常用公文写作培训PPT课件

常用公文写作培训,培训内容：,一、公文与其他文章的区别二、公文的语言特点三、公文的统一格式四、常用文种详解五、错误文例分析六、培训考核,培训前测练：,请根据以下材料以安置区办公室名义书写公文：,公文顾名思义就是公用的文章（公务文书），是一种已经被使用者所认可、形成固定模式和要求的文章，是具有法定效力和规范性体式的书面材料，是政府机关、企事业单位内部往来和外部交换信息的传递形式。,思考：公文与其他文章有何区别？,第一部分公文语言特点及要求,一、公文写作常见语言错误剖析,1.错别字2.错词3.语法、文字表述错误,错词：,例：（1）“截止”与“截至”第一，表意不同：“截止”是指（到一定期限）停止，是终止、结束的意思。“截至”是指截至某个时候，多指1个过程、1件事情暂告一段落，并不意味终止和结束。“截至”用于日期之前，不能用于日期之后，如“截至2008年8月1日”。第二，用法不同：“截止”是不及物动词，后面不能带宾语。如果“截止”出现在日期之前，需加一个介词“到”作补语或名词性词语加冒号，如“截止到2008年8月1日”或“截至7月9日，已有7个省区报到”。,（2）“其它”与“其他”根据国家语委有关规定，在法律法规和公文中统一用“其他”，不用“其它”一词。,（3）“报道”与“报导”公文中统一用“报道”，不能用“报导”。如“宣传部门要加强对疫情的新闻报导管理，”，改正：“报导”应改为“报道”。（4）“做出”与“作出”：“做出”多为口头语，后面所带的宾语一般具体（动作等），强调于一些具体的事；“作出”多为书面语，后面所带宾语一般较抽象（努力、贡献）。（5）“急待”与“亟待”“急待”是指时间上的紧迫性；“亟待”是表示意义上的紧迫性，表明问题严重已达到了极点。,语法、文字表述错误：,例：“加大乡镇渡口渡船更新改造工作。”“加大”是谓语，后面都是定语，整个句子少宾语，所以应在“工作之后加上”“力度”两字作宾语，应改为“加大乡镇渡口渡船更新改造工作力度。”,（1）句子成分残缺,（2）语意不清,例：“2012年1至8月，我公司吸收内地服务项目25个，占外地投资项目28.5%;实际利用港资2.5亿美元，占23.9%”。第二分句中的“占23.9%”是指哪方面占的比例就让人费解了。,如：“征集的男兵为年满18至20岁的男青年”，改正：“18至20岁”表示错误，正确的写法应该是“18岁至20岁”。又如：“经费预算按22.3%核定”，改正：“22.3%”表示错误，正确写法应该是“2%2.3%”。,（3）数值范围表示错：,（4）百分比表示错误,公文中经常出现“百分之二十”改正：应将“百分之二十”表述为“20”。,（5）数字表示错误：,A.没有按规定使用阿拉伯数字公文中的数字，除成文日期、部分结构层次充数和词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字表述。如“（肝吸虫病）流行区人群平均感染率达16.42%，其中约三分之二的感染者出现不同程度的肝胆系统、症状，”，“三分之二”表示错误，正确的写法应该主“2/3”。,C.年代表述错误：,（1）凡涉及“建国以来”或“建国多少年”等字样的，为避免产生异义，应规范表述为“中华人民共和国建国以来”或“新中国成立以来”。（2）非本世纪的年代，应将所属世纪写出。如“上世纪八十年代以来，我市”改正：“上世纪八十年代”表示错误，正确写法应该是“20世纪80年代”。,D.结构层次表示错误：,公文结构层次序数是：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第二层为“（1）”。即：一、（一）1.2.,一、重点任务及责任分工1、构建现代产业体系（1）加快发展以石油化工为重点的先进制造业（2）大力发展以电子信息产业为重点的高技术产业,一、重点任务及责任分工（一）构建现代产业体系。1.加快发展以石油化工为重点的先进制造业。2.大力发展以电子信息产业为重点的高技术产业。,正确的表示:,结构层次表示错误，例如:,公文标题需回行时，要做好词意完整，不能把完整的词拆开。例如：关于海口市2013年国民经济和社会发展计划执行情况与2014年计划草案编制情况的报告标题中的专业述语“国民经济和社会发展”是一个完整的词，却被分成两行排列，这不符合公文标题的回行要求。为了避免把它完整的词拆开，又使标题排列更加对称美观，应当把“发展计划执行情况”8个字移至上一行。正确写法如下：关于海口市2013年国民经济和社会发展计划执行情况与2014年计划草案编制情况的报告,（6）回行错误,（7）没有正确使用计量单位错误：,根据国务院关于在我国统一实行计量单位的命令（国发198428号）和1990年国务院第65次常务会议批准的改革我国土地面积计量单位的名称采用：平方公里、公顷、平方米，而不用亩、万亩。,（8）标点符号错误：,（1）表示概数不要用顿号隔开。如“六、七十年代”改正：“六、七十年代”表示错误，正确的写法应该是“六七十年代”。,（9）没有正确使用引号引号一般用来标明行文中直接引用的话，引号还用来标明需要着重论述的对象或具有特殊含义的词语。如：“经过3个多月的宣传，我局官方微博的粉丝数已超过5000人”改正：其中“粉丝”一词是引用网络词，应加上引号。,（10）缺漏标点符号公文中第一层次标题不加标点符号，第二层次以下的标题均加标点符号。,例如：一、基本原则（一）先行先试，奋力争先。抢抓机遇，。（二）立足当前，着眼长远。即以，。（三）整体推进，重点突破。根据，。,一、重点任务及责任分工1、构建现代产业体系（1）加快发展以石油化工为重点的先进制造业（2）大力发展以电子信息产业为重点的高技术产业,一、重点任务及责任分工（一）构建现代产业体系。1.加快发展以石油化工为重点的先进制造业。2.大力发展以电子信息产业为重点的高技术产业。,正确的表示:,结构层次表示错误，例如:,用句号表达句子的完整,公文的语言特点及要求,公文语言特点及要求,庄重,平实,简约,明确,得体,公文语言特点及要求,庄重,庄重庄严、郑重。“板起面孔说话”,1.使用规范化书面语，不用或少用口语、俗语,例如：“商量”、“答应”、“发给”、“合伙”、“夸奖(X)“商榷”、“批准”、“颁发”、“共同”、“表彰”（）,1.“这笔钱怎么解决，你们看着办好了。”,例：,错误：过于口语化。改为：“此款由你单位自行解决。”,2.这项工作经过咱们大家的共同努力,错误：过于口语化。改为：“在全体同志的共同努力下”,庄重庄严、郑重。“板起面孔说话”,1.使用规范化书面语，不用或少用口语、俗语,例如：“商量”、“答应”、“发给”、“合伙”、“夸奖(X)“商榷”、“批准”、“颁发”、“共同”、“表彰”（）2.不宜使用形象性、情意性的文学语言例如：不能把“查明事实”表述为“浮出水面”；不能把“调查结束”表述为“尘埃落定”。,-,30,例文：一封公函,XX厂：贵厂女工孙XX与鄙厂宣传干事金XX，是一对恩爱伴侣，两人苦于相隔两地、鸳鸯分飞。双方感情受煎熬不说，还加重了家庭负担，年迈双亲随女方缺人照料而苦不堪言，幼弱女儿随男方缺少母爱而目不忍睹。这实在是现代生活的一幕大悲剧！鉴于以上实际情况，双方都曾多次提出，希望把两人调在一起，结束这种牛郎织女的生活，以使一家团聚，合家欢乐。我们是社会主义国家，工人是国家的主人，工人的疾苦就是我们的疾苦。从革命人道主义出发，我们决定同意金XX调往贵厂，或请你们同意孙XX调往鄙厂。两者任选其一，你们意下如何？XXXX厂一九XX年X月X日,3.使用公文专用语,（1）称谓用语（即表示称谓关系的词）第一人称：“本”、“我”，后面加所代表单位简称。第二人称：“贵”、“你”，后面加所代表单位简称。第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物，属于自己与对方之外的第三者。,（2）引叙用语引叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。常用的有：“根据、依据、按照、为了、遵照、为特、现如下:”,（3）祈请用语用于向受文者表示请求与希望。主要有：“敬希、请、望、敬请、烦请、恳请、希望、要求”等。,（4）征询用语又称询问词；用于征询对方意见和反映，具有探询语气。例如：“是否可行、妥否、当否、不知妥否、意见如何”等,（5）表态用语又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。例如：“应、应当、同意、不同意、准予备案、特此批准、请即试行、按照执行、可行、不可行、迅即办理”,（6）承转用语是承接上文而转入下文的用语。例如：“鉴于上述情况、为此、据此、故此、鉴于此”等公文主体结构三层次：一、为了/根据/依照/遵照.我部门/我单位.(事项)二、因此/据此/鉴于此，我部门特向.请示/报告。三、特此请示/报告/批复/通报/最好每部分单独成段！,（6）承转用语是承接上文而转入下文的用语。例如：“鉴于上述情况、为此、据此、故此、鉴于此”等公文主体结构三层次：一、为了/根据/依照/遵照.我部门/我单位.(事项)二、因此/据此/鉴于此，我部门特向.请示/报告。三、特此请示/报告/批复/通报/最好每部分单独成段！,公文语言特点及要求,庄重,平实,平实：,（1）写作态度要诚实（2）“少做作，勿卖弄”（3）套话适当,例：,例如：“贵校府高庭阔，物实人济，且具宽大为怀，救人之危的美德。以上区区小事，谅贵校不难解决。”,错误：过于酸腐，不是现代书面用语。改为：“贵单位物力人力都较充足，希望此事大力援助为盼。”,敦敦吾师：昨夜雨急风骤，风云异色，天气突变。因吾尚在梦中，猝不及防，不幸受凉！鸡鸣之时，吾方发现。不想为时已晚矣乎！病毒入肌体，吾痛苦万分！亦悔昨夜临睡之时，不听室友之劝谏，覆加棉被一只，以至此晨之窘境。吾痛，吾悔！无他，惟恸哭尔！室友无不为之动容！为学大业之成就乃吾毕生之追求也！又怎可为逃避病痛而荒辍学乎！遂释然而往学府。但行至半途，冷风飕飕而来，痛楚袭人。吾泪、涕不禁俱下。乃至生不如死之境。缠喘行之，终究将不支倒地。不得已，而借托友人之臂搀扶，返回吾寒舍！上述诚表，为吾未至学府之缘由。吾师应懂，吾未到校。乃吾迫不得已之。非不为也，是不能也。吾亦懂，吾未到校，吾师失一佳徒之苦。无吾，汝课索然无味哉！汝苦，吾亦苦！但，病痛不饶人，惜之谅之！如有幸再见吾师面，再听吾师之课，吾宁当负荆请罪，自辱其身！呜呼哀哉！哀哉痛矣！学生*敬表,例文：一则情况报告,-,42,套话过当：,摘选某县计生委的一份报告：根据中共中央、国务院关于计划生育工作的指示精神，省委、省政府的统一部署，地委、行署的精心安排，县委、县政府的高度重视，上级业务部门的具体指导，专业队伍的忘我工作，全体干部、党员、群众的积极努力，上上下下，方方面面齐动员，终于打了一个漂亮仗，受到地委、行署、县委、县政府及有关部门的表扬,公文语言特点及要求,庄重,平实,简约,-,44,习惯性的语言繁琐错误：纯属是，纯系是纯属，纯系即为，乃是，不愧为是即，乃，不愧为必须要，应要必须，应基本都，基本全部不可同时使用类似像类似涉及到，波及到，触及到，危及到去“到”不见得一定不见的、不一定公诸于社会，见诸于行动，诉诸于法律去“于”下午13点，晚20点13点，20点可不可以，请马上批示意见可否，请即批示在处理公务的记录里在案收到了，知道了收悉为了这个目的为此,公文语言特点及要求,庄重,平实,简约,准确,例如：“最近他表现不好”“这项工作任务已基本完成”“太阳已经落山”或“时近黄昏”,恰当、准确,1.避免使用词义不确定的词语2.宜用含义单一、意义确定的数量词、名词、动词和代词，尽量不用或少用副词与形容词。,公文语言特点及要求,庄重,平实,简约,准确,得体,-,48,例文：公文叙述过当,摘选一则通报四月六日下午上班不久，工会干事刘XX推着自行车闯进房管科小院，科长罗XX只见他到科长室门前，把自行车往窗台下面一摔，气呼呼走进屋来，问罗：“三榜为什么没有我？”罗说：“这是分房领导小组集体研究的，考虑到你”没等罗说完，刘突然以辱骂打断罗的回答，“少放屁，完全是你做的扣，你妈拉X！”这时，刘随手从茶几上抄起一暖水瓶，朝罗泼去，想用热水烫对方，幸好瓶中无水，由于瓶中无水，加之刘用力过猛，结果暖瓶飞向罗的头部，罗一见不好，往左一闪，暖瓶正好砸在办公桌的玻璃板上，只听“啪”的一声，碎片溅满办公室，这时罗也顺手抄起桌子上的算盘，朝刘头部砸去，说时迟，那时快，刘一猫腰朝罗肚子顶去，算盘正打在刘的屁股上,得体：,1.要适合发文者身份2.要适合受文对象3.要适合题旨,撰写公文，其用语就应当符合公文的行文方向。对上行文，要体现尊重、简要、负责；平行机关之间行文，要体现诚恳配合、自愿协作、谦和礼貌；对下行文，要体现领导机关的权威与政策水平。,平行文下行文上行文公文行文方向：,第二部分,公文的基础知识,-,52,公文种类,2012年4月16日，印发的党政机关公文处理工作条例规定：公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要,2000年8月24日，国务院以发国家行政机关公务处理办法，自2001年1月1日起施行。2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发党政机关公文处理工作条例。该条例第42条决定，停止执行1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公务处理办法。,本公司公文主要有以下几种：通知、通报、请示、报告、函,第三部分公文的规范化格式,公文的格式,标题,主送机关：,正文,附件,发文机关成文时间,发文部门名称,关于,事项,的,+,+,+,不能少,可省略,文种,+,不能少,上行文不可省略；广而告之的下行文才能省略,第四部分常用文种写作,请示（上行文）,请求单位名称（下级机关名称）,关于,请示事项,的请示,+,+,+,1.不能出现“申请、请求”之类的词语例如：关于申请购买办公用车的请示,不能少,可省略,2.一般用一个动词引出事项例：关于申请批准购买办公用车的请示,不能没有“的”,1.不能出现“申请、请求”之类的词语，避免重复2.标题中的请求事项必须概括具体、明确，不能有歧义，模棱两可,要点,如何写好请示的标题？,3.标题中出现其它公文的文件名时，必须使用书名号，且与正文、附件等处的引用名称必须完全一致。,注意,1.请示只能有一个主送机关2.必须是直接的上级机关，不可越级请示3.只能送机关部门，而不能送给领导个人“直接上级部门：”（）“公司领导：”（）“公司（部门）：”（）,要求、技巧：层次清晰、条理清楚具有逻辑、顺理成章单独成段、方便审阅,第一部分：请示理由第二部分：请示事项第三部分：请示结语,第一部分：请示理由请示的原由应该写什么？,原因、理由、背景、依据（必要性、可行性、充分性）注意：1.请示中内容涉及到详细的情况说明、情况补充等的，要另外作为附件，不能作为请示的原由。2.请示文件尽在一张纸内！,小结：如何写好请示理由？,技巧：换位思考、找准切入点,要站在领导的角度考虑问题；要从全局的角度申述自己的理由；要把自己要解决的问题同全局的利益联系起来；要从领导的关注点切入，充分地表述，使自己急于解决的问题成为上级单位急于解决的问题。,思考：站在谁的角度来写理由？,如何写好请示事项？（第二部分）,请示事项：即请求的具体内容。要求：具体、明确1.请示意图、目的要明显、明确,如何写好请示事项？（第二部分）,请示事项：即请求的具体内容。要求：具体、明确1.请示意图、目的要明显、明确，,2.请示事项表述要准确；,如何写好请示事项？（第二部分）,请示事项：即请求的具体内容。要求：具体、明确1.请示意图要明显、明确，,2.请示表述要准确；,3.标题中的请求事项与正文中的请求事项表述要一致；,如何写好请示事项？（第二部分）,请示事项：即请求的具体内容。要求：具体、明确1.请示意图要明显、明确，,2.请示表述要准确；,3.正文中的请求事项要与标题中的请求事项一致；,4.请求事项要有自己的主张。,请示用“建议”？,1.理解“建议”的含义；,讨论：,2.“建议”和“计划”的区别,请示不是建议上级这么做！而是请求上级同意我这么做！建议是无需批复的！,（）,（）书面语、公文用语,（）口语化,“建议”,“打算”,“拟”,+一个动词,或者：我部门特向公司请求.,切记：,写请示，要给领导出判断题，而不是选择题、问答题、论述题、填空题,上级需要做的仅仅是“同意”或者是“不同意”！,要求：1.另起一段2.不可口语化、随意化、非公文化,如何写好请示结语？（第三部分）,“当否/妥否，请批复/请批示。”“以上请示妥否，请予审批。”“特此请示。”,注意结语的标点符号：？！,（）,（）,1.另起一段2.不可口语化、随意化、非公文化,第三部分：请示的结束语如何写好请示结语？,“当否/妥否，请批复/请批示。”“以上请示妥否，请予审批。”“特此请示。”,注意结语的标点符号：？！,（）,（）,。,（）,无标点,（？）,下列语言不能作为请示结束语:,A、妥否，请（领导）批准。B、所请事关重大，不可延误，务必于本月10日前答复。C、请速批复，批准为谢。D、以尽快批复为要。E、请即批复。F、“请从速批复”、“请尽快拨款，以解燃眉之急”。,禁止,报告（上行文）,-,79,报告的写作要求,1.文种要正确2.标题中的事项概括要明确、准确4.主体内容要充分,写作要点,报告与请示在主体部分书写的区别,-,81,难点,报告与请示在主体部分书写的区别,-,82,报告的写作要求,1.文种正确,2.报告主题明确3.标题概括准确,-,83,报告的写作要求,1.文种正确,2.主题内容明确3.标题概括准确,4.内容充分,-,84,对于这份报告的主题，领导仅仅需要了解这些吗？,请示、报告常见错误：,禁止！,错误一：“请示”和“报告”混淆使用,例如：关于成立XX区环保局团委的请示报告,错误二：“请示”和“报告”并用,错误三：“报告”以“请示”作结束语,错误四：“报告”中夹带请示要求,函,（平行文）,思考：何时该用函来行文？函和请示有何区别？,把握函的适用范围，正确使用函！,函是不相隶属机关之间相互洽谈工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函作为公文中惟一的一种平行文种，在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。,与请示的区分关键：上下级是否有隶属关系！,要注意区别去函和复函的不同写法,一定要先引叙来文的标题、发文字号，接着再交代根据，以说明发文的缘由。例如：“你单位XXXXXXX号函悉”；“贵单位XXXX年X月X日来函收悉”。为了.,如何写好发函的原由？,要注意区别去函和复函的不同写法,一定要先引叙来文的标题、发文字号，接着再交代根据，以说明发文的缘由。例如：“你单位XXXXXXX号函悉”；“贵单位XXXX年X月X日来函收悉”。为了.,如何写好发函的原由？,1.坚持“一函一事”原则；2.去函要把商洽的、询问、请求的、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答；3.复函要针对来函所询问的问题、商请的事项逐一给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际；4.注意函的用语。,如何写好函的事项？,-,97,注意函的措辞,1.委婉得体,2.谦恭谨慎3.诚恳平和,讲究礼仪：,通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。,注意函的结语与请示的结语不同！,去函,复函,通知,1.正确概括通知的标题（1）无语法错误（2）要区分是哪一种类型的通知2.任免通知与任免决定的区别,写好通知的难点：,1.正确概括通知的标题（1）无语法错误,写好通知的难点：,发通知的单位名称（下级机关名称）,关于,通知事项,的通知,+,+,+,不能少,可省略,会议、活动的通知一般由一个动词引出通知事项例：关于召开会议的关于举办活动关于开展工作的,不能没有“的”,1.正确概括通知的标题（1）要求没有语法错误（2）要区分是哪一种类型的通知特别注意批转、转发通知的标题写法。（3）若转发上级机关发文时，出现层层转发时，在标题中被转发公文的文种是否都保留？,写好通知的难点：,批转、转发通知的标题，一般也要写“发文机关+事由“关于”+文种”三个要素（若被批转或转发的公文文种也是通知，其中事由一项又有两种写法：（1）批转、转发通知的标题应在标题中写明“批转”或“转发”。由“批转”或“转发”二字与省略书名号的原文名称组成，其构成形式为：发文机关+“批转”（或“转发”）+被批转（或转发）的公文标题+文种。例：1.上杭县人民政府批转关于2010年安全生产监管执法工作计划的通知2.国务院批转建设部关于进一步加强城市规划工作请示的通知思考：在这个标题里您注意到了哪三个问题？“批转”或“转发”前后都没有“关于”二字。“关于批转”“关于转发”。（2）假如原文标题较长，可由“关于转发”或“关于批转”四字与原文编号加“文件”二字组成，如:省人民政府关于转发国发20038号文件的通知思考：与（1）的标题比较，您发现两者有何区别？若采用（2）标题写法，那么就是“关于批转”或“关于转发”（3）采用第（1）种写法时，被转发的公文不加书名号。,若转发上级机关发文时，出现层层转发的标题的书写要求：省略中间层级，如：XX股份有限公司转发上杭县安监局转发福建省安监局转发国家安监总局办公厅关于的通知的通知的通知要点：1.在批转、转发型的通知标题中，除原文件是法律、法规性内容外，被批转（或转发）的文件标题一般不加书名号。2.如被批转（转发）的文件原文种也是“通知”，则整个标题只保留一个文种名称。,非法定性公文：规章、细则、简报、计划、调查报告、会议记录、讲话稿等。这些非法定公文要随着“通知”下发！,1.此件所选择的文种为“计划”是否规范？,2.如何行文才能规范？,改为：关于印发工作计划的通知,改为：关于印发工作要点的通知,第四部分公文的规范格式,【不可无视：】,统一文件字体格式！,海南职业技术学院文件,海职院人发20081号签发人：XXX,空2行,标题小标宋体2号,关于XXXXXXX请示市教育局：为了进一步提高学生的XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,仿宋3号,空4mm,正文仿宋三号,空两行,空一行,签发人姓名用三号楷体,三号仿宋,小标宋体,委2012x号,签发人：xxx,（空二行）,（空一行）