出版的学报及其他学术性出版物。九、上级下达或委托研究及我校安排的科研、教研项目并已通过鉴定的全部材料。第八条 对所有的归档材料要认真鉴别，要求文件材料质地优良，书绘工整。禁止使用复写纸、圆珠笔和纯蓝墨水。归档材料底稿必须有领导签字、成文的时间和印章。各种统计报表要有填表人、单位负责人签字和盖章。声像资料要清晰并附有时间和内容说明。第九条 文书立卷工作是文件材料转化为档案的关键工作。立卷时应遵循以下规定：1、立卷的文件材料必须齐全、完整。2、立卷时必须按照文件材料的自然形成规律，保持材料的连贯性。按照一项工作、一次会议、一个问题，连同其相关文件，分别组卷。文件材料多的一项工作可分数卷，文件材料少的可将几个相近的内容或类似问题的材料合并组卷。3、归档的文件材料，应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，如正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发与原件。要批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。4、不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结，放在最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。5、立卷时必须按规定格式填写案卷文件目录。对文件材料的题名不要随意变更或简化。没有题名的材料应拟定题名，自立题名两端要加方括号以示区别。会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。6、卷内文件材料应依次编写页号，页号在每份材料正面的右上角。卷内文件材料要去掉金属物。对破损的和无装订线的文件材料，应进行托裱。案卷采用三孔一线的装订方法。7、案卷封皮应逐项填写清楚。案卷题名要简明，能确切地反映卷内文件材料的内容。题名一般包括责任者（文件作者）、名称和内容等，体式要一致，文字要简练，使用简称应通俗易懂，用中性笔或碳素墨水书写，字迹要工整、清晰。8、各部门要坚持做好平时的预立卷工作，将大量工作放在平时，到年终时，适当进行调整即可组卷归档。有些单项工作，在工作结束时即可立卷归档。第十条 每年立卷结束后，在校办主任的主持下，综合档案室应在五月中、下旬组织各部门对立卷工作进行检查评比，交流立卷经验，表彰先进，找出存在问题，不断提高立卷工作水平。第十一条 综合档案室要建立统计制度，对文书档案的收进、移出、保管、借阅、利用、销毁情况进行统计。做到家底清楚，帐目与实物相符。第十二条 做好档案的保管工作，维护档案的完整与安全，防止档案的损坏，延长档案的寿命。综合档案室要积极做好防盗、防强光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等工作。同时要定期检查档案的保管情况，如发现破损和变质的档案应及时采取措施，进行修复和抢救。第十三条 档案的利用是档案保管工作的出发点和最终目的。1、档案管理人员必须具有良好的职业道德和熟练的业务能力，要接待热情，耐心细致，服务周到，同时还应钻研业务，熟悉室藏、当好利用者的助手和参谋。2、凡查、借阅档案者，必须根据查、借阅制度，办理有关手续。3、阅档室要保持良好的环境条件，室内要明亮