用友U8医药流通行业供应链解决方案

用友用友 U8U8 医药流通行业供应链解决方案医药流通行业供应链解决方案 用友软件股份有限公司用友软件股份有限公司 U8U8 事业部事业部 二零零三年一月二零零三年一月 制造行业供应链解决方案 第 1 页 目目 录录 一、背景篇一、背景篇.1 1.1 医药流通经营环境分析.1 1.1.1 国家的产业政策.1 1.1.2 WTO 带来的机遇和挑战.1 1.1.3 行业发展趋势.2 1.2 医药流通行业的管理问题.3 1.3 医药流通行业信息化建设的现状.4 二、用友二、用友 U8 供应链方案的价值体现供应链方案的价值体现.5 三、用友三、用友 U8 医药流通行业解决方案医药流通行业解决方案.6 3.1 系统应用目标.6 3.2 方案整体架构.7 3.3 应用角色价值分析.8 3.4 医药流通行业解决方案详述.14 3.4.1 采购业务.14 3.4.1.1 采购订单.15 3.4.1.2 采购业务执行.17 3.4.2 销售业务.21 3.4.2.1 客户管理.21 3.4.2.2 销售计划.21 3.4.2.3 销售价格体系.22 3.4.2.4 销售业务.24 3.4.3 库存管理.33 3.4.3.1 库存业务.33 3.4.3.2 其他应用.36 3.4.3.3 管理控制点.37 3.4.3.4 库存管理报表及预警体系.37 3.4.3.5 库存管理的价值体现.38 3.4.4 存货核算.38 3.4.5 医药流通行业全面质量管理.39 3.4.5.1 不合格品处理.40 3.4.5.2 库存养护管理.40 3.4.5.3 出库质量复核业务流程.42 3.4.5.4 在库养护检查质量复检业务流程.42 制造行业供应链解决方案 第 2 页 3.4.5.5 特殊药品管理.43 3.4.5.6 GSP 日常办公管理 .43 3.4.5.7 GSP 管理文件 .43 3.4.5.8 GSP 设施管理 .44 四、应用部署方式四、应用部署方式.44 4.1 集中管理模式.44 4.1.1 完全集中.44 4.1.2分布式集中.45 4.2 分布模式.46 制造行业供应链解决方案 第 1 页 一、背景篇一、背景篇 伴随着医疗流通体制和医疗保障制度改革的深入发展，人们对医疗保健的需求不断增 加，市场前景极为广阔，据专家预计，未来 35 年内我国的医药行业将以 12以上的速 度增长。而处方与非处方药的分类管理，将极大的推动医药流通企业的发展，特别是有着 良好市场知名度和品牌信誉的企业面临着良好的发展机遇。 同时我们也清楚的认识到，根据中国加入 WTO 的承诺，2003 年 1 月 1 日起，我国开 始对外资放开医药批发、零售业务。目前我国的药品批发企业多达 16500 家，多数企业规 模小、运营成本高、市场分散、经营行为不规范。在此种形式之下，医药流通企业急需在 短期内提升自身核心竞争力。 1.1 医药流通经营环境分析医药流通经营环境分析 1.1.1 国家的产业政策国家的产业政策 根据国家经贸委制定的深化医药流通体制改革的指导意见指出，计划利用 5 年左 右时间，扶持建立 5 到 10 个多元化经营、年销售达 50 亿元的特大型医药流通企业集团， 建立 40 个年销售额达 20 亿元的区域性医药流通企业集团，扶持 10 个国内外知名医药连锁 企业。因此，未来的医药流通行业将呈现以大型医药流通企业为主，以小型医药流通企业 为辅的行业结构。 按照医药流通企业全面实施 GSP 规范的要求，规范医药流通领域，确保医药商品质量。 截止至 2004 年底，没有通过认证的医药流通企业，将被取消药品经营资格。这要求质量控 制将渗透到各个业务环节，根据 GSP 的达标规范要求，药品流通企业需要建立专门的质量 管理组织机构，在药品的进销存环节中进行严格的质量控制，而且形成记录和档案。 1.1.2 WTO 带来的机遇和挑战带来的机遇和挑战 对外资放开医药批发、零售业务以后，外资医药企业进入国内流通领域，由于其具有 的资金、实力、管理等优势，其对国内相对弱小的医药流通经营企业的竞争压力不言而喻。 在应对竞争的同时，也存在发展的机遇。 中国目前的医药流通企业数量大，但规模偏小，企业抗风险能力较弱。我国目前具备 “三证”的药品批发企业有 1.65 万家，但销售额超过 5000 万元的企业不到 5%，名列前 10 位的批发企业销售总额占市场总额的 20左右。2001 年全国医药商品销售总额为 1780 制造行业供应链解决方案 第 2 页 亿元，平均每个批发企业年销售额刚超过 1000 万元。与此形成鲜明对比的是，药品市场规 模约为我国 10 倍的美国只有近百家医药批发企业，大公司年销售额均在 20 亿美元以上， 目前排名前 3 位的公司销售收入占全美的 96。 整体水平有待提高。我国医药流通企业在流通组织规模化、营销对象全国化、流通技 术和设备科学化、经营行为规范化等方面，同欧美发达国家差距巨大。因此，在未来的有 外资参与的竞争环境下，国内医药流通企业需要作的工作还很多。 国内医药流通企业的优势。由于医药批发经营的对外资放开是个逐渐的过程，而且从 外资进入的方式上看，由于医药流通企业的运行需要很多基础，比如渠道、物流等，这些 基础的建立都需要时间，因此外资的进入是个逐渐的过程，并且在进入的方式上会多采取 合作、合资、并购等方式。在这些方面，我国本土医药流通企业具有比较大的优势：其一、 企业有良好的地域优势，每个民族都有自己特有的传统文化、思维方式、人际沟通方式， 国内的企业和人之间更容易沟通，更容易取得彼此的理解和信任，从而相互合作的机会自 然会更多一些；其二、国内医药有自己长期形成的一套客户网络系统，有自己的客户资源。 国内医药批发企业经过多年的苦心经营，已构筑起市场覆盖面广、触角灵敏的营销网络， 并与医疗单位、零售药店等终端客户以及其他医药批发企业建立了良好的合作伙伴关系。 1.1.3 行业发展趋势行业发展趋势 在国家的产业政策和当前的竞争格局下，医药流通行业发展呈现以下趋势： 1.医药流通企业将通过多种方式实现由区域性特征向全国化发展的扩张。 目前国内医药流通行业的地域优势明显，全国性扩张战略不明显，是受到资金、技术 和管理上的限制，借鉴国外医药流通企业的发展经验，能够抗风险并能保证药品质量 大型医药流通企业将是未来几年的发展主流，必将打破区域性的特点，同时这个发展 方向也是政策的扶持对象。 2.医药生产和医药流通将逐步出现专业化分工。 现在的大型医药集团，几乎都有自己的生产和营销部门，生产企业的销售人员直接达 到零售终端。随着社会专业化分工的深入，将会以总经销、总代理为特征的营销方式 取代企业庞大的营销队伍和销售点。 3.医药流通企业的营销渠道由纵深型向扁平型转变。 首先医药流通企业将分销渠道由进货批量大、频率低的大型分销商向分布零散、进货 频繁但数量小的中小型分销商，甚至是零售终端过度，即渠道的重心由高向低转移； 其次，是医药企业对产品分销流通的渠道定位更准确，不同的产品采取不同的分销渠 道。而不是无论什么类别类型的药品都一窝蜂地找分销代理商。例如：对于市场成熟 的大众性普药继续走批发分销渠道，新药特药则更多是从渠道的最底层零售终端 制造行业供应链解决方案 第 3 页 （包括药店和医院）入手。 4.连锁药店将成为医药流通领域的快速扩张点。 按照国际先进医药零售连锁经营模式的规范管理，统一标识、统一采购、统一配送、 统一管理、统一价格、统一服务。在物流全过程中比较容易加强 GSP 的管理，连锁分 店的设立采用“克隆技术” ，迅速复制。通过实现连锁经营，可以使得医药流通企业在 整体规划下进行专业分工，并在分工的基础上实行集中管理，使复杂的商业活动简单 化，以获取规模效益。通过连锁经营，医药流通企业可以获益如下：1）规模集约化， 实现规模经营，带来规模效益；2）纵横一体化，缔结外部战略联盟，打造内部核心实 力；3）手段现代化，统一管理标准，完善服务手段；4）范围多元化，分散经营风险， 提高经济效益。 1.2 医药流通行业的管理问题医药流通行业的管理问题 通过对医药流通企业所面临的竞争和机遇分析中得出如下结论：目前现有的多数医药 流通企业由于经历过专营机制的保护，市场竞争力比较缺乏，没有建立起高效的药品营销 网络，同时企业规模偏小、效率低，成本高，赢利能力弱，客观上限制了其在短期内进行 快速发展的需求，因此，必须正视和解决问题，才能在短期内获得明显的竞争优势，取得 快速发展。医药流通行业存在的问题主要表现在以下几个方面： 1、 缺乏决策依据，无法科学决策。 在营销网络全国化的潜在要求下，医药流通行业有着向全国扩张的动力，但由于市场 调研、网点建设、网络管理、物流配送、硬软件管理等经验的匮乏，未形成专业化和 市场化的程序性扩张，而程序性的扩张决策也要求建立在严密和准确的历史数据上， 不准确、不及时的数据将在很大程度上影响决策的及时性和合理性； 2、 落实 GSP 管理规范缺乏必要的管理手段和技术支持。 GSP 管理渗透到业务的各个环节，形成完整的质量控制体系。采购业务处理时进行药 品经营审批、药品审验等，入库的验收处理，存储中的药品过期处理等问题，在整个 环节中，都要进行严格的质量控制，而且需形成记录和档案。只有保障经营药品的质 量，才能提高企业的经营效益和管理水平。 3、 无法应对快速变化的外部需求，及时响应客户。 由于医药流通与其他行业流通相比，经营的产品种类多，数量少，服务对象多，交易 发生频率高。新经济的竞争是速度的竞争，特别是对于处于医药流通各环节的企业， 对市场反应速度是生存之本。高效的供应链系统使各企业及时得到需求信息，并快速 作出反应，将满足需求的商品送到消费者手里。 4、 无法形成协同一致、有序的工作规范。 制造行业供应链解决方案 第 4 页 医药流通行业牵涉的信息量大，并且关联的部门众多，而每个部门所关注的问题又不 一样，如：总部关心的是：库存结构、数量是否合理？资金使用是否得当？药品的畅 销与滞销？而配送中心会关注： GSP 是否严格执行？怎样高效的出入库？销售部门关 心的是：今天的库存能否保证销售？需货与缺货？销售的特殊情况怎么处理？信息部 门会关注：信息交换是否及时？是否安全？是否会造成部门的脱节？针对以上情况， 缺乏有力的信息平台，部门次优化现象严重。 5、 采购、库存管理水平有待提高。 供应商多，价格波动大，采购管理的问题突出。由于医药的特殊性，对批次号和有效 期的要求高，其销售、存储、运输规范是非常严格的，必须遵循国家药监局的 GSP 规 定，但目前情况下管理难度较大。 1.3 医药流通行业医药流通行业信息化建设的现状信息化建设的现状 我国医药流通企业信息化管理的进程缓慢，跟国外的医药流通企业相比管理依然落后。 国内部分医药流通企业财务、业务管理软件都已使用，但不能实现信息共享；有些企业使 用财务管理系统，但未使用业务管理信息系统；有些企业则仅用业务管理信息系统；甚至 在一些连锁零售店还没有使用管理软件，仍靠手工处理业务。 由于未完全脱离开手工管理和旧的管理模式的束缚，领导习惯于粗放式、宏观式的管 理和决策方式，缺乏有效的手段进行监督和控制，所使用的管理软件主要针对核算，无法 为管理提供更多的数据，信息难以汇总和分析，只注重帐务管理，每月出报表，不能真正 面向管理，为管理层提供管理所需的相应报表数据。并且医药流通企业使用早期的管理软 件缺乏统一部署，难以满足需求的变化，数据流动不畅，利用价值低。伴随数据的积累， 无法有效的创建企业数据仓库，数据分析贫乏，操作繁琐，决策支持缺乏个性化，针对性 不高。 制造行业供应链解决方案 第 5 页 二、用友二、用友 U8 供应链方案的价值体现供应链方案的价值体现 基于用友公司对医药流通行业的分析研究，按照医药流通企业的业务流程和管理需要 及国家 GSP 质量管理规范的标准，结合多年来大量客户的基于用友产品的应用实践，我们 推出了基于 U850 供应链产品的医药流通行业解决方案。帮助企业与其上游供货商、下游 渠道建立战略合作的伙伴关系，对医药流通企业 GSP 顺利达标和实现符合 GSP 质量管理规 范的日常运做无疑将产生巨大的辅助作用。能够为制造企业带来如下价值： 1、 增加收入 快速响应客户需求，提高客户满足度 加快资金周转速度，提高资金使用效益 加强渠道的忠诚度 2、 降低成本 提高库存周转率，降低库存成本 准确订货，降低采购成本，提高货源满足率 保证进货质量 降低营销费用 提高库存管理水平，避免不必要的损失 降低配送发运成本 提高工作效率 3、 企业顺利达标的利器 按照 GSP 管理规范进行日常运作管理 建立完善的质量管理体系 4、 科学决策 提供合理有用的信息，方便决策 多层次的协同机制，即使适应市场变化 5、 提升管理水平 企业制度与系统有机结合，规范工作流程，规范管理 有效的风险控制机制，帮助企业规避经营风险。 建立高效的物流体系 6、 建立竞争优势 制造行业供应链解决方案 第 6 页 三、用友三、用友 U8 医药流通行业解决方案医药流通行业解决方案 3.1 系统应用目标系统应用目标 建立符合医药流通行业管理需求的供应链信息系统，在实现内部业务流程的一体化运 作基础上，逐步扩展至供应链的上下游，与上下游伙伴协同运作，帮助企业整合上下游资 源，统筹信息、货物与资金管理，提高整个供应链竞争力；同时系统具有以下特性：灵活 性、先进性、开放性、可扩展性、经济性、安全性、方便性。 具体目标：具体目标： 1、 建立业务联动、运作高效的运作机制，加快对客户的反应速度，提高客户满意度； 2、 管理者通过系统实现整个业务运作状况的监控，使得整个业务协调、有序进行； 3、 严格按照 GSP 规范要求，将质量管理规范落实到业务流程中； 4、 提供完善的质量管理记录、文档、单据、表格和 GSP 质量管理文件，极大提高管 理效率； 5、 按照 GSP 规范要求，建立完善的首营企业和首营品种的管理体制； 6、 建立销售计划管理体系，提高管理水平； 7、 随时掌控销售部门、销售业务员的业绩，可以根据市场的变化适时调整策略，从 而使保证企业销售目标的达成； 8、 保证销售政策的严格执行，包括：价格体系、信用政策、划区销售等； 9、 支持多种销售模式，并且可以对异地分支机构的销售业务，远程仓库进行管理； 10、建立供货商评价体系，合理选择供货商，规避采购风险； 11、强化成本管理，降低采购成本、营销成本； 12、提高库存管理的准确性，加快库存周转速度； 13、及时掌控药品的存量和保值期信息，避免不必要的过期损失； 14、实现商品的 ABC 管理，抓住重点，有的放矢； 15、及时反馈各种例外信息，发现业务的瓶颈，及时解决问题； 16、提高信息的准确性，及时科学决策； 17、适应企业的发展需要，提供灵活的业务流程处理，并且能够实现有效的管理 控制。 18、通过与 EAI 系统的集成应用，实现与上游供应商和下游渠道的信息共享。 制造行业供应链解决方案 第 7 页 3.2 方案整体架构方案整体架构 销售管理GSP质量管理 管理驾驶舱 固定资产 基础数据、系统服务、EAI应用集成 WEB购销存 WEB财务 采购管理 库存管理 存货核算 应收管理应付管理总账 UFO报表工资 管理驾驶舱为企业决策层提供决策支持； 供应链管理包括以下系统：包括 GSP 质量管理、采购管理、销售管理、库存管理、存 货核算、WEB 购销存。 财务部分：总账、应收管理、应付管理、固定资产、工资管理、UFO 报表、WEB 财 务。 共同构成了完整的医药流通行业解决方案。 制造行业供应链解决方案 第 8 页 3.3 应用角色价值分析应用角色价值分析 分别从企业实际应用中的主要角色分析系统为其带来的价值： 营运总监 营运管理层 职 责 整体运营目标的制定 依据 GSP 质量管理规 范，建立有效的质量 规划 公司销售计划的制定 价格策略的制定 信用政策的制定 销售政策制定 考评体系的建立 使用系统的主要功能 管理驾驶舱 销售目标管理 实时查询 预警信息 各模块的统计分析 综合分析 效 益 1.掌控全局 2.建立全员参与、全过程 的全面质量管理体系 3.科学决策 4.建立业务联动、运作高 效的运作机制 5.各种公司政策和制度严 格执行 销售经理 职 责 制定销售计划 贯彻执行 GSP 质量管 理规范 审核特殊报价单 审核超信用订单 价格审核 客户信用管理监控 评估销售团队绩效 分析市场机会 业务稽查 使用系统的主要功能 销售管理 销售计划审核 销售报价单审核 销售订单审核 价格政策确认 销售分析报表 订单执行情况分析 效 益 1.提高客户满意度 2.严格 GSP 质量管理规范 进行工作 3.销售过程可即时监控 4.销售过程信息随时查询 5.多维评估销售团队绩效 6.价格执行情况控制得力 7.建立规范的业务流程 8.业务员业绩评价有据可 循 制造行业供应链解决方案 第 9 页 销售业务员 职 责 商务沟通 对外报价 获得订单 通知仓库发货 确保票货交客户 催收货款 贯彻执行 GSP 质量 管理规范 使用系统的主要功能 销售管理 销售报价单录入 销售订单录入 订单执行情况分析 现存量查询 计划执行分析 销售分析 效 益 1.订单情况可即时获悉 2.客户满意度水平提高 3.快速报价 4.销售信息记录全面 5.销售过程追溯性强 6.与仓储、财务沟通良 好 7.严格 GSP 质量管理规 范进行工作 采购经理 职 责 保证采购材料的按时 按期交付 贯彻执行 GSP 质量管 理规范 首营企业和首营品种 资料的审批 采购业务监控 采购订单审批 价格审核 请款批复 使用系统的主要功能 采购管理 特殊订单审核 订单执行情况分析 采购统计表 采购分析 采购账簿 销售管理 销售分析 统计报表 效 益 1.采购过程透明度提高 2.严格执行 GSP 质量管理 规范 3.首营企业、首营品种的 管理 4.规避采购风险 5.有效的需求驱动，与供 应商建立战略合作关系 6.建立规范的业务流程 7.提高整体工作效率 8.降低采购成本 9.保证供货质量 制造行业供应链解决方案 第 10 页 采购业务员采购业务员 职 责 商务洽谈 签订订单 到货处理 发票交付 采购请款 订单执行追踪 退货处理 供应商评估 贯彻执行 GSP 质量管 理规范 首营企业和首营品种 资料的审批 使用系统的主要功能 采购管理 请购 订货 到货单 入库 催货函 采购发票 货物在途余额表 暂估入库余额表 其他账表分析 销售管理 销售分析 统计报表 GSP 质量管理 首营企业、首营品种 审批 效 益 1.订单情况可即时获悉 2.支持复杂流程和简单流程 的处理。支持直运、受托 以及正常采购流程 3.通过比价可以货比三家， 控制采购成本，合理选择 供应商。 4.实现了的协同工作 5.供应商评估有据可循 6.保证按期交付 7.严格执行 GSP 质量管理规 范 8.首营企业、首营品种的管 理 物流部经理 职 责 与其他相关部门协同工 作 贯彻执行 GSP 质量管理 规范 仓库的收发管理工作监 督管理 发运业务的监督管理 优化物流管理 保证整个物流系统的正 常运作 部门工作整体业绩评价 使用系统的主要功能 库存管理 可用量查询 库存展望 货龄分析 库存账簿查询 库存报表及分析 存货核算 ABC 分析 存货周转率分析 收发存汇总表 效 益 1.通过信息共享，部门间协作 性提高 2.提高工作效率 3.存货状态及时掌握，避免过 期损失 4.库存管理的准确性提高 5.提高发货准确率 6.提高库存周转率 7.严格执行 GSP 质量管理规 范 制造行业供应链解决方案 第 11 页 仓库保管员 职 责 贯彻执行 GSP 质量管理 规范 库存的收发处理 出入库单物核对 依出入库单据记流水账 分配货位 按特殊要求发货（批次） 确保先进先出 向其它部门提供可用量 盘点作业 与财务核算人员对账 使用系统的主要功能 库存管理 录入出入库单 分配货位 批次管理 盘点单录入 不合合格品记录、处理 库存账簿查询 库存报表及分析 可用量查询 库存展望 GSP 质量管理 库存养护 质量管理相关功能 效 益 1.通过信息共享，提高工作效 率 2.存货状态及时掌握，避免过 期损失 3.通过系统进行货位分配和批 次管理，控制更加严密。 4.与商品核算会计共有一个数 据录入点，查询对帐方便 5.库存收发存报表可即时提供。 6.库存可用量、展望数可随时 提供 7.及时按照盘点制度，进行盘 点作业，提高盘点准确性 8.严格执行 GSP 质量管理规 范 质检主管 职 责 贯彻执行 GSP 质量管理 规范 GSP 质量规范要求的质 量信息记录 使用系统的主要功能 GSP 质量管理 质量检验管理 库存养护 日常办公 其他相关功能 相关分析报表 效 益 1.严格执行质量方针和目标管 理 2.质量体系的审核 3.严格执行 GSP 质量管理规 范 4.明确有关部门、组织和人员 的质量责任 5.首营企业和首营品种的审核 管理权限 制造行业供应链解决方案 第 12 页 商品核算会计 职 责 记录库存材料明细帐 核算出入库材料成本 暂估业务处理 制盘点表 提交材料成本报告 进行存货流量和存量 分析 进行存货 ABC 分析 凭证处理 使用系统的主要功能 存货核算 存货核算记账 暂估处理 存货账簿 统计分析 采购管理 采购结算 效 益 1.核算商品成本的准确性和 及时性大大提高。 2.极大的减少核算工作量， 提高了工作效率。 3.系统预设的业务控制使存 货核算控制严谨 4.暂估处理方便准确 5.存货分析和存货成本报告 要可即时提供 6.凭证的快捷生成，并可随 时查看原始单据 质检管理员 职 责 贯彻执行 GSP 质量管理 规范 到货质检 退货质检 其他质量检验 完整的质量档案记录 使用系统的主要功能 GSP 质量管理 质量检验管理 库存养护 其他相关功能 效 益 1 质量验收和检验的规范运作 2 特殊管理药品的严格管理 3 出库复核以及销售退货检验 规范运作 4 有效期药品、不合格药品和 退货药品的严格管理 制造行业供应链解决方案 第 13 页 职 责 应收会计 检查信用额度和期限 向销售部门定期提交应收 款信息，共同实现应收款的及 时回收。 与外部往来单位进行稽核 出具销售发票，进行销售 核销，收回货款进行相应会计 配合资金管理部门进行收 款预测 应付会计 审核采购发票 进行采购核销 与外部往来单位进行稽核 办理货款支付进行相应会 处理计处理 配合资金管理部门进行付 款预测 使用模块及其功能 应收管理 发票审核、其他应收单处理 收款单审核 转账处理 票据管理 核销 凭证处理 各种账簿、分析：业务总账、 业务余额表等 应付管理 发票审核、其他应付单处理 付款单审核 转账处理 票据管理 核销 凭证处理 各种账簿、分析：业务总账、 业务余额表等 效 益 1.与采购、销售部门对 账方便 2.信息共享，对购销过 程中货、款情况可即 时获悉。 3.业务流程完整，交易 过程透明，追溯有据。 4.应收款管理有序、有 据 5.信用控制严谨，降低 风险 6.自动核销、制证批量 生单，提高工作效率。 应收、应付会计 制造行业供应链解决方案 第 14 页 3.4 医药流通行业解决方案详述医药流通行业解决方案详述 以下依据医药流通行业实际业务运作情况，详细阐释 U8 供应链解决方案。 3.4.1 采购业务采购业务 在医药流通企业采购业务中，经营的产品不同，上游供应商不同，往往针对不同的商 品采取不同的采购策略。对于重要商品，与供货商之间的合作关系紧密，应建立战略合作 关系。 采购业务中密切关注的问题：供应商、按期交货、合理采购价格、采购质量、服务、 品牌、商品的毛利率、各种例外情况。 整个采购业务处理，包括了请购单、订单、到货、入库、收到发票、采购结算、采购 付款的业务过程，包含了供货商转移实物、票据的交换、款项的划拨过程，并且在企业中 涉及多个岗位需求的申请方（各个分支机构、门店等） 、采购业务员、库房管理员、财 务人员，因此保证信息传递及时性和准确性至关重要。 支持的采购业务类型：普通采购业务、直运采购业务、受托代销业务。 以下流程图以普通采购业务为例，分为比价、订单签订流程和采购业务处理比价、订单签订流程和采购业务处理流程。直 运采购业务和销售业务密切关联，因此在销售业务中一起进行说明。 制造行业供应链解决方案 第 15 页 3.4.1.13.4.1.1 采购订单采购订单 采购比价、签订订单业务流程 需求方采购业务员采购部经理运营管理层供应商 比价生单 已审核的请购 单 输入正确？ 待审批状态 有审批权限？ 审批 采购订单 超过最高进价？ 输入最高进价 密码 审批 填制采购订单 已审核待执行 的订单 填制请购单审批 依据供应商存货 对照表 Y 开始 业务洽谈 开始 Y N N Y 确认价格、质 量、交期、其他 条款 有审批权限？ 审批 N 审批 N Y 已审核待执行 的订单 ！监控！掌控全局 订单执行流程 其他出库单 其他出库单 订单统计表 制造行业供应链解决方案 第 16 页 流程说明：流程说明： 1、 业务的起点可以从请购单开始。对于商品的需求信息可以通过请购单进行反馈，例如： 对于需要集中采购的商品，各个零售点、销售办事处通过填报请购单上报需要的补货 量，总部进行平衡后，依据请购单下达订单，开展采购业务； 2、 对于部分商品可以采用直接购买的方式。 3、 对于采购订单而言，其有录入、审核、关闭状态，并支持对已审核订单的变更处理。 执行完毕的订单或者未执行完毕，但经批准后不再执行的订单可以进行关闭操作，可 以选择到货完成、入库完成等条件进行关闭操作。对于已关闭的订单如果需要再次执 行，则可以执行打开操作，重新进入执行状态。 管理控制点管理控制点 1、 比价 2、 最高进价控制：进行最高进价控制，则录入订单时，如果价格超过设置的最低价格， 则无法通过，必须进行修改。 3、 采购订单审批权限：对于不同的签单金额会有不同权限的人员进行审批，当发生大宗 采购时，采购业务员录入订单后，需要采购部门经理、运营管理层进行审批，符合企 业的权职划分。 4、 订单执行情况的监控。 5、 毛利分析、畅适滞分析、销售统计表，依据销售情况进行采购。 收益：收益： 1、 通过比价挑选合适的供货商，通过采购比价可以降低采购成本。 2、 业务协同，部门间协同工作。 制造行业供应链解决方案 第 17 页 3.4.1.23.4.1.2 采购业务执行采购业务执行 采购业务处理 财务核算岗应付会计 物流部经理 仓库保管员 采购业务员 运营管理层 采购部经理 供应商 采购比价、签 订订单流程1 到货单 填制采购入库 单，确认实收 填制到货单 依据订单/其他 方式送货 开始2 符合收货规 定？ 开始 审核 待审核采购 入库 Y N 开具销售发票录入采购发票 采购发票 记帐 采购结算 根据付款 计划进行 支付 审核采购 发票 已审核采 购发票 付款单 根据结算协议 请款 审批催款通知 核销处理 ！监控订单 执行 ！异常分析 收款 异常业务： 催货函 紧急处理 到货统计表 采购明细表 入库明细表 结算明细表 未完成业务明细 。 采购成本分析 供应商价格对比 采购资金比重分析 采购费用分析 采购类型结构分析 。 凭证处理 其他出库单 其他出库单 库存台帐 其他出库单 其他出库单 存货明细账 其他出库单 其他出库单 统计分析： 欠款分析、 付款预测 其他出库单 其他出库单 业务账表 其他出库单 其他出库单 采购分析 其他出库单 其他出库单 采购订单执 行统计 其他出库单 其他出库单 采购统计表 制造行业供应链解决方案 第 18 页 受托代销业务处理 应付会计财务核算岗 运营管理层 采购部经理 物流部经理 仓库保管员 业务员 供应商 委托方 填制采购入库 单，确认实收 到货单 填制到货单 依据签订的代 销订单，发货 符合收货规 定？ 审核 待审核采购入 库 Y N 其他出库单 库存台帐 开具销售发票 采购发票 委托代销代 销结算 记帐 审核采购发 票 已审核采购 发票 根据付款计 划进行支付 付款单 根据结算协议 请款 审批催款通知 核销处理 收款 凭证处理 业务洽谈 采购订单 根据销售情况 开具代销清单 受托代销结算 单 凭证处理 ！监控订单 执行 ！异常分析 其他出库单 其他出库单 采购分析 其他出库单 其他出库单 存货明细账 其他出库单 其他出库单 代销商品台 帐 其他出库单 其他出库单 代销商品余 额表 制造行业供应链解决方案 第 19 页 到货质检环节流程图到货质检环节流程图 采购管理GSP质量管理库存管理 到货单 质 检 参照到货数量 药品入库质量 验收记录单 合格填写 回填实收数量和不合格数量 拒收报告单 不合格 退货 填制 进货退货 通知单 进货退货台帐 登记 供应商 不合格品退货 药品抽（送） 验单 有质量问题 药品 参照填写 化验室检品登记表药品检验报告书 参照 登记 参照 填制 回填检验数量、合格数量、不合格数量 回填检验数量、 合格数量、 不合格数量 验收 入库 合格入库 采购入库单 参照生成 审核 库存台帐 登记 不合格品记录单 不合格品备查帐 登记 不合格 参 照生成 回填拒 收数量 参照 生成 流程说明：流程说明： 在实际应用中根据应用需求：1）可以选择采购业务必有订单，则采购订单为业务处理的起 点；2）订单为非必有环节，则可以以到货为业务处理起点，也可以直接入库作为业务处理 起点，应用于不同商品和采购方式的管理需求下采购业务处理。例如：针对临时一次性的 采购业务，可以直接办理入库。 1、 到货：依据订单进行到货信息的录入。 2、 质检： 采购到货环节检验以采购系统到货单做为报检点，依据到货单生成药品质量验收记录 单，对于合格数量办理采购入库业务，不合格数量记录于不合格品记录单。对于外观 验收不合格的药品，参照到货单生成药品拒收报告进行拒收退货处理。 如果有抽检流程，则需要填制药品抽（送）验单，药品抽送验单审核，参照生成药品 检验报告和化验室检品登记表。 3、 入库 依据到货质检的合格数量进行入库操作。 4、 采购发票及采购结算： 采购发票由采购业务员依据供货商提供的原始发票信息录入，可以参照原采购订单， 也可以直接依据已有的采购入库单生成。 制造行业供应链解决方案 第 20 页 采购结算是确认采购成本的过程。存在几种情况：1）单货同行，则完成入库和发票录 入后即可实现结算处理；2）货到单未到，则首先进行暂估入库业务，等到收到发票进 行结算后，在进行暂估处理。系统提供三种回冲方式，月初回冲、单到回冲、单到补 差。3）单到货未到，则可以将发票录入系统，并可进行相应的支付业务，等货到后进 行结算处理。可以按照规定将运费等其它与购买活动相关的费用，通过采购结算进入 采购货物的成本。 5、 采购支付： 可以在采购发票中进行现付业务的处理，由此在应付挂帐时不包含已现付的部分。 核销可以按照按单据核销，按商品核销。 提供票据管理功能。 支持转账处理，包括：应付冲应付、预付冲应付、应付冲应收、红票对冲（支持手 工、自动对冲） 。 预警：信用报警信用期限、信用额度。 提供给应付会计业务帐表，包括业务总账、业务余额表、业务明细账、与供货商的 对账单均可选择是否包含已入库未结算部分的信息。从而使得信息更加全面。 统计分析：包括账龄分析、付款账龄分析、欠款分析、付款预测。 6、 催货函，针对异常业务发送供货商催货函。 受托代销业务的特殊说明受托代销业务的特殊说明 受托代销业务是根据代销协议，当实现销售后，所有权方转移至受托方，则依据结算 要求，根据销售情况，提供给委托方（供应商）销售清单，收到发票后，对入库单进行结 算，从而生成采购发票。 系统提供代销商品余额表和代销商品台帐，以便掌握代销商品的情况。 管理控制点：管理控制点： 1、 收货的依据：必有订单情况下，必须依据订单进行到货、入库的处理 2、 超订单收货的控制，允许设置容差 3、 到货的严格质量检验 4、 到货外观不合格部分进行拒收处理 5、 检验不合格部分记入不合格品记录 6、 付款计划 7、 超信用额度、信用期限的报警 8、 付款预测、欠款分析 9、 大量的分析报表：到货统计表、采购统计表、采购资金比重分析、未完成业务明细。 收益：收益： 1、 采购到货质量检验，建立完善的质量档案 制造行业供应链解决方案 第 21 页 2、 依据销售信息确定采购品种、采购数量，合理采购； 3、 建立供应商评价体系，与供应商建立战略合作关系； 4、 业务的全过程监控； 5、 部门间信息共享； 6、 异常信息监控，采取有针对的业务处理，避免损失。 7、 提高工作效率。 3.4.2 销售业务销售业务 面对当今医药流通企业所处的竞争环境，全面整合销售资源、加强销售管理，迅速对 市场需求做出反应，全面满足用户个性化的需求，成为企业赢得客户满意，在竞争中胜出 的关键因素。 销售业务中密切关注的问题：客户资料的管理、快速准确报价、客户订单的按期交付、 价格政策的制定和落实、渠道/客户管理、信用政策的制定和控制、销售款项的及时收回、 销售退货药品的质检。 整个销售业务处理，包括了销售计划的制定、销售价格体系的制定、销售报价、订单、 发票、收款。包含了向客户的实物转移、票据的交换、款项的收取过程，并且在企业中涉 及多个岗位