2010年3年金富雅展会手册

2010年3月金富雅家具东莞名家展参展手册 撰稿人： 张前忠第二十三届中国东莞国际家具博览会将于2010年3月16日至20日在东莞厚街3号馆A15、6号馆B15-16、5号馆A11举行。此次展会是家具行业新品上市、渠道开拓、品牌宣传的集中竞技场。参加此届参展，是希望更进一步提升我们公司形象及品牌形象，向业界、同行和经销商展现公司的实力和发展的信心。为办好本届展会，希望参加此次展会筹备和展会举办期间工作的全体同事，能够以至高的工作使命感和责任感投入到展会的筹备和开办工作中去，继续发扬历届展会不畏辛劳、团结协作的精神，全力以赴，努力将本届展会举办成功!一、展会时间：本届展会开展时间地 点日 期时 间公司总部展厅3月16日26日全天东莞展馆3月16日20-日开馆时间9:30-17:30 参展商进场时间8:30-17;30二、组织机构：1、2010年3月展会组织机构图（本次展会项目领导小组）： 总顾问：邓发文 总指挥：邓发毅 执行组组长：王继红 副组长：张前忠后勤组组长：谭春督导组组长：唐建平 预算统计： 下设四个小组：（1）展示工程组、（2）、营销组、（3）、产品组（4）、后勤组 项目组织架构图见附表第 15 页 共 15 页2、展会的组织实施原则：本次展会强调按照四大原则开展工作（1）、明确架构（人员）、明确职责；（2）、明确预算，控制费用；（3）、明确实施计划、流程、表格；（4）、强调时间管理，制订关键时刻表等四大原则组织实施。3、展会各岗位工作人员职责：职务名称人数 责任人职 责总顾问1邓发文1、确定展会营销主题、三大主题活动的宗旨与营销方针策略；2、审定经销商主题培训、参展方案、颁奖方案及各系统分工职责；3、监控、指挥和协调展会中重要事项目。总指挥 1邓发毅1、负责对展会营销筹备各环节的监督跟进；2、指挥做好东莞展馆所有后方的总体保障，包括后勤供给、安全、秩序、人员就餐及住东莞人员的整体督导安排。3、对参展展品的工艺质量、交期等监控并监控布展、撤展的整体组织实施，展会期间所有重要突发事件的处理与协调。执行组长1王继红1、负责展会筹备、举办、撤展的整体人员、方案、预算等统筹安排；2、负责与东莞家协联系，跟进参展商手册、通行证、参展商证、展位图等资料的领取；负责东莞名家展提供的邀请函联络并办理。3、展位装修装修公司的合同签订与进度跟进。4、参展产品的监控，以及展馆展厅形象推广的监督与审核。5、审核金富雅全国经销商财富倍增大会、第二十三届东莞展会及巨奖名车颁奖活动并组织和实施6、负责展会内外部宣传工作（行业杂志、网络及媒体记者邀请及宣传相关事宜）；7、撤展时收尾工作，包括监督产品与物资回运，展位非物资的变卖处理；展位清洁及押金收回；8、公司展场、东莞展场总负责；9、统筹全部预算并严格控制。副组长1 张前忠1、协助组长做好展会相关工作：（1）参与拟订展会参展方案和手册、经销商培训活动方案及奖赠车辆展示和现场颁奖活动方案；（2）制定展会业务培训方案并培训；（3）制定展会招商政策；（4）协助培训组做好展会礼仪的培训2、负责会议所需资料的策划、定稿、印刷及装袋；3、实施和监控展会筹备过程中相关重要事项；4、做好东莞展会前期客户邀请、业务接待工作；5、其他一些临时性工作。督导组1唐建平1、展会事务性工作，包括会议的通知、记录，文件发放、存档，家协提供展位资料的管理、发放、回收等；2、全休人员，包括外请司机的礼仪培训；3、代表总顾问监督每组的工作进度和质量并进行协调和推进。后勤组3谭春1负责会务筹备工作，审核物资清单及采购清单，物资与补给物资的请购、管理、发放、回收确认等；2、安排盘点库存展会用品防止重复采购；3、跟进服装量身制作；4、跟进车辆与酒店预定，确定租车合同，并明确误人误机的赔付5、跟进人员礼仪培训；6、明确下属人员职责，包括展场禁拍、禁烟、物品保管（含寄存牌）、秩序维护等细节；7、编制工作人员用餐预算与计划，做好两地用餐安排；8、编制服装预算；9、西樵大酒店后勤（会务、客户食宿安排）、东莞后勤（会务）、和公司后勤（会务）总负责；负责住房卡的统计和汇总10、公司洗手间标识牌或指引牌。展示工程组 1贺传文1、 公司、东莞展位装修方案落实和施工质量监督以及最终展示效果的保证。2、指定人员在展会期间维护展位的展示效果；3、确保展会的设计工作按正常的进度完成。4、确保本人承担的设计任务按时完成，落实、衔接各项展示、广告用品按时按质完成制作。不可延误以至影响到整体进度；5、维护展位的展示效果6、设计费用与精品费用预算。装修组兼贺传文1、选择装修公司并编制评价报告；2、展会租金、装修费用、水电费用预算；3、签订装修合同；4、为确保装修准时完成，应编制装修关键时刻表，做为装修合同的附件。产品组1梁允非1、产品的运输、安装、拆装、运回务必准时，以小时为单位编制关键时刻表并执行；2、制订产品参展的保护方案，目标是参展产品返修率小于10%。营销组3陈茂宇、张前忠、邢仲平1、制定详细计划，确保参展效果，目标为加盟店新增60个；2、审核本次参展的费用预算并进行控制；3、审核品牌宣传策划方案并进行效果评价；4、建立展会所收集的客户信息库。5、跟进展会设计组、装修组的进度，防止延误。职务名称人数 责任人职 责品牌宣传组1高洪斌1、编制品牌宣传策划方案并报批准；2、预算其所需的费用预算并控制；3、明确品牌宣传的效果测量方法并报告测量结果。4、负责跟进展会关于品牌宣传推广的事项。5、同时协助业务组开展其它工作。同行新品学习组11、编制新品学习组的实施计划，包括对象、时间、地点、学习目标、用车计划、用餐计划、用餐费用预算、学习考核方案等；2、严格控制人员，减少费用支出；3、明确学习目标，并组织效果考核。东莞外贸组1吴庆庆1、明确外贸组计划通过展会完成的外贸目标；2、负责展会期间国外客户的接洽与跟进。东莞业务组1陈茂宇1、负责编制费用预算（包括两地展场食品、物品、饮用水、清洁用品，工作人员用餐、客户工作餐（分公司与东莞）、展会用车（含公司自有车辆）等）；2、制订详细的实施计划，明确目标与分工，确保目标达成；3、要求所属人员厉行节约，防止在用餐、住宿、车辆使用等环节的浪费，有查处属实者追究其不合理支出的赔偿责任。4、要求所属人员掌握有关住宿、用餐、用车等按流程规定操作并详细填写相关表单、票据并签名或事后补签名确认。东莞后勤组1黄凯1、负责东莞会务组的管理；2、东莞展场所用物资的采购跟进、发运、接收、安全保管、回收；3、东莞展场接待、清洁、物品管理安排；4、东莞展场所使用音响的发运、调试、运回或租赁。5、东莞展场人员用餐安排（含早餐）。6、接车牌制作。公司后勤组1刘达英1、根据采购清单，请购展会所需要的食品、物品、饮用水、清洁用品等，做好领出、保管、发出、回收确认等工作；2、安排人员对公司内外进行环境清理；3、展厅清洁安排；4、公司工作人员用餐计划及跟进采购、食堂制作、发放安排； 6、通讯录的跟进；7、公司接待、清洁安排。会务物资与补给采购11、装修材料采购；2、饰品采购；3、展会所需食品、物品、饮用水、清洁用品、食堂用材料等采购。车辆总调度11、负责东莞展馆、公司所有商务接待车辆的合理调遣和公司内的接送任务安排。2、编制车辆班次计划； 3、临时代签租车合同，且注明误人误机的赔偿；4、向司机发放行车路线图；财务1刘淑媛负责客户订金的查、收工作，及时开出准确的“加盟意向金”和“加盟定金”收据，每天下班前将当天收到订金的客户名单和订金金额明细表交营销中心统计员进行核对。公司车辆调度员11、协助总调度做好车辆的安排，跟踪好车辆的往返路线和时间把握；2、做好每日车辆的里程登记及路费、油费的票据整理，填写车辆每日行程、油耗表，检查车辆卫生状况。东莞展馆车辆调度员11、汇总各大区经理提交的东莞展馆回厂客户登记明细表（该表由大区经理填写一式两份）；2、安排客户按车辆班次回公司；3、提供名单给迎宾人员并跟进其安排上车；4、电话联系公司车辆调度员接车。5、对不能及时上车的客户安排其下一班次回公司。6、携带东莞展馆回厂客户登记明细表及复写纸到东莞提供给大区经理使用。东莞展馆前台接待组71、东莞展位的迎宾及资料、名片的派发；2、客户名片的收集整理；3、客户行李的存放保管，使用寄存牌；本次客人行李在东莞存取，自行携带到公司。4、随时进行展位的清洁卫生以及茶水供应服务。5、提出食品、饮用水、物品补给申请给东莞迎宾。东莞展馆水电及保安员3 1、确保东莞展场的用电正常；2、负责接收展开音响设备并安装、调度、回收至公司；3、东莞展位以内的秩序维护、禁止拍照、展区内禁止抽烟、产品物品防盗管理。4、东莞名车展示期间的安全工作5、撤展时照明方案的确定并执行。 公司前台迎宾组兼1、负责迎宾及客户名片的收集整理；2、客户行旅的存放保管，发放寄存牌，行李存放在保安室；3、订票服务；4、展厅食品、饮用水等物品发放； 公司展厅卫生和茶水服务员6 1、公司展厅的清洁卫生和茶水、点心、水果的供应服务。2、禁止客人拍照、抽烟；3、与客人保持5米以上的距离。客户餐饮安排组 21、负责展会期间的宾客用餐（不含快餐）的安排；2、确定菜谱；3、负责酒水的请购与运输到酒店，剩余酒水回收。4、做好随时人员变动增减上菜数量的控制；5、跟进大区经理签单。客户住宿安排组 31、根据统计员传递的客人数据安排好客人入住；2、对有异常的情况及时做好确认，严格防止浪费；3、负责客户温馨提示单的制作与发放。4、早上叫醒以及车辆接送衔接工作。住宿、用餐数据统计11、汇总用餐申请单和住宿申请单，统计后传真到酒店住宿安排组与用餐安排组；2、出现异常及时确认防止浪费。公司工作餐安排1、根据工作人员数量编制每天用餐计划及预算；2、确定用餐标准并报总经理批准；3、跟进采购及食堂制作；4、确定用餐地点（在食堂）；5、有异常提前一天确定并增减，防止浪费。信息统计员 1负责公司与东莞展馆的信息衔接通讯员和展会期间订货及客户到访数据统计。物资保管兼 负责展会期间公司各展厅的饮用水、纸巾、食品的保管与供应，根据储存及用量及时与采购沟通。公司环境治理11、负责公司内外环境治理；2、公司内外停车位的规划。公司展厅保安31、负责公司展厅的秩序维护、禁止拍照、展区内禁止抽烟，不定时巡逻；2、协助客户提行李（得到客户允许）。 公司水电保障11、确保公司办公楼水电正常；2、公司展厅音响的安装调试。网络及通讯保障11、确保公司网络正常；2、制作展会期间工作人员通讯录，经过会签后批准下发；3、登记工作人员电话费，及展会后报销清单的制作与批准。服装管理1文欢1、登记没有服装的工作人员；2、确定以前展会剩余服装的临时使用人员；3、确定需要制作服装的人员；4、编制预算并批准，明确制作但不购买的人员；5、报采购联系制作；6、展会完成临时使用服装的回收入库。产品入场运输产品饰品撤场运输 1、负责按参展产品清单备货；2、提出车辆需求申请；3、按时刻表的时间点运输至东莞展位内；4、协助安装与调场；布展安装与拆装 1、明确安装的参加人员；2、准备好所使用的工具；3、做好安装产品的任务分派；4、明确对安装过程中关于产品保护要求；5、按时间要求完成。6、拆装同安装要求相同。产品接收与管理 1、负责按产品清单在摆场完毕后接受产品；2、负责产品在展会期间的安全，防盗、防损坏。产品质量保障 1、负责制订完善的方案确保产品在参加展会过程中的质量；2、目标为参展产品返修率小于10%。产品撤场接收 按产品清单清点产品并接收产品撤场包装饰品撤场包装 1、明确包装的参加人员；2、准备好所使用的工具；3、做好包装产品的任务分派；4、明确对包装过程中关于产品保护要求；5、按时间要求完成。产品回收与入库饰品回收与入库 对照清单确认并办理产品、饰品入库物品回收确认 对照清单办理物品入库手续包括音响系统的交接手续。小计人三、展会费用预算表见附表四、展会关键时刻表见附表五、会务组具体工作安排和工作要求：1、用车及租车计划金富雅2010年3月家展用车计划表车型座位单日最大用量使用时间用车天数用途3月12日3月13日3月14日3月15日3月16日3月17日3月18日3月19日3月20日大巴车47老客户及综合使用面包车11业务及老客户东莞小车4 业务及新客户公司小车 业务及新客户合计制表： 大巴需要配乘务员1名，租车衔接，由 负责。租车数量视具体情况而定，本表只是计划数量，每天下午要与车辆调度组进一步确定第二天的租车数量和车型。2、车辆调度和车辆管理2.1车辆调度指令及车辆出入管理2.1.1调度员必须服从总调度的车辆调度指令，配合总调度下达车辆的接送任务。司机必须无条件只听从总调度和调度员的出车指令，非调度员发出的接送任务无需执行。如果当值司机身体不适应第一时间向调度请示休息。2.2车辆饮用水供应每台小车备小瓶装矿泉水一箱，大巴五箱。 车辆调度员负责宣传资料和饮用水的补给，在每台车离开公司前应对饮用水数量进行检查。2.3车辆保洁要求所有车辆完成当次接送客人任务以后司机负责搞好车内清洁（大巴由乘务员负责），车辆每天清洗一次车身。车辆总调度传达及对司机进行要求。2.4车辆考勤总调度每天18：00前必须要落实第二天要出勤的车辆及司机，司机早上必须到调度小组报到，下班必须接到调度员当天的出勤记录方可下班，否则，不计当天考勤。2.5司乘人员培训：培训内容包含基本服务礼仪和展馆到公司的行车路线和展馆场地熟悉等。3、宾客接送范围及固定路线发车时间安排：3.1宾客接送范围及接送标准：所有客人在广佛地区内和东莞展场、乐从等保证接送，超出广佛范围、东莞展场、乐从须由营销组组长批准。3.2东莞展会公司，开展期间定点线路发车时间： 每天早上工作和业务人员坐大巴按约定时间准时从公司出发往东莞展馆。 除大巴以外的车辆根据业务接待需要行进机动调配。3.3东莞展馆车辆调度及客户带领3.3.1东莞展馆车辆调度员负责在东莞展馆候命车辆的调度，熟悉展馆停车场的环境和行车路线，保证车辆准点发出和准点到达，清楚每台车的动向和情况，负责登记（登记表）回厂客户的名单，并预约客户和组织好车辆在约定时间发车。已登记的客户车辆出发后第一时间将车上客户名单发回公司统计员，并保持与总调度的密切沟通。3.3.2东莞展馆迎宾专员在发车前30分钟协助车辆调度员预约客户，客户集中后带领客户到停车场上车，如果是没有乘务员的小型汽车，同时负责点人数、分发饮用水。3.4旅程服务标准及要求：大巴车每车会安排一位乘务员。迎宾专员带客户上车后，负责重点人数，人数不对时找出缺席客人后与客人联系，负责把客人接上再发车，如果时间超过15分钟客人仍未接上，应将情况反应到车辆调度员,由车辆调度员跟进衔接，车辆准时发出。乘务员负责为车上的客人提供饮用水。每次出车任务结束后，乘务员要对车厢内进行卫生打扫，检查饮用水是否充足，保证下趟车的饮用水供应充足。3.5车上预备物品供应每台车必备物品：垃圾袋、饮用水、纸巾，司机根据物品的耗用情况及时向车辆调度员反应和补充。4、用餐安排公司展会期间的客户招待统一到 用餐，标准为 元/人/餐(含酒水饮料)，餐牌的确定和用餐期间的指引安排由餐饮组负责组织和安排，具体见展会期间（9月4日8日）客户用餐流程（酒店）。工作人员的快餐由公司食堂统一供应，标准为日常用餐，各负责人提前做成用餐计划交廖经理汇总， 按计划跟催食堂供应，具体见工作人员中、晚餐公司食堂快餐报餐流程（9月4日8日）。集体聚餐和入住酒店的车辆安排统一由车辆调度负责。5、客人入住及接送安排：客人入住酒店由住宿安排组负责入住引导及早上叫醒等工作，并作好客人入住前后的衔接及信息反馈。用晚餐前大区经理上报住宿名单祥细资料到住宿安排组统计员进行汇总,再传真到酒店,由住宿安排组根据资料安排房间，住宿安排组在接到宾客入住表20分钟内安排好房间后并将宾客入住表填写好回传公司给车辆总调度，车辆总调度把填写好的 宾客入住表交由司机送到酒楼交餐饮组转交相关大区经理，由大区经理通知客户对应的房间号码。住宿客户早上回东莞展厅的接车时间：共分2批，第一批为9点出发，第二批为9:30出发，过时不候，请工作人员安排客人入住时提醒客人。送往东莞展馆的发车时间上午10:20，具体由前一晚临时决定并通知。为方便工作展会期间（3月1620日）视需要安排住宿组同事晚上住酒店内。6、东莞展馆展位工作安排及要求：1）. 物品保管：每天开展前保安人员要对展位的物品进行检查，如有异常及时向组长报告，当天展馆闭馆后，保安人员要对展位作离开前的检查，封闭出入口。2）. 特别注意事项：开展期间严禁拍照，凡在展厅内拍照者，礼貌要求客人必须删除照片，对于在展厅外拍照的客户要示意禁示拍照。展位内严禁吸烟，所有工作人员当看见客人吸烟时应及时劝止。3）. 保洁工作：每天早上开展前，负责保洁工作的工作人员要在当天开展前半小时到达展位，对展位卫生进行打扫。开展期间，垃圾处理要及时。4）. 食品、茶水供应：凡和我们业务人员洽谈的客人都应享受到及时的茶水服务。5）.行旅保管：客户到公司的行李放在指定的面包车上,每人行李牌上必须写清客户姓名,客户领取行李时要出示身份证,行李寄存前必被告之客人,我们不保管贵重物品,客户暂时寄存的行旅尽量控制在适当数量，因衣柜内不能放太多，以免影响展示效果，我们不能保证行李存放行李的安全，请客人随身携带贵重物品。6）、资料的派发及保管：单张资料可以凭名片引取，大图册必须由业务人员领取。图册及单张当天闭馆时要锁起保管。7）.工作人员用餐：早餐：公司统一提供点心、牛奶 中餐：由 负责好展馆内的快餐业务，工作人员到指定用餐点用餐（不到展位上用餐），每人用餐时间30分钟，工作人员轮流用餐，业务人员机动安排。晚餐：非业务工作人员回公司统一安排晚餐，用餐人数由东莞前台接待组当天下午报餐到公司前台迎宾组，由公司前台迎宾组安排食堂准备工作餐。8）.东莞展位同事坐最后一班车回公司，原则上不再安排晚上工作（业务人员除外），第二天一早随早班车出发往东莞展位。7、东莞展位装修布展工作安排：7.1展馆主办单位相关工作沟通、衔接（负责人- ）展会重要事项了解和参与，主办单位资源讯息共享；7.2展位设计方案立项及实施计划（负责人- ）7.2.1设计公司筛选及设计方案的立项；7.2.2设计方案的创意、初稿、定稿过程的参与和交流；7.2.3 设计公司关于装修材料、展示饰品选购工作的衔接和配合；7.2.4最后布展工作的开展；7.3.装修项目（负责人- ）7.3.1 装修公司的筛选；7.3.2装修材料采购和运输；7.3.3 展位外观造型搭建、验收、修改、分拆（编号）、包装、运输、搬运7.3.4东莞展馆现场、模块安装及装修进度监督和装修指导（装修在9月3号中午17点前必须要完工并清洁完展位）；7.3.5 装修施工及布展时间：公司展厅 装修？月？日 开始装修， 月 日完成验收，东莞 月 日9:00 到 月 日完成，产品 日到东莞展馆， 月 日 产品安装完成， 月 日 中午前摆好饰品,清洁干净,验收合格.7.3.6 撤展时间：3月20日15:00至10日14:00止。7.4展馆产品饰品样板保障及产品的安装和包装（负责人- ）7.4.1产品样板清单在设计方案确定后预留、如果没有库存安排工艺部制作，产品清单由 ；7.4.2展馆饰品由 陪同设计师负责采购，饰品收货时根据“采购清单”开包验收；7.4.3车辆调派（布展期间、撤展期间）管理及产品饰品的安全运输；7.4.4产品安装人员名单和数量确定，负责产品的搬运、产品安装、调校；7.4.5饰品拆包、帖标；7.4.6展会用品的运输（保洁用品、文具用品、茶水接待用品等）。7.4.7产品安装时，要对外包装进行保护，保留纸箱，纸箱整理好以后退回仓库保管，撒展时将原拆下的纸箱重复使用。7.5布展工作（负责人- ）7.5.1确定参加布展人员的名单和数量；7.5.2做好布展人员的工作分工；7.5.3公司、东莞展馆等展场维护工作（展会期间）；7.5.4展馆VI品制作（设计方案）跟进、运输、现场装贴7.5.5布展完成时间（ 日24:00前）； 7.6后勤保障（负责人- ）7.6.1东莞展馆进场、退场、车辆、商