武汉广播电视总台专业设备类固定资产管理系统

武汉广播影视局固定资产管理系统设计技术探讨郑翔，陈阳正祥：博士后，武汉广播、影视局副局长，首席工程师；陈阳，武汉广播电视台总工副主任，工程师。(湖北武汉建设大道622号武汉广播影视局)一、序言固定资产是生产和运营中单位/公司使用或控制、寿命长、单位价值高、使用过程中不改变物理形态的经济资源，固定资产管理是一个单位日常管理的重要组成部分，是保证各项工作顺利进行的重要物质基础。固定资产数量多，种类多，价值高，使用周期长，使用位置分散，管理很困难。我们现在使用的固定资产管理软件、设备本身编码输入方法执行资产数据库管理，虽然手动会计方法的问题已解决了很大一部分，但大部分系统采用手动输入数据的方法，不仅速度慢，容易出错，而且资产管理的资产实物和索赔信息部分分开，难以满足科学管理的需要。主要表现在以下方面：1、没有统一的编码规范，设备查询等管理工作不容易；2、依靠手动输入的管理方式，大量的管理文件、大量的盘点工作、大量的人力物力，固定资产的历史运行和资产统计工作也很困难；3、由于设备在不同部门之间流通，所以不容易知道每个资产在哪里，也不能快速查询哪个部门有多少资产。账户、卡、材料管理难以满足现代管理的要求。4、一般耗材(例如耗材)无法进行转移、租赁、维修等跟踪和回收管理，也没有IT系统支持方面的工作流程。5、资产报废处理不及时，折旧计算复杂、准确性差，导致固定资产流失。6、整个设备没有集成徽标。为了加强资产管理提高内部管理水平，充分研究和分析武汉广播电视固定资产管理的业务需求，引入工作流依赖，依靠集成编码，依靠在线管理的条形码技术，实现固定资产的条形码管理。实现资产的信息管理，解决资产管理中经常出现的实物和会计科目不一致的情况，减少管理中固定资产管理的盲区，实现固定资产生命周期和使用状态的全面跟踪，提高库存工作的效率，同时保证信息流和资产实际物流的响应，使整个单位的资产使用更加方便、全面。二、固定资产条形码管理系统的关键技术固定资产条形码管理系统除了使用一般数据库管理软件进行二次开发外，还依赖以下两项关键技术：1、条形码技术条形码是计算机应用程序生成和发展的自动识别技术，是根据特定编码规则将线和空格组合在一起的符号，表示特定字母、数字等数据。识别使用条形码读取器进行扫描，然后具有转换为线、空格对应的电子信号集的高光反射信号集，解码后返回相应的门牌号，并传送到计算机。条形码识别技术相当成熟，读取错误率约为百万分之一，初始读取速度超过98%，是高可靠性、快速输入、高准确度、低成本、广泛使用的数据自动收集技术。条形码技术是迄今为止最经济实用的自动识别技术。条形码技术具有以下优点：1)制作容易。条形码标签易于制作，对印刷技术设备和材料没有特殊要求，扫描识别设备操作容易，不需要特殊培训。确定准确。键盘输入数据错误率为三百分之一，使用光学字符识别技术的错误率为万分之一，使用条形码技术的比特错误率不到百万分之一。3)信息收集速度快。条形码输入速度比键盘输入快5倍，实现“即时数据输入”。采集信息量很大。传统的一维条形码一次可以收集数十个字符的信息，二维条形码可以传送数千个字符的信息，还可以使用特定的自动纠错功能。通过选择基于多种代码的条形码提高字符密度，可以将收集的信息量加倍。5)灵活实用。条形码符号可以单独用作识别手段，也可以与识别设备一起配置系统以实现自动识别，并与其他控制设备相关联以实现自动管理。如果设备不能自动识别，也可以手动键盘输入。6)自由度大。标识设备相对于条形码标签的位置的自由度远远大于光学字符识别(OCR)。条形码通常仅在一维方向显示信息，用相同条形码符号标记的信息是连续的，因此，即使标签上的条形码符号在条的方向部分不完整，正常部分也可以读取正确的信息。7)设备结构简单，成本低。条形码符号识别设备结构简单，操作方便，不需要专业培训。与其他自动识别技术相比，条形码技术的推广和应用成本较低。2、射频识别技术RFID是Radio Frequency Identification(射频识别)的缩写，自20世纪90年代起出现的自动识别技术radio frequency identification(射频识别技术)使用射频信号合并空间(交变磁场或电磁场)射频识别系统必须至少包括以下两个部分：读取器、电子标签(或RF卡、转发器等)。天线，主机等也要包括在内。RFID系统在特定应用过程中的系统配置因应用目的和应用环境而异，但是从RFID系统的工作原理来看，系统通常由信号发射器、信号接收器和发射接收天线的多个部分组成。根据RFID系统执行的功能，RFID系统大致可以分为四种类型：EAS系统、便携式数据收集系统、网络系统和定位系统。1)EAS技术电子设备服务(Eas)是一种RFID技术，设置在必须控制货物出入的门上。这种技术特征是，未经授权的人在这些场所非法携带物品时，EAS系统发出警告。应用EAS技术时，如果首先在物品上贴上EAS标签，然后正常购买或合法移动，则在结算中通过特定设备禁用EAS标签后，可以取走物品。EAS设备通过包含EAS系统的入口时，自动检测标签的活动性，并发现活动标签EAS系统发出警告。2)便携式数据采集系统便携式数据收集系统是使用带有RFID读取器的便携式数据收集器收集RFID标签的数据。此系统非常灵活，适用于不应安装固定RFID系统的应用程序环境。手持阅读器(数据输入终端)在读取数据的同时，通过无线电数据传输方式(RFDC)将数据实时传输到主计算机系统，或者暂时将数据存储到读取器中，以便一次性传输到主计算机系统。3)物流管理系统在物流控制系统中，固定布局的RFID读取器分布在给定区域，读取器直接连接到数据管理信息系统，信号发射器在移动，通常安装在移动的物体、人的上面。当事物和人通过领导者流动时，领导者自动扫描标签上的信息，输入数据管理信息系统的存储、分析、处理，控制物流。4)定位系统定位系统用于加工系统中的定位自动化和对车辆、船舶等的定位支持工作。读取器放置在移动的车辆、船或自动管道上移动的材料、半成品、成品中，信号发射器嵌入生产环境的表面下。位置识别信息存储在信号发射器中，阅读器通常通过无线或有线连接到主信息管理系统。在上述四个功能中，固定资产管理系统通常使用便携式数据收集系统。三、使用条形码技术实施策略的固定资产管理系统由于固定资产使用处分散的特点，固定资产条形码管理系统方案以物理管理为基础，条形码技术的应用为特征，将每项新购买的资产的相关数据输入计算机后，计算机自动打印出不连续性条形码，条形码的内容包括固定资产名称、购买日期、保管部(使用处)等。在固定资产实物上附加条形码将为固定资产使用部门和盘点提供极大的便利，因此，盘点人无需记录资产代码，验证帐簿进行盘点，可以通过专用条形码识别器在固定资产上读取条形码，将条形码信息自动存储在条形码识别器中。条形码机可以存储大约5万个固定资产的代码，库存速度提高了90%以上，同时避免了反复盘点或错误的磁盘。条形码阅读结束后，通过条形码识别器和计算机连接，快速获取资产的实际情况，通过组合查询，立即了解资产短缺、过剩等变化。通过高级条形码技术，全面准确地监督购置、确保、转移、盘点、维修、报废等固定资产实物，并与资产类别统计等报告一起实际匹配“帐户、卡、物”具体的实施方法包括：1、根据本设备的特性，为每个现货授予唯一的条形码id。2、取消手动写入或在普通打印机上打印的固定资产标签。基于原始固定资产代码，使用条形码符号标记固定资产编号，使用专用条形码打印机打印特殊介质的固定资产标签，使用防水、防油污染、防撕裂PET标签纸确保固定资产标签长期保存和明确。3、将带有条形码信息的标签粘贴到固定资产上。4.利用便携式数据采集系统横扫固定资产条形码标记，解释这个条形码，准确识别每个实物。自动存储确定的物理详细信息，并将其迁移到计算机固定资产管理系统数据库中，以正确完成相应的物理盘点工作。传统的手动清点不可避免的错误磁盘、刷新和回扣现象已从根本上消除，从而确保了基础物理统计数据中直接数据的完全真实性和可靠性。5、固定资产管理系统自动同步更新系统中的数据。此外，系统还可以将更新的数据下载到便携式数据收集系统，并在现场进行查询和调用。四、构建我国固定资产条形码管理系统的探讨1、固定资产条形码管理系统主要功能一般来说，固定资产条形码管理系统的主要功能分为固定资产首选项、固定资产基本信息和批量条形码打印、固定资产增加接收管理、固定资产内部变更管理、固定资产缩减出库管理、固定资产维修管理、固定资产盘点、查看固定资产统计报表等功能。其中：固定资产基础设定功能主要是设定系统资讯、设定条码规则、设定部门、仓库资讯、使用固定资产、设定用途、固定资产取得方式、设定处分方式、设定计算单位、设定固定资产分类、设定币别、设定关系单位及设定作业职责等基本资讯。固定资产基本信息和批量条形码打印可以添加固定资产的名称、规格、型号、用途、类别等基本数据，自动生成条形码编号，并根据实际管理需要为同一类型的固定资产批量生成不同的条形码。方便、快速、实用。固定资产增量收货管理主要包括固定资产收购入库、租赁回收入库、租赁返还入库、借入入库、固定资产外资投入入库、负债重组申请和收购入库、非货币交易更换入库、接受捐赠入库、无报酬转入、入库、固定资产入库等。固定资产内部变动管理包括确保固定资产部门、部门退出、部门转移、仓库转移等。固定资产减少出库管理是管理固定资产销售出库、租赁出库、租赁返还出库、借入回收出库、外部投资出库、负债重组索赔出库、非货币交易更换出库、外部捐赠出库、无报酬转出、半损失摊销、出库报废等。固定资产维修包括固定资产维修、维护、保管、停用、启用、估价等。固定资产盘点功能根据盘点类型(年度盘、分支盘、月盘)、部门、子库存等组合生产标签。固定资产统计报表查看系统提供了固定资产基本查看和条形码打印、卡打印等丰富的报表查看统计功能。检视文件汇总，以追踪每个固定资产发生的所有文件：部门固定资产统计、存货统计、固定资产分类汇总、标签检视统计等功能。2、构建我国固定资产管理体系的探讨鉴于我国现有固定资产管理系统的特点和今后的发展需要，我认为基于条形码的固定资产管理系统必须满足两个界面要求。一个是与消费者财务管理企业标准版ERP-U8系统的接口，另一个是与OA系统的接口。还应使用图形对象技术开发数据层次、业务层次、用户表示层次(用户界面)，以便于连接各种后台数据库。此外，还具有采购投标和合同记录管理功能，用于注册项目建立、调查、投标、合同、执行、接受、付款等流程。在此基础上，为了提高资产管理的速度和准确性，系统必须具备专业网络的互连能力，多种资产管理才能真正成为现实。结合固定资产条形码管理系统的主要功能，本公司建议在固定资产条形码管理系统中使用以下功能模块：1)条形代码(1)设置资产类别分类资产后，第一等级分为固定资产和低值易耗品两类，在此基础上，用户可以自定义分类，也可以根据固定资产根据国家规定细化分类，低值易耗品根据管理要求进行细分。资源以树格式分层显示，用户可以扩展系列不受限制。(2)编码规则用于设置各种大小的条形码格式，以满足各种设备要求。新购买的每项资产的相关数据输入计算机后，计算机将自动打印并生成不连续性条形码。此条形码是包含16位字母数字字符的代码，条形码的内容是根据规则自动生成和唯一的。16位编码规则第一个字母表示设备的大类别，2-4位代码表示大设备下的小分类，5-12表示设备的型号信息，13-16表示该型号下的设备数。例如，栏代码NXY00IBM510L0031。其中n表示设备位于计算机设备的大类别中，ZJO表示设备位于计算机的主机上，OIBM510L表示型号为IBM10L，0031表示设备有很多类型。2)固定资产的物理管理(1)设定资产状态：设定资产的可能状态属性，例如存货、使用中、维修中、故障及闲置。(2)设定资产变更方式：设定资产变更方式，例如直接购买、投资者付出、捐赠、出售、在建转移、融资租赁、处分等。(3)资产验收、编码、保管此功能模块完成资产接受、编码及其属性信息(类型、名称、品牌、型号、分机、日期、制造商、经销商、合同信息和添加两个或多个自定义属性)注册接收管理功能。(4)资产发放此功能模块完成资产设备签出管理功能。固定资产出库后，直接扫描条形码，系统自动检索相关信息(如姓名、型号、规格等)，因此管