电子档案与纸质档案在管理上的差异

电子档案与纸质档案在管理上的差异 1在档案收集归档上的差异 首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。纸质文件的归档时间一般分为两类，一是文件形成后第二年上半年归档，主要适用于行政文件，二是项目结束后归档，主要适用于科技文件。电子文件则必须在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记。其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。纸质文件的归档是非常直观的，易于辨认的；电子文件归档就不那么简单，不仅要对电子文件的本身和承载电子文件的载体提出严格的要求，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。 2 在档案鉴定工作中的差异 纸质档案鉴定工作主要内容是：制定档案价值鉴定的标准和编制档案保管期限表；剔除无保存价值的档案予以销毁和做相应的处理，它包括对档案来源、档案内容、档案形式特征、相对价值、效益标准等的鉴定。电子文件鉴定的内容则大相径庭。在电子文件的鉴定工作中，为了保证电子文件的有用性和可用性，使得保存的电子文件具有实现其价值的可能，鉴定工作需要完成这样三项判断工作：某信息集合是否是电子文件、文件所含内容具有多长时间的保存价值、文件的技术状况是否能够保证其内容价值的实现，即鉴别、内容鉴定和技术鉴定。其中，鉴别的任务是将电子文件从机构信息流中挑选出来；技术鉴定包括电子文件真实性检测、完整性检测、可读性检测、无病毒鉴定和介质状况检测。 3 在档案分类、整理过程中的差异 由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，实体整理是对文件实体分门别类，实现馆(室)藏排列的有序化。纸质文件管理中，这是工作任务最为繁重的一部分，因为实体整理的结果与调阅查询直接相关。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理；电子文件的实体整理也仅指对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类，整理的结果与联机检索中的信息查询无直接关系。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。 4 在档案保管中的差异 首先，纸质档案和电子档案对环境温、湿度的要求是不一样的。实验证明，保存纸质档案的标准温度为1424，相对湿度为4560；而保存电子文件的理想温度为1720，相对湿度为3545。其次，磁场及磁性物质对纸质档案是没有什么影响的，而对电子档案却会造成记录损坏或消失。所以在保持适宜温湿度的同时，电子文件还要远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等，并避免强烈的机械震动。其三，电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。这与纸质档案相比是有很大差异的。纸质文件一旦形成，其制成材料纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，所谓的保管就是对档案实体的保管，是一种静态的保管；而电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。因此在保管过程中，不仅仅是对电子档案本身的保护，还要对电子档案的载体进行检测维护；对电子档案所依靠的技术进行保管；对支持电子档案的相关软件进行保管，从而保持电子档案的可视性和可理解性。对电子档案的保管贯穿于电子文件的整个生命周期，是一种动态管理。 5 在档案利用过程中的差异 纸质档案的利用是通过审查相关的借阅手续，为用户提供档案原件、档案自制件或档案信息加工产品的服务。所有这些都是可以用眼睛直接识读的，并且是定向的，一定范围内的服务。而电子档案的查询利用需经电子文件中心确认身份并确定查阅权限获得许可后才可以进行；它所提供的电子档案信息是非直读的，必须借助计算机软硬件平台才能真正利用；它可以跨区域提供利用；用户可以足不出户，通过网络查询利用，而无需亲自跑到档案馆(室)进行利用。从信息安全的角度上