招议标资料编制注意事项.ppt

2014年物资培训课件招议标资料编制注意事项西北分公司物资部,前言,项目在每季末20日前报送下季度招议标计划，各项目采购部依据季度招议标计划结合项目实际情况，在计划招标前40日向分公司物资部报送招议标资料，由分公司合同管理员在集采平台中发起招议标申请。招议标必须走线上流程，严禁线下操作线上补录。按照公司规定，物资设备招议标分公司物资部必须要参与或组织的，严禁不通过分公司物资部私自定标的现象发生。,目录,第一部分资源寻找、考察第二部分招议标申请第三部分开询标、评标、定标第四部分合同及交底第五部分总结,第一部分,1、供应商信息台账（附件01）：将来访及了解过的供应商资料统一留存备用，询问基本情况，进行信息登记，作为项目的供方资源，也可以项目间共享，为分公司寻找更优秀的新资源。,资源寻找、考察,将供方的基本供应情况填写清楚,有集采平台注册账号的将用户名填写于此,第一部分,2、分供方投标报名表（附件02）：在组织招标前，将有意愿参加投标的供方进行登记报名，审核资质资料。,资源寻找、考察,经过初步了解，如果基本情况符合项目招标要求的，列为考察对象。,第一部分,3、材料供方考察登记表（附件03）：项目相关人员及考察小组成员对被列为考察对象的供方进行实地考察，并详细填写考察登记表。,资源寻找、考察,关键内容必须详细填写，且实地考察内容不仅于这些，同时须对市场价及供方能接收的支付方式进行调查摸底。,第一部分,4、注册供方：经过实地考察后，将通过考察的供方列为入围队伍，参与招投标事宜。项目协助供应商在集采平台中注册账号（详细操作步骤见“集采平台交易操作流程”），供方注册成功后，将供方用户名更新于“附件01供应商信息台账”的备注信息中，方便招议标过程中查询。同时发送考察登记表（电子版及签字扫描件）以及供方资质（最基础的：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法人身份证复印件），报分公司物资部合同管理员进行供方初评，若资质不全或考察登记表填写不完善，不予评审。,资源寻找、考察,第二部分,1、招议标申请表（附件04）：项目依据季度招议标计划结合项目实际情况，在完成考察后向物资部报送招议标申请表。,招议标申请,根据实际情况命名：招标或议标，红色标记处为要确认的。,保证与上限价测算表数据一致。,第二部分,2、上限价测算表（附件05）：招议标必须设置上限价，原则上最终合同单价不得高于上限价。上限价需根据相应的采购支付方式设定。,招议标申请,第二部分,3、协同审批的请示（附件06）：如果是非正常招议标（村民或甲指等），需在协同中发送请示（逐级串发），经相关领导审批完成后，提供协同里请示的电子版文件，将审批完的事项转发物资部。,招议标申请,第二部分,4、协同审批的流程：协同中发送请示时，逐级串发，对批复的意见尽快合理回复，发送申请的责任人为采购部负责人。,招议标申请,第二部分,5、招标文件（附件07、08）：招标（50万元以上）、议标（20-50万元之间）都需要编制招标文件，询价采购（20万以下及独家议标）不需要。编制招标文件时根据市场考察以及项目的具体情况，必须把招标要求写清楚，特别需要注意的是投标报价的组成（单价是否要求包含税金、检测、复检、运输、卸车等等），同时验收时候的标准也需要写清楚，否则要求不明确，有可能导致供方的报价基础不一样，而最终单价报的差异太大。,招议标申请,第三部分,1、开询标记录表（附件09）：招标文件审批完成之后，供应商开始投标（详见交易操作流程）。投标完成且经系统开标后，项目上组织询标，通知分公司物资部参与，做好开询标记录并签字留存。,开标、询标、评标、定标,纸质版开标日期不得早于系统开标日期,第三部分,2、评标对比表（附件10，含单型号及多型号）：询标结束后，评标小组协商，拟定候选中标人，签字保留。,开标、询标、评标、定标,原则上遵循低价中标，考虑各项最优情况，拟定候选人,评标小组需根据实际询标情况，简要说明定标原因。,第三部分,3、定标：将开询标过程资料（开询标记录表的签字扫描件、评标对比表的电子版及签字扫描件）整理好，报送给分公司物资部合同管理员，经分公司审批后上传系统进行定标审批。,开标、询标、评标、定标,第四部分,1、合同（附件11、12、13)：定标审批完成后进入合同管理阶段，需要项目提供电子版合同。合同根据询标的实际情况，按照范本进行编制；初稿完成后要经过项目班子及供应商的确认，再报物资部。合同编制细则：合同命名：XX项目XX（材料名称）采购/租赁合同（供方简称），如中大国际项目箱体式活动房采购合同（得劳斯）；合同封面：空三行，第四行附上或的标志，第八行“西北分公司XX项目”（黑体三号），第九行“XX采购/租赁合同”（黑体一号），第十行“合同编号”（黑体三号），第十六行“签订日期年月日”（黑体三号）；注：合同格式：页边距：上、下、左、右20mm；页码：第X页，共X页，居中显示，封面不显示页码，页眉无横线；加粗：甲、乙方，一、二等点大标题；字体、大小：封面已单独说明，正文仿宋_GB2312四号,合同及交底,第四部分,2、合同签订注意事项：经审批完的合同，在项目进行签订，供方加盖有防伪码的公章或合同专用章（乙方盖章处及齐封章），法人或有授权委托的代理人签订合同。甲方签订人为项目经理在委托代理人处签字，同时项目采购部主任及项目经理在合同每一页的外角进行联签（一份），必须是项目签订后才能交于分公司物资合同管理员盖章。双方都签订完成后，项目将合同已将给供方，供方在合同移交台账（附件14）上签字确认。,合同及交底,第四部分,3、供应商客商信息申请表（附件15)：合同审批的过程中，查询系统中是否有该供方的客商信息，没有的需要添加客商信息，同时向财务报备；添加客商信息（21老系统直接编制客商信息申请表在协同发至龚德平；66新系统在协同按原流程调入模板报批添加），合同签订完成后，录入基本信息和签订录入（操作步骤详见业务财务一体化课件）。,合同及交底,第四部分,4、合同台账（附件16，含项目采购/租赁及集中采购/租赁)：合同经审批签订完之后，及时整理归档，录入台账。,合同及交底,第四部分,5、合同交底书（附件17)：合同签订完成之后，及时对相关人员进行交底，留存被交底人签字的交底书。,合同及交底,第四部分,6、合同交底台账（附件18)：合同交底之后，做好台账的登记。台账中的编号按交底日期逐个编号为：XB-项目简称-HTJD-流水号，如：XB-ZDGJ-HTJD-001,合同及交底,第四部分,7、价格确认函（附件19）：在供应过程中，因特殊情况需要对材料单价进行重新确认的，在协同发送价格确认函，流程同请示的流程，逐级并发；经相关人员审批通过后，盖章生效，函件作为新的合同，独立编号入档。,合同及交底,原合同编号及名称写清楚,单价包含内容、适用范围写清楚,确认后的单价起始日期写清楚，未涉及的条款按原合同执行。,供方在左下角此处加盖公章即可,第五部分,整个招议标到合同签订过程中，流程较多，需要项目提供的东西也多，希望大家严格按照共享的标准表格细心编制，避免来回修改耽误时间。招议标时项目需提供的资料：考察登记表（电子版及签字扫描件）、供方资质（盖红章扫描件，非法人参与的必须有委托及被委托人身份