文秘人员职业素质与技能培训PPT演示课件

文秘人员职业化素质与技能提升,1,培训目标,全面提高个人的综合素质，掌握工作所需的各项专业技能，帮助其从繁杂琐碎的工作中解放出来，科学高效地处理各项办公事务，从而最大限度地发挥助手作用，提高公司的整体办事效率。,2,培训内容,一、企业行政文秘职业特性与素质要求；二、文件资料管理与运用；三、办公室6S及办公用品管理；四、会议管理、时间管理和计划管理及工作统筹技巧；五、职业礼仪与职业形象塑造；六、人际沟通与工作协调；七、文秘人员职业生涯规划。,3,序言1：我们每天是不是很忙？,忙,茫,盲,为什么？问题在那里？,4,序言2：你是怎样看待文秘岗位的？,闹钟,小喇叭,文件夹,传送信息者,记事本,电脑,5,问题1：文秘人员需要的素质与能力有哪些？,1、什么样的人员适合做企业文秘人员？2、企业文秘人员需要具备什么样的素质？3、企业文秘人员需要掌握那些专业技能？4、企业文秘人员的主要工作是什么？,6,游戏2：别人心目中的你,1、请评出我们公司里你认为最适合做文秘岗位的人员？说明：至少列出五条原因,7,谨慎热情合群服从自信,一、文秘人员需具备的个人素质,认真负责条理诚实谦逊,学历性别年龄外貌体质,机智勤快整洁自制兴趣,8,1.1.文秘人员需具备的专业技能,？,信息管理能力,计算机操作能力,统计分析能力,计划与时间管理能力,日常事务处理能力,沟通与协调能力,作为文秘人员，是硬实力重要还是软实力重要？,9,10,1.2.文秘人员的主要工作职责,附：专业文秘应具备的素质职责,文档管理,商务写作,会务组织,信息管理,保密意识,办公室管理,有效沟通,访客接待,时间管理,计划管理,自我培训与提高,11,12,男性适合做文秘工作吗？,讨论3：男性适合做文秘工作吗？,为什么？,小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表一）,13,小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表三）,及时将企业内外部信息传递给经理。,责任创造价值，共赢成就未来,14,小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表三）,责任创造价值，共赢成就未来,15,小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表四）,责任创造价值，共赢成就未来,16,二、文件资料管理,D、相关信息收集与整理,责任创造价值，共赢成就未来,17,收集,整理,附：文件资料档案工作步骤,保管,检索和利用,整理工作的第一道工序:分类,整理工作的第二道工序:案卷排列,整理工作的第三道工序:编制案卷目录,责任创造价值，共赢成就未来,18,三、办公室6S及办公用品管理,办公各类设备的正常使用与维护,办公用品申购、领用与管理,办公室环境6S管理,文件、物品流程化处理,责任创造价值，共赢成就未来,19,案例5：电话号码,一天下午，文秘小李在给经理送刚收到的邮件时，听到经理正在与恒昌公司老板打电话。恒昌公司老板似乎在问沁园公司老板的电话号码是多少，经理说要翻一下名片夹后告诉他。文秘小李知道沁园公司老板的电话号码是87654321。现在文秘小李有这么几种选择：a、马上把电话号码写在便条上，放到经理的面前。b、当作没有听见。c、如果经理问的话，就告诉他是87654321。d、如果经理问的话，就写在便条上递给老板。e、把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。对于秘书小李以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，说明理由并对其他几种选择作出评析。,20,四、会议管理,会后整理,会议内容记录,会议落实于追踪,会议管理,会中协助,会前各项准备,21,附：会前计划与筹备,安排会议议题,邀请与会者,安排会议日程与议程,确定会议地点,布置会场,及时发送会议通知,收集议题筛选议题确定议题,选择与会者评估与会者通知与会者,设计议程编写议程分发议程,场地大小与会议一致方便与会者照明、调温、通风设备、开会设备避免外界干扰成本,礼堂式、教室式、玄月式、圆桌式、椭圆式、马蹄式、方形中空式、六边形,内部会议通知外部会议通知,22,参加外派培训时有一个案例，讲1000元秘书和5000元秘书的差别，同样发一个开会通知，1000元秘书只知道将通知写在公告栏里，结果一半人没有看到而没有到会；5000元秘书与每一位参加会议的人员电话核实，不能到会的某某因为什么原因都要问个清楚。多年前参加过一次面试，面试官问我：“能否在1个小时之内通知1000人到会？”我简单计算一下，如果按30秒通知一个人，也只能通知120人。面试官没有告诉我答案，也因此没有录用我。此问题几年后我终于明白了：我只须用前30分钟通知30人（每分钟通知一个人），请这30位每人用后30分钟通知30人，我可以用后30分钟的前15分钟再通知15人，请这15位利用后15分钟每人再通知15人，OK，超过1000人了：我通知的30人+这30人每人通知的30人+我再次通知的15人+这15人每人通知的15人（30+30*30+15+15*15=1170）,案例6：我们的差异到底在那？,23,4.1.计划与时间管理,目标管理与80/20法则缓急轻重的优先管理,个人工作计划分析自我时间管理，找出问题,个人时间与领导工作时间冲突处理宾客接待、电话及邮件处理,时间管理原则,个人工作计划,责任创造价值，共赢成就未来,24,五、职业礼仪与职业形象塑造,服饰礼仪化妆礼仪姿态礼仪,见面礼仪拜访礼仪用餐礼仪电话礼仪,穿着职业化仪态职业化语言职业化行为职业化,社交礼仪,职业形象,职业礼仪,25,案例7：她们给你的感觉有什么不同？,26,案例8：她们给你的感觉有什么不同？,责任创造价值，共赢成就未来,27,案例9：她们给你的感觉有什么不同？,责任创造价值，共赢成就未来,28,六、人际沟通与工作协调,传送者,接受者,信息,反馈,只有双向的才叫做沟通，沟通一定要对准频率！,听,问,说,先建立沟通的管道与桥梁后再传递信息,沟通不仅是传递信息，还表达态度与感觉，因此，沟通一定要注意场景、情绪与氛围！,6.1.沟通定义,29,6.2.沟通的方式,收发电子邮件,开会,电话/传真联系,阅读备忘录,面对面的交流,作报告/演示,30,6.3.人际沟通的四大原则,准确性原则：表达的意思要准确无误完整性原则：表达的内容要全面完整及时性原则：沟通要及时、迅速、快捷策略性原则：要注意表达的态度、技巧和效果,31,甲：“先生，去电信局怎么走？”乙：“向前走2个大路口，然后左转”甲：“谢谢”,甲：“先生，去电信局怎么走？乙：“哪个电信局”甲：“朝阳区电信局”乙：“向前走过2个大路口，然后左转”甲：“那种有红绿灯的是大路口，对吗？”乙：“对，有信号灯的才是大路口”甲：“是就在第二个大路口转左呢，还是过了第二个路口，也就是说再下一个路口转左？”乙：“是下一个，嗯对，也就是第三个路口转左”甲：“转过去就可以看到朝阳电信局了吗？”乙：“不，还要走大概100米，有栋红砖楼才是”甲：“谢谢”,案例10：两个沟通过程的对比,32,思考11：如何与上级沟通？,如何向你的上级提出加薪招呼语：谢谢您和公司给我的机会。我明白，在自己成长和前进的过程中，您是个有影响力的人物。现在，我有个问题请您帮忙。自述语1：过去我一直把精力集中在专业的提升上，忽视了薪水的增加自述语2：我觉得自己的薪水不能反映我对公司的贡献自述语3：我觉得自己的薪水和工作责任不相配,如果是你，你该如何与上级沟通？,33,6.4.沟通失效的原因,发送者发送的信息,接收者接收的信息,未被理解的信息,理解的信息,误解的信息,34,6.5.人际沟通漏斗,责任创造价值，共赢成就未来,35,思考12：如何处理上下级的关系,小王是财务部张经理手下的一名助理，平日工作不是很认真，全办公室同仁也都知道张经理对小王非常不满意。本月小王任职本公司刚好届满一年，按公司规定得做年度绩效考核，张经理在考绩表上把小张评估得体无完肤，不仅不给予加薪，还建议公司最好是换人，人力资源部门接受张经理的建议，于是今天一上班，张经理找小王到他办公室，要他收拾东西离开，可是大雄说什么也不答应：我又没做错事，干嘛要我走？不管三七二十一坐在办公室沙发静坐表示抗议请问：1、如果你是小王你应该如何做？2、作为上级的张经理，他处理员工的方法是否恰当，为什么？,36,6.6.协调各层次人际关系的原则,五大原则尊重：做人的第一前提；信任：相互信任，互不猜疑；宽容：人要有宽阔的胸怀，容人的雅量；真诚：“精诚所致，金石为开”；“人心都是肉长的”；自制：自我克制是有涵养的表现（曾国藩）；发怒是拿别人的错误惩罚自己。,EQ?,37,案例13：部门经理之间的矛盾,李明是公司销售部经理，刘峰是市场部经理。一开始，他俩都在销售部，而且是工作上的搭档。但两个人工作作风完全不同，李明工作上一向大刀阔斧，而刘峰则精益求精。两人性格差异很大，再加上一些个人之间的恩怨，两三年来他们一向不和，这在公司里几乎是公开的秘密。刘副总刚从一家大公司跳槽过来不久，想打开欧州市场，准备派李明和刘峰去参加下个月在德国国际博览会，同时考察德国市场。文秘小郑在帮副总起草文件时，无意中知道了老总的这个想法。面对这种情况，文秘小郑应该怎么办？,责任创造价值，共赢成就未来,38,接上：文秘小郑有以下几种选择：,a、如果老总问自己派他们两人带队去德国是否合适，就说自己不清楚。b、主动向老总报告，听销售部于娜说，刘峰与李明曾在公司食堂动手打过架。c、如果老总问自己刘峰与李明的关系如何，就说他们两人因为性格等方面的原因，在工作中确实有些矛盾。d、如果老总不问自己就不说这件事。e、如果老总问自己，就说他俩性格有些合不来，但并不影响他们一起带队去欧洲。你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。,39,女性职业发展模式与特点,七、文秘人员职业生涯规划,40,附：关于个人职业成长发展的几个问题,1、你知道两、三年后你会在做什么？2、有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？3、你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？4、你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会5、跟你的同龄人相比，你算成功吗？,41,案例14：从运动员到博士再到团委副书记,支撑你实现这一目标是动力是什么？邓亚萍胸有成竹地回答道：“简单说就是四颗心首先是决心，在你有了一个目标或是方向之后，要坚定不移地朝着这个目标努力；其次是恒心，在努力的过程中势必遇到一些困难，但这就是人生，如果不能克服困难，你也上不了一个台阶；再就是信心，最后里目标也许会差那么一点点，但一定不要丢掉信心；最后就是平常心，不论结果如何，都要以平常心来对待。”,邓亚萍对记者说，“读书应该可以告一段落了，这是人生最宝贵的一段时间，这十一年是一个飞跃，思想上是一个飞跃，个人也更成熟，而在国际奥委会的工作，也更加拓展了我的视野。”冠军得了，博士拿了，下一个人生目标会是什么？邓亚萍说，自己还会秉承运动员吃苦耐劳、脚踏实地的精神做事情，并且有自信实现目标。,42,总结1：文秘人员成长无止境,老鹰是世界上寿命最长的鸟类。它一生的年龄可达70岁。要活那么长的寿命，它在40岁时必须做出困难却重要的决定。当老鹰活到40岁时，它的爪子开始老化，无法有效地抓住猎物。它的喙变得又长又弯，几乎碰到胸膛。它的翅膀变得十分沉重，使得飞翔十分吃力。它只有两种选择：等死，或经过一个十分痛苦的更新过程。150天漫长的操练，它必须很努力地飞到山顶。在悬崖上筑巢停留在那里，不得飞翔。老鹰首先用它的喙击打岩石，直到完全脱落。然后静静地等候新的喙出来。它会用新长出的喙把指甲一根一根地拔出来。当新的指甲长出来后，它们便把羽毛一根一根地拔掉。5个月以后，新的羽