Excel2000表格处理软件

1,第5章Excel2000表格处理软件,2,5.1Excel2000概述,EXCEL2000也是微软发布的MicrosoftOffice2000办公软件之一，它是一个出色的电子表格软件，具有强大的数据计算功能，并能用图表的形式反映数据，进行数据分析。也能完成很多数据库的功能。广泛应用于财务、行政、金融、经济、统计、审计等众多领域。,一、简介,3,用户只需选定列表区域，便可在状态栏显示相应的计算结果。,可以快速简便地排列和处理表中具有某种属性的数据。,可将选定的表格区域拖到其它工作簿或工作表中。,只要将工作表保存为共享清单，就能获得其他用户的更新信息。,可以按一定的公式分析某数值改变时，对另外数据的影响。,1.自动计算,2.排序筛选,4.拖放功能,3.数据图表,5.共享数据,6.分析数据,以各种图表的形式显示数据。,7.数据透视,依据不同的要求来提取和汇总数据。,二、基本功能,4,三、Excel界面,编辑栏,工具栏,菜单栏,名称栏,5,编辑栏,给用户提供活动单元格的信息。在编辑栏中用户可以输入和编辑公式。由名字栏和公式栏组成。,取消按钮,确认按钮,函数指南按钮,名称栏,公式栏,6,工作薄（BOOK）窗口,“全选”按钮,活动单元格,行号,列标,工作表导航按钮,当前工作表,工作表标签,水平、垂直分割按钮,7,1.工作簿,工作簿是EXCEL处理并存储工作数据的文件。工作簿的名称就是存盘后的文件名，默认文件名BOOK1，扩展名为.xlsEXCEL2000一个工作簿默认包含3个工作表。通过EXCEL中的“工具”菜单中的“选项”可以指定工作簿中默认工作表数目，最大值可达255个。,四、EXCEL的基本概念和术语,8,2.工作表常用的有两种类型的工作表：一般工作表用来存储和处理基本数据。工作表由行、列组成，行用数字编号，列用字母编号。每张工作表最多可以有256列、65536行。工作表标签中突出、有下划线的为当前工作表（活动工作表）图表工作表以图表的形式表示数据的工作表。,9,3.单元格,单元格是指行与列交汇的部分，是表格的最小单位和基本的数据编辑单位。单元格的位置由其所在的行号和列号指定。如：A3单元格表示“A列第3行的单元格”。为了区分不同表中的单元格，可以在单元格名字前加上表的名字。如：sheet2!A6表示“sheet2”表中的“A6”单元格。注意：表名和单元格名之间必须用“！”分隔。,10,活动单元格：也称当前单元格，是正在使用的单元格，用黑色边框围起。只能在活动单元格内输入和编辑数据。单元格内可以输入6种类型的数据：数值（包括日期和时间）、文本（字符串）、公式、图片、音频、视频。其中最常用的是前3种。单元格区域：一组连在一起的单元格所组成的矩形区域。表示方法：左上角单元格标识:右下角单元标识如：B3:C4注意:单元格标识和冒号必须为英文半角符号,11,5.2Excel基本操作,一、EXCEL的启动和退出,1.启动EXCEL：如从“开始菜单”、桌面上的“快捷方式”等。2.退出EXCEL：（1）从EXCEL的“文件”菜单中选“退出”（2）用鼠标单击EXCEL窗口标题栏上的“”关闭按钮注：在关闭以前，如果编辑的文件没有存盘，会出现一个对话框，要求存盘。,12,二、工作簿文件的管理,创建新的工作簿文件启动时自动创建“Book1”文件/新建：模板工具栏“新建”按钮快捷键Ctrl+N打开工作簿文件工具栏“打开”按钮文件/打开-“打开”对话框打开最近使用的文件:“文件”菜单关闭文件文件/关闭，退出“关闭按钮”-快捷键Ctrl+F4注意：如果文件进行过修改，则在关闭时系统要求确认是否保存该文件。,13,保存文件新建的工作簿文件/保存快捷键Ctrl+S工具栏“保存”按钮弹出保存对话框修改的工作簿,保护工作簿文件在前面的保存和关闭过程中，也可以同时进行权限密码的设置。方法：在“保存”对话框中，选“工具”按钮中的“常规”选项。,14,三、创建工作表和输入数据,1.工作表的创建和重新命名,创建一个新的工作表在“插入”菜单中选择“工作表”选项；在工作表标签上单击右键，从快捷菜单中插入工作表。插入在当前工作表的左方。工作表的重新命名双击要更名的工作表标签，输入新的名字即可。右击工作表标签-重命名,15,删除一个工作表：“编辑”菜单-“删除工作表”；或右键单击工作表标签。移动或复制工作表（1）在工作簿中移动工作表（2）将工作表移到另外一工作簿（3）在工作簿中复制工作表（4）将工作表复制到其他工作簿中右击工作表移动和复制工作表,16,2.工作表和单元格的选定,工作表的选定选定工作表就是将它设置为活动工作表。单击要选择的工作表标签即可选择一个工作表用“Shift+鼠标”可选择连续的多个工作表用“Ctrl+鼠标”可选择不连续的多个工作表。单元格的选定在给单元格输入内容（数据）或设置格式前，必须选定单元格。单元格一般具有两种状态：选定状态（单击）和编辑状态（双击）,17,单元格的选定操作,选取单元格：单击该单元格。编辑单元格：双击该单元格。选取整行（列）：单击行号或列标。选取整个工作表：单击“全选”按钮。选取某区域：拖动鼠标；或单击起始单元格后按下Shift单击最后一个单元格。选取不连续的区域：按下Ctrl键，然后单击所要选取的单元格即可。,18,3.在工作表中输入数据,选定了活动单元格之后就可以进行数据的输入。在输入时用到的符号均为英文半角。可以在“编辑栏”中输入，也可在单元格中直接输入。EXCEL中的数据有两种基本形式：常数和公式常数：包括文字、数字、日期和时间等。公式：包含“=”的表达式。一般EXCEL中所有的公式都以“=”开头，表达式由运算符、操作数、函数和单元标识等构成。注：输入数据时，按Enter光标移到同列的下一个单元格，按Alt+Enter可在单元格内换行，实现在同一格内输入多行数据。,19,文字输入（常数输入）,（1）汉字、符号或字母的输入：直接键入汉字或字母即可，系统自动确认其为字符串，并将其左对齐。（2）以字符串的方式输入数字：有两种方法：在数字前面加一个单引号“”即可。如：123以“=”号开头。并用双引号将数字括起来。如：=“88”,20,注意：1.负数有两种输入方法：如-26或（26）均可。2.输入分数时，必须在前面输入0（并空一格），以和日期数据区分，如：01/3表示分数1/3。3.数值数据中可以用千位分隔符“，”如：123,4564.每个单元格中最多可容纳15位数字。5.若输入的数据超出单元格的宽度，将以科学计数法填充。6.默认格式为右对齐。,数值数据的输入：,21,日期和时间数据的输入：,按照日期和时间要求的格式输入数据即可。默认格式为右对齐。日期格式使用“-”或汉字分隔。通常为：“1998-1-1”、“1998年1月1日”时间格式使用“：”或汉字分隔。通常为：“时：分：秒”,数据的显示长度超过单元格宽度，将溢出到下一个单元格，该单元格有内容，将截断。如出现号，则应用增加单元格的宽度。,22,4.输入公式和函数:,公式中的运算符（1）算术运算符（+-*/%）（2）关系运算符（=）（3）文本运算符（&）（4）引用运算符（：，）A4：A7A4，A7注：A.以“=”开始，由常数、单元格引用、函数和运算符组成。B、在编辑栏或单元格中输入公式后，按ENTER键,23,在公式中使用函数,输入函数的方法：（1）在编辑栏或单元格中直接从键盘输入（2）使用“粘贴函数”（3）使用“公式选项板”注意：函数必须是公式的一部分，不能单独使用。,24,5、填充数据,填充：单元格的数据存在某种关联时，可以利用“数据填充”功能输入数据。简单关联：步长为1的等差级数先在起始单元格输入数据，再拖动单元格上的填充柄。（可配合Ctrl键）字符型：直接拖动等差，ctrl+拖动-不变数值型：直接拖动不变，ctrl+拖动-等差日期型：直接拖动按日增减，ctrl+拖动-不变右、下方拖动：增大左、上方拖动：减小,25,复杂关联（等差，等比，日期）通过“编辑-填充-序列”对话框实现。在起始单元格输入数据，选定填充范围，弹出“序列”对话框。在起始单元格输入数据，右拖填充柄，打开快捷菜单。自动求和：选定区域后，单击,26,四、编辑工作表,1.插入单元格、行、列用菜单栏上的“插入”菜单右键快捷菜单2.删除单元格、行、列清除与删除编辑/删除快捷菜单,27,3、复制和移动单元格,剪贴板-选定,复制,粘贴,剪切,目标位置,鼠标拖动-选定,Ctrl+拖动,拖动,28,4、选择性粘贴,格式刷：只复制对象的格式。,选定,复制,编辑,选择性粘贴,29,5.修改、删除单元格数据：修改数据：直接从编辑栏或单元格修改即可。清除数据：A.“编辑”菜单B.右键快捷菜单C.键盘上的“Delete”键,6、改变行高、列宽Excel默认行高为14.25，列宽为8.38。当输入的文字或数字超过行高或列宽时会出现错误信息（如“#”）。,方法：A.用鼠标直接拖动列标或行号的间隔。B.格式/行(列)/行高(列宽)C.快捷菜单,30,7.合并、拆分单元格合并单元格格式工具栏格式对话框-格式/单元格快捷菜单/单元格格式拆分单元格格式对话框注意:只能对已合并的单元格进行拆分,31,五、格式化工作表,通过单元格格式对话框或工具栏按钮实现。“格式”菜单-“单元格”右键快捷菜单工具栏上的格式按钮1.设置数据格式,货币样式,格式工具栏按钮,百分比样式,千位分隔样式,增加小数位数,减少小数位数,32,2.对齐方式默认文本左对齐，数值右对齐,33,3.表格边框的设置,取消网格线,工具,选项,34,添加表格边框,选定,格式,单元格,边框,35,4.字体、底纹及文字方向,5.选择工作表背景格式工作表背景工作表背景对话框,36,5.3创建图表及编辑操作,创建的图表有两种形式：嵌入式图表：嵌入式图表是指图表在工作表中，图表和工作表在一起。图表工作表：图形图表是指图表和工作表是分开的，图表单独构成一个工作表。一、快速创建嵌入式图表：方法：选中数据源视图-工具栏-图表,37,二、利用图表向导创建嵌入式图表和图形图表用图表向导创建图表的主要步骤：1、启动图表向导：单击工具栏上的“图表向导”按钮或“插入”菜单-“图表”选项2、选择图表类型：如柱形图、条形图、饼图等。3、指定数据源：可在“数据区”或“系列”标签下进行。即在数据区域框内按规定格式给出表的名称和单元格的范围。最方便的是直接在工作表中选定。4、图表选项添加图表标题、坐标轴名分类轴：指水平坐标轴（X轴）数值轴：指垂直坐标轴（Y轴）,38,显示/取消坐标轴参数及网格线显示/取消图例：5、指定图表的位置：由此决定创建的图表是图形图表还是嵌入式图表。如：选择的是“新工作表”项，则创建的图表形成一个新的工作表，同时须输入该工作表名称。如：选择的是“嵌入式工作表”项，则创建的图表会嵌入到当前的工作表中。6、单击“完成”则结束图表的创建。,39,三、图表的编辑,1.图表对象的说明2、图表的移动、复制和删除移动：用鼠标拖动（只能用于嵌入式图表）或用剪贴板。复制：鼠标拖动（只能用于嵌入式图表）使用剪贴板。删除：有删除嵌入式图表、图表工作表等几种情况。3、图表的缩放嵌入式图表的缩放用各个对象的控制点进行。图形工作表的缩放与它的“页面设置”有关。选定图表拖动控制点实现整体缩放选定对象拖动控制点实现对象缩放,40,4、改变图表类型,选定图表,图表,图表类型,或使用图表工具栏,右击图表-图表类型,5、改变图表中的数据系列删除数据系列单击图表系列（图例）-添加数据系列利用剪贴板图表数据源对话框改变数据系列的次序。选中图表系列格式/数据系列右击/数据系列格式弹出系列格式对话框系列次序,右击清除Delete编辑清除系列,41,6、图表中的文字编辑：编辑图表、分类轴和数值轴标题通过图表选项对话框。编辑图例通过数据源对话框（系列名称）分类轴数据和数值轴数据不可编辑。四、图表的格式化对图表中各个对象的格式进行处理，如设置文字的字体、字号，图形区的边框等。双击图表对象，弹出各自的格式对话框。右击图表对象选定图表对象格式,42,5.4数据管理与分析,EXCEL可以把工作表作为简单的数据库来处理。实现对表中的数据进行查找、排序、筛选等操作。一、建立数据库1、关系型数据库：二维表关系型的数据库必须满足以下条件：(1)表中的每一列代表一个基本的数据项；(2)表中每一列的名字必须是唯一的；(3)表中每一列必须具有相同的数据类型；(4)表中不允许出现完全相同的行；(5)表中行和列的顺序可以任意排列。,43,2、建立数据库建立一个数据库工作表必须遵循以下原则：(1)一定要用第一行来显示每一个字段的字段名；(2)一列中的所有单元格必须使用同一种格式。(3)最好不要在一个工作表中建立多个数据库，因为数据库的某些功能（如：筛选）一次只能在一个数据库使用。建里数据库步骤：（1）在第一行输入各个字段名（2）选“数据”菜单中的“记录单”（也可以直接从单元格中输入）（3）在记录单对话框中输入数据。能自动填充、计算的字段可不填。,44,3.查找记录数据-记录单-条件按钮。注意：(1)使用记录单不能产生“或”条件；(2)在一个字段中不能使用两个比较条件。4.删除记录记录单删除选定行：编辑删除,二、记录的排序简单排序：只有一个关键字段的排序。操作：A.工具栏上的排序按钮；B.数据-排序复杂排序：多关键字段的排序操作：数据-排序自定义排序,45,三、记录的筛选,把一张表中符合条件的记录显示出来。那些不满足指定条件的数据将被隐藏起来。自动筛选：数据-筛选-自动筛选注意：(1)使用“自动筛选”可以查找准确匹配的记录；(2)在一个字段中可以定义两个“与”、“或”条件。,46,高级筛选使用“高级筛选”可以在保留