内部控制手册-18.1-档案管理

18.1文件管理1.1概述为了加强公司及各分公司的文件管理工作，更好地提供集团的生产、技术、经营，规定由XX股份有限公司投资(参股或控股)或上海XX有限公司管理的文件管理。1.2服务范围适用于XX有限公司集团总部和附属公司。1.3相关制度文件管理系统商业秘密保护规定。1.4工作分工部门兼职档案人员：负责文件资料的形成、积累、收集、整理、保管和有效使用。本部门文件的收集、整理，按照规定保存在档案室，文件登记和统计工作；负责本部门的文件安全和保密工作。档案：负责文件的统一编号、分类和存档。负责创建维护文件注册。负责文件贷款系统的实施。履行销毁文件的程序。1.5流程图141.6控制目标序号内控手册唯一的特定控制目标编号控制目标目标类别118.1-CT1确保明确的存档数据管理系统经营效率目标218.1-CT2及时存档所有重要文件资产安全目标318.1-CT3请确保文件归档安全有序资产安全目标418.1-CT4保证公司重要的秘密资料不外泄资产安全目标1.7控制矩阵危险号码风险说明相应的控制目标编号主要控制活动编号主要控制措施不兼容的工作控制活动类型对应制度控制痕迹确认会计报表会计报表项目1存在和发生/可靠性；2完整性3权利和义务；4评估或评价；5表达和公开1234518.1-R1每个部门都不存档重要数据，这会影响存档的重要性和完整性，进而影响企业运营效率目标18.1-CT118.1-CA1必须明确需要归档的文件范围和归档频率。各部门要分配评审员，在存档期间之前，将文件保存在公司资料室预防型文件管理系统文件管理系统18.1-R2董事会等重要会议记录没有及时存档、存档，对事后存档和查询不利，会影响公司的运营效率目标18.1-CT218.1-CA2第三次会议应由战略证券管理部门及时保存会议决策和会议记录，并每年提交保管处保管预防型文件管理系统董事会会议数据存档列表18.1-R3各部门在规定的时间内没有及时存档资料，无法及时有效地管理重要资料，影响了公司的运营效率目标18.1-CT218.1-CA1必须明确需要归档的文件范围和归档频率。各部门要分配评审员，在存档期间之前，将文件保存在公司资料室预防型文件管理系统文件管理系统18.1-R4没有集成的文件集中管理部门，企业信息就会分散，机密信息会丢失或泄露，很容易影响企业运营效率目标18.1-CT118.1-CA3战略证券管理部门是公司文件的中央管理部门，负责建立文件管理室，统一公司所有数据的编号顺序存档管理。各部门可以存档相关资料的备份副本。预防型文件管理系统注册文件18.1-R5各部门没有存档资料原件，存档的资料会被存档，影响资料的事后管理，影响公司经营效率目标18.1-CT318.1-CA4保管文件资料要保持设定性和完整性，重要资料要复印保存，原件要留在保管室，复印件要由部门自己保管预防型文件管理系统存档文件源和副本18.1-R6数据分类和编码规则不明确，数据分类、编码不统一，影响数据收集和查询，影响公司运营效率目标18.1-CT318.1-CA5存档数据编号方法必须明确，文件管理器根据合并的数据编号方法对存档数据进行编号和存档预防型文件管理系统文件编号方法18.1-R7如果未对所有文档进行编号管理，并且文件编号规则未在文件管理系统中规定，则可能会对数据的查看和存档有害，可能会丢失文档数据，并影响公司的业务效率目标18.1-CT318.1-CA5存档数据编号方法必须明确，文件管理器根据合并的数据编号方法对存档数据进行编号和存档预防型文件管理系统文件编号方法18.1-R8商业秘密分类不当，该机密信息未保密，公司的信息保密工作进行得不恰当18.1-CT418.1-CA6企业必须明确业务机密划分、保密期限和范围，并为不同的机密文件制定不同的保留和保密方案预防型商业秘密保护条例商业秘密管理规定18.1-R9目前还没有规范和统一公司现有文件、合同、文件的详细级别定义的牵头部门。对公司机密文件分割管理产生不利影响，影响公司的业务效率目标18.1-CT418.1-CA7在公司层面上，对所有文档密密麻麻地编制说明文档，各部门参照实施情况预防型文件管理系统每个密件18.1-R10某些存档数据卷没有数据详细信息目录，无法识别该卷中的特定数据详细信息，从而影响数据存档和后利用，从而影响企业运营效率目标18.1-CT318.1-CA8文件管理器应根据各部门存档时提交的存档数据列表创建文件数据目录，并将其附加到存档箱中，文件数据目录的内容应与存档数据一一对应预防型文件管理系统文件目录18.1-R11文件标记不明显，会影响文件的后期管理和贷款，从而影响公司的业务效率目标18.1-CT318.1-CA9存档人员必须将关键信息(如存档名称、文件数据编号、文件数据机密级别、存档期限等)明确地记录在存档存档存档中，并由存档管理员验证和保留预防型文件管理系统文件选项卡18.1-R12存档数据的数据纹理和id不符合要求，导致存档数据id不明确，并影响文件数据的成熟度，从而影响公司的业务效率目标18.1-CT318.1-CA10存档的文件资料应遵守文件格式和书写标准，禁用圆珠笔、铅笔草稿、文件修改预防型文件管理系统文件选项卡18.1-R13存档数据在存档箱中保持不变，文件存档格式不标准化，容易损坏文件数据，减少存档时间，影响企业运营效率目标18.1-CT318.1-CA11要明确纸质文件的保管都要装订成册，放在文件保管箱里统一保管。光盘和其他电子存档材料必须按照规定存档预防型文件管理系统18.1-R14没有具体说明各种存档数据的存档期限，文件管理员无法知道文件应存档的时间或何时销毁哪些文件，从而影响公司的业务效率目标18.1-CT318.1-CA12各种档案资料的保存期限必须明确，对国家有相关规定的档案期限必须按照国家规定严格执行预防型文件管理系统文件管理系统18.1-R15由于保管箱中没有注明保管期限，一些价值消失的文件的长期滞留或重要数据提前销毁，影响公司的运营效率目标18.1-CT318.1-CA13归档时，必须在归档框中明确列出归档持续时间，并在文件管理器中确认归档后进行处理预防型文件管理系统18.1-R16没有定期整理保管室，保管室的内部环境很脏，文件数据保管环境不符合要求，影响公司运营效率目标18.1-CT318.1-CA14归档管理员负责归档的安全性和机密性。火灾、防盗、防潮、膀胱、防尘、防虫、温度和湿度的测量和控制、记录发现型文件管理系统记录室温度和湿度记录表18.1-R17由于没有制定资料室人员出入制度，无关人员可以随意进出资料室，资料保管丢失或受损，会影响公司的经营效率目标18.1-CT318.1-CA15档案出入规定要明确，公司内部职员进入档案需要部门主管或领导的许可或批准。外部人员进入档案需要相关领导批准订单申请/得到批准预防型文件管理系统出入记录室申请书18.1-R18如果没有按照文件保密规定的贷款权限，对公司机密文件的管理不利，会影响公司的经营效率目标18.1-CT418.1-CA16根据数据文档的联系级别，需要设置不同级别的贷款权限。得到许可方批准后，才能借用文件预防型文件管理系统文件贷款权限18.1-R19公司会计文件贷款没有明确的贷款方法或记录，不利于会计文件的存档和公司信息数据的机密性，影响公司运营效率和信息保密目标18.1-CT418.1-CA17公司设置会计文件贷款登记，以登记公司员工贷款财务文件预防型文件管理系统文件贷款登记18.1-R20存档贷款登记表信息不完整，包括管理员等信息，这将阻止存档管理员有效跟踪借来的存档数据，从而影响公司的业务效率目标18.1-CT418.1-CA18借款人签名、返还时间、贷款理由、文件管理员签名确认等，应在归档信息注册表中详细记录贷款信息。如果贷款信息不完整，则不能借用文件资料预防型文件管理系统文件贷款登记18.1-R21文件管理员不管理文件数据的贷款副本、副本等，导致公司机密数据泄露，从而影响公司运营效率目标18.1-CT318.1-CA19如果文件借用者需要复制或复制文件数据，请与文件管理员联系，提出相关领导批准订单，文件管理员确认后，才能复制或复制文件数据预防型文件管理系统文件贷款登记，文件贷款批准列表18.1-R22电子数据存档系统不明确，对电子数据存档缺乏有效的分类和管理，查询困难，影响企业运营效率目标18.1-CT318.1-CA20在文件管理系统中，必须明确电子文件的管理要求预防型文件管理系统电子文件存档规定18.1-R23没有规定电子文件的安全性，导致公司财产损失，影响公司的资产保存目标18.1-CT318.1-CA21应定期检查电子数据，以确保电子数据未损坏或未正确使用存档/检查发现型文件管理系统检查记录18.1-R24不处理超过存档期限而失去价值的文件，占用存档空间，影响其他文件的存档管理，影响企业运营效率目标18.1-CT318.1-CA2