第四章前厅部服务与管理要点.ppt

,第四章前厅部服务与管理,前厅部，也称大堂部、前台部，是客人对饭店产生第一印象和最后印象的地方，常被称作是饭店的门面和橱窗。,第一节前厅部概述,一、前厅部基本工作职能,（一）销售客房这是前厅部的首要任务。（二）提供各类前厅服务,（三）联络和协调对客服务（四）管理客帐（五）处理及提供信息和资料,二、前厅部组织机构设置,（一）前厅部经理前厅部经营管理的最高责任人，受饭店总经理或房务总监的领导。,（二）大堂副理饭店管理机构的代表人之一，上级为前厅部经理。,（三）预订处（四）接待处（五）问讯处（六）收银处,（七）礼宾处（八）电话总机（九）商务中心,第二节前台销售服务与管理,一、前台预订服务与管理,客人在未抵店前向饭店预先提出用房的具体要求，称之为“预订”。,（一）预订的渠道与类别,1预订的渠道本人或委托他人预订；饭店集团订房系统；旅行社；独立的预订系统；饭店的代理商；会议组织机构；与饭店签订商务合同的其他单位等。,2预订的类别,（1）临时类预订客人订房日期与抵店日期非常接近，甚至是抵店当天的订房，饭店不给予客人确认。通常由总台处理。,（2）确认类预订,客人提前较长时间向饭店提出订房，饭店方有足够的时间给客人发出书面订房确认书，并答应为订房客人保留客房至某一事先声明的时间（一般为入住当天18:00）。,订房确认书：给订房客人答复订房已被接受的信函，起到一个契约文件的作用，标志着双方同意的商业行为已经发生。淡季不收取订金，旺季通常要求客人提前交纳订金。,（3）保证类预订,客人需要事先交纳订金（也可通过信用卡或订立合同等方式），饭店则必须为客人保留房间直至确认到店日的次日12:00。对饭店和客人双方都十分有利。,客人逾期仍未抵店，饭店从订金中扣除一定费用（通常为一夜房费）。客人按计划抵店而无房可住，则饭店负全部责任。,（4）等待类预订,指客房出租完以后，仍接受一定数量的等待类订房，若有人取消预订或提前离店，饭店优先安排等待类预订的客人。,（二）预订工作的程序,1通讯联系客人以面谈、信函、电传、传真、电报、电脑网络等方式向饭店提出订房要求。,2明确订房要求和细节,包括客人姓名、人数、国籍、抵离店日期及时间、预订客房数及类型、付款方式、交通方式、预订人姓名或单位及地址、电话号码等。,3接受或婉拒预订,依据客人预期抵达的日期所需客房的种类所需客房的数量住店天数及特殊要求,4确认预订,向客人发出书面订房确认书；复述订房的有关事项；申明饭店有关订房变更或取消的规定。,5记录、储存订房资料,按时间顺序和字母顺序储存。将原始订房单整理储存，并将订房单的内容输入电脑。,6预订取消或变更,填写预订取消单或预订变更单。将取消的订房资料归入取消类存档，将变更的订房资料与预订变更单汇总，按接受新的预订的程序处理。,7客人抵店前准备,做好预订资料的核对工作。每天将次日抵店的客人信息制表，并通知有关部门。,（三）超额预订,1什么是超额预订？即饭店在订房已满的情况下，再适当接受一些客人的预订，以弥补因预订未到、临时取消和提前离店等情况造成客房闲置的损失。,超额预订的关键掌握超额订房数量和幅度。按照国际饭店管理的经验，超额预订的百分比一般在515。,2超额预订过度的补救措施,当保证类预订和确认类预订的客人按期抵达后，饭店无房安排时，饭店负全部责任。具体措施如下：,（1）解释原因并赔礼道歉。（2）征得客人同意后，将客人安排到其他同类型的饭店，并提供交通工具和第一夜的房费。,（3）如客人同意，将搬回本饭店的时间告诉客人。（4）免费提供一次或二次长途电话费或电传费。,（5）临时保留客人的有关信息，以便向客人提供邮件和留言、查询等服务。（6）做好客人搬回本饭店时的接待工作。,二、前台接待服务与管理,（一）客房状态的控制建立合适的客房显示系统和保持正确的客房状态是做好饭店客房销售工作以及提高接待服务水准的前提。,1客房的基本状态,常见的客房状态可供出租状态（空房）、住客状态（住客房）、正在转换状态（走客房）、待维修状态、保留状态,几种需客房部注意并通知前台的房态：,外宿未归房携少量行李的住客房请勿打扰房双锁房,2客房状态的显示,采用电脑系统，在前厅接待处、收银处及客房服务中心配置联网的电脑终端机，各自通过操作终端机来了解掌握及传递有关客房状况的信息。,3客房状态的转换与核对,（1）换房的处理（2）离店日期的变更及延长退房的处理（3）核对房态,（二）接待入住工作,散客接待工作团队接待工作,1散客接待工作,（1）欢迎客人抵店（2）识别客人预订情况已办理预订手续的客人未办理预订手续的客人,（3）填写入住登记表并验证,填写入住登记表表明客人和饭店之间建立起了正式、合法的关系。国家法律对国内外客人所规定的登记项目：饭店运行及管理所需的登记项目：,注意事项,一般客人当场填写；已预订的散客，饭店可事先填写有关资料；已预订的贵宾、常客，接待员预先办好登记手续，只需其核对内容后签名并验证。贵宾通常享有在房内签名的特权。,（4）排房、定房价,最关键的是要了解客人的需求并尽量满足其要求。对预订客须遵守预订确认中的报价。填写房卡。,（5）确认付款方式,信用卡：影印信用卡签购单交收银处，告之最高赊帐金额。转帐方式：须得到饭店有关负责人的批准。现金：请客人根据实际情况预付款。,（6）完成入住登记手续,提醒客人寄存贵重物品等有关事宜；安排行李员引领客人进房；将客人入住的消息及时通知客房部。,（7）制作有关表格,填写最新接待客人记录单；调整客房状况表；制作客人帐单及填写客人到达通知单等。,2团队接待工作,（1）准备工作预排房间，同一团队的客人尽量集中安排。预先准备好钥匙信封、房卡、宣传册、团队用餐券等。,（2）接待团队入店（3）送客人入房（4）储存信息,（三）接待工作中常见问题的处理,1客人暂时不能进房请客人预先填写登记表上部分项目；提供寄存行李服务，或请客人去大堂吧；与客房部保持密切联系，尽快送客人进房。,2提供的房型、价格与订房客人要求不符,由于超额预订或其他一些原因，无法向订房客人提供所确认的客房时，应向客人提供一间价格高于原客房的房间，按原先商定的价格出租，并向客人说明情况，请客人谅解。,3客人入住后立即要求离店4客人入住时没有携带行李5住店客人要求续房,6重复排房7客人不愿登记或登记时有些项目不愿填写,三、前台销售的方法与技巧,掌握对客报价方法和销售技巧是做好销售工作的重要前提。,（一）报价方法,1高低趋向报价法针对讲究身份、地位的客人。强调客房产品带给客人的利益。善于用描述性的语言介绍客房。,2低高趋向报价法,对价格敏感的客人设计的客房报价法，即先报最低价格，然后逐渐报高价格。会使饭店失去很多获取最大利润的机会，但往往带来广阔的客源市场。,3交叉排列报价法,先报最低价格，再报最高价格，最后报中间价格。使客人有选择各种价格的机会。,4选择性报价法,即将客人定位在饭店房价体系中的某个范围，作有针对性的选择推销。一般报价不超过两种。,5利益引诱报价法,指对到店的已预订客人，采取给予一定附加利益的方法，使他们放弃原预订客房，转向购买高一档次的客房。要强调给予客人的附加利益，并不在原预订房和改换房之间作令人不愉快的比较。,6“三明治”式报价法,将价格置于所提供的服务项目中，以减弱直观价格的份量，增加客人购买的可能性。,（二）前台销售技巧,1熟悉掌握饭店的基本情况及产品的特点；2根据客人的特点大力推销；3重视利用推销附加服务的机会。,四、前台客帐管理,（一）客帐记录为散客建立个人帐户，为团队建立团体帐户（有特殊消费的客人也另立个人帐户）。客帐记录要求帐户清楚，记帐准确，转帐迅速。,（二）结帐服务,采用“一次结帐”。结帐方式：一是现金支付；二是用信用卡支付；三是使用企业之间的记帐单来支付。,客人离店结帐的基本程序,（1）收银处夜班人员下班前将预定当天离店客人的帐户抽出，检查应收款项。（2）客人要求结帐时，收银员微笑询问房号，找出帐卡，同时收回客房钥匙。,（3）询问客人在不久前是否接受过要付费的服务，并检查这些服务是否已经登帐。（4）向客人报告消费总数，开出总帐单，根据客人付款方式结帐。,（5）表示谢意，并欢迎再次光临。（6）将客人的登记卡、结帐单等各种凭据归类存档。,（三）夜间审核（四）营业日报表的编制（五）外币兑换服务,第三节前厅服务与管理,一、礼宾服务与管理,（一）迎送客人服务（二）行李服务（三）递送转交服务,二、问讯服务,（一）问讯与查询服务问讯员要熟悉掌握大量的信息。在接受客人的询问时，要做到热情、耐心、清楚、准确、快速，有问必答，百问不厌。,接待访客查询住客的服务程序：,为住客保密，不能轻易将住客的房号及住客的活动告知他人。1、询问来访者姓名及是否与住店客人有约在先；,2、通过电话将某人来访的消息告诉住店客人，经客人同意后，才能将房号告诉来访者。3、若客人不在房内，通过传呼找人等方式在店内寻找。如仍无法找到，向来访者建议留言，待住店客人回房时转交。,（二）留言服务,1访客留言服务访客留言单一式三联，第一联放入钥匙邮件架，第二联送电话总机房，第三联交行李员送入客房。2住客留言服务,（三）邮件处理,查找收件人顺序住店客人；预期抵店的客人；要求提供邮件转寄服务的客人；离店客人；即将办理订房手续的客人；未经预订直接抵店的客人；无法找到的收件人。,三、电话总机服务,1转接电话2叫醒服务（人工叫醒、自动叫醒）3回答问讯和接受查询,四、投诉处理,投诉是指客人对饭店提供的设施设备及服务活动的结果不满而提出的批评意见。饭店对客人投诉应持欢迎的态度。,（一）投诉内容的种类,1对设备的投诉2对服务态度的投诉3对服务质量的投诉4对异常事件的投诉,（二）处理投诉的基本程序,1认真听取意见保持冷静表示同情给予关心不转移目标,2记录要点,作为解决问题的根据。同时可以缓和客人的情绪，也表示饭店重视的态度。,3拟定解决方案,把将要采取的措施告诉客人并征得客人的同意。最好能告诉客人具体的时间。,4采取行动，解决问题,这是最关键的一个环节，必须认真抓好这一环节的工作。在执行的过程中，如发现什么意外情况，应及时告诉客人。,5检查落实并记录存档,与客人联系，检查核实客人的投诉是否已圆满地得到解决，并将整个过程写成报告，存档。,案例41：“解剖麻雀”,五、商务服务,传统商务服务：为客人提供电话、电报、电传、传真、打字等一般性服务。现代商务服务：进一步发展成为专门针对商务客人的全面、系统的服务。,商务服务规则,时间性强，各个服务环节讲究快捷的速度。不得向任何人泄漏与客人商务活动有关的内容。不得向客人多问对提供服