会议管理教师手册

会 议 管 理 学习目标： 学习目标： 1 知道有效会议的原则，学会使用会议组 织工具 2 工作中运用会议管理管理会议 - 1 - 互动测试：（见附件一） 1、提问：你会开会吗？（请做一个问卷调查，给自己打分） 1我让发言者讲完他们的观点后才发言 A 1 B 2 C 3 D 4 2当我发表一个主张或观点时，我是自信的 A 1 B 2 C 3 D 3我出错时，我能承认 A 1 B 2 C 3 D 4 4我紧张时能控制自己的语调 A 1 B 2 C 3 D 4 5的身体语言显示自信 A 1 B 2 C 3 D 4 6每次参加会议我穿的得体 A 1 B 2 C 3 D 4 7上我 仔细倾听他人说些什么 A 1 B 2 C 3 D 4 8为所参加的每次会议作好全面的准备 A 1 B 2 C 3 D 4 9 我仔细回顾以前的备忘录 A 1 B 2 C 3 D 4 10 我预先调查其他与会者的看法 A 1 B 2 C 3 D 4 11 出席会议前，我知道我的目标是什么 A 1 B 2 C 3 D 4 12我与其他会议着拥有共同的目标 - 2 - A 1 B 2 C 3 D 4 分值 1224分：需要全面注意你的技巧。当你参加会议时，始终要有明确的 目的，并争取达到目标 2536分：你在会议中表现得比较好，但某些技巧需要进一步改进 3748分：在会议中你表现得较好，但不要自满，继续为你参加的每个 会议作好准备 一、会议成本： v 提问: 1、会议有成本吗?主要包括哪些成本? 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本 是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲 视之。 会议的时间成本 直接的会议成本 - 3 - 效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理 效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率 损失成本包括以下3种情况 - 4 - 二、会议理由 1、提问：什么情况下要开会？哪些情况下不开会？ 举行任何一个会议，从根本上讲都必须有明确的理由。如果会议不能进行最有效的沟通，那么就没有必要把大家召集在一起。 提供一些常见的开会的理由： n 需就某项决策达成一致，或者决定团队的行动方针和计划 n 帮助某个人作决定 n 情况通报 n 获得或收集信息 n 解决需不同部门成员协调的问题 n 消除组织内成员的抱怨和牢骚 n 讨论新的构思，或创造新的想法 有些情况下是可以不开会的 n 只涉及个别成员的主题，可以一对一处理 n 你没有时间准备会议（组织者或参会者） n 有一些更有效的交流方式，如E-mail、备忘录、电话等 n 拟议事项已经很明确或决议已形成，并获得广泛、一致的理解 n 能有适当的人选有效的解决问题 - 5 - n 估计不会有结果（如参会者不适当，主要决策人员没到位，观点 对立较强烈，相关人员正处在火头上，会议易受干扰，参会者没 有积极性） _ 作业一 v 召开一次会议 v 议题：厘清ABC公司管理人员的角色 v 要求：设立一名观察员,观察会议召开的效率及问题 v 时间：控制在20分钟以内 v 描述会议召开的整个过程效率及问题及会议结论要点： _ _ _ 辅导员点评： _ - 6 - 案例分析： 李林是个非常平和的人，他总是随时准备平息部门内部的各种战争。每次开会要部下讨论某项问题并需要达成一致时，这似乎就是一场战争开始进攻的信号，一组将提出计划，而其他组就要驳倒对方的计划。有些人会抛出一些想法，然后每个人都参加一场小冲突的开始，随后，“没有俘虏，消灭敌人”的战斗将是产生决定的主要手段。当他的部队最后达成协议时，李林已经精疲力竭了。而另一方面，的战士们似乎更加精力旺盛，继续向前，准备下一战役（当然是一体而已），他如何可以阻止战斗？他曾考虑过设置讨论的时间限制；或者站在某一方的立场上；或者干脆他自己做出决定。终归。他不能让这种折磨人冲突继续下去了。你说能行么？提出一些建议？我们刚才的会议有没有这种现象？ 会议的陷阱 有 2/3的会议，往往不能达到本来的目的，而且50%的时间被浪费在那些无用的会议中，其主要原因是： u 会议前期准备不充分（人员、场地等安排不妥） u 会议缺乏明显准确的目标或意图 u 没有组织好会议计划 u 低效率的会议程序 u 缺乏控制 u 会议没有结果或结果没有被实施 - 7 - 小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。 很多公司往往由于以下原因，开会效率低下： v 公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周 五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。 v 许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命， 甚至得延后或放弃参加其他会议。 v 有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根 本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关 系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。 - 8 - 2、会议效率不高的原因及具体表现 项 次 原因 具体表现 （1） 时间 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘， 无心开会。 （2） 地点 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断， 无法正常进行。 （3） 开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无 的参加者。 （4） 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻 子跑，无法达到会议意图。 （5） 参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引 退，致使会议失败。 （6） 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而 无成效。 （开会的原因、目的和开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆 （7） 7 结果 不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 ） 3、如何进行有效的会议 高效会议的八大特征 - 9 - 五、会议规范 v 会议时间安排的规范 上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。 上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。 上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。 下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。 v 固定的会议流程规范 固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： v 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介 绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。 v 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。 具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动； 总结。 v 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。 v 两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。 所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟 - 10 - 踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。 v 会议规范本身。 会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款： v 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有 参会人的开会时间。 v 超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 v 所有与会者都要准备在会上发言。 v 准时开始，准时结束。 v 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 v 所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重 要，需特别注意。 v 意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 v 会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 v 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 v 必要时请第三方监控，以保证会议质量。 如何进行有效的会议 提供一些基本要素： n 充分的准备：4W要素（Why、When 、Who、 领导、主持人、记录 Where ），座位安排、准备会议用品及资料语 n 明确的目标：会议目标应现实、集中、易于评估 n 有一会具有相关技巧的会议主持 n 会议应准时开始和结束 n 遵循事先安排好的会议议程 n 就某项行动作出决定，并对今后的进程达成一致 n 跟踪会议决定的执行情况 - 11 - n 议题转换前先作出决议 n 全体参与，百家争鸣 n 澄清议题中的限制条件，如上级的决策 ，资金的限制等 作业二 v 召开一次会议 v 议题：ABC公司管理人员应当如何培养？ v 要求：遵循有效的会议准则,填写提供的附件1与附件2的表格 v 时间：控制在20分钟以内 v 共享提供的附件2与附件3的表格，呈报会议结论要点： 案例分析： 张心又刚刚从另一个会议脱身回来，这个会不是在会议室，而是在火车站开的。他非常沮丧的写下了实际发生的、他不得不执行的时间日程当然这个时间表于原来制定的相差甚远。 日程安排表 关于第二阶段问题作决定的会议和新产品开发项目的行动计划 10:00 a.m.12:30 a.m. 五月12日，星期一上午 第一会议室 10：00-10：15 李明和王丽到达，聊天，喝咖啡 10：15-10：20 李华，张可和李立到达，在休息室中谈论新的椅子 10：20-11：05 张可利进入，这是会议开始，（虽然已经通知何明，他仍 然未到），我们讨论主要的四个议题，并做出决定，首次 第一个议题的行动步骤 11：05 张可利记起来他还有另一个会议，就离开了 11：07-11：10 何明到达，又离开座位去找咖啡，然后返回 11：10-11：20 向何明报告他来之前的45分钟期间讨论的总结。（何明 尚未阅读日程安排表，也未阅读上次会议之后分发给他 的会议报告） 11：20-11：30 何明提出了对四个决定中的两个反对意见，提醒大家该 项目的目标。然后退出。王丽也离开了 11：32-11：40 我和李华，张可、李立、李明讨论下一步怎么做 11：40-11：50 我和李立打扫卫生，擦桌子收拾咖啡杯 - 12 - 张心知道他需要做些事情是这些会议更有效率，但是，是否可以强迫他们，尤其他的上级准时出席，遵守日程安排呢？ 这个会议存在哪些问题？日常中的会议是否有这种现象，你应当如何改善？我们需要一些会议工具么？ 这个会议存在哪些问题，日常会议中是否有这些现象，你认为应该如何改善。 提供相关表格、工具以及会议技巧，见附表： A 会议（日程）通知单 附件二： 会议通知单 会议主题： 日期和时间： 位置： 地点： 目的Purpose: 目标Objectives: 日程议题 关键人物 预计时间 - 13 - 附件三： 行动及交流计划表 在会议中填该表，以跟踪讨论的议题及作出的决定。会后，仔细汇总该 表，分发给所有与会人员及其他与会议决定有关部门者。 会议主题： 参加者： 目的Purpose: 目的Objectives: 日程议题 #1： 引出的话题/观 点： 决定或建 议： 日程议题 #2： 引出的话题/观 点： 决定或建 议： 日程议题 #3： 引出的话题/观 点： 决定或建 议： 日程议题 #4： 引出的话题/观 点： 决定或建 议： 会后需采取的行动项目 需完成的任务负责人 期限 - 14 - 会议技巧 主持人 注意自己的参与程度，不要成为讨论的独裁者 让沉默寡言，害羞的同事也发言，同时控制插话者和独裁者 鼓励、正面对待每个人的问题 及时防止某些人对别人武断的指责和攻击 强调已达到的共同点，防止不断推翻已达成的决议 在白板纸上作记录 当你感受到某个人要发表意见时，应以目光接触以示鼓励 从简单议题到复杂 处理问题的技巧： 早 退 会议开始询问是否有早退 调整会议日程 纠缠 在白纸上指示他们有贡献的论点 告诉他已经了解他的问题 提议今后单独讨论 找茬 要求成员提出有价值的意见 告诉找茬者有时间让他发表意见 及时制止 劝其离开 激动 认可及引导 - 15 - 会议休息交流其行为对整个会议的影响 提出要求，控制自身行为 作其他事情 提出与大家都相关的问题 会议休息与其交流 会议开始时重申规则 耳语 提醒集中注意力 分享讨论问题 会议休息交流其原因 独裁者和万事通 站到其座位旁边 感谢其贡献，并邀请其他成员发言 改变成员角色，并请求他们耐心听取别人的意见 沉默 找出沉默的原因 询问一些容易得出结论的问题，并加以鼓励 休息与其交流 跑题 经常小结，利用白板纸和日程表进行重点记录 提示议题的转换 结束会议要点 n 总结会议的内容及取得的成果 n 承诺跟踪计划的执行 n 强调分享不同观点的重要性 n 恭祝会议的成功 n 感谢大家的参与和贡献 - 16 - 作业三 v 召开一次会议 v 议题：制定江淮摩丁公司管理人员培养制度 v 要求：遵循有效的会议准则,设立一名观察员,观察会议召开时运用了哪些 会议技巧 v 时间：控制在20分钟以内 v 共享会议召开时运用了哪些会议技巧,呈报会议结论要点： v _ _ _ 课程小结： 卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么，也知道会议 的目的是什么或应该是什么。他会自问：我们为什么要召开这个会 议？是为了某项决策？是为了宣布什么？还是为了澄清我们应该做 些什么？他会在事前想清楚会议目的，想清楚要求什么报告，以及想 清楚简报的用意。他一定坚持开会必须真正有所贡献。 有效的管理者在会议开始时，会先说明会议的目的和要求达成 的贡献。同时，他还要设法让会议紧紧围绕着主题。他绝不会使会议 成为一次摆龙门阵的机会，任大家随便发言。当然，如果会议的目的 是激发大家的思想和创见，他也不会仅让某一个人滔滔不绝。他会刺 激每一位与会人员的发言兴趣。但是在会议结束之前，他会回到开场 所介绍的主题，使会议获得的结论与主题相符。 - 17 - 附件1：自测题 （请做一个问卷调查，给自己打分） 1我让发言者讲完他们的观点后才发言 A 1 B 2 C 3 D 4 2当我发表一个主张或观点时，我是自信的 A 1 B 2 C 3 D 3我出错时，我能承认 A 1 B 2 C 3 D 4 4我紧张时能控制自己的语调 A 1 B 2 C 3 D 4 5的身体语言显示自信 A 1 B 2 C 3 D 4 6每次参加会议我穿的得体 A