经典实用有价值的企业管理培训课件如何组织高效会议.ppt

2010-8-18、调查显示，经理层面和专家每周花大约四分之一的时间组织高效会议。 据美国权威机构统计，企业每年因不当会议管理造成的损失达到60亿美元。 另一项调查显示，80%的企业员工在会议上的表现引起了上司的注意和评价。 如何开会，如何为会议带来利益和效率，对企业和企业都具有重要意义。 会议有必要管理吗？ 会议的管理还需要技术吗？整个世界在某种意义上，总是一个充满会议的世界。 会议的正面作用是解决问题，负面作用会带来难题，会议需要管理，技术不可缺少！ 一、初识会议、会议语义会议类型会议经常会议成本的计算、会议语义、一、会议表示一个组织或者一个部门的存在，会议表示一种群体沟通方式，群体沟通图式，构思，构思，构思，1，开展有效沟通2， 传达信息3，监督员工工作，调整矛盾4，达成协议和解决问题5，决策和资源共享6，开发创造性7，鼓励士气8，巩固地位，达成协议和解决问题，明确难点，发现问题寻找解决办法，衡量问题的轻重缓急，考虑新想法， 评估新想法、决定行动纲领、会议种类、会议频率、固定部门会议：建议频率：至少每月一次注意事项：每周记录一次，否则容易形成懒散坏习惯的会议时间，以免不小心被工作所动。建议频率：至少2月1次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁。 不那样的话会给公司增加很大的负担。 全体会议，建议频率：随时注意事项：频繁，否则员工会感到日常危机，使公司陷入无序的恐惧。 处理突发事件的会议频率：必要时注意事项：必要时可每天发生，但会议时间最好不要超过1小时。一对一会议、会议成本计算、1、会议时间成本2、直接会议成本3、效率损失成本、会议时间成本、时间成本=参加会议的人数(参加者的准备时间参加者的旅行时间会议服务人员的工作时间)会议成本，金钱成本=参加者时间成本参加者的平均时薪， 会议时间成本时间成本=参加会议的人数(会议参加者的准备时间参加者的旅行时间会议服务人员的工作时间)会议成本，金钱成本=会议参加者时间成本参加者的平均时薪，直接会议成本=会议设施租赁费会议站点租赁费用会议资料的准备费用高效地丧失的费用会议，主管必须离开自己的工作岗位由管理效率低下引起的损失是效率损失成本。 二、会议效率低下的原因及解决办法1、会议效率低下的原因及预防控制2、效率高下的会议八大特征3、会议规范、会议效率低下的原因、会议三大致命伤、1、主持人技巧2、会议地点3、会议筹备工作、预防控制、效率高下的会议八大特征1、仅需要时2、 会前作成并分发会议日程表4，遵守时间5，全部属于6级，最有经验的有能力的人出席，作成评论和总结8，记录所有决定、建议和负责人，会议规范的种类，1，日程方面的规范2，固定的会议流规范3，会议本身应遵守的规则， 会议日程的规范，上午9:30-10:00点之间是员工准备从家到公司开始一天的工作的时间。 这时的职员，心情还很混乱，进入工作状态需要时间。因此，在这个时间段召开会议，让员工回应会议的提案，进行业务分析，从人的生理心理的观点来看是不现实的。 上午10点到12点，员工已经上班了。 这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样是进行业务会谈的最佳时期。 下午1点到3点，最适合发挥员工的集中力。 大家利用头脑风暴，不断想出新的想法、新的方法。 的双曲馀弦值。固定的会议程序规范、欢迎会议目的的具体安排规范制度3、与议题1共享目标交换信息的商务/决策/行动总结2、结束会议安排下一次会议、跟踪备忘录计划、固定的会议程序规范主要是一个中心、两个基础(1)一个中心的一个中心是全体会议议程。 一个中心指定会议开始时间表，具体指明会议目的，包括欢迎词汇；交流会议议程；介绍相关规则制度的会议记录者。 会议讨论可分为议题1、议题2、议题3等不同议题。 具体来说，就是提出共享话题和目标、交换信息的想法、决定并确认行动进行总结。 结束会议。 具体安排下次会议，包括总结。 (2)两个基点是会议结束，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基点最容易被忽视。 但是，这是保证会议成功与否的关键。 因此，规范性会议程序应包括会前准备工作和会后跟踪工作。 会议前的准备工作参加后的跟踪工作具体是写笔记、做笔记、制定跟踪计划、预定下次报告的人等。会议本身应遵守的规则(1)、1 .参加者应将工作交给会议主席2.1小时以上的会议应书面通知3 .所有参加者应有准备发言的心情4 .会议按时开始， 可按时结束5 .负责人能否对决议履行主要责任，会议自身应遵守的规则(2) 6 .在会议上保护他人尊严7 .必须提出不同意见8 .会议后要掌握书面记录9 .与会者必须履行反馈职责10 .请第三者监视会议质量、三、会前准备工作是否有准备会议工作的1H5W准备工作是主持人准备工作如果按惯例每周开会的话，会议成本太大，有比会议更好的办法的特别事情要讨论。 你是唯一做决策，知道该怎么做的人。 5个不需要、会议的情况下，必须同时向很多人传达信息，有的必须当众表扬或批评。 要给别人做决策，考虑广泛利益，听取部门报告，委派小组任务。 在、需要会议的5个情况下，选择必须准备工作角色的最合适的选择方法，使参加者能够明确讨论的方向，通知参加者哪些行为应该节约时间、减少纠纷会议准备工作检查表1 .理解会议目的3 .决定会议形式5 .决定会议时间7 .决定会议地点9 .决定出席人数11 .准备会议签名13 .安排参加者住宿15 .决定视听教材17 .决定会场周边地点19 .决定自己的有关资料2 .必须开会是否开会4 .是否安排会议议程6 .确定会议主持人8 .讨论会场安排10 .安排出席人员12 .安排交通工具14 .是否发出会议通知16 .提交辅助教材18 .是否要求参加者准备资料20 .安排会后的娱乐项目预先通知为此，设定主持人的4个准备交流目标，计划准备行动计划的争论，进行SWOT分析。SWOT分析、自身、环境、4、成功会议5项策略，如何通过开场白分配发言时间掌握会议进展情况达成决议决策方式如何圆满结束会议，如何开场白定义：35分钟对话、系统、简洁、宗旨明确。内容：会议目的、日程、议事方式、纪律规则等。 步骤：寻求议程的设计意见，以指定会议记录者，该议程规范了提供会议进度概览的会议相关信息的议程。 如何分配发言时间，主持人的发言时间要掌握在20%，尽可能形成互动会议气氛。 主持人发言最多的原因是，如何把握会议议题中特别熟悉的地位高、声音负担大的行政责任、议事的进展情况，语言方式不是语言方式，而是如何达成决议，决定方式，彼得路克决议法：在充分的时间内看到困难的地方，参加者达成共识，展示各项提案。 客观地开始比较各提案的优劣或避免感情上的争执来估计各提案的利益的法律，寻求是否需要收集更多的参考资料的反对意见，从中立的角度寻求参加者对各问题方案的同意，对提案进行适当的休养和妥协来确认议事结果的构成，或者指定执行议案的监督机构4种群体决策、权威决策、少数遵循多数决策的协商决策、无异议决策、权威决策的权威决策在最高权力者拥有决策权和否决权时出现。 正确使用：如果组织允许和负责团队领导最终决策。 不要使用：如果团队领导希望团队成员接受和支持决策。 少数服从多数决策少数服从多数决策，是基于多数成员同意提案时的民主原则。 正确使用：时间有限，决策结果不会对反对者产生负面影响。 注意：投票容易招致胜负之争，失败者难以工作和投入。 协议决定一定程度上支持所有成员的提案，各团队成员都有否决权。 协议决策可以提供反映所有成员想法的全面解决办法，提高成员实施决策的意愿，体现平等风气。 注：如果决策时间有限，或者团队成员没有足够的决策技能，决策就很困难。 没有异议的决策没有异议的决策发生在所有成员完全赞同某个决策的情况下。 提案非常重要，如果要求所有成员达成完全一致，团队必须作出无异议的决策。 注意：无论团队有什么经验，没有异议的决策都很难达成。 只有在决策结果对所有成员都很重要时，才能进行无异议的决策。 4种团队决策法、头脑风暴法、德尔菲法的思维方式转换法容易思考，头脑风暴法：为了提高参与者的积极性，实现相互启发和激励，必须严格遵守以下原则：禁止批评和评论，不能谦虚。 目标集中，越追求理想常数越好。 在智力激励法的实施会上，只是强迫大家想法，越多越好。 会议以设想的数目为目标。 人鼓励善用和改善他人的想法。 这是激励的关键。 各参加者应该从他人的构想中激励自己，从中得到提示，补充他人的构想，整合他人的一些构想提出新的构想。 与会者一律平等，各种构想都有记录。 主张独立思考，提倡不妨碍他人思考而不允许个人对话的自由发言，自由发言，自由思考。 会议提倡自由奔放、自由思考、自由想象、尽可能发挥，创意越新，越奇怪越好。 那是因为能够给人带来好的观念。 不要强调个人的成绩，要重视集团整体利益，注意理解他人的贡献，每个人都应该创造民主环境，鼓励个人寻求更好的想法，不要用很多人的意见阻碍个人新视角的产生。 德尔菲法(专家预测法):发挥专家会议法的优点，即充分发挥各专家的作用，思维广泛，准确性高。 表现各专家意见的不同点，可以取各家之长，避免各家之短。同时，德尔菲法可以避免专家会议法的缺点：权威人士的意见妨碍了一些影响他人意见的专家的真实情况，不愿意发表与他人不同意见的自尊心修正自己本来的不完整意见。 德尔菲法的主要缺点是过程复杂，耗时。 如何圆满结束会议1、预约一定时间的总结、确保工作分配、按时结束会议5、会议中的交流与反馈技术、会议中的交流会议中的反馈技术、交流定义、为设定的目标在个人或集体之间传达感情达成协议的过程中，沟通漏斗、他人行为的20%、他人理解的40%、他人听到的60%在你嘴里说的80%、你心里想的100%、沟通、漏斗、沟通金三角、和对方、立场、沟通冰山模式、环境、话题、5%20%的工作水平、80%95%的关系水平、有效沟通原则、明确的沟通目标是注重每个细节都要积极努力实现目标，有引起沟通困难的因素缺乏自信主要是缺乏知识和信息掌握，强调不足，道理不清楚，不能积极听取，有偏见，有成见，有成见，根据成见考虑，忽视别人的需求，失去耐心，争论准备不充分，不慎重考虑，发表意见的时间不够语言对大脑记忆力差，如何建立信任，没有必要找共同点适当显示自己的能力和水平，把自己脆弱的地方都说出来。 会议中的反馈技巧、反馈两种类型、正面指导反馈、建设性反馈、批评三首歌曲，1 .首先表扬特定成果2 .指出不好的地方3 .以肯定和支持结束6、主持人的会议管理技巧、听取技巧的实际对话技巧集中注意力理解对话者的内容，和他一起体验整个过程。 这是管理技术，通过学习和培训可以提高。 听人说话的礼仪，听人说话的听人说话的听人说话的听人说话的技巧，点头微笑的眼神交流使听人的声音身体前倾反复，总结必要的时间记录其他人说话的时候，一边想着你自己， 用与自己不同的视角中断别人的对话，让演讲者结束对话，结果只要不专心听自己想听的或者想听的，就容易被别人打扰。2、为什么会议让员工累了，3、为什么会议总是无效呢？ 职场会议有4种，不能说是派系。 基本上是资格不够，能力稍微不够的职员，肚子里有什么东西，但没有简洁简洁的表现。 会议议题很紧迫，本来觉得自己没什么大不了的。 不用说了。 不用说了。 老板皱着眉头，老板瞪着眼睛。 一次，这部分人的发言中途被中断，自尊心和自信被彻底破坏，杀了他再也不会活跃发言，他们成了名副其实的随声附和派，脚跟虫。 不能说是流派。 枪打头鸟，出头的垂木是这些鸵鸟型员工的座右铭，他们知道会失去很多事情，不符合很多事情的道理。 此外，一些真相也不适合在大会讲话。 他们通常用不同的渠道明智地表达自己的意见，表明自己的忠诚，表明自己会来。 他们大多是上司的宠儿，他们八面玲珑，左右逢源，精通职场政治的精髓。 四大门派有你吗？ 我现在不想说派系。 与其不说派系的想法，不如说派系有水平，但是头脑不好，他们说“认不出形式，认出形式，坚持自己的工作原则”。就像一个在社会上坚持良知的知识分子。 他们往往是群众中的精神领袖，上司厌恶并爱戴这一部分的人。 爱是人才，憎恨它的不是奴隶。 经过漫长的企业文化洗礼，为了大会气氛的和谐，大会上他们选择了沉默。 这种沉默既不是为了对抗，也不是为了智慧，而是为了生存。 不屑于说话。 这样的员工，历史上狂暴的人，如今愤怒的青年，讽刺地指着江山，宣扬文字，不知