媒体发布会标准流程.ppt

,撰写：吴丹,策划必修课,媒体发布会标准流程,之,媒体发布会,跨过成就优质策划的十道河流,1、明确活动目的、内容、大体确定时间范围、形式与规模。2、品牌推广总经理确定项目负责人，对外公布。,媒体发布会,做每一项工作之前首先记得你身处一个团体中,活动立项,1、项目负责人的策划案初稿与大家沟通。2、确定发布会的基本思路。3、人员：项目负责人主持，策划、文案、媒介、平面设计、展示、产品部等同时参加。,媒体发布会,这是一个每天都有奇迹发生的时代,创意会,策划案确定,活动目的,活动主题,活动形式,活动时间/地点,邀约名单,活动内容/流程,费用预算,人员/分工,媒体发布会,每一件平凡的事情都可以做到极致,策划案确定,1、时间：不宜晚于发布会前两周。2、策划案包含：活动主题、活动形式、时间、地点、邀约名单、活动内容/流程、费用预算、人员/分工。3、活动目的：依此确定活动形式和规模。4、活动主题：主题体现活动性质。5、活动形式：充分考虑时间、地点、活动性质、规模及预算等因素。6、活动时间：考虑媒体的时间（一般为周四19：00左右）。7、活动地点：以公司自有场地为主考虑。8、邀约名单：考虑活动的特点确定邀约名单，最好能提前确定嘉宾能否出席以及致辞，同时确定活动流程中的时间。9、活动内容/流程：注意活动时间与流程（注意设定环节、产品展示、演示、现场音乐选择等）。10、费用预算：注意费用明细。按媒体费用、现场宣传品、现场用物品、餐饮费用、员工费用等分类。11、人员/分工：包含项目组、媒介组、平面设计组、展示组、活动组、产品组。12、同期申请项目费用。,媒体发布会,从每个小细节挖掘新果实,分工会,1、人员：由项目负责人主持，媒介专员、平面设计、展示、活动人员和产品事业部相关人员参加。2、会议准备文件：活动策划案、活动场地示意图、人员分工表、活动进度表。3、时间：策划案确定后两天内。4、确定项目小组，讲解活动内容与流程，说明人员责任分工和注意事项。分组情况描述：项目组：（1）主持、演艺人员及串词和节目单的确定。（2）摄影师、摄像师的确定。（3）新闻稿的撰写、图片的收集。（4）确定到场嘉宾邀约名单。（5）活动现场用物品/饰品的租赁、采购、摆设及内部协调。（6）根据活动特点，确定饮食提供商，须提供菜单、服务生。媒介组:提供并确定邀请媒体名单、邀请函的发递、确定出席人数。平面设计组：负责现场活动用的宣传品的设计与制作。展示组：现场布展和需要物料的采买。活动组：到场客户的邀约。产品组：配合活动申请销售优惠政策。,媒体发布会,人多力量大，有缘才相聚,动员会,1、人员：由项目负责人主持，媒介专员、平面设计、展示、活动人员和产品事业部相关人员参加。2、会议准备文件：活动场地示意图、活动当天流程、现场人员分工表、确定通讯录、现场的注意事项。3、时间：活动前两天内。4、讲解活动当天流程、人员分工、注意事项，确定场区负责组长与人员等。签到处:负责媒体、业主等嘉宾的签到、礼物、资料的分发，签到处物品、其他接待工作。主会场：负责主持人/演艺人员/音响/灯光/会场等、主会场宣传制作物。分会场：演艺人员/物品/饰品。餐饮组：现场餐饮区的物品摆放、饮料、甜点的购买、服务生的分派。贵宾组：接待贵宾。专访区：负责安排专访有关事宜。展示组：现场制作物的安装。项目负责人：现场活动的协调，演艺人员的彩排。同时进行责任确认。,媒体发布会,积极的人生态度是成功的直通车,会场勘察,1、人员：由项目负责人主持，媒介专员、平面设计、展示、活动人员和产品事业部相关人员参加。2、时间：根据活动大小，活动前1-2周。活动前两天需要再次现场确认。3、讲解活动当天流程、人员分工、注意事项，确定场区负责组长与人员等。4、工作人员进行前期彩排，理顺活动环节。5、主会场、分会场：尽量物品提前到位，进行调试。,媒体发布会,实践永远是检验真理的唯一标准,现场准备,1、人员：各组人员按时间表到位，项目负责人对活动进行监督。2、时间：活动前两天内。3、各组物品提前到位。A签到处物品：签到牌、签到簿、签到笔、名片盘、鲜花、工作证、嘉宾证、媒体名单、现场流程单、易拉宝、海报等。人员：签到处负责人；签到人员；接待人员；礼仪负责人。（注：不同人群资料袋内资料和礼品，注意区分。）B主会场物品：主背板、演讲桌、音响、麦克、笔记本电脑、投影仪、椅子、鲜花。人员：会场负责人员、摄影师、摄像师、主持人、演艺人员、道具搬运。（注：需要提前调试音响；背景音乐；讲话PPT；预先给贵宾预留位置；桌椅应保证干净整洁等。）,媒体发布会,种下的种子多，收获的几率才会大,现场准备,C分会场物品：宣传品、物料人员：工作人员、各地负责人D餐饮组物品：餐饮、饮料、餐盘、餐巾纸、酒杯、桌布、垃圾桶、饮水机、纸杯等。人员：工作人员、服务生、保洁备注：保持会场卫生。E贵宾组物品：饮料、桌椅、餐巾纸人员：工作人员备注：专人接待；为贵宾专辟VIP接待室；确定串词对贵宾的介绍是否正确；确定贵宾的发言稿。F展示组物品：宣传制作物品到位人员：工作人员G专访区物品：饮料、桌椅、餐巾纸人员：工作人员,媒体发布会,临门一脚才是最关键时刻,现场执行,人员：各组人员按时间表到位，项目负责人对活动进行监督，活动前三个小时对各场区工作进行检察。时间：活动当天。工作人员注意事项：工作人员注意礼仪与正装。所有人员经手款项，均需有发票或收据。各区域由组长掌控，出现问题及时沟通和解决。必须严格按照时间进行，宁早勿晚。所有工作人员请保证手机接听的顺畅，但活动进行期间手机一律调至震动状态。活动期间，任何工作人员不得使用嘉宾餐，餐饮区组长监督。活动期间，工作人员应以工作内容为重，禁止擅离职守。有外联人员的工作人员应负责到底。活动期间各区至少保留一位人员在场，人员由组长分派。活动结束后，各组长负责各区域卫生与物品归位。,媒体发布会,台下十年功，全看这六十分钟，坚持,现场执行：A签到处注意现场秩序按照嘉宾名单发礼物保安注意协调门口停车B主会场注意时间的控制注意灯光/音效效果注意与主持的沟通临近主席台的所有人员（除贵宾外）手机全部调至震动保证现场物品的安全工作人员与保安共同协调现场秩序C分会场注意配合主会场的活动保证现场物品的安全,D餐饮组提前给贵宾预留贵宾餐工作人员与服务生共同协调现场秩序保洁注意会场卫生，及时整理E贵宾组贵宾的接待、领位贵宾与公司领导的介绍服务生在VIP区给贵宾提供饮料F展示组保证所有宣传品安装的安全注意安放的视觉效果G项目组物品的分发与回收,注意事项,媒体发布会,小乱莫慌张，大局稳为重,活动总结,媒体发稿追踪,活动总结,效果反馈,物品整理、入库,费用整理、报销,人员：项目负责人时间：活动之后一周内A费用整理、报销：工作人员经手费用整理、发票报销。B物品整理、入库：根据费用明细单，清点物品，整理入库。C效果反馈：对活动工作人员、嘉宾、贵宾、公司内部其他人员等进行活动效果的调查，征求意见和建议。D活动总结：整理现场图片，根据各方反馈情况，总结活动经验。E媒体发稿追踪：根据媒体签到表，与各媒体联系，追踪刊稿情况，以及寄送稿样。同时做好媒体刊稿的整理、归类。,媒体发布会,总结和归纳才使我们更好地向前进,分,享,媒体发布会,学会与人分享,媒体发布会,案例：Savio发布会,策划案确定,媒体发布会,案例：Savio发布会,时间排期表,媒体发布会,案例：Savio发布会,活动流程表,媒体发布会,案例：Savio发布会,是否需要拍片,媒体发布会,案例：Savio发布会,杂志硬广,媒体发布会,案例：Savio发布会,展示组,媒体发布会,案例：S