吉林传统文化会议执行方案

吉林传统文化会议执行方案（秘书组内部文件）后勤保障组协调人：付长义、常小红安保组 刘含胜 刘 军后勤组任鸿艳餐饮组 马静芝车辆组 盛海涛 王立新服务组 陈冬艳会务组 王宏志 易 红辅导组 郑秋松王冬冬接待组 付艳霞 李 芳场务组 赵卓丹 场控：麻雪梅医务：孔蓉爱 梁大夫库管：房务：采购：宁春华突发事件解决：财务：钟红梅 薛亚茹秘书处秘 书 长：大会协调： 徐小涵、宋淑芝、王志荣副秘书长：大会组委会主 席： 副主席： 吉林传统文化会议工作分工名单19各组大会所需制作、采购物料截止时间： 月 号秘书组主要工作项目完成时间工作内容完成情况负责人联系电话备注会议期间1、 大会各组工作的统筹，工作进度的督导 2、 大会礼品发放名单及内容的设定3、嘉宾关于参会问题的咨询和解答 4、大会进出文件的审核1、 邀请函的草拟、发放 2、 贵宾接待人员的管理和安排（每日接待就餐名单）3、 贵宾卡的席位座牌排序（以平面图方式表述） 4、 大会领导发言词的草拟（陈总、付总拟稿）5、大会工作流程的草拟与确定 1、 对外联络、协调 2、 嘉宾名单的整理：为保证来宾健康，刚动手术和心脏衰竭等来宾劝退。3、 嘉宾回执的发放、整理学员、老师、贵宾房间的分配 日提交至房务组，需考虑因素： 老师、政府领导的房间分配，需与大德老师、 商定，是否2人住套房？ 分配原则：一带一老学员带新学员、 打呼噜人员的分配； 单间分配原则：；文件的保管会议期间审核归档各个组的文案教务组流程完成时间工作内容完成情况负责人联系电话备注1、 大会课程表的安排与制定进行中会议期间2、 整个交流会的师资安排，讲课内容，课程时间根据大会组委会意图组织编排，保证时间安排合理，内容充实新颖，结合实际，教育目的明确。3、 每位授课老师课前，教务组要与之交流，沟通；掌握讲课要点。4、 听一下是否与大会主题相符合，利益大众。5、 如有与本次交流会主题不符合的地方应向大会组委会汇报，由组委会出面与其进行沟通，劝其改正。不能改换的，要换掉该发言课目。 6、 对会议临时决定更改的讲课内容，在最短时间内进行研究落实。 1、 对在大会上进行的分享发言人，因时间有限，要先听一下预讲，掌握时间，节奏。视内容与大会主题精神相符一致，才能进行安排分享。对增加的讲课分享内容，要逐人进行试讲，审阅内容，先由各组辅导员进行初选。2、 确定小组分享交流时间、内容、搜集交流情况3、 确定大会分享人员、内容、企业家与老师互动程序、内容、时间等对上台分享的贵宾分成两组，由 老师、 老师分别作为小组负责人，现教务组组员分别做为分享贵宾组辅导员，安排好会议期间分享贵宾的食宿、课件准备等各项工作，分组情况请 日提交秘书处一份。碰头会时间根据本组实际情况自定教务组全体成员每天碰头汇总一下情况，由组长 老师召集，并将会议记录汇报大会组委会准备室内升国旗的视频配合会务组提供送行语内容（ 个牌子）兼备选辅导员兼贵宾组辅导员晨练：弟子规及 老师安排国学文化长廊：提供国学文化长廊内容至秘书处，由秘书处确认后制作辅导员选拔、分组分享嘉宾分成两个组，由教务组人员带队，需增加贵宾组牌子 个？备注：服务组流程完成时间工作内容完成情况负责人联系电话备注1、 对辅导员的培训选拔（辅导员 号之前到达）报到时间 号截止。2、 号为车辆调度组接站人员进行培训。3、 日问车辆调度组把交通路线图和交通导引图交到服务组组长处，对服务组组长培训用。1、每位辅导员对本组学员进行熟悉了解并发出提示短信号开始温馨提示内容，由 老师编排完善后培训辅导员下发短信：（1）贵重物品可存放于房间内，放不了的存放在 ？（2）自带雨具：防止阴雨天。（3）提醒带一件厚衣服：避免阴天天气较冷。（4）带上休闲鞋和衣物：环境可以读诵弟子规（5）带身份证、2寸免冠照片一张。（6）接站咨询电话：2、每位辅导员要对整个学习生活环境了如指掌，包括交通信息、周围景观3、即时整理来宾回复的抵达情况交由秘书处（秘书处需统筹：车辆、餐饮等）1、大会温馨提示预演（时间）2、大会流程预演3、服务人员进驻酒店（安排人 ）1、报到、接待、入住及个人温馨提示2、协同接待处发放胸卡，资料袋、水杯等1、 每天一次辅导员例会（上午开课后二十分钟开始）2、 各组辅导员组织小组分享，并提供大会分享初选名单3、 对中途离开的 ？4、 日晚学习结束集体送行，组织后勤组人员配合（送行仪式 日晚彩排）学员离开送行（辅导员）总结 分享分组及房间对应重新修订时间安排：中午、晚上各调出半小时附： 房卡管理与领取（组长提前领到房卡，送老师到房间，会务组流程所有大会所需物料 日全部制作完毕， 日全部布置到位以备 日大会使用！完成时间方案工作内容完成情况负责人联系电话备注日全部到位大会视觉系统设计、制作1、 邀请函设计：大会组委会推荐的名单报秘书处 日 2、 主题背景板设计、制作（主会场 块） 3、 会场宣传展板设计、制作 （主会场: 块）4、 会场横幅设计、制作（主会场一个）5、 分组组牌设计、制作 （ 个）6、 接站牌设计、制作（个）7、 导视牌设计、制作（记者报到处、签到处、咨询处（未报名前来的学员）、缴费处、订票处、卫生间导视牌（由酒店提供）8、 一楼副板（导引图、协办单位）9、 演讲台展板设计、制作10、 演讲台的LOGO设计制作11、 会场提示牌设计、制作会场提示牌：手举式：请关闭手机2块；还有五分钟1块；时间到1块；请勿录像、拍照1块；安静4-6块；请勿吸烟2块；贴墙上：吸烟区2块；卫生间指示牌4块；放桌上：收款处1个；支架式易拉宝：订票处1个；签到处1个。12、 送行牌（内容、数量 个，找 沟通）13、 台卡（分组签到牌、餐桌牌、分组牌）14、 需增加贵宾组牌子 个？15、 会务组物资制作：门口对联：有朋自远方来不亦乐乎？课间休息茶水台前指示牌：勿停留请教务组提供国学文化一拉宝长廊内容至会务组印制，并现场布置到位16、 领导名单（名单由秘书组（ ）日提供）14、嘉宾挂牌及工作人员胸卡（200，个工作人员）的芯制作 15、记者证设计（ 个）需要提前提供媒体名单1、 分会场背板制作提示牌：左上角，温馨提示，右下角谢谢配合。日布置到位会场布置1、 主题背景板安装 2、 会场宣传展板摆放 3、 视频线路布置4、 舞台铺平4、 投影仪安装、摆放（需专业技术人员） 5、 演讲台摆放、演讲桌摆放 6、 演讲台花卉摆放7、 白板提前准备有人负责摆放 8、 导视牌摆放9、 空调是否可调温？现场调试，确保会议室内温度适宜日调试到位 音响、灯光布置1、 音响、灯光安装 2、 音响、灯光调试 3、 音响、麦克控制（2有线？，4无线9号电池，2鹅颈5号电池，2胸麦）4、 音频控制 5、 现场录音日全部调试完毕 月 日早升旗仪式（室内）1、音响、舞台（ 提供音响）2、视频光盘的准备4、升旗仪式总负责（杨树勤）由会务组、服务组共同协作完成现场执行会场控制1、 会议流程执行 2、 现场调控 3、 突发事件应急（应急预案：刘俊成 ）1、对讲机6个2、光盘备份多2份现场执行摄像、视频1、 拍摄脚本编制 2、 大会花絮拍摄 （摄像花絮、摄影花絮）3、 现场拍摄控制 4、 视频切换控制5、 集体照的组织工作：确定拍照位置，提前请安保将位置划出不再停放车辆，保证正常照相，20号运送器材至现场并摆位到位。21号照相，半径16米、64米。6、 证件照相：明确地点，指示牌？明确现场照相人员，能否当即打印出并制作完毕证件？月 日月 日化妆1、 嘉宾化妆 2、 老师化妆（ ） 3、 领读、现场秩序引导人员化妆 （黄芳） 4、 演员化妆（自理）月 日领读、现场秩序引导1、 会前领读（黄芳）2、 会后退场安排 3、 主会场会间温馨提示（ ）月 日迎宾晚会 1、演出的整体安排策划2、演职人员组织邀请3、现场花艺软装饰5、现场音乐设备及演出人员控制6、演艺人员化妆7、摄影（3人专业摄影人员）摄像（ 老师安排）8、于*月*日向酒店提供节目单，明确所需设备，同时将伴奏带一并给到酒店，酒店将自行刻录MD方便播放9、节目单串词：由 老师自行准备10、突发事件应急安保组流程执行方案执行内容负责人联系电话目的为了确保本次大会安全顺利地完成，根据组委会的要求结合酒店实际情况，制定本次接待安保方案。会场主楼安保措施1、 在会议主楼大厅入口，设有全天保安和登记签到处。所有进入会场主楼人员需凭组委会专发的工作证、嘉宾卡方可入内。2、 在会场入口，设专人核实出入人员的身份。3、 在大会主楼内设全天巡查人员。确保大会顺利进行、无干扰。安保方案1、 负责中心设施：锅炉房、配电室、信息中心、商务楼、外围及停车场的安全保卫工作；要求会议期间中心所有重要部门设施有相应的专人执勤，定点管理、监护。2、 主会场有六个门，每个人都要有人把守，每个门放2个人。3、 会议后勤保障组以及相关人员负责参会人员证件的检查工作，凭证件（证件上照片与本人一致）方可入场，负责生活区域、会议区域内部的管理巡视工作，善相劝，文明礼貌处理不正常事件。对于会场内外乱发传单、乱挂横幅等的予以制止，确保大会顺利进行。我方安保组向食堂安保 经理提供一份工作证图样。4、 演职人员由 老师、 协商，不需凭牌，由我方人员带队入场。5、 4-5名我方安保人员何时到位？具体负责的项目需与宾馆安保经理共同协商确定。6、 区域安保负责人安排制定会议车辆停放地点：所有会议小型车辆停放在商务楼前两侧停车划线区域内。中巴以上及大型客车、货车等特殊车辆停放在员工宿舍门口专用停车场内（特殊情况需请示批准）。7、 停车场设有岗位，安保人员必须制服佩戴整齐，按标准执行，认真执勤做好车辆出入登记。8、 夜间由中心值班经理及安保值班人员负责对夜间安全的控制，并安排安保人员对楼内楼外进行24小时安全巡视控制，确保会议期间来宾安全万无一失。9、 会议开始前，对商务楼、教学口各层以及会议室进行安全清检，对存在不安全隐患进行彻底清理整顿，24小时对各个区域进行巡视，提前控制好会议期间的不安全因素。10、 会议开始前，会议后勤保障组负责召集中心安保有关人员与会议服务人员见面开会（8名武警及我方安保人员？），做到双方相关人员互相熟悉、人士，以便于相互间的协调配合。11、 商务楼监控室对各个出入口24小时不间断监控录像，其他监控探头对楼内各个区域及时监控。12、 协助会议后勤保障组对无证人员、不受欢迎人员及其他无关人员进入会场劝阻，对破坏会议秩序、人身攻击、强行进入会场的不良行为坚决制止，强行劝离必要时采取报警措施。13、 会议期间根据会议后勤保障组的需要，中心加派12名安保人员在会场外围巡视，加强会场的安保工作。14、 日提交会议安保方案至秘书处。应急措施会议后勤保障组以及相关人员必须熟悉应急逃生通道和中心周围环境，当险情发生时，要沉着冷静听从中心安保人员统一指挥，带领参会人员快速有序地撤离危险场所。1、 紧急火警及应急预案：报警疏散灭火。人员撤离不得乘坐电梯。2、 打架斗殴扰乱会场秩序应急预案：会务组协调中心安保制止报警。3、 饮食安全应急预案：会议医疗保障人员会同中心医务人员组织实施抢救控制现场报警。4、 失窃应急预案：中心安保报警。宣传组流程完成时间工作内容完成情况负责人联系电话备注负责联系，落实交流大会所有嘉宾合影、冲洗、发放等事项，提交方案至秘书处。落实媒体名单。确定媒体通稿接送记者。招待交流大会当天到场的各大媒体记者，会前落实到场记者的联系电话。1、记者中午单间一桌吃饭收集会后各个媒体刊发的相关报道。 会议期间协助会务组做好相关文字宣传工作。会议期间协助接待组做好到场嘉宾及老师的接送、招待工作。提供服务者：记者报到处：1人 接待就餐组流程接待方案完成时间楼层用餐人员注意事项负责人联系电话备注贵宾休息室1、提前排定政府领导及贵宾名单（与付总及大惠老师商定）；2、预定贵宾休息室，以防当日无法定到，休息室中需摆放鲜花、茶点等；3、政府领导及贵宾到场后，引导客人先在此休息，待会议开始前进入会场；会议结束后先至此休息，到齐后引导去就餐；4、准备墨宝放在贵宾休息室5、准备檀香，去除室内异味老师休息室主要讲课老师老师课间休息室沙发等布置到位（小休息室可坐四五个人即可）贵宾雅间定*个贵宾雅间（为老师创造安静就餐环境）就餐通知工作人员提前30分钟吃饭餐饮组 通知订票联系酒店或定票处，为嘉宾、老师和工作人员提供订票服务，尽量在老师到达前沟通好订票流程：1、参会人员签到前一天完成所有准备工作。2、参会人员签到前一小时进入会场，进行最后的设备调式。3、报到开始后为已经报到的参会人员预订返程机票或火车票。4、票务工作人员要求：着正装，面带微笑文明用语，提供耐心周到的服务。5、所需准备工具：电脑（票务公司）、电源，网线，办公桌椅。餐饮组方案用餐地点： 时间工作人员： 早：6：006：30 中：11：1011：40 老 师 早6：307：30 中：11：5012：50 晚：18：0018：50工作内容：1、 负责酒店会议全程每餐食谱的制定，与酒店食堂管理人员协商，制定出每日三餐的食谱报会务组审查执行，需要特殊安排的，后勤组在接到秘书组的通知后方可调整（老师休息期间的粥点心等）。2、 伙食材料的采购根据制定的食谱由酒店组织采购，后勤负责人与食堂共同验收，保证材料的安全性。3、 根据秘书组每天早晚安排的情况通报，掌握参会人员数量的变化、饭菜质量卫生等问题的情况，安排饭菜的数量，尽量做到够用不浪费，改善存在的问题。4、 后勤组餐饮负责人每天至少一次与酒店厨师长就饭菜质量卫生等问题进行交流沟通，及时纠正存在的问题。饮食计划有效执行关键在于：晚会秘书组当天情况的通报。完成时间楼层用餐人员注意事项负责人备注报到时茶点报到时准备：茶水、小冷饮、点心、水果等，菜谱1、确定各级人员就餐餐谱等，并保证到位：义工：中、；学员；中老师：早、中、晚餐及休息时汤、粥、茶点；2、现场摆台平面图与酒店共同商议后确定；贵宾厅1、 安排1 组（贵宾组） 左右人2、志愿者（工作人员） 左右人1、 贵宾组由各组辅导员带队用餐2、 大会工作人员于开餐前一小时用餐。用餐顺序：一线工作人员（大会服务人员）先用，二线工作人员（企业家志愿者）后用餐。3、 主辅导员与嘉宾共同用餐二楼小餐厅1、讲课老师 人（内一桌）2、嘉宾轮流与老师交流、分享1、 引导老师按时就餐，并及时将人数增减变化通知 学长2、 学长根据人数变化与秘书组协调后通知总辅导员从一楼选力行较好者到二楼与领导一起用餐。3、 负责将就餐人数变化通知后勤保障组。以便及时掌握一楼就餐人数。4、 为保证老师休息，所有讲课老师单独在一房间，其余为一房间内二桌。5、 每天安排（ ）人（早、中、晚轮换），嘉宾到与老师及领导共同进餐，适当进行交流。（优先考虑各地带队者，或在当地力行优秀者）6、 贵宾中午回住处休息，由辅导员引领。1、 早餐由 陪同用餐。（重要领导、嘉宾约 人在贵宾厅用餐。（房间内分两桌）2、月 日安排老师及市领导（司机、秘书），重要嘉宾。（共 桌 ，共 人）3、月 日 月 日根据人数变化与秘书组协调后通知总辅导员从一楼选调力行较好者，与老师、领导一同用餐（共 桌，共 人）大餐厅1、大餐厅嘉宾就餐约900多人1、餐厅流水席2、餐厅由各组辅导员带队有序入内各组辅导员后勤组流程方案规范完成时间工作内容负责人联系电话备注房务组1、 物品摆放：水果、物品、叠被子（沟通宾馆服务到位）2、 根据秘书组提供的参会人员花名册，依据性别、年龄、属地等资料编制住宿总台帐、参会人员住宿安排表，房间的分配原则以学习小组为单元，由学习小组长统一落实安排。3、 所有的参会人员安排好住宿前，后勤工作人员要保证各个房间内设施完好生活、日用品摆放整齐（包括饮用水、小点心、水果等）4、 根据秘书组的安排，做好临时拆除电视机的工作，保证嘉宾专心学习、休息。5、 后勤工作人员保证住宿区域内的公共卫生的清洁，未经客人的允许工作人员不得擅自进入嘉宾的房间。生活用品的添加由大会服务人员统一安排（服务组提供数量：需提供的用品）。6、 后勤保证人员负责生活区域、会场的安全巡视保卫工作。7、 住宿计划有效执行的关键在于：大会秘书组提供的参会人员的花名册、编制的房间分配表及学习小组人员、组长姓名联络方式准确。8、 义工凭工牌入住，9、 每天制作当日学习精典例句，图文并茂放至房间。10、 课间茶点的准备，下课前即准备好。11、 会务费及押金收取流程：（1） 来宾签到12、 押金退还及开发票流程：（1） 辅导员在财务领取该组来宾的押金款，同时向财务签欠条一份，辅导员将收到的所有房卡和未退的款（原则上会全部退完）交至财务时，财务方退还欠条给辅导员。13、 辅导员提前向来宾统计需开发票的人员、户头、开票项目等，统一交财务，由财务开具发票后给到辅导员，由辅导员分别发放给来宾。房务巡查医疗保障1、 医务室根据大会所需应急药品和物品的准备；列出所购清单送后勤组长。2、 负责会中参会嘉宾的健康保障，会议期间24小时值班。3、 卫生防疫站测试： 配合检测，需与 联系确认对方到达时间、人数、有无设备，我方可用设备是：拱门式体温计、测温仪？我方需配合的工作是什么？4、 医务室地点： 房间？财务14、 人员组成：15、 财务所需硬件：（1） 验钞机；（2） 笔、电脑（自带）；财物管理1、 人员组成：2、 嘉宾住宿房间的安排，水果、点心房间会场的保管摆放16、 会议财物登记、记账、保管。采购需提供确定的采购清单至秘书处，贵宾老师：开心果 斤、腰果 斤、黑瓜子 斤、 、其他（小西红柿、苹果、梨、黄瓜、西瓜）女生卫生巾、会务纸巾、矿泉水 瓶大农夫山泉 瓶小农夫山泉采购双面胶*， 头花60个、成车的菜、衣服、礼品、护垫、水果、学习卡片、库管会议期间1、 进出物资的管理盘点。2、 戒严之前把东西拉至会场（水果等可分批到）。3、 老师提交秘书处：外边捐赠物资的清单。学习期间安全保卫会议期间1、 负责会场门口的安全保卫工作，限制无证闲杂人员的出入；登记临时无证人员进出会场详细身份资料，特殊情况及时向会务组报告。2、 后勤工作人员加强生活区域内的巡视察看工作，随时掌握进出人员预案的详细情况并记录在案。3、 负责生活区域内的公共卫生清洁工作；负责生活区域、会场的饮用水、点心、水果供应保管工作。4、 负责会场的清洁整理工作，要求在开会前半小时整理完毕后勤人员撤离会场，包括会中休息、中午晚上休息期间的清洁整理工作。5、 根据会务组调查统计的详细情况，掌握参会人员离开的准备时间、人数、交通方式等安排相关人员、车辆送站，贵宾离开的情况由会务组直接通知后勤组安排。会议结束负责物品的收缴、保管、搬运工作。突发事件解决会议期间1、 注意做好防火防盗、打架斗殴扰乱会场秩序的安全保卫工作，当险情发生时，要沉着冷静在及时报警的同时，组织引导人员迅速撤离险境，尽可能地保护好现场。2、 注意饮食卫生安全，一旦出现不良症状，立即采取正确措施组织抢救，不使情况进一步恶化，保护好现场。3、 做好防雨工作，提前随时掌握学习期间的天气变化情况。根据参会人数，确定车辆类型、数量及司机的配备并留有余量。大会财务决算书车辆组流程方案范围工作内容负责人联系电话备注接送时间接：接送地点成 员组长：副组长： （负责飞机场） （负责火车站）组员工作任务1、 报到时的接站工作，2、 会议中嘉宾的接送（因嘉宾住在酒店，所以每天早晚需专车接送）3、 会议结束后的送站工作，4、 会议中突发事件的应急用车（所需资源人：各企业志愿者司机，大会服务人员接站 名（男女）要求统一服装车：小汽车（确定车型/车牌号，司机姓名/电话号码、可使用时间、车况）物：接站牌*块（必须带举牌小棍）、鲜花、矿泉水、水果、点心、事先告知1、 一定提前请嘉宾、老师确认好姓名/性别/联系电话/航班号火车次号/始发站/到达时间等信息。2、 原则上接机（接站）时间3、 如确认好的信息有变动，马上通知辅导员，并及时通知会务组。接站1、 根据秘书组提供的参会者属地、人数到达吉林的交通方式，安排接站人员、车辆及接站负责人。接站负责人负责当次接站的现场领导工作。2、 负责人安排接站人员微笑高举引导牌，使到达吉林人员马上能够找到接站人。3、 接站人员接到客人后及时将客人及行李安全完整（不漏掉一人、一件）地引导接至车上；机场、火车站。4、 接站负责人在最后落实人员全部到齐后，立即电话通知大会秘书组所接到的实际人数、发车时间、车辆行驶的路线、预期到达时间。5、 要求：接站人员着装整洁，文明礼貌行鞠躬礼；接站车全程播放跪羊图等歌曲秘书处提供光盘，大堂餐厅背景音乐、；接站车备用温湿方巾为客人擦掉征尘；接站车备用小水果缓解客人旅途的疲劳。6、 根据客人到达的时间不同，安排客人的用餐。（安排餐厅 临时供餐 协调）7、 接站计划规有关键在于：大会秘书组及时、准确提供的参会者属地、人数、到达吉林的交通方式。8、 号出来确切车辆车位 领导车位提前预留。约 辆车9、 联系服务组 号对义工接站人员进行培训。流程根据秘书组提供的信息分类，按到达时间顺序