公文主题词应当规范化

-范文最新推荐- 公文主题词应当规范化 公文主题词应当规范化使用计算机实施文书档案一体化管理，要求公文主题词必须规范化。它是机关文书立卷、档案著录的基础，是机关文档一体化、标准化、自动化的重要内容之一，直接关系到文书与档案管理现代化的进程。目前，由于对公文主题词的标引尚缺乏统一的规范化管理，文、档主题词表要求不一，随意性和盲目性较大。加之有些行文者责任心不强，导致公文主题词标注不全、不准，甚至有不标注的现象，给文书立卷、档案著录带来不便，阻碍了办公效率的提高，减缓了计算机管理应用于文档工作的进程。一、公文主题词规范化的作用规范公文主题词对文档一体化科学管理起着重要作用。（一）公文主题词在文书立卷中的作用。过去行文时不标注主题词，文书立卷往往靠传统的方式按文件标题分类。由于有的文件标题对问题概括不够准确或概念不规范，文书在筛选酌定类别、拟写案卷标题过程中费时费力，不利于规范管理。而规范的主题词用于文献标引和检索，能具体反映文件的中心内容，在文书立卷分类和拟写案卷标题时，以主题词相关词语为依据，很容易确定不同类别标题的内容，即使是从事文书工作时间短，业务不是很熟的人，也能做好文书立卷的分类和拟制案卷标题工作。公文主题词在文书立卷中，对提高工作效率及质量，实现机关办公自动化，将起到积极的推动作用。（二）公文主题词在档案著录中的作用。档案著录标引工作费力、难度最大的环节，无非是主题词的选择。完成一张著录卡片，一般需要3-8个主题词。刚开始著录的人员，著录一张卡片对主题词的选择需要5-20分钟的时间（个别难度大的需要的时间更长），这是目前著录工作进展缓慢的主要原因。而依据公文规范的主题词著录标引，是解决这个问题最有效的方法。因为公文主题词的规范性，为档案著录中主题词的选择提供了正确可靠的依据，任何人只要掌握著录格式，明确著录项目，即可轻而易举地照录题词，完成著录工作，可以提高著录速度4-8倍，质量也能够得到保证。二、公文主题词规范化的对策（一）公文主题词表要统一标准。没有规矩，不成方圆。要做好公文主题词的选择，必须有统一标准的主题词表，文、档主题词表要统一，就是公文主题词表要与档案著录主题词表相一致，中央与地方统一执行一个标准的主题词表，杜绝随意和盲目确定主题词。（二）公文主题词的确定要严格把关。公文主题词的确定是一项具体、细致的工作，来不得半点马虎。领导要重视这项工作，应该反复强调，督促检查，严格把关。对公文的主题词选择不准、不完整、不标准的要及时纠正，绝不姑息迁就，将问题解决于平时工作中，严把公文主题词的选择关。（三）标引公文主题词的人员素质要高。公文主题词来源于文件，高度概括了文件的内容特征，充分反映了文件的主题思想。而选择公文主题词则是一项技术性、知识性很强的工作，不仅要准确，还要简短、扼要、醒目。这就要求公文的起草者要掌握公文主题词知识，有较高的业务水平和丰富的实践经验。同时还要有高度的工作责任心，切不可敷衍了事。只有这样确定的主题词才能做到有据可依，经得起推敲。 关键词是科技论文的文献检索标识，是表达文献主题概念的自然语言词汇。科技论文的关键词是从其题名、层次标题和正文中选出来的，能反映论文主题概念的词或词组。关键词是为了适应计算机检索的需要而提出来的，位置在摘要之后。早在1963年，美国chemical abstracts从第58卷起，就开始采用电子计算机编制关键词索引，提供快速检索文献资料主题的途径。在科学技术信息迅猛发展的今天，全世界每天有几十万篇科技论文发表，学术界早已约定利用主题概念词去检索最新发表的论文。作者发表的论文不标注关键词或叙词 ，文献数据库就不会收录此类文章，读者就检索不到。关键词选得是否恰当，关系到该文被检索和该成果的利用率。1 关键词分类 关键词包括叙词和自由词。? 1) 叙词指收入汉语主题词表、mesh等词表中可用于标引文献主题概念的即经过规范化的词或词组。2) 自由词反映该论文主题中新技术、新学科尚未被主题词表收录的新产生的名词术语或在叙词表中找不到的词。2 关键词标引为适应计算机自动检索的需要，gb/t 317992规定，现代科技期刊都应在学术论文的摘要后面给出38个关键词(或叙词)。关键词的标引应按gb/t 3860-1995文献叙词标引 规则的原则和方法，参照各种词表和工具书选取 ；未被词表收录的新学科、新技术中的重要术语以及文章题名的人名、地名也可作为关键词标出(自由词)。 所谓标引，系指对文献和某些具有检索意义的特征如：研究对象，处理方法和实验设备等进行主题分析，并利用主题词表给出主题检索标识的过程。对文献进行主题分析，是为了从内容复杂的文献中通过分析找出构成文献主题的基本要素，以便准确地标引所需的叙词。标引是检索的前提，没有正确的标引，也就不可能有正确的检索。科技论文应按照叙词的标引方法标引关键词，并尽可能将自由词规范为叙词。3 标引关键词应遵循的基本原则3.1 专指性原则一个词只能表达一个主题概念为专指性。只要在叙词表中找到相应的专指性叙词，就不允许用词表中的上位词(s项)或下位词(f项)；若找不到与主题概念直接对应的 叙词，而上位词确实与主题概念相符，即可选用。例如：“飞机防火”在叙词表中可以找到相应的专指词“专机防火”，那么就必须优先选用 。不得用其上位词“防火”标引，也不得用“飞机”与“防火”这两个主题词组配标引。? 3.2 组配原则叙词组配应是概念组配。概念组配包括2种类型：?交叉组配。系指2个或2个以上具有概念交叉关系的叙词所进行的组配， 其结果表达一个专指概念。例如：“喷气式垂直起落飞机”，可用“喷气式飞机”和“垂直起落飞机”这2个泛指概念的词确切地表达叙词表中没有的专指概念；“肾结石”可用“肾疾病”和“结石 ”这2个叙词表示一个专指概念。? (网中网友情提示：发表论文请选择正规刊物) 方面组配。系指一个表示事物的叙词和另一个表示事物某个属性或某个方面的叙词所进行的组配，其结果表达一个专指概念。例如：“信号模拟器稳定性”可用“信号模拟器”与 “稳定性”组配，即用事物及其性质来表达专指概念；“彩色显像管荧光屏涂履”，可用“ 彩色显像管”、“荧光屏(电子束管)”和“涂覆”3个词组配，即用事物及其状态、工艺过程3个方面的叙词表达一个专指概念。在组配标引时，优先考虑交叉组配，然后考虑方面组配；参与组配的叙词必须是与文献主题概念关系最密切、最邻近的叙词，以避免越级组配；组配结果要求所表达的概念清楚、确切，只能表达一个单一的概念；如果无法用组配方法表达主题概念时，可选用最直接的上位词 或相关叙词标引。 3.3 自由词标引下列几种情况关键词允许采用自由词标引。?a.主题词表中明显漏选的主题概念词。?b.表达新学科、新理论、新技术、新材料等新出现的概念。?c.词表中未收录的地区、人物、产品等名称及重要数据名称。? d.某些概念采用组配，其结果出现多义时，被标引概念也可用自由词标引 。自由词尽可能选自其他词或较权威的参考书和工具书，选用的自由词必须达到词形简炼、概念明确、实用性强。采用自由词标引后，应有记录，并及时向叙词表管理部门反映。?4 关键词的标引步骤? 首先对文献进行主题分析，弄清该文的主题概念和中心内容；尽可能从题名、摘要、层次标题和正文的重要段落中抽出与主题概念一致的词和词组；对所选出的词进行排序，对照叙词 表找出哪些词可以直接作为叙词标引，哪些词可以通过规范化变为叙词，哪些叙词可以组配成专指主题概念的词组；还有相当数量无法规范为叙词的词，只要是表达主题概念所必需的 ，都可作为自由词标引并列入关键词。在关键词标引中，应很好地利用汉语主题词表和其他叙词表，标引过程应该查表；切忌主题概念分析和词的组配有误；要控制自由词标引的数量。有英文摘要的论文，应在英文摘要的下方著录与中文关键词相对应的英文关键词(key words )。 英文题名和英文摘要是学术类和技术类科技期刊论文的重要组成部分,是国际间传播、学术交流与合作的桥梁和媒介,有其特殊的意义和作用。好的英文题名和英文摘要对于增加期刊和论文的被检索和引用机会、吸引读者、扩大影响起着不可忽视的作用。为了帮助读者撰写论文英文题名和英文摘要,本文总结了英文题名和英文摘要的基本要求及注意事项,以给读者提供参考和指导。 一、论文题名 1.英文题名撰写的基本要求 题名应简明、具体、确切,能概括文章的主旨,符合编制题录、索引和检索的有关原则并有助于选择关键词和分类号。中文题名一般不超过20个汉字,必要时可加副题名。题名中应避免使用非公知公用的缩略语、字符、代号以及结构式和公式。英文题名的首字母及各个实词的首字母应大写。 2.英文题名撰写的注意事项 除了以上基本要求,我们在写英文题名时还应注意以下几个问题。 (1)英文题名的结构。英文题名以短语为主要形式,尤以名词短语最常见,即题名基本由一个或几个名词加上其前置和(或)后置定语构成。短语型题名要确定好中心词,再进行前后修饰,要注意采用正确的单词顺序,形容词应与其所修饰的名词紧密相邻。 (2)英文题名中的冠词有简化的趋势,凡可用可不用的冠词均可不用。英文题名开头第一个字不得用the, and, an和a。 (3)英文题名中的大小写有以下3种格式:全部字母大写;每个词的首字母大写,但3个或4个字母以下的冠词、连词、介词全部小写;题名第一个词的首字母大写,其余均小写。 (4)中英文题名的一致性。同一篇论文,其英文题名与中文题名内容上应一致,但不等于说词语要一一对应。在许多情况下,个别非实质性的词可以省略或变动。 总之,题名的用词十分重要,它直接关系到读者对文章的取舍态度,务必字字斟酌。 二、论文摘要 1.摘要的定义 摘要又称概要、内容提要。摘要是论文主体的高度浓缩,它应该能提炼论文的主要观点,简明地描述论文的内容和范围,简短地进行概括和总结。摘要能让读者尽快了解论文的主要内容,以补充题名的不足,并为科技情报文献检索数据库的建设和维护提供方便。 2.摘要撰写的基本要求和注意事项 (1)不得简单重复题名中已有的信息,切忌把引言中出现的内容写入摘要,不要照搬论文正文中的小标题或论文结论部分的文字,也不要对论文内容作诠释和评价。 (2)尽量采用文字叙述,不要将文中的数据罗列在摘要中;文字要简洁,应排除本学科领域已成为常识的内容,应删除无意义的或不必要的字眼;内容不宜展开论证说明,不要列举例证,不介绍研究过程。 (3)摘要的内容必须完整,不能把论文中所阐述的主要内容、观点遗漏,应写成一篇可以独立使用的短文。 (4)摘要一般不分段,切忌条列式书写法。陈述要客观,对研究过程、方法和成果等不宜做主观评价,也不宜与别人的研究作对比说明。 (5)用第三人称。建议采用对……进行了研究、报告了……现状、进行了……调查等记述方式标明文献的性质和文献主题,不必使用本文、作者等作为主语。 (6)要使用规范化的名词术语,不用非公知公用的符号和术语。一般不用数学公式和化学结构式,不出现插图、表格。3.英文摘要撰写的注意事项 原则上,以上中文摘要编写的注意事项都适用于英文摘要,但英语有其自己的表达方式、语言习惯,在撰写英文摘要时应特别注意。 (1)英文摘要的时态。英文摘要时态的运用也以简练为佳,常用一般现在时、一般过去时,少用现在完成时、过去完成时,进行时态和其他复合时态基本不用。 (2)英文摘要的语态。一篇摘要很短,尽量不要随便混合使用语态,更不要在一个句子里混用。现在主张摘要中谓语动词尽量采用主动语态的越来越多,因其有助于文字清晰、简洁及表达有力。 (3)英文摘要的人称。原来摘要的首句多用第三人称this paper.等开头,现在倾向于用原形动词开头,如: to describe., to investigate., to study.等,行文时最好不用第一人称,以方便文摘刊物的编辑刊用。 4.英文摘要的常用句式 (1)回顾研究背景,常用的词汇有review, summarize, present, outline, describe等。(2)阐明写作或研究目的,常用的词汇有purpose, attempt, aim等。此外,还可以用动词不定式充当目的状语来表达。(3)介绍论文的重点内容或研究范围,常用的词汇有study, present, include, focus, emphasize, emphasis, attention等。(4)介绍研究或试验过程,常用的词汇有test, study, investigate, examine, experiment, discuss, consider, analyze, analysis等。(5)说明研究或试验方法,常用的词汇有measure, estimate, calculate等。(6)展示研究成果,常用的词汇有show, result, present等。(7)介绍结论,常用的词汇有summary, introduce, conclude等。(8)陈述论文的论点和作者的观点,常用的词汇有suggest, report, present, explain, expect, describe等。(9)阐明论证,常用的词汇有support, prov