照片档案管理标准

附件4：照片档案管理办法1主要工作依据1.1照片档案管理规范GB/T 11821-20021.2数码照片归档与管理规范(征求意见稿2012 )2基本术语数码照片digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片档案digital photographic records国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值、归档后的数码照片。数码照片档案由数码照片、EXIF信息和文字说明组成。EXIF信息exchangeable image file information数字成像设备在拍摄过程中采集的并保存在数码照片内的一组参数。EXIF (可交换图像文件)是一个关于存储和交换数码相机图像文件信息的标准，可以记录数码照片的属性信息和拍摄信息，也就是EXIF信息，主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数。一般用每英寸点数(dpi)表示。JPEG(Joint Photographic Expert Group)由ISO/IEC联合图像专家组制定的适用于连续色调(包括灰度和彩色)静止图像压缩算法的国际标准。JPEG格式是目前所有通用格式中压缩率最高的格式，图像质量多数情况下均可接受，并且使用范围最广，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。从存储空间及传输效率考虑，适合于色彩复杂图像的压缩存储。TIFF (Tagged Image File Format)一种基于标记的不丢失信息的无损压缩格式。TIFF是一种灵活的位图图像格式，存储的图像细微层次的信息较多，图像质量较高，适合于色彩单一图像的压缩存储，并适用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。照片组photos group有密切联系的若干张数码照片的集合。如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组。3管理职责3.1档案部门是照片档案集中管理部门，负责监督、指导照片的积累、收集、整理、移交工作，负责编制档号、编目、保管、提供利用及统计工作。3.2相关业务部门(基建包括设计、施工、监理等参建单位)的兼职档案员，应按归档范围(见照片档案分类、归档范围及保管期限详表)，负责本企业(项目)业务范围内形成的照片收集、整理和移交工作。4归档要求4.1归档范围(见表1)4.1.1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片(包括党群、行政、经营、生产、财务审计税务、人力资源、基建等);4.1.2本单位历届领导班子成员的照片;4.1.3记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片;4.1.4其它具有保存价值的照片。4.2质量要求4.2.1归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、保持原貌未加修饰剪裁。4.2.2归档照片应编写照片说明，说明要素应齐全(题名、人物、时间、地点、摄影者、互见号等)，能正确反映照片主题内容和人物等信息。4.2.3同一个事件归档的照片，应能全面反映事件过程的全貌，突出主题。反应同一场景的数码照片一般只归档一张。如主会场、参加人员、主要领导等。4.2.4用数码相机(胶片相机)拍摄的照片，应做到电子影像(底片影像)与纸质照片一致。4.2.5数码照片的存储格式:应为JPEG或TIFF格式。其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式。4.2.6数码照片，除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，不能进行修改。经过添加、合成挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。4.2.7数码照片应转换出一套纸质照片归档。4.2.8归档数码照片时，应对数据照片进行真实、完整、可用、安全方面鉴定、检测。4.3归档时间4.3.1一般在照片拍摄结束后，及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。4.3.2生产单位检修、技改形成的照片，应与纸质竣工档案同时移交归档。4.3.3建设项目形成的照片，其中建设单位形成的照片，在工作结束后及时向档案部门移交;参建单位形成的照片，由参建单位在工程竣工后与纸质竣工档案同时向档案部门移交。4.4归档份数4.4.1胶片相机拍摄的照片、底片及照片扫描电子文件(光盘)各一份。4.4.2数码照片归档纸质一份，由数码照片制成的光盘归档一式二份，一套封存保管，一套供查阅利用。4.5移交程序4.5.1移交人在档案管理系统中录入照片的相关信息条目;4.5.2档案人员核查照片信息的完整、有效性;4.5.3通过档案管理系统打印照片档案移交目录(见图1)一式二份，双方签字后各存一份以备查考。5整理与归档5.1整理排列5.1.1采用年度(项目代号)内、按不同的保管期限、分组整理，按张归档。5.1.2组号的排列:管理类照片在同一年度同一保管期限内，依据时间排列组号。基建项目照片在项目保管期限内，依据时间排列组号。反映同一内容的多组照片按时间先后排列。5.1.3组内照片按时间排列。5.2编目-档号，管理类照片按“年度-保管期限-ZP组号-张号”编制( ZP为载体类型代码)，基建项目照片按“项目代号-保管期限-ZP组号-张号”编制。如“2013-1-ZP001-001”, “0102-1-ZP001-001”。-保管期限，照片所划定的保管期限，数码照片保管期限为永久、定期30年保管，分别用“1”,“2”代码表示。-年度，年度指照片形成的年度，以四位数标注公元纪年。跨年度的一组照片，可按结束年度整理排列。-项目代号，由工期号加机组号组成。工期为2位，机组为2位，公用部分用“00”标识。如:一期公用代码是“0100”，一期2号机组代码是“0102”。-部门，移交部门，采用部门全称或规范化简称，并保持相对一致。-组号，为3位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“001”开始顺序编号。-张号，为3位阿拉伯数字，同一照片组内的照片从“001”开始顺序编号。-分类号，管理类照片分至1级类目，生产及科研分至1级类目，基建分至二级类目。具体分类号为:0-党群工作，1-行政管理，2-经营管理，3-生产管理，4-财务审计，5-人力资源，6-生产，7-科研，80-项目立项，81-项目设计，82-项目准备，83-项目管理，84-土建，85-设备及管线安装，86-工程监理，87-调整与试验，88-竣工验收。-互见号，是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号 -摄影者，照片的拍摄者。非本单位人员应注明所在单位。-时间，照片拍摄的时间，采用8位阿拉伯数字，如:“”。-题名，应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。同一事件(主题)多张照片归档时，照片的主题应相同，具体画面内容不同。可采用格式:主题名称加主要场景，如:“神华国能哈密煤矿电有限公司2013年度工作会主会场”。-文字说明，本张照片的说明，综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片所反映的全部信息，或对题名等信息未及内容补充说明。其它需要说明的事项亦可在此表述。一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写照片组说明，放在本组第一张照片内。采用照片组说明的照片，其单张照片说明可以从简。照片组说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。应在照片组说明中指出所含照片的起止张号和数量。-数码照片的存储文件名，档号作为本张照片的电子文件名。如:2013-1-ZP001-001.jpg-册号，照片册按年度排流水号-册内张号，册内页码流水号-照片类型，数码照片或胶片照片、底片5.3数码照片的存储5.3.1数码照片存储可采用建立文件夹的形式，建立“数码照片档案”总文件夹。在总文件夹内按不同的年度(或工期机组)建立分文件夹，以该组组号加数码照片主要内容或事由命名件夹。组号与内容或事由之间加一个空格。如:D:数码照片档案2013永久ZPO似XX工作会议，D:数码照片档案0100永久ZPOOIXX工程XX单位工程施工现场。5.3.2存储载体:数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，如:只读或一次写光盘，不能用软磁盘、移动硬盘作为数码照片档案长期保存的载体。5.3.3数码照片可用光盘按年度备份，备份光盘按光盘档案规范归档保管。5.4装册按照片档号顺序装入照片册，照片册芯页格式参考示例(见图2 )。原则上不跨年度装册，同一组照片不跨册。跨年度的装入结束年度中。基建项目照片按项目代号单独装册。5.4.1每册都应打印照片文件目录(见图3)和册内备考表(见图4 )。5.4.2备考表中的立册时间是指照片整理完毕装册的日期;本册情况说明应填写册内照片缺损、修改、补充、移出和销毁等情况。5.5照片册脊背册脊应有单位全称(或规范简称)、年度、项目代号、保管期限、起止组号、册号等内容，其中起止组号中间用“-”连接(见图5 )。6入库排架照片档案整理完毕入库，库房排架可采用按年度排架。7编制检索工具检索工具采用两种方式:机读检索目录和手工检索目录。7.1机读检索目录可按关键字进行查找。7.2手工检索目录即照片档案目录(见图6)，按年度、保管期限、项目代号等相关信息检索查阅。8数码照片的利用、鉴定和销毁8.1利用数码照片档案的利用按照有关规定执行，利用时应确保未开放数码照片档案的信息安全。8.2鉴定与销毁8.2.1数码照片档案的鉴定销毁，参照本公司档案鉴定销毁的有关规定执行。8.2.2属于保密范围的数码照片档案销毁时，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁;不属于保密范围的数码照片档案销毁时，可进行逻辑删除。9照片的保管9.1数码照片的保管数码照片档案的保管，按照归档的载体类型要求保管和定期检验。如:以光盘形式保存的数码照片，按光盘档案的保管要求，并定期检验。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。9.2纸质照片、底片的保管9.2.1包装物与装具照片册、底片册:所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其PH值应在7.2-9.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。底片袋:底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作，其PH值应在7.2-9.5之间，纤维素含量应高于87%。底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。贮存柜架:照片、底片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存框架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。对贮存柜架进行排列时，应保证空气能在其内部循环流通。温度、湿度要求:推荐的存贮最高温度和相对湿度见附表3。底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于正负2，相对湿度变化不应大于正负5%。中期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于正负5，相对湿度变化不应大于正负10%。空气调节和净化要求:为保证贮存库的温