商务函写作指南.doc

商务函写作指南 1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用敬语+称谓的形式组成。如：尊敬的王总经理、亲爱的刘主任、尊敬的董事长先生阁下等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上提称如：尊敬的王博士总经理海成先生台鉴、亲爱秘书明玉小姐雅鉴等等。 (顶格写，后面加冒号。) 2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的您好、别来无恙;思怀式的久不通信，甚为怀想、去国半载，谅诸事顺遂等;赞颂式的新春大吉、开张大吉等;承前式的上周曾发一传真件，今仍具函，为事，贵公司月日赐函已悉等等。不分对象，不论内容，一律以您好为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于;顷闻、顷悉、顷获;欣闻、欣悉、欣逢、值此，以及据了解、据报、据查实等一系列公文用语，以提领全文。(在称呼下面另起一行，前空两格!) 3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。 (在启词下面另起一行空两格。) 4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展。又如再次表示衷心的感谢或代向公司其他同志问候等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉，或肃此专呈、肃此奉达，也有特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅，以及承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激等等。 (过渡一下更符合礼仪规范) 5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如特此函达，即希函复。同时写表示祝愿或致敬的话，如此致敬礼、敬祝健康等。祝语一般分为两行书写，此致、敬祝可紧随正文，也可和正文空开。敬礼、健康则转行顶格书写。 6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如老王、小王、小李、张主任、赵经理等，而要完整地写成部主任张金水、公司经理王富成或者公司办公室秘书李倩、部业务员刘震等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如谨上、谨呈、敬述等，以表示对受件者的尊重。 (通常中文信函写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般e-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。 7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。(写信日期般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。) 【商务函的范文】 商务公函范文 公司： 贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下： 一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。 二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部