企业内部控制规范手册5.4.2--工程项目材料管理办法

542 工程项目材料管理办法内控制度名称工程项目材料管理办法执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1章 总则第1条 目的1规范对工程项目材料采购、收发、保管的管理。2确保工程项目材料100%符合相关国家规范及标准。3确保工程项目材料严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。第2条 适用范围工程项目承包合同中所指定的由建设单位供应的材料的管理。第2章 材料采购第3条 采购职责划分1项目部根据材料、设备的使用情况提出材料设备的需求计划，并根据实际情况追加材料的采购申请。2采购部负责汇总材料设备的各种需求，并根据采购需求开展采购活动。3质量管理部负责对各类材料、设备进行质量检验，确保所购材料设备的质量。第4条 采购范围1主材，包括水泥、钢筋、木材、预拌混凝土等。2装饰材料，包括饰面砖、饰面板、不锈钢制品、玻璃制品、铝合金制品、罩面板、涂料等。3水电安装材料，包括消防及电气设备、电气主材、需求量较大的辅材。第5条 编制采购计划1公司项目部向采购部提供材料采购需求信息，采购部对项目部提供的材料需求信息进行汇总，据以编制材料采购计划。2项目施工图纸出齐后7天内，采购部应要求施工单位上交材料使用计划，如有需要另附尺寸图纸，同时考虑材料的供应周期以及公司材料的库存情况，确定是否需要进行临时采购。如需采购，由采购主管编制材料临时采购计划。3材料采购计划和材料临时采购计划报总经理审批签字后交采购部实施采购。第6条 采购方式1非招标采购（1）一般材料采购实施非招标采购，采购部对供应商和所需材料进行调查，并编写调查报告经部门经理审核后，由总经理签字予以确认，采购部主管负责联系非招标采购的供应商，并进行谈判，代表公司签订采购合同。（2）在材料采购合同签约之前，采购主管以及项目部材料员必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。检查项目包括以下几个方面的内容。 检查进场材料的品牌是否符合合同要求。 检查材料的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。 检查材料的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。 检查材料是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。 检查合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。 检查材料的产品保护措施是否到位。 检查材料的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由主办工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同的规定处理。 对关键材料的关键生产加工过程，采购主管须会同质检工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。 检查材料的数量是否符合合同要求及供货计划要求。 检查材料的存贮及堆放是否符合有关规定和要求。2招标采购（1）采购部会同项目部、工程部以及其他相关部门成立招标领导小组，全面负责材料的招标工作。（2）招标领导小组根据招投标程序对投标供应商的资格进行预审。（3）招标领导小组通知通过预审资格的投标方参加评标活动。（4）招标领导小组组织内、外部专家进行评标，召开评标说明会。（5）招标领导小组确定中标供应商，发出中标通知书并就合同条款的细节内容同供应商进行谈判。（6）采购部代表公司同中标供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实。第7条 所有采购材料应在签订合同之前预留20天的合同审批时间，20天的招标时间。第8条 本公司材料员、施工单位材料员检查进场材料与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留至工程竣工及保修期结束。第9条 材料验收1材料的检查、验收工作必须做到100%，经采购部采购主管验收合格后方可支付材料款。2对每次采购合同的执行和验收情况填写“材料进货质量、进度统计表”，并进行汇总保存，以备供应商参考。第3章 材料保管第10条 保管的目的在于规范材料保管的流程和要求，防止材料变质和损耗，以节约成本。第11条 材料验收入库1对入库材料的品种、规格、型号、质量、数量、包装等要认真按照有关标准严格验收核对，做到准确无误。2入库材料验收应及时、准确，不能拖拉，尽快验收完毕。如有问题要及时向采购人员反映，以便尽快解决。3材料验收合格后，应及时填写“入库验收单”，同时核对发票、运单、明细表、装箱单及产品合格证，核对无误后入库签字，并及时登账。第12条 材料出库1材料出库应遵循先进先出的原则，及时审核“发料单”上的内容是否符合要求，核对库存材料是否准确，做好材料储备工作。2按“发料单”上的品种、规格、数量准备备料、复查，以免发生差错，做到账实相符。3按照材料保存期限，对于快要过期失效或变质的材料应在规定期限内发放，对能回收利用的材料尽可能加以利用，回收后的剩余材料，手续不符合要求的不得出库。第13条 材料保管保养1根据库存材料的性能和特点进行合理储存和保管，做到保质、保量、保安全。2合理码放。对不同品种、规格、质量、等级的材料都要分开，按先后顺序码放，以便先进先出。3材料码放要整齐，需要进行防潮处理的材料要上盖下垫，注意防火、防潮，易燃材料要单独存放，所有材料要明码标识，搞好库区环境卫生，经常保持清洁。4对于温度、湿度要求高的材料，做好温、湿度的调节控制工作，高温季节要防暑、降温；梅雨季节要防潮、防霉；寒冷季节要防冻、保温。5要经常检查、随时掌握和发现材料的变质情况，并积极采取补救措施。6对配件定期进行涂油或密封处理，避免因油脂干脱使性能受到影响。7定期盘库清点，做到数量清、质量清、账表清。第4章 材料领用和回收第14条 建筑与装饰材料、设备维修使用的材料和零部件的领用办法1由施工班组长或维修人员到仓库填写领料单，经材料员仔细核算签字后交仓库管理员发放使用。2因施工急需来不及办理入库手续而急于领用的材料经材料员、采购主管确认，仓管员进行登记后，由施工班组长在仓库办理借用手续后直接将材料设备运至现场使用，仓库管理员在三天之内补办进出仓手续。第15条 劳动保护用品的发放办法由施工班组长提出，项目经理批准并经材料员核实后，由仓库管理员办理领料发放手续。第5章 附则第16条 本制度由采购部制定并报主管副总审核和总经理审批后执行。第17条