常用公文写作与处理.pptx

常用公文写作与处理,常用公文种类,、通知、方案、表彰决定、工作要点、指导意见、请示、公文处理办法,第一部分通知的写法,通知是各种党和政府的部门、机关、单位向下级机关、部门、单位或工作人员传达上级指示，要求做什么事情时，所常使用的一种公文样式。同级对同级有什么事情需要告诉，有什么活动需要对方参加，主管部门也可以发通知。,通知的写法,一、常用通知的样式有如下五种：会议的通知；布置工作的通知；交流情况或信息的通知；转发请示、报告和意见的通知；传达领导意见，任免干部，发布行政法规的通知,通知的写法,二、通知的必备要素：、被通知者的单位或个人名称或姓名、发出通知的目的和要求、通知的事项、发通知的单位名称和时间,通知的写法,二、通知的具体格式：（一）标题写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。如，“XXX关于XXX的通知”,通知的写法,二、通知的具体格式：（二）称呼写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。但此种情况极少)。注，写被通知单位时可用全称也可用规范简称，但应注意保持意思明确避免歧义。针对此问题，应当多学习过往范文。,通知的写法,二、通知的具体格式：（三）正文另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。周知有关事项的通知要语意明确言简意赅。写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。,通知的写法,二、通知的具体格式：（四）落款分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。,什么是会议通知？,会议通知是上级对下级、组织对成员布置工作、传达事情召开会议之前广泛应用的书面通知中的一种。,以会议通知为例，举一反三,怎样写好召开会议的通知,执笔人在写这种通知之前，要问清楚会议的详细内容。这些内容一般包括被通知的单位或个人，会议的名称，开会的时间、地点，要求参加会议者会前办什么事情等。此外，还应了解召开会议的目的，会议的有关要求。,以会议通知为例，举一反三,写在第二行中间，字略大一点。标题有三种写法：一是只写“通知”二字；二是紧急或重要事情，可以写成“紧急通知”或“重要通知”借以引起人们重视；三是把发文单位、名称、会议的主要内容和文种也写进去。,以会议通知为例，举一反三,1.标题。,2.称呼,写被通知者的单位名称或者姓名，称呼的写法有两种：一种写在第二行或第三行，顶格写，称呼后面加冒号，另一种是写在正文的下面一行第三、四格，写“此致”二字，接着另起一行顶格写被通知者的单位和姓名，“此致”后不要加标点符号。这种通知，被通知者见通知后要在自己的名字后边写一个“知”字，重要的会议多用此种通知方法。“此”，这，指“通知”，“致”，给与送达。【第二种方法在正式行文场合很少用，多为党政内部行文】,以会议通知为例，举一反三,3.正文,从标题下第二行，空两格写通知的内容，这是通知的主要部分。召开会议的通知要把开会的时间、地点、什么人参加、开什么会、会前要做好哪些准备工作等内容写清楚。如果内容多，可分段或分条来写。,以会议通知为例，举一反三,4.署名和日期,分两行写于正文右下方第三、四行处。如果通知以公文形式下达，则要加盖公章。,以会议通知为例，举一反三,第二部分方案的分类和写作,一、方案分类方案的内容涉及各个方面，从而带来了方案类别的多样性。按方案的内容分，有工作方案、生产方案、学习方案、科研方案、行动方案；按方案的适用范围分，有党的机关的方案、行政机关的方案，有上级机关的方案、本级机关的方案和下级机关的方案等；按方案实施后的状态分，有静止的方案和动态的方案。静止的方案是指按方案实施之后，必须按方案的要求保持稳定状态，在领导机关未改变方案的决策之前，不得改变。,第二部分方案的分类和写作,二、方案格式方案一般由标题、正文两部分组成，有的方案还有附件。一般情况下，方案制定后，用“通知”发布。所以，在方案的标题之下不需要标注成文日期。如果是批转下级机关制定的方案或受权转发其他机关制定的方案，则在标题之下加圆括号居中标注制定方案的单位和成文日期。,（一）标题。,一般由方案的适用范围、方案的主题和“方案”组成。比如，xx市机构改革方案、xx省整顿经济秩序实施方案。,（二）正文,方案的正文由开头、主体两个部分组成。开头部分撰写制定方案的目的、依据等，然后用“特制定以下方案”或“制定以下实施方案”承上启下。主体部分，是方案的核心及基本内容。不同的方案，有不同的内容及结构形式。主要有三种结构形式：,1、机构改革方案。,包括宏观的和微观的两大类。宏观的方案是对全局的机构改革作出全面部署，包括机构改革的指导思想和原则、职责及职责划分的原则、机构设置及其职责。领导职数和人员编制划分的原则和确定的原则等，并附机构设置一览表；微观的方案是指具体的到一个单位的机构改革方案，包括制定机构改革方案的依据、单位职责、机构设置及其职责、人员编制，领导职数等。,二、工作方案,包括行动方案与活动方案，不包括机构改革方案和科研方案。包括指导思想、目标任务、实施步骤和措施要求等内容。有的工作方案可省略指导思想，但目标任务、实施步骤、措施要求一个也不能少，必要时，还可附上图文、表格等附件。,三、科研方案。,是工作方案的一种，但又有别于一般的工作方案。科研方案除了包括目标任务、实施步骤、措施要求外，还附有目标树。目标树，是指把科研任务比做一棵树，树蔸与树干为总目标，把树枝比做具体目标，整个科研方案及进展情况可在目标树上表现出来。一目了然。,工作方案,工作方案是对未来要做的重要工作做了最佳安排，并具有较强的方向性、导性粗线条的筹划，是应用写作的计划性文体之一。在现代领导科学中，为达到某一特定要求决策助理人员高瞻远瞩，深思熟虑，进行周密思考，从不同角度设计出多种工作方案，供领导参考。,以工作方案为例，举一反三,1、标题。,方案的标题可分为全称式和简明式两种，而又以全称式居多。凡由单位、事由、文种三要素构成的为全称式；由事由、文种二要素构成的为简明式。,以工作方案为例，举一反三,2、署名落款。,方案既无须在标题中标明时间，又不完全是将生成时间放在文末，而大多是将其列在标题之下、正文之上的特定位置。,以工作方案为例，举一反三,3、正文部分。,工作方案大都由以下两部分构成：第一部分是导言或引语。引言要求简明扼要地交代预案或方案制订的目的、意义和依据，一般是以“为了根据特制定本方案”的惯常形式来表述的。第二部分是方案的基本内容，这部分主要包括以下三个方面：（1）基本情况的交待。（2）对相关活动、相关工作按阶段或进程做具体的部署安排。（3）对相关问题的处理与解决办法。,以工作方案为例，举一反三,第三部分表彰决定,表彰性决定是决定的一种，是机关、团体和企事业单位对所属单位和个人进行表彰时发布的公文。表彰性决定是我们在日常工作中需要经常使用的公文形式。在一定时期的工作或突发事件中，单位、群体或个人作出了重要贡献，事迹突出，堪为榜样，其上级机关为宣传典型，弘扬先进精神，号召有关单位进行学习，决定采用书面形式，予以表彰奖励，就要制作发布表彰性决定。,一、表彰性决定的写法,表彰性决定一般由标题、文号、主送机关、正文、发文机关印章和成文日期组成。,1、标题。一般采用三项式，即由发布决定的机关、事由和文种组成。在例文标题中，发布决定的机关是“国务院”；事由是“表彰全国劳动模范和先进工作者”；文种则是“决定”。2、文号3、主送机关。4、正文。这是表彰性决定的主要内容，一般由事迹、评价、表彰决定和号召学习四部分组成。其中2、3两项在公开发表时不写。,一、表彰性决定的写法,正文的事迹、评价，在此不多讲解，正文的第三部分写表彰决定。在表彰决定之前，要概括阐述进行表彰的目的。写明表彰的形式，如“授予荣誉称号”等。第四部分是号召学习。在这一部分中，可以对表彰对象提出希望，比如希望他们戒骄戒躁，再立新功等。号召学习要写清楚号召的对象和学习的内容，最后是对号召对象提出要求，要求号召对象通过学习先进典型，发奋工作，完成工作任务。5、发文机关印章和成文日期。,一、表彰性决定的写法,二、表彰性决定的写作要求,1.格式要正确。内容要充实。3.语言要庄重、精炼。,1.格式要正确。表彰性决定是一种公文。公文的写作有固定的格式，表彰决定当然不能例外。如上所述，表彰性决定的基本结构分为五个层次，机关发文时，标题、文号、主送机关、发文机关印章和成文日期是不能省略的，正文部分，可以根据实际情况进行适当取舍，但是，表彰的形式一定要明确写出，不能含糊。,二、表彰性决定的写作要求,内容要充实。在正文部分，如果要叙述表彰对象的主要事迹并进行评价，对事迹的叙述要实事求是，客观真实，概括地反映出受表彰对象的主要先进事迹；对先进事迹的评价更要恰如其分，切忌人为拔高，说过头话。号召的对象要与发文机关管辖的人员范围相适应，不能越权，如省一级政府的表彰决定，就不能对全国人民发出号召。学习的内容是对具体事迹的本质概括，要以具体事迹为基础，概括反映其先进本质，不能凭空想象或移花接木。,二、表彰性决定的写作要求,3.语言要庄重、精炼。表彰性决定是权威性较强的公文，有的还要在报刊上刊登，或在大会上宣读。因此，制作表彰性决定要选择通用的书面语，避免使用方言或口语化的文字。语句要通顺，严格杜绝病句。语言表述要准确，用词要精炼。在语言上要能够体现表彰决定严肃、庄重、振奋精神、鼓舞士气的特点。,二、表彰性决定的写作要求,主送机关,发文机关印章和日期,文号,正文,第四部分工作要点,工作要点也是一种计划性公文,是为了实现某一工作目的,对计划所要做的具体工作及其步骤、方法等方面提示出主要之点的一种文体。在很多时候,要点大多数是上级机关某项大的工作计划的摘要,要以文件形式下发。和工作计划相比,工作要点有些像计划的提纲,比工作计划更概括、简要。,工作要点格式,工作要点通常由标题和正文两部分构成。（一）标题工作要点的标题包括发文机关、事由和文种类别(要点三要素)。有时,标题中省写发文机关或将落款用题下标示的办法标明。由于工作要点属计划性文件,所以,标题中的事由部分,一定要标明年度、季度与月份。（二）正文工作要点的正文,一般分为两部分。第一部分用一段或两段文字写明某一段时间工作的“总的目标”或“总的要求”;第二部分条目列出主要的任务措施和办法等。工作要点的正文之后,由于标题和题下标示已标明发文机关和发文日期,一般均不要再有落款。但下级基层单位的工作要点有时并不在标题和题下标示发文机关和发文日期,而在正文右下方列出。要点即计划的主要之点,所以简明扼要、少过渡、少具体细节和议论说明,是基本的写作要求。,怎样写好工作要点,（一）内容选择要抓住中心，突出重点，概要安排（二）结构布局要规范严谨，条理清晰，层次分明（三）语言表述要凝练简洁，朴实准确，详略适度,标题,总目标,文号,具体措施,第五部分意见,一、概述意见是上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活动的原则、步骤和方法的一种文体。意见的指导性很强，有时是针对当时带有普遍性的问题发布的，有时是针对局部性的问题而发布的，意见往往在特定的时间内发生效力。,二、意见的写作格式(一)标题。标题必须把发文机关、事由、文种写清楚。(二)发文时间。一般以定稿时间为准。(三)正文。,第六部分请示（报告）第六部分请示（报告）一、概述,请示报告是机关、事业和企业单位在公文往来中经常用到的重要评议体之一。主要用于向上级机关请求指示、请示批准某一事项。一是时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的,否则会影响正常工作,因此时间性强。二是要一事一请示。三是通常主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得在请示的同时又抄送下级机关。四是应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄报直接主管部门。,二、请示报告格式,（一）标题：制发机关名称+事由+请示。（二）正文：1、请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。2、请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。3、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，