科技档案管理办法.ppt

科技档案管理办法,讲解主要内容一、科技档案的概念、特点及种类二、科技档案的收集三、科技档案的归档四、科技档案的整理工作五、科技档案的销毁和善后处理工作,一、科技档案的概念、特点及种类,2000年12月11日由国家质量技术监督局发布的科学技术档案案卷构成的一般要求中，对科技档案进行了新的定义，其表述为：企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。,（一）概念的含义,专业技术性,成套性,动态性（现实性）,多样性,保密性,一、科技档案的概念、特点及种类,（二）、科技档案的特点,一、科技档案的概念、特点及种类,（三）科技档案的种类,（1）产品档案：包括技术协议书、技术任务书、产品设计图样、产品配方、商标专利材料、工艺方案、工艺流程图、工艺定额、工艺规程、工装图样、工艺技术总结、计算书、说明书、定型报告、产品质量检验材料合格证、装箱单、产品优评。,一、科技档案的概念、特点及种类,（三）科技档案的种类,（2）农业科技档案：指在农、林、牧、渔等生产技术活动中形成的档案总称。主要包括：种子档案农作物档案林业档案畜牧业档案水产档案农业生态环境档案和农业区域规划档案等,一、科技档案的概念、特点及种类,（三）科技档案的种类,（3）基本建设档案：指各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修等活动中形成的科技档案。主要包括：可行性研究、任务书、设计基础材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工文件、财务、器材管理文件等。,一、科技档案的概念、特点及种类,（三）科技档案的种类,（4）设备仪器档案：设备仪器档案是指各种机器、车辆、船舶和仪器仪表的档案材料。主要包括：外购设备档案自制设备档案与基建工程连在一起的设备档案,一、科技档案的概念、特点及种类,（三）科技档案的种类,（5）科学技术研究档案：指在自然科学技术研究活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据和声像、电子等各种文件材料。立项档案研究实验档案总结、鉴定与验收档案成果奖励与申报档案推广应用档案,一、科技档案的概念、特点及种类,（三）科技档案的种类,（6）专门技术档案：由于科技活动的多样性和广泛性，形成了一些专门性科技部门，在这些专门性的科技部门或单位形成的科技档案，统称为专门技术档案。主要包括：测绘档案地质档案水文、天文档案气象、地震档案医药卫生档案环境保护档案,（1）认真贯彻实施集中统一管理科技档案工作的原则,（3）保证科技档案的完整、准确、系统,（2）遵循科技档案的自然形成规律,二、科技档案的收集,（一）科技档案收集工作的要求,二、科技档案的收集,（二）科技档案收集工作的形式,科技档案收集工作有两种形式：一是对内收集，及科技档案部门按归档制度的要求接受单位内各业务部门科技文件的归档；二是对外收集，即科技档案部门根据产业技术政策和有关规定对外单位保存的档案材料进行征集、购买或接收。,（1）按照归档制度的规定，接收科技文件的归档；,（2）纳入计划管理，实行多种方式相结合的收集方法；,（3）确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集；,（4）抓住重要环节和关键环节进行收集；,二、科技档案的收集,（三）基层档案部门开展科技档案收集工作的方法和措施,（1）归档工作由相关的科技业务部门承担；,（2）归档的科技文件应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰，有利于长久保存；,（3）归档的科技文件必须达到完整、准确并经过系统整理、编目、划分保管期限、组成案卷方可归档；,（4）档案人员有责任监督、指导科技人员做好科技文件的归档工作；,三、科技档案的归档,（一）科技文件的归档要求,三、科技档案的归档,（二）科技文件的归档范围,凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件都应该列入归档范围。,三、科技档案的归档,（三）科技文件的归档时间,在一项科技活动结束后归档；按阶段归档；按子项归档；按年度归档；,三、科技档案的归档,（四）科技文件的鉴别工作,归档文件的完整性鉴别：一套科技文件不能缺张少页；归档文件的准确性鉴别：做到科技文件同它所反映对象一致，同一科技生产活动所形成的科技文件在内容上应该一致；归档材料属性鉴别：要将科技文件与科技资料、文书材料区分清楚，只归档具有保存价值的属于科技活动的文件；归档文件的保存价值和保管期限的鉴别：根据不同科技文件的不同保存价值，对每个案卷确定保管期限和机密等级；,三、科技档案的归档,（五）科技档案保管期限的原则,科技档案的保管期限一般可以划分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年，它的划分原则是：凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案，都应该永久保存；凡是一定时期内，具有利用价值的科技档案都可以定期保存；凡是介于两种保管期限之间的科技档案，其保管期限一律从长；,技术因素：指科技档案所反映对象的科学技术水平高低,功能因素：指科技档案在经济和社会发展中所具有的功能,时间因素：指科技档案形成时间的远近,典型因素：指科技档案反映对象所具有的典型意义,作者因素：指科技档案的形成者对科技档案价值的影响,名称因素：指科技档案材料的名称，如成果报告、阶段小结、说明书、计算书等,三、科技档案的归档,（六）规定和影响科技档案价值因素,科技档案的整理工作，包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系为原则；科学编目包括编档号、编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，解释各类案卷内的文件内容和构成。,四、科技档案的整理工作,（一）科技档案整理工作的内容,四、科技档案的整理工作,（二）科技档案整理工作的原则,四、科技档案的整理工作,（三）科技档案的分类,科技档案分类的基本要求：科技档案的分类要符合科技档案形成专业和形成单位科技活动的性质及特点；一个单位内部和一个专业系统内部，同一个科技档案的分类标准应该一致；分类的层次要简明，不宜过多过繁；分类应力求按专业系统实现标准化；,四、科技档案的整理工作,（三）科技档案的分类,科技档案分类方案：科技档案分类方案，就是通过文字、数字、代号或图表的形式，表现本系统或本单位科技档案类别的划分、排列及其纵横关系的体系。分类方案类目体系遵循以下几个原则：可包容性、严整性、相对稳定性。,四、科技档案的整理工作,（三）科技档案的分类,科技档案分类方案科技档案分类方案的编制原则和步骤：划分大类，确定类列；划分属类，确定类系；确定类别排序；给每个类目以固定的代字或代号；将形成的类目体系用文字叙述或图标的形式表达出来；撰写说明，指出分类方案的编制依据、分类标准、类目代字或代号的使用方法等；,四、科技档案的整理工作,（三）科技档案的分类,科技档案分类方法包括：工程项目分类法；型号分类法；课题分类法；专业分类法；时间分类法；地域分类法；,四、科技档案的整理工作,（三）科技档案的分类,几种常见科技档案的分类：产品档案安装型号分类；基建档案按照“性质工程项目”或者“流域（水系）工程项目分类”；科研档案按照课题进行分类；设备档案按照“性质型号”或者“工序型号”分类；,四、科技档案的整理工作,（四）科技档案号的编制,概念：科技档案号是指保管单位的编号或代号，简称档号。它是档案部门用来反映科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号，是科技档案分类号和保管单位顺序号的组合体。作用：科技档案号起着固定整理成果，反映分类和排列秩序，便于保管和查阅科技档案的作用。,Addyourtitleinhere,四、科技档案的整理工作,（四）科技档案号的编制（档案号的编制要求）,科技档案号要反映科技档案系统整理后的科学秩序；科技档案号由代字和代号组成。代字使用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。科技档案的代字代号是一定类别和内容的代称。因此，要赋予代字、代号确切的含义。在一个档案室内或科技专业档案馆内，一个代字只能代表一种科技档案。比如，用汉语拼音字母“C”代表产品类档案，就不能用“C”代表其他类的档案；科技档案号应力求简明概括，不要过于复杂繁琐；,Addyourtitleinhere,四、科技档案的整理工作,（四）科技档案号的编制（档案号的编制）,（1）编制同科技档案分类有关的代字、代号表科技档案种类代字、代号表，一般有两种方法：第一种方法：以该种类档案的第一个汉字汉语拼音的声母充当。如用“J”代表“基建档案”，“S”代表“设备档案”，“C”代表“产品档案”，“K”代表“科研档案”。注：当某一个科技档案种类名称的第一个汉字的声母与另一个科技档案种类名称的声母相同时，可以用第二个汉字的声母来充当。如“测绘档案”中的“测”字声母为“C”，与“产品档案”中的“产”字声母相同，因此，为了区分测绘档案与产品档案的代字，测绘档案的代字就采用第二个汉字“绘”的声母“H”来充当。,Addyourtitleinhere,四、科技档案的整理工作,（四）科技档案号的编制（档案号的编制）,以声母为代字的科技档案种类代字表,Addyourtitleinhere,四、科技档案的整理工作,（四）科技档案号的编制（档案号的编制）,(1)编制同科技档案分类有关的代字、代号表科技档案种类代字、代号表，一般有两种方法：第二种方法是不采用汉语拼音声母，而是按照英文字母的自然顺序分别代表科技档案各个不同种类。即依次A、B、C、D、E等代字，分别充当基建档案、设备档案、产品档案、科研档案、测绘档案。这种代字方法缺点：本身不容易看出科技档案种类,Addyourtitleinhere,四、科技档案的整理工作,（四）科技档案号的编制（档案号的编制）,(1)编制同科技档案分类有关的代字、代号表科技档案专业代字、代号表科技档案专业代字、代号表赋予科技档案中每一个专业以固定的代字或代号，可以用汉语拼音声母作专业代字代号，也可以用阿拉伯数字做专业代字、代号。,科技档案专业代字示意表,Addyourtitleinhere,四、科技档案的整理工作,（四）科技档案号的编制（档案号的编制）,(1)编制同科技档案分类有关的代字、代号表科技档案设计阶段代字、代号表,科技档案设计阶段代字示意表,Addyourtitleinhere,四、科技档案的整理工作,（四）科技档案号的编制（档案号的编制）,(2)确定档号编制结构、填写档号档案号的编制结构主要有两种形式，一种是单纯号形式，即全部以数字来进行科技档案编号；另一种是混合结构，即以数字和代字混合的方式进行科技档案编号。基本模式：科技档案号=科技档案分类号+案卷顺序号,四、科技档案的整理工作,（四）科技档案号的编制（档案号的编制）,(2)确定档号编制结构、填写档号例如：某单位基建档案号J2301,案卷顺序号,金属加工车间代号,生产性建设代号,基建档案代号,分类号,四、科技档案的整理工作,（四）科技档案号的编制（档案号的编制）,(2)确定档号编制结构、填写档号例如：某农业科研档案号K11101,案卷顺序号,课题代号,水稻育种代号,专业代号,科研档案代号,分类号,科技档案案卷是互相联系的若干科技文件的组合体。,科技档案案卷的文件一般有一个相对的数量界限，科技档案案卷的厚度以不超过100张A4基本图幅的图纸为宜。,一个案卷内，科技文件的保存价值大致相同。,案卷一般采用卷夹、卷盒两种形式的装具。,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷,概念：科技档案案卷是由相互联系的价值大致相同的若干科技文件组合而成的一个保管单位。,案卷内科技文件内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况；,案卷内科技文件要齐全、完整；,案卷内科技文件的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能用热敏纸、不能有用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复习纸等书写的字迹。,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷,组卷的要求,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷,科技档案组卷方法：按结构组卷；按子项组卷；按工序或阶段组卷；按专业性质组卷；按问题组卷；按文件名称或材料性质组卷；按地域组卷；按时间组卷；按作者组卷；,”,“,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（卷内文件的排序）,图样文件的排序：图样文件的排序有两种情况，一是对于有图样目录的图纸可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸可以按照隶属关系、总体与局部的关系顺序排列，如基建工程图纸可以按照总图组件图部件图分部件图零件图的隶属关系顺序排列,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（卷内文件的排序）,文本文件(文字材料)的排列最基本的有以下几种方法：按重要程度排列。即重要的文件在前面，次要的文件在后面；按时间顺序排列。即按科技文件形成的时间或文件内容所反映的时间顺序依次排列；按逻辑关系排列。如来文和复文，则复文在前，来文在后；正文和原稿，则正文在前，原稿在后；主件和附件，则主件在前，附件在后；按地区排列。即根据文件所反映的地区特征，按顺序进行系统排列；如果有译文的外文资料，一般要求译文材料在前，图样文件在后；,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的排列的概念）,案卷只有经过系统的排列，才能使案卷与案卷之间保持有机联系，使库藏科技档案条理化和系统化。案卷排列与分类有着密切联系，在排列方法上，首先要对科技档案进行初步分类，然后在各种类比的档案内部，按其特点进行系统排列，如将库藏科技档案首先要按种类划分为基建档案类、产品档案类、科研档案类等，然后再对每类档案按照其性质进行排列。,第一种是分类排列。即按照科技档案案卷内容及科学分类体系对案卷进行排列，并将其存放在库房柜架的规定位置上。优点：便于查询利用。缺点：不能充分利用库架，造成浪费。可以采用分类字顺、分类年代、分类地区等排列。,第二种是流水排列。即按照科技档案案卷在等级薄中的登记顺序号，对案卷进行排列。优点：节省柜架，避免倒架，便于清点。缺点：破坏了科技档案之间的有机联系，不便于按种类进行统计，不便于档案的鉴定和成套利用。,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的排列的基本方法）,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的排列的具体方法）,依据科学技术档案案卷构成一般要求，案卷具体排列的顺序是：产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列；科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励阶段和推广应用阶段排列；基建档案按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列；设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维修等排列；,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的编目）,科技文件组成案卷，进行系统排列后，就要对案卷进行编目，通过编目来固定案卷内科技文件的位置，揭示其内容，便于日后查找和利用。,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的编目）,编写页号：案卷内科技文件凡有书写内容的页面一律要编写页号。页号编写的位置：单面书写的科技文件在右下角编写页号；双面书写的科技文件，正面是右下角，背面是左下角，图纸页号编写在图纸标题栏外面。编页号的方法：如果案卷装订，以每卷为单位，按顺序编写科技文件页号；如果不装订，先编写卷内每份文件的件号或加盖档案号章，然后，再以每份文件为单位，从“1”起按顺序编写页号。成套图样或印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可以代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技文件组成一卷的，应排在卷内文件的最后，将其作为一份文件编写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的编目）,填写卷内目录卷内目录表,档号：,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的编目）,填写卷内目录：卷内目录是案卷内每一份科技文件的明细表。序号，指该份文件在案卷内的排列顺序号，用阿拉伯数字从“1”起，依次标注；文件编号，填写该份科技文件的文件号或图样的图号；责任者，填写科技文件直接编制部门或主要责任者；文件材料题名，填写每份文件的全称，一般应照实抄录；日期，填写科技文件本身编制的年、月、日，即文件的形成时间；页数，填写每份文件的页数，即填写每份文件尾页标注的页号；备注，对有关科技文件的特殊情况或其他事项的说明。,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的编目）,填写卷内备考表卷内备考表,档号：,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的编目）,填写卷内备考表说明：写明卷内科技文件的总件数、总页数及在组卷过程中对科技文件基本情况等需要说明的问题，一般由相关科技人员填写。立卷人：由责任立卷者签名。检查人：由案卷质量审核者签名。年、月、日：由立卷人和检查人分别填写完成立卷和检查的日期。,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的编目）,案卷封面的编制,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的编目）,案卷封面的编制案卷封面是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容与特征的一种工具。案卷的封面印制在卷盒正表面，也可以采用卷内封面的形式，案卷外封面的尺寸，卷夹、卷盒均为310mm*220mm；案卷题名：即案卷标题，他应简明、完整、准确揭示卷内科技文件内容，主要包括项目名称、文件的内容特征、科技文件的名称；立卷单位：填写负责科技文件组卷部门或项目的负责部门；起止日期：填写卷内科技文件形成的起止日期；保管期限：分为永久、30年、10年；密级：分为绝密、机密、秘密；档号：填写档案的分类号和案卷的顺序号,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的编目）,案卷题名举例,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的编目）,案卷背脊格式,四、科技档案的整理工作,（五）科技档案的组卷（案卷的装订）,案卷可采用装订和不装订两种形式，一般情况下，装订用卷夹，不装订用