Excel2010高级应用教程

Excel高级应用数据输入,一、数据显示显示方式与调整单元格宽度,Excel会自动判断使用者输入的资料型态，来决定资料的预设显示方式，例如数字资料将会靠右对齐；文字资料则会考左对齐。若输入的资料超过单元格宽度时，Excel将会改变资料的显示方式。当单元格宽度不足显示内容时，数字资料会显示成“#”,而文字资料则会由右边相邻的储存格决定如何显示。,当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断,当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边,单元格太窄，数字会显示成#字,当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断,当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边,当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断,当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边,当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断,当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边,这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调整宽度。,调整高度的方法和调整宽度的方法一样，只要拉曳行下方的框线就可以了。,二、选取不连续的多个范围如果要选取多个不连续的单元格范围，如B2：D2、A3:A5,先选取B2：D2范围，然后按住Ctrl键，再选取第2个范围A3：A5，选好后再放开Ctrl键，就可以同时选取多个单元格范围了。,先选取B2：D2范围,按住Ctrl键后，再接着选取A3：A5,三、选取整行或整列要选取整行或整列，在行编号或列编号上按一下：,在此按一下，选取整个B列,在此按一下，选取整个第4列,四、选取整张工作表若要选取整张工作表，按下左上角的“全选按钮”即可一次选取所有的单元格。,按下“全选按钮”可选取整张工作表,五、快速输入出现过的资料,1、利用“自动完成”输入相同的资料在输入同一列的资料时，若内容有重复，就可以透过“自动完成”功能快速输入。例如在工作表3的B2到B4单元格输入内容，然后再B5单元格中输入“成”字，此时“成”之后自动填入与B3单元格相同的文字，并以反白额方式显示。,若自动填入的资料正好是想输入的文字，按下Enter键就可以将资料存入单元格中；若不是想要的内容，可以不予理会，继续完成输入文字的工作，“自动完成”功能，只适用于文字资料。,此外，当同栏中出现两个以上单元格数据雷同时，Excel在无从判定内容的情况下，将暂时无法使用自动完成功能。当你继续输入至Excel可判断的内容，才会显示自动完成的文字内容：,一直要输入到“风”字，才会发挥“自动完成”的功能,2、从下拉式清单挑选输入过的资料当同一栏单元格的数据太雷同，总是得输入到最后自动完成才能判断出正确的内容，这时你可以改用从下拉式列表挑选功能来输入。接续上例，我们要继续在C6单元格输入内容。请先如图输入C2:C5的内容，然后在C6储存格按右钮执行从下拉式清单挑选命令：从下拉式列表挑选功能与自动完成功能一样，都只适用于文字数据。,执行此命令,C6单元格下方会出现一张列表，记录同一栏（即C栏）中出现过的数据，如：”品项”、”超静音风扇”、”超静音立扇”，只要由清单中选取就可输入数据了：,哪些资料会列入下拉式清单中Excel会从选取的单元格往上、往下寻找，只要找到的单元格内有资料，就把它放到清单中，直到遇到空白单元格为止。以下图的例子而言，当选区A6单元格时，清单中会列出“财务部”、“人事部”、“行销部”与“业务部”这4个项目，而不会出现“生产部”、“资讯部”。,空白单元格,空白单元格,不再往上找,不再往下找,选取的单元格,3、快速填满相同的资料,当你要将相同的内容连续填入数个单元格，除了可复制贴上单元格内容外，更有效率的方法是利用自勤填满功能来达成，此功能亦可建立日期、数列等具规则性的内容，这部份我们将在下一节说明。假设我们想建立以下的数据内容，先来看看哪些可利用自动填满功能来快速输入：,可建立具规律变化的资料，详细请参考下一节,可为连续的储存格填入相同的数据,请开敔一份新的工作簿，首先练习操作步骤较单纯的填满功能，看看如何在B2：B6范围内填满”业务部”。先如图输入内容，然后在B2单元格输入”业务部”3个字，并维持单元格的选取状态，然后将指标移至粗框线的右下角，此时指标会呈+状：,选取某个单元格或范围时，其周围会被粗框线围住，右下角的小方块稻为填满控点,将指标移到填满控点上，按住左钮不放向下拉至单元格B6，”业务部”2个字就会填满B2：B6范围了：,指标旁出现工具提示，显示单元格将填入的资料,自动填满选项钮,在刚才的操作中，数据自动填满B2：B6单元格后，B6单元格旁出现了一个自动填满选项钮，按下此钮可显示下拉选单，让你变更自动填满的方式：,预设的填满方式，即填入单元格的内容与格式（如字型、颜色设定）,若改选此项，只会填入单元格格式,选此项表示只填入单元格内容，但不要填入格式,自动填满选项钮的作用，可让我们选择是否要一并套用单元格的格式设定。不过，我们尚未设定格式，所以不用变更设定，当你选取了其他单元格，并进行编辑动作后，自动填满选项钮就会自动消失。学会单元格的格式设定后，您就会感受到此钮的便利之处了。,4、自动建立等差、日期及等比数列,（1）建立等差数列,首先要说明数列的类型，以便清楚知道哪些数列可由Excel的功能来自动建立。Exccl可建立的数列类型有4种：等差级数：数列中相邻两数字的差相等，例如：1、3、5、7等比级数：数列中相邻两数字的比值相等，例如：2、4、8、16日期：例如：2012/12/5、2012/12/6、2012/12/7自动填入：自动填入数列是属于不可计算的文字数据，例如：一月、二月、三月，星期一、星期二、星期三等都是。Excel已将这类型文字数据建立成数据库，让我们使用自动填入数列时，就像使用一般数列一样。以下就分别说明如何建立以上这4种数列。,建立等差数列在下图的A2：A6单元格中，建立1、2、3、4、5的等差数列，操作如下：在A2、A3单元格分别输入1、2，并选取A2：A3范围做为来源单元格，也就是要有两个初始值（如1、2），这样Excel才能判断等差数列的间距值是多少。,来源储存格,将指针移到填满控点上，按住鼠标左钮不放，向下拉曳至A6单元格：,指针旁的数字表示目前到达的储存格将填入的值,参考指针旁的数字，当建立到你要的数字后请放开滑鼠，等差数列就建立好了：,建立数列后，自动填满选项钮又再度出现了，而且下拉选单中的第1个项目略有不同：,以复制数据的方式来填满。就上例而言，A2：A6范围会变成1、2、1、2、1,此外，利用填满控点还可以建立“项目1、专案3、专案5、专案7”的文数字组合数列，只要在来源单元格输入“项目1”、“专案3”，再拉曳填满控点即可完成，你可以自行试试看。,（2）建立日期数列,再来试试建立日期的功能。请开启一份新工作簿，假设我们要在Al：El建立一个日期数列，就可以在来源Al单元格中输入起始日期，然后拉曳填满控点至El单元格：,1、输入起始日期,2、拉曳填满控点至El儲存格即可建立,由于我们建立的是日期数列，所以当你按下自动填满选项钮熙时，会看到多出几个与日期有关的选项,若改选此项，建立的日期数列会跳过星期六、日,此为预设选项,选此项，A1：El会填入，2012/1/1、2012/2/12012/5/1,（3）建立文字数列,Excel还内建许多常用的自动填人数列，例如”甲、乙、丙、丁”、”一月、二月、三月”等，方便我们使用填满控点快速完成输入。如右图操作，我们来练习在A3：Al0建立”甲、乙辛”：,拉曳至A10,建立不同的自动填入数列，自动填满选项钮下拉选单中的项目也会随数列的特性而有所不同。,在A3输入“甲”,（4）建立等比数列,不用按计算器，就能轻松建立等比数列,等比数列无法像等差数列以拉曳填满控点的方式来建立，我们实际来操作看看。例如要在B3：Bl0建立5、25、125的等比数列。,在B3单元格中输入5，按下圈图键，接着选取B3：Bl0的范围：,切换到开始页次，按下编辑区的填满钮，由下拉选单中选择数列命令开启数列交谈窗：,1、选择此项，因为根据步骤1选取的范围，数列会产生在列,2、选择要建立的数列类型,此栏可设定数列最后结束的数字，若未设定将延伸到选取范围为止，此例为Bl0单元格,3、输入等比的数值,按下确定钮，等比数列就建立完成了：,Excel高级应用公式与函数,3-1在单元格建立公式,当我们需要将工作表中的数字数据做加、减、乘、除等运算时，可以把计算的动作交给Excel的公式去做，省去自行运算的工夫，而且当数据有变动时，公式计算的结果还会立即更新。,3-1-1公式的表示法,Excel的公式和一般数学公式差不多，数学公式的表示法为：,若将这个公式改用Excel表示，则变成要在A3单元格中输入：,意思是Excel会将Al单元格的值十A2单元格的值，然后把结果显示在A3单元格中。,3-1-2输入公式,输入公式必须以等号“=”起首，例如=Al+A2，这样Excel才知道我们输入的是公式，而不是一般的文字数据。现在我们就来练习建立公式，请开殷范例文件Ch03-01，我们已在其中输入了两个学生的成绩：,我们打算在E2单元格存放“王书桓的各科总分”，也就是要将“王书桓”的英文、生物、理化分数加总起来，放到E2单元格中，因此将E2单元格的公式设计为“=B2十C2+D2”。,请选定要输入公式的E2单元格，并将指针移到数据编辑列中输入等号”=”：,函数方块,在此输入“”,接着输入“=”之后的公式，请在单元格B2上单击，Excel便会将B2输入到数据编辑列中：,此时B2被虚线框包围住,B2自动输入到公式中,再输入，+，然后选取C2单元格，继续输入，+，选取D2单元格，如此公式的内容便输入完成了：,最后按下数据编辑列上的翰入钮或按下键，公式计算的结果马上显示在E2单元格中：,数据编辑列会显示公式,单元格显示公式计算的结果,Tip:若想直接在单元格中查看公式，可按下+键键在键的上方，在公式和计算结果间做切换。,你也可以直接在E2储存格中，以键盘直接输入“=82十C2十D2”、再按下Enter键来输入公式,3-1-3自动更新结果,公式的计算结果会随着单元格内容的变动而自动更新。以上例来说，假设当公式建好以后，才发现”王书桓”的英文成绩打错了，应该是”90”分才对，当我们将单元格B2的值改成”90”，E2单元格中的计算结果立即从220更新为225：,自动更新计算结果了,3-2相对参照位址与绝对参照位址,3-2-1相对与绝对参照的差异,公式中会运用到的地址有相对引用地址与绝对参照地址2种类型。相对引用地址的表示法例如：Bl、C4；而绝对参照地址的表示法，则须在单元格地址前面加上”$”符号，例如：$B$l、$C$4。,假设你要前往某地，但不知道该怎么走，于是就向路人打听。结果得知你现在的位置往前走，碰到第一个红绿灯后右转，再直走约100公尺就到了，这就是相对引用地址的概念。另外有人干脆将实际地址告诉你，假设为”中正路二段60号”，这就是绝对参照地址的概念，由于地址具有唯一性，所以不论你在什么地方，根据这个绝对参照地址，所找到的永远是同一个地点。将这两者的特性套用在公式上，代表相对引用地址会随着公式的位置而改变，而绝对参照位址则不管公式在什么地方，它永远指向同一个单元格。,3-2-2实例说明,底下我们以实例为你说明相对引用地址与绝对参照地址的使用方式。先选取D2单元格，在其中输入公式”=B2十C2”并计算出结果，根据前面的说明，这是相对引用地址。以下我们要在D3单元格输入绝对参照地址的公式=$B$3+$C$2。,选取D3单元格，然后在数据编辑列中输入”=B3”。,按下键，B3会切换成$B$3的绝对参照地址：,你也可以直接在资料编辑列中输入=$B$3。,切换相对引用与绝对参照地址的快速键,键可循序切换单元格地址的参照类型，每按一次键，参照地址的类型就会改变，其切换结果如右：,接着输入“+C3”，再按下F4键将C3变成$C$3，最后按下键，公式就建立完成了：,D3的公式內容,D2及D3的公式分别是由相对地址与绝对地址组成，但两者的计算结果却一样。到底它们差别在哪里呢？选定D2：D3单元格，拉曳填满控点到下一栏，将公式复制到E2：E3储存格：,计算结果不同了,相对地址公式,D2的公式=B2+C2，使用了相对位址，表示要计算D2往左找两个储存格(B2、C2)的总和，因此当公式复制到E2单元格后，便改成从E2往左找两个储存格相加，结果就变成C2和D2相加的结果：,绝对地址公式,D3的公式=$B$3十$C$3，使用了绝对位址，因此不管公式复制到哪里，Excel都是找出B3和C3的值来相加，所以D3和E3的结果都是一样的：,3-2-3混合参照,如果在公式中同时使用相对引用与绝对参照，这种情形称为混合参照，例如：,这种公式在复制后，绝对参照的部份(如$Bl的$B)不会变动，而相对引用的部份则会随情况做调整。,绝对参照,相对参照,绝对参照,相对参照,我们继续沿用范例文件Ch03-02做练习，请依照下列步骤将E3单元格中的公式改成混合参照公式=$B3+C3：,双按E3单元格，将插入点移至”=”之后，接着按两次F4键，让$B$3变成$B3。,将插入点移至“+”之后，按3次F4键将$C$3变成C3，最后按下enter键，公式便输入完成。,接着选定F3，分别拉曳填满控点至F3及E4：,E4单元格,F3单元格,B4单元格为0，C4单元格也为0,B3维持1215，D3为2180,3-3函数的使用方法,3-3-1函数的格式,函数是Excel根据各种需要，预先设计好的运算公式，可让你节省自行设计公式的时间，底下我们就来看看如何运用Excel的函数。,每个函数都包含三个部份：函数名称、自变量和小括号。我们以加总函数SUM来说明：SUM即是函数名称，从函数名称可大略得知函数的功能、用途。小括号用来括住自变量，有些函数虽没有自变量，但小括号还是不可以省略。引敷是函数计算时所必须使用的数据，例如SUM(1，3，5)即表示要计算1-3-5三个数字的总和，其中的1.3.5就是自变量。,自变量的数据类型,函数的自变量不仅只有数字类型而已，也可以是文字或以下3项类别：位址：如SUM(B1，C3)即是要计算B1单元格的值十C3单元格的值。范围：如SUM(A1：A4)即是要加总Al：A4范围的值。函数：如SQRT(SUM(B1：B4即是先求出B1：B4的总和后，再开平方根的结果。,3-3-2使用函数方块输入函数函数也是公式的一种，所以输入函数时，也必须以等号“=”起首，假设我们要在B8单元格运用SUM函数来计算班费的总支出。,首先选取存放计算结果的B8储存格，并在数据编辑列中数入等号”=”,接着按下函数方块右侧的下拉钮，在列示窗中选取SUM，此时会开启函数引数交谈窗来协助我们输入函数：,选取SUM函数,若按下此处，可取得函数的进阶说明,TIP：函数方块列示窗只会显示最近用过的10个函数，若在函数方块列示窗中找不到想要的函数，可选取其他函数项目开启插入函数交谈窗来寻找欲使用的函数（稍后说明）。,这里会描述此函数的功能,再来就是要设定函数的自变量。先按下第一个自变量栏Number1右侧的折迭钮，将函数自变量交谈窗收起来，再从工作表中选取B4：B6当作自变量：,按下自变量栏右侧的展开钮，再度将函数自变量交谈窗展开：,选取B4：B6当作自变量,TIP：除了从工作表中选取单元格来设定自变量，你也可以直接在自变量栏中输入自变量，省下折迭、展开函数引，数交谈窗的痲烦。,选取的范围会被虚线框围住,函数自变量交谈窗目前被折迭起来,这里会显示计算的结果,按下确定钮，函数的计算结果就会显示在B8单元格内：,刚才输入的函数及公式,计算结果,3-3-3用自动显示的函数列表输入函数若已经知道要使用哪一个函数，或是函数的名称很长，我们还有更方便的输入方法。请直接在单元格内输入”=”再输入函数的第1个字母，例如”S”，单元格下方就会列出S开头的函数，如果还没出现要用的函数，再继续输入第2个字母，例如”U”，出现要用的函数后，用鼠标双按函数就会自动输入单元格了：,移动箭头键到函数上，会显示函数的说明,双按函数可自动输入单元格,TIP:若一直没有出现函数列表，请切换到文件页次再按下选项钮，然后切换到公式页次，确认已勾选公式自动完成选项。,3-3-3利用“自动求和”钮快速输入函数,在开始页次编辑区有一个自动加按钮，可让我们快速输入函数。例如当我们选取B8单元格，并按下钮时，便会自动插入SUM函数，且连自变量都自动帮我们设定好了：,只要按下enter键，就可以算出班费的总支出了,会自勤选取好函数引数，你也可以自行重新选取其他范围,这里会有函数的输入格式提示,除了加总功能之外，还提供数种常用的函数供我们选择使用，只要按下钮旁边的下拉钮，即可选择要进行的计算：,可用来做这些运算,若选此项，会开启插入函敷交谈窗,3-3-4开启“插入函数”交谈窗输入需要的函数,插入函数交谈窗是Excel函数的大本营，当你在函数方块列示窗中找不到需要的函数时，就可从这里来输入函数。现在我们要练习透过插入函数交谈窗来输入函数，列出面包店各家门市的营业额排名。,请选取C4单元格，然后按下数据编辑列上的插入函数钮，你会发现数据编辑列自动输入等号”=”，并且开殷插入函数交谈窗：,可从这里选择函数的类别，如财务、统计、文字、日期及时间等,列出Excel所提供的函数,按下此处可显示目前所选取函数的使用说明,函数的功能叙述,接着从插入函数交谈窗中选取RANK.EQ函数，进行门市营业额的排名：,1、选择统计类别,若不知道Excel是否提供你所要的函数，也可在此栏输入中、英文关键词，再按下右侧的开始钮进行搜寻,2、选取此类别下的RANK.EO函数,3按下确定钮，开启函数引数交谈窗,开启函数自变量交谈窗后，如下图输入各自变量的内容：,在此输入B4,2输入要进行排名的单元格范围（在此我们要排名的范围是固定在B4：813之间，所以使用绝对参照地址）,按下确定钮即可得到计算结果。,计算出，惠城精城门市的营业额是所有门市的第3名,请选取C4单元格，并拉曳其填满控点到C13储存格。,计算出所有门市的营业额排名,若想变更自变量设定，请选取函数所在的单元格，然后按下插入函数钮展开函数自变量交谈窗来重新设定,RANK.EQ与RANK.AVG函数的差异,用来算排名的函数有RANK.EO和RANK.AVG两个，而在Excel2007（或之前）版本则只有RANK函数。,这3个函数都可用来排序，RANK.AVG和RANK.EQ的差异是在遇到相同数值时的处理方法不同，RANK.AVG会传回等级的平均值，RANKEQ则会传回最高等级；RANK则是Excel2007之前版本的函数，在Excel2010仍可使用，其作用与RANK.EQ相同。,传回3、4的平均等级3.5,传回最高等级，所以会有2个3，没有4,结果与RANK.EQ相同,3-4函数综合练习-奖金发放作业,学会插入函数之后，我们来做个综合练习，让你对函数有更进一步的了解。假设我们要依年资来计算中秋节发放的奖金，年资未满1年的员工没有奖金，满1年以上未满3年则发放5，000元奖金，满3年以上则发给8，000元奖金。如下图所示：,首先要进行年资的计算，请先选取D2储存格，在此要使用DATEDIF这倜函数来计算两个日期之间的年数、月数或天数，其格式如下：DATEIF(开始日期，结束日期，差距参数单位）,到职日,奖金基数基准日（我们以这个日期为基准，所以使用绝对参照位址）,求算两日期差距的整年数要使用“Y”参数,在D2单元格中输入“=DATEDIF(B2,$C$2,”Y“)”，然后按Enter,DATEIF的差距单位参数,计算出”蒋文文”的年资后，请选取D2储存格，然后拉曳填满控黠至Dll储存格，即可算出所有员工的年资。,年资为0表示未满一年,计算出”蒋文文”的年资后，请选取D2储存格，然后拉曳填满控黠至Dll储存格，即可算出所有员工的年资。计算出年资後，就可以依年资来计算奖金，我们要用IF函数来判断应发放的奖金。IF函数可判断条件是否成立，如果所传回的值为TRUE时，就执行条件成立时的作业，反之则执行条件不成立时的作业。,IF(判读式，条件成立时的作业，条件不成立时的作业）,当年资小于1年的条件成立，没有奖金,当年资小于3年的条件成立，奖金为5000；若条件不成立，就是满3年以上，奖金为8000,在E2单元格中输入”=IF(D2选择“数据”中的文本。,通过数据有效性还可以设置下拉菜单选定要设定下拉菜单的列。选择菜单栏里的“数据”-“有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“序列”，在“来源”里输入要限制输入的值，逗号输入时要切换到英文输入模式。,数据有效性还可以应用于时间、日期、整数、小数等的检查控制。数据有效性的出错信息数据有效性的出错信息包括“停止”，“警告”，“信息”。,5建立图表,图表类型介绍建立图表物件调整图表物件的位置及大小认识图表的组成项目变更图表类型变更资料范围,5-1图表类型介绍,工作表中的数据若用图表来表达，可让数据更具体、更易于了解。Excel内建了多达70余种的图表样式，你只要选择适合的样式，马上就能制作出一张具专业水平的图表。请切换到插入页次，在图表区中即可看到内建的图表类型。,按下各个图表类型钮，可开启Excel内建的图表类型,进一步选择副图表类型，你可以参考5-5节的说明来更换,以下我们就简单为你说明几种常见的图表类型，当你要建立图表前，可以依自己的需求来选择适当的图表。,直条图：柱形图是最普遍使用的图表类型，它很适合用来表现一段期间内数量上的变化，或是比较不同项目之间的差异，各种项目放置于水平坐标轴上，而其值则以垂直的长条显示。例如各项产品在第一季每个月的销售量：,折线图：显示一段时间内的连续数据，适合用来显示相等间隔（每月、每季、每年）的资料趋势。例如某公司想查看各分公司每一季的销售状况，就可以利用折线图来显示：,圆形图：饼图只能有一组数列数据，每个数据项都有唯一的色彩或是图样，饼图适合用来表现各个项目在全体数据中所占的比率。例如底下我们要查看流行时尚杂志中卖得最好的是哪一本，就可以使用饼图来表示：,横条图：可以显示每个项目之间的比较情形，Y轴表示类别项目，X轴表示值，条形图主要是强调各项目之间的比较，不强调时间。例如你可以查看各地区的销售额，或是像底下列出各项商品的人气指数。,区域图：强调一段时间的变动程度，可由值看出不同时间或类别的趋势。例如可用分区图强调某个时间的利润数据，或是某个地区的销售成长状况。底下以惠州近年来各县市新生儿人口数为例来绘制分区图。,散布图：显示2组或是多组资料数值之间的关联。散布图若包含2组坐标轴，会在水平轴显示一组数字数据，在垂直轴显示另一组数据，图表会将这些值合并成单一的数据点，并以不均匀间隔显示这些值。散布图通常用于科学、统计及工程数据，你也可以拿来做产品的比较，例如底下的冰热两种饮料会随着气温变化而影响销售量，气温愈高，冷饮的销量愈好。,股票图：股票图顾名思义就是用在说明股价的波动，例如你可以依序输入成交量、开盘价、最高价、最低价、收盘价的数据，来当做投资的趋势分析图。,环圈图：与饼图类似，不过环圈图可以包含多个资料数列，而饼图只能包含一组数列。例如右图的例子，可以看出电器产品近三年的销售状况。,泡泡图：泡泡图和散布图类似，不过泡泡图是比较3组数值，其数据在工作表中是以栏进行排列，水平轴的数值(X轴)在第一栏中，而对应的垂直轴数值(Y轴)及泡泡大小值则列在相邻的栏中。例如底下的例子，X轴代表产品的销售量，Y轴代表产品的销售额，而泡泡的大小则是广告费。,雷达图：可以用来做多个资料数列的比较。例如右图的例子，我们可以雷达图来了解每位学生最擅长及最不擅长的科目。,5-2建立图表对象,认识Excel的图表类型后，现在我们就以实际的例子来学学如何在工作表中建立图表对象，将令人眼花的数据数据转变成美观、易于辨别高低趋势变化的图表，看起来也更为专业、有说服力！,5-2-1建立销售图下面以房产销售量为例子说明建立销售图。如下图，选取A3：E7范围，切换到插入页次，在图表区中如下操作：,按下柱形图按钮,选择三维柱形图下的三维簇状柱形图,随即在工作表中建立好图表物件,若是修改了图表的来源资料，图表会自动重新修正内容，不需重新绘制图表,TIP：你也可以在选取源数据后，直接按下ALT十F1键，快速在工作表中建立图表，不过所建立的图表类型则是预设的柱形图，如果你有自行修改过默认的图表类型，那么将以你设定的为主。,5-2-2认识图表工具页次,在建立图表物件后，图表会呈选取状态，功能区还会自动出现一个图表工具页次，你可以在此页次中进行图表的各项美化、编辑工作。,图表工具页次,图表的周围出现框线，表示图表目前为选取状态,5-2-3将图表建立在新工作表中,刚才建立的图表对象和数据源放在同一个工作表中，最大的好处是可以对照数据源中的数据，但若是图表太大，反而容易遮住数据源，此时你可以将图表单独放在一份新的工作表中：,请在选取图表对象后（在图表上单击即可选取），切换到图表工具页次下的设计页次，并按下移动图表钮。,选择此钮,接着会开启移动图表交谈窗，让你选择图表要建立在新工作表或是移动到其他工作表中。,选择新工作表,若拉下此列示窗，可选择将图表搬移到其他工作表中,设定完成后，即可在Chart1工作表中看到图表物件。,TIP：要将图表建立在独立的工作表中，除了刚才所述的方法外，还有一个更简单的方法，那就是在选取数据来源后，直接按下F11键，即可自动将图表建立在Chartl工作表中。,5-3调整图表对象的位置及大小,5-3-1移动图表的位置建立在工作表中的图表对象，也许位置和大小都不是很理想，没关系，只要稍加调整即可。,直接拉曳图表对象的外框，即可移动图表,黑色框线代表图表物件移动后的新位置,5-3-2调整图表的大小如果图表的内容没办法完整显示，或是觉得图表太小看不清楚，你可以拉曳图表对象周围的控点来调整：,拉曳图表外框的控点可调整图表的宽度或高度,拉曳对角控点可同步调整宽、高,5-3-3调整字型的大小如果调整过图表的大小后，图表中的文字变得太小或太大，那么你可以先选取要调整的文字，并切换到开始页次，在字型区拉下字号列示窗来调整：,在文字上按一下即可选定文字,拉下字号列示窗，调整文字大小,文字变大了,TIP：在字型区中除了可调整图表中的文字大小，你还可以利用此区的工具钮来修改文字的格式，例如加粗、斜体、更改字型颜色等。,调整文字大小，图表也会自动缩放大小，如果调整文字后，图表反而变的不清楚，你可以利用刚才所教的方法，拉曳图表对象的边框，来调整图表对象的大小。,5-4认识图表的组成项目从上面所建立的图表中，我们可以发现图表是由许多项目所组成，这一节我们就来认识这些图表的组成项目。,不同的图表类型其组成项目多少会有些差异，但大部份是相同的，底下我们以图表来说明图表的组成项目。,图表标题,绘图区,格线,图例,图表区,坐标轴,图表区：指整个图表及所涵盖的所有项目。绘图区：指图表显示的区域，包含图形本身、类别名称、坐标轴等区域。,绘图区,图例：辨识图表中各组数据系列的说明。图例内还包括图例项标示、图例项目。,图例项目是指与图例符号对应的资料数列名称,图例项标示代表数据系列的图样,座标轴与网格线：平面图表通常有两个坐标轴：X轴和Y轴；立体图表上则有2个坐标轴：X-Y和Z轴。但并不是每种图表都有坐标轴，例如饼图就没有坐标轴。而由坐标轴的刻度记号向上或向右延伸到整个绘图区的直线便是所谓的网格线。显示网格线比较容易察看图表上数据点的实际数值。,格线,X轴通常为水平轴，包含类别,Y轴通常是垂直轴，包含数值资料,刻度符号,图表墙和图表底板：图表墙和图表底板则是立体图表所特有的。,图表底板（为了方便辨谶，我们替图表底板填上色彩）,图表墙（为了方便辨识，我们替图表墙填上色彩）,5-5变更图表类型,本章一开始我们就提过，不同的图表类型，所表达的意义也不同。若是你觉得当初建立图表时所选择的图表类型不适合，该怎么办呢？这一节我们先带你了解一下选择数据源范围与图表类型的关系，再告诉你如何替建立好的图表更换图表类型。,每一种图表类型都有自己的特色，而且绘制的方法也不尽相同，千万别以为只要任意选取了一个数据范围，就可以画出各种图表。例如，圆形图只能表达一组数据系列，所以数据范围应该只包含一组数列。,5-5-1选取数据源范围与图表类型的关系,若要画散布图，由于此种图表类型的X-Y轴都要是数值坐标轴（没有类别坐标轴），所以选取的范围至少包含两组有互相影响关系的数值坐标轴。,画雷达图时，每个类别都会有自己的数值坐标轴，所以数据范围最好要包含多组类别，而且至少要超过3个。,因此在选取数据范围时，你应该先考虑到这个数据范围要以什么样的图表类型来表达；或是先决定好要绘制哪一种类型的图表，再来考虑数据的选取范围。,5-5-2更换成其他图表类型,当图表建立好以后，若觉得原先设定的图表类型不恰当，可在选取图表后，切换到图表工具设计页次，按下类型区的变更图表类型钮来更换。,选取图表,切换到圈表工具设计页次，按下变更图表类型钮,由此区选择要更换的图表类型,由此区选择图表的样式,按下确定钮,5-6变更资料范围,在建立好图表之后，才发现当初选取的数据范围错了，想改变图表的数据源范围，你可以如下操作，不必重新建立图表。,房产销售量为范例而言，我们只需要一到三月的销售量，而不需将第一季的总销售量也绘制成图表，所以要重新选取数据范围。,多选了第一季总销量的数据,请选取图表对象后，切换到图表工具设计页次，然后按下数据区的选取数据钮，开启选取数据数据来源对话框来操作：,选取第一季总量,按下删除钮,按下此钮，可将交谈窗缩小，到工作表中重新选取资料,按下确定钮后，图表即会自动依选取范围重新绘图。,只绘制一到三月的销售量,改变图表栏列方向：数据系列取得的方向有循栏及循列两种，接下来我们要告诉你如何改变数据系列的取得方向。接续刚才的范例，图表的数据系列是来自列，如果我们想将数据系列改成从行取得，请选取图表对象，然后切换到图表工具设计页次，按下切换列栏钮即可。,数据系列来自列,数据系列来自行,按下此钮,6图形化数据分析,利用“格式化条件”分析数据数据帮助快速了解数据的走势图,6-1利用“格式化条件”分析数据,当工作表中的数据量一多，实在很难一眼辨识出数据高低或找出所需的项目，若我们想强调工作表中的某些资料，如：会计成绩达到90分以上者、销售额未达标准者，便可利用设定格式化的条件功能，自动将数据套上特别的格式以利辨识。,在设定格式化的条件功能中，具有许多种数据设定规则与视觉效果，请在开始页次中按下定格式化的条件钮：,设定格式化的条件功能的各种资料规则,每种规则中尚可选择更细的设定条件,设定格式化的条件应用之一：分析全班考试成绩，标示为黄色的是90分以上，标示为红色的则是不及格的成绩，一眼就可以分辨出来,以下我们将一一利用不同的范例，来练习套用设定格式化的条件功能的各种规则。,实例1：分析考试成绩,用“大于”规则标示90分以上的考试成绩假设我们要找出90分以上的成绩，看看考到高分的学生大约有多少，便可利用大于规则帮我们标示出90分以上的成绩。请选取B3：G15，然后切换到开始页次，在样式区按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则大于命令：,执行此命令,输入89,按下确定钮,选择符合规则的储存格要标示的格式,设定时工作表会实时预览标示的结果，将90分以上的成绩都标示出来,当您在数据表中加入格式化条件后，若在选取的数据范围内，又修改了数值，标示的结果也会立即变更。,原本的成续88未符合标示条件,修改成绩为90之后按下Enter键，一符合条件便立即显示标示,接着，可以利用相同的方法，执行突出提示单元格规则小于命令，练习将分数小于60分的标示为红色；执行突出提示单元格规则介于命令，将介于75-89分的标示为绿色，就可在工作表中一眼看出各成绩的区间了：,标示为黄色的是90分以上、红色是不及格，绿色则是介于75-89分之间,TIP:按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则等于命令，则可标示特定的数值。,当数据范围内设定了不同的条件规则后，就能以个别设定的标记样式来让我们分辨特定的数据资料了。,自定义条件规则的标示格式当我们按下设定格式化的条件钮，选择要执行的命令后，您可以从默认的格式项目中挑选要显示的格式。除了使用默认的项目外，您也可以选择自定义格式项目，即可开欧单元格格式交谈窗来自定义要使用的标示格式：,预设的标示项目,自定义标示格式,删除格式化条件在工作表中加入格式化条件后，可视实际状况取消不需要的格式化条件。首先选取含有格式化条件的单元格范围（如上例中的B3：G15），按下设定格式化的条件钮，执行管理规则命令，在开启的交谈窗中会列出该范围已设定的所有条件规则，可让我们进行删除：,选取要删除的条件,按下此钮删除,完成后选择确定,若想一次删除所有的条件，可在选取范围后，按下设定格式化的条件钮，执行清除规则命令：,此项可删除选取范围内，所有已设定的条件,若选择此项则会删除目前工作表中所有已设定的条件规则，不需事先选取范围,实例2：分析书籍排行榜资料以下再来练习不同的设定格式化的条件项目：,用包含下列的文字规则标示相同出版社的项目包含下列的文字规则可帮我们找出某单元格范围中，符合特定字符串或数值的数据。假设我们想查询书籍排行榜中，某作者的书大约有多少本位于榜上。我们先选取要查询的范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则包含下列的文字命令：,输入作者名称，在此输入“三采”,设定要标示的格式,按确定钮,从标示的结果可以发现作者三采有不少书籍名列榜中,用发生日期查询出版时间发生的日期规则，会帮我们标示出符合某时间条件的单元格数据，例如我们想找出本月出版的书籍，便可选取书籍排行榜工作表范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则发生的日期命令来做查询：,选择要查询的时间范围，此处选择这个月,设定标示的格式,按确定,标示出版日期在本月份的项目,利用重复的值标示出畅销作者重复的值规则可标示出数据范围内，单元格数据有重复的项目。倘若我们想知道有哪些作者是排行榜的常客，就可以利用此规则来查询，选取查询的范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则重复的值命令：,若在此选择唯一，则可标示只出现过一次的名字,选择重复,设定标示的格式,按确定,标示出重复出现在榜上的畅销作家,实例3：查询业务员业绩以上示范的是格式化条件中，属于突出提示储存格规则分类的项目，我们接着再来进行项目选取规则分类的示范。以销售业绩数据为例，我们要从一堆数据中找出业绩优秀与不佳的资料：,用“值最大的10项标示名列前茅的业务成绩项目选取规则可标示出数据范围内，排行在最前面或最后面几项的数据。倘若我们想了解每一季的业绩中，业绩位于前3名或是业绩位于倒数3名的业务员，就可以利用此规则来查询。请选取要查询的范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行项目选取规则值最大的10项命令，先查询第1季的前3名：,在此输入3，表示要查询前3名的数字,选择要标示的格式,列出第1季的前3名了,按确定,可以用同样的方法查出4季的前3名,用“值最小的10项标示名列前茅的业务成绩接续上列，请选取要查询的范围，按下设定格式化的条件钮，执行项目选取规则值最小的10项命令，来查询倒数3名的业务成绩：,在此输入3，表示要查询前3名的数字,选择要标示的格式,列出第1季的倒数3名,按确定,用前100%“及最后10%规则标示前30%或最后30%的业绩也可以不以名次查询业绩，而是以业绩高低百分比率标示出业绩好与业绩坏的项目。我们使用相同的范例来操作，选取B3：B16范围，清除此范围先前设定的规则后，按下设定格式化的条件钮，执行“项目选取规则值最大的10%，分别查出每一季位居前30%的业绩：,选择要标示的格式,在此输入30，表示要查询列于前30%的项目,要再列出业绩落在最后30%的项目，则按下设定格式化的条件钮。执行项目选取规则值最小的10%命令进行设定：,将前面30%标示为红色，倒数30%标示为绿色,用高于平均及低于平均规则找出高于或低于平均的业绩选取查询的范围，清除格式化条件后，再按下设定格式化的条件钮，执行项目选取规则高于平均值命令,选择要标示的格式,再执行项目选取规则低于平均值命令，使用不同的格式来标示低于平均值的项目，就可以清楚分辨出每一季大家的业绩好坏了：,分别列出每一季业绩高于平均（标示为浅红色填满与深红色文字）与低于平均（标示为黄色填满与深黄色文字），马上就一目了然,实例4：用“数据横条”规则标示业绩数据高低资料横条会使用不同长度的色条，来显示数据数据，数字愈大色条愈长，反之，数字愈小则色条愈短。继续以销售业绩工作表作为示例。请选取要查询的范围，按下设定格式化的条件钮，执行数据条命令：,从默认的项目中，选择要使用的颜色,实例5：用色阶规则标示DVD租借次数色阶规则会使用不同深浅或不同色系的色彩，来显示数据数据，例如数字较大的用深色表示，数字较小的用浅色表示。下面以DVD租借统计工作表作为示例，假设我们想知道哪些片子借出的次数最多，选取数据范围，按下设定格式化的条件钮，执行色阶命令：,点选要使用的色阶项目,实例6：用图标集规则标示学生成绩图标集规则有17种图标类型，可在各数据数据旁边附注旗帜、灯号或箭头等图示。假设以三旗帜图示为例：绿色旗帜表示较高值，黄色旗帜表示中间值，红色旗帜表示较低值。下面以学生成绩工作表进行示例：选取数据范围，按下设定格式化的条件钮，执行图标集命令,点选要使用的图示类型，此例选择五箭号（彩色）项目,6-2帮助快速了解数据的趋势图,迷你图是Excel2010的新功能，可藉由放置在单元格中的微小图表，以可视化的方式辅助了解数据的变化状态，例如业绩的起伏、价格的涨跌等。使用迷你图的最大好处是可以放置于其数据附近，就近清楚了解数据的走势与变化。,切换到插入页次，在图表区旁，我们可以看到Exccl新增的迷你图钮，按下此按钮，可以选择要绘制的迷你图类型：,可以建立折线图、柱形图以及盈亏三种迷你图,例如我们将每月的收支记录绘制成如下的折线图：,从走势图可看出饮食费近来有逐渐攀升的趋势,用折线图了解每一个业务的业绩状况下面继续以销售业绩工作表，选取数据范围，我们想要使用折线图来了解一下赵一铭在本年度的业绩走势变化：,切换到插入页次,选择折线图,按下此钮，设定折线圈要放在哪个单元格,这里显示的是我们之前选取的单元格范围,这里即会显示出F3单元格的绝对位置,按下此钮完整显示建立走势图对话框,在工作表中点选F3单元格,按下确定,F3单元格中便出现了此业务员一年来的销售业绩变化.,调整走势图的格式现在的折线图不太方便辨识，所以需要再加入一些标记，点选折线图所在的储存格，便会自动切换到迷你图工具的设计页次，在功能区中看到折线图相关的格式设定：,C,D,E,F,G,A,B,A:选取此项可以显示所有数据标记B：选取此项可以显示负值；C：选取此项可以显示最高值或最低值D：选取首点或尾点项目，可以显示第一个值或最后一个值E:这里提供了许多折线的样式图供选取F：设定折线图的色彩G：设定标记的色彩,折线图中便加入代表各季的标记了,另外，由于走势图是内嵌于单元格中的小图表，所以我们还可以在单元格中输入文字，然后使用走势图做为背景。,可直接在储存格中加入文字,如果想要快速建立出其他业务员的业绩迷你图，可以直接拉曳迷你图单元格的填满控点到相邻的单元格，快速为后来加入的数据列建立迷你图。,拉曳填满控点到F16,快速建立出其他业务员的折线走势图了,7建立数据透视表,建立数据透视表插入切片器清除切片器,7-1建立数据透视表,下面以篮球员的得分示例建立数据透视表,选择“插入”里的数据透视表，点击“数据透视表”，得到如下所示：,选取要显示的字段,得到如下图所示的数据透视表,7-2插入切片器,选择数据透视表工具下的选项，点击插入切片器在弹出的“插入切片器”对话框中勾选“姓名”、“得分”和“助攻”三个选项。单击“确定”按钮。,Excel将创建3个切片器，如图所示。通过切片器可以很直观的筛选要查询的数据。,7-3关闭切片器,单击清楚筛选器按钮或使用Alt+C键即可关闭切片器。如果要删除切片器，选择某个切片器，按Delete键即可。,8打印工作表与图表,预览打印结果打印选项设定工作表的版面设定单独打印列表物件,8-1预览打印结果,在打印作业表或固表之前，最好可以先在荧幕上检查打印的结果，若发现有跨页资料不完整、圆表被截断等不理想的地方，都可以立即修正，以节省纸张及打印时间。开启“文件-打印”，可以在右边窗口预览打印的结果。,由此设定打印选项,此份工作比会打印的总页数及目前页次,打印预览结果,8-1-1切换文件的检视结果预览时只有两种比例可切换，分别是整页预览与放大预览。整页预览：一进入文件打印页次就会切换至整页预览模式，将一页的资料完整地呈现在荧幕上。此时资料会被缩小，所以只能看到大略的排列情形。放大预览：按一下右下角的钮，可放大资料的检视比例至100%：再按一次按钮，则又回到整页预览比例。,按下此钮可切换两种模式,碓定要打印的资料正碓无误后，可直接按下打印钮进行打印：若发现要打印的资料超出版面，需要再做修改，请再单击文件页次标签，或切换至其他页次继续编辑。8-1-2编辑时由“整页模式”预览打印效果如果在褊辑工作表时，想预先知道工作表将会如何列印，可按下主视窗右下角的整页模式钮口。在此模式中，工作表会分割成多页文件，方便我们检视哪些内容将会印在同一张纸,按此钮,8-2打印选项设定当打印的内容很罩纯，只要预览结果后按下打印钮，就可以将工作表打印成画面文件了。若是要进一步选取打印范圉、指定打印真数，或是多印畿份的话，则可在文件打印页次中设定后再打印。,8-2-1选择要使用的打印机若安装一部以上的打印机，请先检查设定的打印机名称，是否就是你要使用的打印机，或是按下列示窗重新选择。8-2-2设定打印的范围假如工作表的资料量量大，你可以选择打印全部、只印其中需要的畿页，或是只打印选取范圉，以免浪费祗张。,8-2-3设定列印方向有时候工作表的资料列数较多、行数较少，就适合横向列印：相反的，若是资料列的内容比较