公司XX年战略合作研讨会暨九华山VIP客户旅游抽奖答谢会议方案

公司XX年战略合作研讨会暨九华山VIP客户旅游抽奖答谢会议方案“*公司XX年战略合作研讨会暨九华山VIP客户旅游抽奖答谢会议”方案产品订货会是通路促销的重要方式，为继续巩固与提升我公司与渠道各一级商合作力度，进一步加深良好的战略合作伙伴关系，提高产品分销率，同时为更好的迎接尿素VE销售旺季，提前布局，确保销售任务完成。事业部决定于8月18日20日在安徽省九华山召开“*XX年战略合作研讨会暨九华山VIP客户旅游抽奖答谢会议”具体方案如下：一、 产品订货会类型：l 由流通事业部组织承办、邀请客户参与的专场产品订货会；l 优点：品牌传播力度大，信息干扰度低，订货靶向性强，订货量大；l 费用投入较大，组织要求高；二、产品订货会的目标：尿素VE销售1XX件，销售金额1500万元。三、订货会的组织流程：会前准备阶段：制定活动方案制订活动计划资料准备客户邀约会前动员、培训会议物料准备现场执行阶段：现场布置客户接待主题会议开始领导致辞现场抽奖、有奖问答会后跟进阶段：跟进情况报告活动总结客户跟进四、与会人员：l 客户：预计70家，客户总人数为140人左右；l 公司业务人员：l 总部服务人员：l 预计总体参会人员为*人左右五、会议筹备组：组 长：执行组长：接 待 组：会 务 组： 六、会前筹备计划：1、明确的活动目的及要求：l 品牌宣传、提升销售量、巩固客情关系；l 要求现场产品陈列尽量全面、有系统，体现品牌宣传目的；l 人员现场工作安排需全面、细致；2、活动主题及标语l*XX年战略合作研讨会欢迎您l*XX年VIP客户战略合作研讨会3、 会议时间、会议地点、主要流程内容安排：l 会议时间：8月18日 20日l 地点选择、主要流程内容安排：A. 18日：在*报到 ，发放手提袋，签到发礼品券；B. 19日:8:30分集合出发去九华山，预计12点到达，安排住宿、就餐，14:3017:30主题会议，18:30晚宴；C. 20日:8:30-15:30由旅行社安排游玩，15:30分返回，晚宴；D. 21日:客户返程。 E. 说明：a. 19-20日九华山宾馆、会场、旅游由旅行社安排，公司去人勘查后确定，保证高端大气上档次，并且费用适中；b.为凸显公司形象并确保此次会议热烈、圆满成功同时通过娱乐性活动增强会议的吸引力，建议聘请专业主持人进行现场主持并由礼仪公司安排演艺，安排专业培训和互动性节目等，如：有奖问答、抽奖等;时间分配要注意主次，建议先进行公司政策、产品等讲解，以提升会议形象、渲染会场气氛，最后进行有奖问答、抽奖等活动调节气氛；c. 详细介绍流程细节并明确各人分工:保证会议的准备与实施过程中的每一项工作都有专人负责、多人协助，每个人都有主要工作岗位和次要工作岗位。如会议当天，关于客户的接待工作，应由所属业务人员专门负责，公司服务人员协助；而业务人员的主要工作岗位为接待所属地区客户，次要工作岗位为协助其它人员接待客户、维持现场秩序与清洁等；4、 礼品包及奖品设置：l 奖品选择方案是活动方案的核心内容之一。按进货额度20万设置奖券一张，40万 奖券2张，以此类推；在18日报到时发放给客户。A. 奖项设置方法：一等奖 1名：二等奖 2名：三等奖 3名：鼓励奖30名：B抽奖程序、原则：1)抽奖券由业务员在主题会议前发放给各自客户;2)嘉宾公推各奖项号码、锁定号码后，抽奖按从小奖至大奖顺序进行；3) 所抽奖项大小按订货量大小决定。 C.有奖问答:奖品20元以内；D.礼品包：以宣传企业形象为主，礼品包的选择应考虑地方特色，如茶叶、地方特产、企业文化手册、主推产品赠品等，在主题会议后进行礼品发放；5、 会议食品：避免噪音过大、清洗复杂的食品，以静化会场环境、节约人力；可选用如饮料、剥皮水果等；6、人员着装要求等等：统一着装有利于企业形象的宣传，渲染会场气氛，同时也便于客户寻求帮助；7、制作工作进程表，确定各项工作具体负责人、完成时间与完成标准；8、费销比预算:l 合肥18日住宿晚餐、20日住宿晚餐预算：l 九华山19日-20日预算：l 礼品：l 奖金、有奖问答小礼品：l 预算总计：占总销售金%。七、主题会议具体活动计划：活动计划是对活动的准备与实施过程进行组织、推进、控制的重要文本，活动计划要求全面、严谨、细致、具体，并要有详细的时间表和明确的工作分工。活动计划的主要内容有：1、会议主题：*XX年VIP客户战略合作研讨会2、会议组织单位：*3、主题会议时间、地点、主持人： 主题会议时间：主题会议地点：主持人：主持人尤其重要，首先应选择善于把握活动节奏、活跃现场气氛、富有语言感染力的活动主持人；其次，会议主持人和活动组织者应分开，绝不能是同一人。4、会议活动细节流程：日期地点安排备注8月18日*报到公司接待、安排住宿就餐会议组接待8月19日*8:30集合，9点出发旅行社安排12:00到达安排住宿、就餐14:30主题会议开始、主持人致辞14:30-14:40董事长致辞14:40-14:50副总致辞14:50-15:00客户代表致辞15:00-15:30副总致辞、15:30-16:30抽奖、有奖问答16:30-16:40客户代表致辞16:40会议结束、领取礼品18:00晚宴8月20日*8:30-15:30游览*15:30-18:30安排住宿、返程八、准备相关资料：1、邀请函企业简介、主办单位、时间、地点、联系电话、联系人等；2、邀请函回执以利到会人数的预测统计；3、DM单采用公司产品手册4、线路提示便于客户清楚线路，确保邀请时准确沟通以及会议当天准时到达；5、订货单统一格式，便于财务统计，*月*日前由商务部统计完成收集工作；6、会议准备资料、物品：签到本、签到笔、有奖问答小礼品、包装袋、抽奖券、礼品券、礼品、红包、胸牌、水果、茶叶、矿泉水、相机、摄像机、投影仪、电脑、激光笔；7、其它活动道具组织具体活动的道具和活动现场的相关布置工具，如抽奖箱、横幅、指示牌、易拉宝、展架、产品包装盒等；8、会议PPTPPT应包括企业介绍、产品介绍、奖励政策介绍和活动内容介绍，在会议现场进行演示，以使与会客户对我公司活动有详细了解。9、准备文字稿开幕辞、主持稿、欢送词和各项具体内容的介绍辞等；九、现场活动工作细则会议的现场活动最为关键，把握现场活动的质量，将直接决定会议效果，现场活动需要从现场布置、现场接待、活动推进、抽奖节奏控制等方面进行把控。、现场布置应在活动开始前提前1天完成；1、现场装饰尽可能多方位地输出产品与品牌信息；l 注意品牌形象宣传：l 宾馆入口处用拱门、条幅、气球渲染外围气氛；l 会场四周、楼道贴上公司的宣传海报，会场里摆放易拉宝、X展架、堆头；l 产品尽量全面、系统、有条理地陈列在会场内或入口处，奖品陈列在主席台附近醒目的地方，摆放要错落有致、立体、丰满、生动、突出，适当用些泡沫块支撑、铺垫及彩纸装饰条幅、吊旗的悬挂；2、座位安排、会议食品摆放；座位按区域分开，在引导客户入座时更有条理性，同时便于所属地区业务员沟通跟进，节约会场时间。3、抽奖礼品、礼品包的陈列摆放；抽奖礼品、礼品包的陈列应醒目，如主讲台附近搭台摆放等便于客户即时发放；4、摄像、拍照、后期光碟工作；在会议未开始前期以及会议现场期间，全程进行摄像与拍照，两项工作应分别有专人负责，后期以客户为单位制作光碟发放。客户的迎接、签到与跟进；业务人员应在现场入口处迎接，引导签到，安排入座，1、如有嘉宾，需安排专人负责接待；2、客户接待工作的划分以业务员所属区域划分为主，公司后勤服务人员为辅；3、应安排适量人力做协助工作，避免有客户感觉被冷落；4、 提高客户到会率；及时与尚未到达的客户保持沟通；提高到会率，从而提高目标达成率；、现场工作1、主持人致辞；2、嘉宾致辞；3、副总致辞；4、客户代表致辞；5、主题培训；6、会议内容介绍；7、现场有奖问答；8、现场抽奖；9、其它活动等；十、会后总结及跟进工作细则一个综合性的会后评估可以总结整个订货会的利弊得失，为下次订货会及会后的跟踪活动提供宝贵的经验，为渠道与终端的规范管理提供帮助。 与会人员的评估：1、主要数据：邀请人数、签到表、就餐人数；2、分析内容：为什么有的客户被邀请了却没来；为什么有的客户来了但中途离开；为什么有的客户未被邀请却自己来了；3、分析的基础上找出原因，找到改进的办法。 对产品的评估 1、信息来源：订货单；2、分析内容：为什么有的产品没有客户订货；为什么产品的订货量不大；是产品问题，还是产品组合问题，还是竞品问题，还是奖励政策问题，还是季节因素；3、找出潜在因素，解决问题，满足需求；对渠道的评估 ：1、信息来源：签到表；2、分析内容：从签到表上的单位可以看出参会客户的都是哪些区域，哪类客户。通过分析，明白货物流向，找出渠道盲点，从而调整渠道结构，挖掘市场潜力；总结：1、会议销售总结：“机会点”：列出本次会议的做得好与欠缺的地