行政办公规范管理制度

行政办公规范管理制度为使公司办公管理和文化建设提升到一个新层次，特制定如下规定。第一条 办公区规范：1、办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品；2、辅桌：放文具盒，少量工具书；3、座椅：靠背、座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；4、电脑：主机上方有显示器，电脑置写字台左前角；5、卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴；6、垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角。第二条 办公室规范：1、办公桌：桌面除公司购置案头用品及电脑外无其它用品；2、电脑：桌面呈45角贴墙放置，横式主机显示器下，竖式主机置桌面下；3、辅桌：桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品；4、拖柜：置办公桌下右角或辅桌后部，面朝办公椅；5、垃圾篓：置辅桌后；6、饮水机：放指定地点，不得随意移动；7、报刊：必须上报架，或阅读完后放入办公桌内；8、外衣手袋：请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅上。第三条 接待礼仪1、当面接待礼仪 上级来访，接待要周到；对领导交待的工作要认真听、记；领导了解情况，要如实回答；如领导是来慰问，要表示诚挚的谢意；领导告辞时，要起身相送，互道“再见”。 下级来访，接待要亲切热情。除遵照一般来客礼节接待外，对反映的问题要认真听取，一时解答不了的要客气地回复。来访结束时，要起身相送。 2、电话接待礼仪 电话接待的基本要求： (1)电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后再询问对方来电的意图等。(2)电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的积极反馈。 (3)应备有电话记录本，重要的电话应做记录。 (4)电话内容讲完，应等对方结束谈话再以“再见”为结束语。对方放下话筒之后，自己再轻轻放下，以示对对方的尊敬。3、引见时的礼仪 到办公室来的客人与领导见面，通常由办公室的工作人员引见、介绍。在引导客人去领导办公室的路途中，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人。在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况。 在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入，切不可冒然闯入，叩门时应用手指关节轻叩，不可用力拍打。进入后，应先向领导点头致意，再把客人介绍给领导，介绍时要注意措词，应用手示意，但不可用手指指着对方。介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的；把男同志介绍给女同志；如果有好几位客人同时来访，就要按照职务的高低，按顺序介绍。介绍完毕走出房间时应自然、大方，保持较好的行姿，出门后应回身轻轻把门带上。 4、递物与接物 （手势） 递物与接物是生活中常用的一种举止。礼仪的基本要求就是尊重他人。因此，递物时须用双手，表示对对方的尊重。例如递交名片：双方经介绍相识后，常要互相交换名片。递交名片时，应用双手恭敬地递上，且名片的正面应对着对方。在接受他人名片时也应恭敬地用双手捧接。接过名片后要仔细看一遍或有意识地读一下名片的内容，不可接过名片后看都不看就塞入口袋，或到处乱扔。第四条 行为规范：1、坚守工作岗位，不要串岗；2、上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情；3、办公桌上应保证整洁，并注意办公室安静；4、上班时间不要在办公室化妆；5、接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在办公区停留；6、使用接待室和会议室，要事先到办公室登记，一般内部事务不得随意使用接待室；7、不要因私事使用公司电话拔打长途，凡因私事打电话，发现一次罚款30元；8、不要在公司电脑上发私人邮件或网上聊天，发现一次罚款50元；9、不要随意使用办公室电脑，私客未经副总经理批准，不准使用公司电脑；10、所有电子邮件的发出，须经部门经理批准，以公司名义发出的电子邮件须经副总经理批准；11、未经副总经理和部门经理授意，不要索取、打印、复印公司及其他部门的资料；12、严格遵守考勤制度，违者按员工手册相关规定处罚；13、凡出远勤达一天以上者应填写领导批准的出差证明单；14、无工作需要