线下活动操作手册090522.ppt

活动策划方案人员邀请进度跟踪活动专题页面建设制作物准备现场环境布置现场内容安排及流程设计现场分工,前期准备,活动进行中,活动总结,活动策划方案,活动背景为什么要做此活动？行业背景公司目前状态背景活动目标对易车网品牌的目标对推广产品的目标传播受众目标活动keymessage需要通过活动传递给媒体、用户、客户的核心信息,活动描述活动时间活动执行时间/推广时间活动地点活动主题：要清晰，易于传播活动议程拟邀请人员嘉宾（厂商、客户、经销商）媒体记者来宾（合作伙伴、代理商）,活动策划方案,活动流程举例,领取资料,进一步活动,游戏活动,产品体验,现场,邀请,用户报名,问答抽奖,颁奖,活动策划方案,前期需要准备工作的清单（按照活动流程确定前期准备工作）场地/用餐/费用签到人员邀请签到所需资料制作签到程序设计VIP签到工作展示区内容/设计/工作人员培训主活动现场内容/设计/嘉宾/流程/仪式,活动策划方案,时间、分工表时间要有明确的开始与截至时间人员分工特别是（跨集团、跨部门、跨地区）的人员分工要特别注明相关职责对于各项工作要有明确的负责人预算表,活动策划方案,场地确定,根据活动规模选择适合的场地。与场地签定合作。,人员邀请,普通来宾确定到场人数，及各部门邀请人数邀请方式电子邀请函（提前3-4周）电话确认（提前2-3周）邮寄最终邀请函和签到条形卡（提前1-2周）如果邀请人员大都是新客户，可以委托第三方数据库进行邀请。VIP邀请与对方确定是否开车，是否需要停车位是否需要用餐是否有陪同如需要讲话，需要确定讲话内容。,进度跟踪,活动启动开始之后，需要有机制保证进度正常。邮件组：把所有与活动相关的人员建立一个专门的邮件组，以便信息及时共享例会：根据准备时间的长短和规模，定期召开例会。各项目负责人通报项目进展和问题，以便统一协调解决。根据时间表跟进进度，每次例会之后更新时间表。,活动专题页面建设,活动宣传专题，是利用易车自身资源宣传活动。上线时间可以预先上线，也可以当天上线。专题页面上内容：活动介绍（时间、地点、参加人员、宗旨、演讲嘉宾介绍、日程安排）、也可以利用专题页面进行参加人员招募、预留出媒体报道文章区域、链接到相关产品页面。上线制作流程：提前4周向UE提交MRD（市场部MRD规范）制作页面上线测试申请广告资源,制作物准备,根据预定参加人员确定制作物数量。实际到场人数通常是邀请人数的40%，所以邀请函要制作多一些，但其他制作物按照计划人数制作。制作物包括会议资料礼品工作人员服装VIP服装制作物需求按照公司采购流程，向采购部提出需求，由采购部进行选择比价下单。所有制作物设计必须经过UE创意设计部签字认可，才能制作。,现场环境布置,展区设计内容：凡是涉及到产品介绍、数据等内容必须由产品部门认可签字同意。设计：所有设计必须符合公司VI要求，并得到UE创意设计部签字认可。主会场设计体现会议主题符合公司VI标准所有设计必须得到UE创意设计部签字认可分会场设计分会场需要延续主会场的总体设计风格明确体现分会场主题符合公司VI标准所有设计必须得到UE创意设计部签字认可内容必须由需求部门签字认可在会场的入口、会场路径上都要有明确的指示标志。如果活动规模较大，需要在会场显著位置排放会场平面图指示。,现场内容安排及流程设计,现场流程设计必须符合大会所要传达信息的目标。所有人员讲话需要提前安排、沟通，使每个演讲者都明确自己演讲内容在整体大会中的位置和作用。整场活动可以通过统一的视频格调贯穿，以保证活动的整体性。演讲者使用的PPT模板统一。,视频资料准备,视频是贯穿整体活动的线索，也是统一活动整体格调的工具。活动要有开场视频及结束视频。中间穿插的视频要与活动整体格调协调。可以制作片头或片尾加在短片前后。视频制作流程：确定视频制作内容，向UE创意设计部提需求邀请视频拍摄嘉宾进行拍摄、制作配音审片,现场分工表主会场分会场展示区签到台秘书处/物品清单现场人员工作手册,活动进行中,活动总结,前期准备,现场分工表,现场分工表每项工作落实到个人，每个区域有一个负责人。现场只有一个总控制人员，全场活动必须按照计划进行，如果有紧急情况需要变更计划，必须由总控制人下指令。现场分工表的时间必须是精确到分钟。注明每个工作人员的职责、工作完成标准。详见rundown,主会场,主会场有一个总控制负责人，开场、进度都由总控制负责人掌握。主会场需要有舞台监督人，控制上场嘉宾顺序。负责与上场嘉宾沟通。主会场开场前一天排放座位，确定VIP的座次。主会场流程必须彩排2次或以上，将所有视频顺序、上场嘉宾顺序、灯光、音响等全部排好。礼仪人员必须提前培训，明确上下台位置和顺序。细节：如果演讲者讲话内容比较多，需要为演讲者制作手卡，以保演讲者讲话流畅。手卡背面要有易车网Logo。视频文件必须要有2份以上备份。主会场最好有对讲机作为通话设备。如果会议时间较长，需要在来宾座位上摆放矿泉水。,分会场,分会场有总负责人确认分会场到场人员数量分会场设备准备到位分会场资料到位,展示区,提前作好工作人员培训，由于是临时工作人员对产品的基本培训。提前进行设备检查来宾引导，避免某一区域过于拥挤。防范设备丢失、损坏。讲解内容清晰、准确、到位，讲解态度主动、热情。,签到台,明确签到流程提前清点签到发放资料控制签到人数和进度签到台区分开：VIP签到、来宾签到、媒体签到VIP签到：需要有VIP休息室，佩戴胸花，发放VIP资料,秘书处,视活动规模的大小，设立秘书