机关文书档案的整理（201805培训）

文书档案的整理,日照市档案局2018年5月,目录,一、档案概述,二、,三、,档案整理规则,档案的收集,一、档案概述,1、档案的概念档案法对档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,文件成为档案有三个条件：办理完毕；即完成了文书处理程序有查考利用价值；按一定规律保存，履行了归档手续,原始性孤本性继承性,一、档案概述,2-1全宗的概念,一、档案概述,2-2构成全宗的条件,一、档案概述,2-3全宗卷,一、档案概述,一、档案概述,3、档案的种类文书档案科技档案（基建、科研、产品、设备等）专门档案(人事、会计、照片、审计等),一、档案概述,一、档案概述,三、档案与学生,一、档案概述之作用,一、档案概述,一、档案概述,一、档案概述,2011年8月3日，“光辉历程档案留珍纪念中国共产党成立90周年档案资料展暨中国档案珍品展”在日照市开幕。,一、档案概述,市城建档案馆在全省率先完成了被喻为“城市生命线”的地下管线普查工作，探测管线长度4268公里，建成并运行市区综合管线信息管理系统，经过日常动态更新，目前系统内累计管理的管线总长达4900余公里，该系统运行6年来为城市管网规划设计、重点工程、道路施工、应急抢险、隐患排查等提供管线图5870余幅，发挥了重要作用。,一、档案概述,2015年1月1日开始，五莲县对年满60周岁且离开村卫生室岗位，按照工作年限每满1年每月20元的标准向他们发放生活补助。,档案与你相伴档案是不可更改的历史,二、档案的收集,归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。,二、档案的收集,收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把单位各处、科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特别要注意对单位会议记录、人事类文书档案的收集。,二、档案的收集,收集方法上要注意两点,一是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；,二是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来。,二、档案的收集,机关文件材料归档范围是：,（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；,（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；,（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；,（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,二、档案的收集,机关文件材料非归档范围是：,（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；,（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，,不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,二、档案的收集,（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；,（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,目前现行的档案归档方式有两种：一是按件整理归档，标准执行归档文件整理规则（DA/T222015）；二是按卷整理归档。标准执行文书档案案卷格式。,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“”隔开。如“Z109-WS2011-Y-BGS-0001”。档号按照以下要求编制：a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13-1994编制。b）档案门类代码年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。,三、档案整理规则,全宗号：档案局给所管理的各单位的代码年度：填写文件形成年度件号：同一年度同一保管期限同一问题从1开始编流水号机构或问题，即指的档案分类保管期限：永久，30年（长期）或10年（短期）；页数：一件档案的所有页数。从第一页开始，有字的页面都要编页码，单数页右上角，偶数页左上角。,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,序号：填写归档文件顺序号。档号：档号按照二中第五步的要求编制。文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“”。日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况，如破损、修改、补充、缺少等情况。,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,三、档案整理规则,掌握了档案整理的规则，会看会用文件材料归档范围和档案保管期限表就会整理文书档案。文书档案的整理分八大步：第一步：根据归档范围挑选文件。同时确定件，装订加固归档文件。件的确定，其中：正本与稿本为一件；正文与附件为一件；来文与复文为一件也可各为一件；转发文与被转发文为一件。装订加固，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；转发文在前，被转发文在后。请注意：文件处理单，发文稿纸与档案同等重要，放文件稿本前与文件装订在一起。第二步：划分保管期限，确定每份文件的保管期限。,三、档案整理规则,第三步：简单分类第四步：排序，在分类最后一层文件按时间大流水顺序排序。第五步：盖归档章。编号，由档案室将归档章的各个项目统填写，室件编号按文件排列顺序大流水逐渐编号第六步：编制文件级目录，逐件填写目录表格的项目，一年一册。第七步：装盒，按顺序将文件依次装人档案盒内，盒满另装；打印本盒文件目录，放盒内文件前；填写备考表，放盒内文件后；填写档案盒封面，盒脊的项目。第八步：按档案盒顺序依次排架。,分类和排序均按归档范围和