基于业务的职位分析与定岗定编

基于业务的职位分析与定岗定编,定岗篇,（一）为什么需要定岗,（二）怎样进行定岗,职位分析的意义,企业人力资源面临的问题,几个基本概念,2,3,如何分析一个职位？,怎样撰写职位说明书,6,如何开展职位分析？,5,公司：结合企业战略，应该设计什么样的组织结构？在组织结构下应该设置多少职位，招收多少人？每个职位应该付多少报酬？哪些人可以胜任这个职位？,企业人力资源管理中遇到的问题,人力资源部：如何合理配置各部门人力资源？如何选拔合适的人到合适的岗位？调薪的科学依据是什么？如何设置员工的职业发展通道？如何实现内部人力资源的合理调配与流动？,员工：我的责任范围是哪些？我将如何开展我的工作？我将如何改进我的工作？我的工作标准是什么？我在这个企业里将如何发展？,企业人力资源管理中遇到的问题,部门主管：我的部门应该有多少职位？需要多少人？我应该选什么样的人就任该职位？我应该从哪些方面辅导员工做好工作？我如何评价员工的工作业绩？我应该如何指导下属在企业内的发展？,企业为什么需要职位分析？,ORGANIZATIONPURPOSE组织目标,STRATEGY组织战略,PROCESS流程,STRUCTURE组织结构,JOB职位,POSITION岗位,看不到职位分析过程本身的价值与贡献职位分析时没有明确的目标，得出的成果没有针对性职位分析成果不能延伸到其它领域对工作之间的内在逻辑关系没有系统的把握组织规划与职位分析脱节职位分析无法有效地价值评估和价值分配,职位分析中的误区,职位及职位分析的关联概念,职务,应付责任,Job,岗位的定义：岗位（Position）是组织结构的最小单元。员工通过岗位与组织结构挂钩。,1.什么是岗位、职位,岗位是承担一系列工作职责的某一任职者所对应的组织位置，是组织的基本构成单位，与任职者一一对应。,职位的定义：职位（Job）是对工作性质相同、工作内容相似的一系列岗位的归类。职位存在的目的是因为它们是落实组织使命的具体承担者，并为人与工作之间架设了桥梁。,对应同一职位的若干岗位承担着相同、或相似职责和工作内容。目的和应负责任是职位的特征，而风格、方法和表现是岗位上人的特征。,职位和岗位在组织中的位置,ORGANIZATIONPURPOSE组织目标,STRATEGY组织战略,PROCESS流程,STRUCTURE组织结构,JOB职位对应1-多个岗位-JOB-对应组织结构,POSITION岗位对应1-多个人员-Position-对应职位,活动（activity）-任务（task）-职责（duty）-职位（job）-岗位（position）,职位的特点,属于组织机构因组织目标而设置，不能因人而设。对组织目标的达成作出贡献。动态的随着组织策略或结构的变化，职位及职位的相关内容也发生相应的变化。职位设置根据不同企业背景和需求，选择适当的职位拆分、合并程度。面向结果的从外部看必须有输出结果从内部看必须有应负责任,2.什么是职责、应付责任？,职责（Responsibility）：为了在某个关键成果领域取得成果而完成的一系列任务的集合。,应付责任：产出结果直接或间接为公司的发展目标做出贡献的职责。,职责细分（Duty）：职责子项。,4.什么是职位分析？,职位分析通过搜集职位的信息，来确定职位的应负责任及任职资格条件。职位分析的输出结果是职位说明书。,选择合适的人到合适的工作岗位。,企业价值链,为人力资源管理各项工作的有效开展提供支持。,职位分析要考虑的问题,确定职位分析的目标和侧重点制定总体实施方案职位分析的目的意义职位分析所需要收集的信息内容职位分析项目的组织形式的参加人员职位分析的实施过程或步骤职位分析实施的时间和活动安排职位分析方法的选择界定分析的职位样本或范围职位分析的成果形式,职位原则（对职不对人）一致性原则（过程、方法、工具、模版）针对性原则（过程价值、）保密原则,以战略为导向，强调职位与组织和流程的有机衔接；（战略导向、组织效率）以现状为基础，强调职位对未来的适应；（适当超前）以工作为基础，强调人与工作的有机融合；（基于现实）以分析为基础，强调对职位的系统把握；（系统思考）以稳定为前提，重视对职位说明书的动态管理。（动态管理）,明确职位分析应遵循的原则,职位分析职责分工,观察法访谈法写实法（调查问卷法、工作日志法、核对法）工作实践法典型事例法,职位分析工具方法选择,在职位设计时，原则上每位员工只能对应一个职位，当一人兼多个职位时，其职级和职位原则上按最高级别确定；组织成熟度较高时，原则上不设副职。因试用、干部培养、管理幅度和分工等原因设置副职，应经过干部任命方面的副职任命子流程特别审批。,战略梳理（高层访谈）,职位现状梳理现状职位树形图现状职位清单职位规划/族类划分新的职位清单新的职位树形图,职位规划,双向过程,职位说明书,一、职位基本信息二、职位设置目的三、工作关系四、主要职位责任重要性、主要职责、工作性质、关键业绩领域五、任职资格学历、专业、外语等级、技术职称等级任职要求：经验、知能、素养,2.具体分析方法：访谈法,如何分析一个职位,1.分析一个职位的思路战略-价值链-组织-职位-对组织的价值流程分析，应付责任、工作关系、所属关系工作内容分析，结构化的职责模块,访谈法是一种可以迅速搜集工作信息，而且搜集到的信息相对比较直接的一种方法，这种方法需要访谈者有很高的沟通技巧，而且熟悉职位分析的原理和被访谈职位的情况。访谈法是HAY推荐使用的方法。,我们推荐使用的方法-访谈法,访谈的目的是全面、准确地掌握职位的相关信息，以输出合格的职位说明书。为使职位说明书的撰写工作更好、更快完成，职位分析员最好是在访谈之前做好一些基础工作，如：事先了解组织结构、职责及该职位的相关信息；通知被访谈人在访谈前做一些准备。,职位分析访谈准备,职位分析访谈-开场介绍,打破坚冰建立一个轻松的气氛，放松！解释此次访谈的目的和原因：访谈的目的是准备一份你的职位说明书。为澄清你在组织中的角色。为确定你的职责范围。为建立一个人力资源部的职位识别说明资料库。我们不讨论你如何工作或你的工作表现。我们描述职位而不是个人。我们将一起完成。我是分析专家，我会在这一个过程中指导你一步一步完成。,我会负责为你撰写职位说明书。写好的职位说明书将打印后提交你审核。你将和你的主管一起讨论写好的职位说明书。你们双方均同意后，职位说明书才会签发。签发后的职位说明书会成为人力资源管理资料库的一部分。,职位分析访谈-开场介绍,1、部门概况及该职位在组织结构中的位置所在部门在组织结构中的位置部门职责部门人员、工作划分机构内其它部门部门的其它协作单位,职位分析访谈访谈,2、职位信息职位名称谁交付给你工作你交付给谁工作你的主管你的下级你的同僚,职位分析访谈访谈,3、主要活动领域给我能够很好地表达你的领域的规模的数据容量和价值非经济和经济数据人数、产品、客户总销售额、营运预算保存与你职位最接近的相关信息！避免工作表现资料，限制职位领域！,职位分析访谈访谈,4、应负责任主要责任是专有职责吗给我动词、动词你为什么做这个，为了什么,职位分析访谈访谈,5、职位的责任权限对于每一个职位责任，请告诉我你在其中的角色：独立-负全部责任主导-负主要责任合作-负平行责任协作-负次要责任指导-负连带责任,职位分析访谈访谈,6、应负责任的关键绩效指标你怎么向我证明你工作取得好绩效？结果如何量化？什么是最主要的？如何收集？,职位分析访谈访谈,7、职位目的在作出细节之后你可以用一条线告诉我：为什么在组织机构中有这个位置？把这个位置放在此处是为了一个或两个动词的主题！,职位分析访谈访谈,7、职位目的（续）做出这条线后：得出你的位置就在这里！受到什么限制显而易见你不能做你想做的一切事情！什么是限制？此后：在你角色的背后什么是主要目标？,职位分析访谈访谈,8、最低要求合格要求得到这个职位，应该具备什么教育水平？具备什么样的知识、经验和技能？需要什么特殊的素质？,职位分析访谈访谈,你对访谈的过程感到轻松吗？感谢你的贡献！你做的很好！你将和你的主管一起审核并同意职位说明书！它将成为职位说明数据库的一部份！,职位分析访谈访谈收尾,职位目的,应负责任,工作依据,职位说明书包括的内容,职位范围,任职要求,基础信息,职位说明书,1.对一个职位所期望达成“什么”及“为什么”该职位需要存在的简短、准确地表述。2.这个职位为组织整体目标的完成承担了什么？3.该职位对组织的独一无二的贡献是什么？4.到底我们为什么需要这个职位？,采用三段论：根据xxx，组织/实施/制定xxx（通过xxx行为/动作），保证xxx（达成xxx目标）。,“职位设置目的”撰写案例,【采购部经理】根据生产和物料计划，通过制定和监控、组织实施原材料采购计划，控制采购风险，保证生产正常运行，提升产品综合竞争能力。【中央平台部总经理】根据公司蓝海战略及产品线整体规划，负责中央平台部整体运营，通过目标管理和团队管理，对中央平台部（产品线）商业成功负责.【中央平台部测试部部长】根据公司和中央平台部业务规划，通过建设并管理测试团队，组织编写测试用例，开发测试工具和平台，实施完善的系统测试，确保产品质量。,【数字电视开发工程师】根据部门规划及项目组需要，负责与数字电视相关的CBB设计、编码、单元测试和维护，并负责相关模块，为集成开发部或TDT/PDT项目组输出合格的CBB模块。,本职位,上下左右与该职位的价值关系很大，沟通的难度、沟通的跨度，管理幅度，如HR经理与物业经理,说明：直接关系指形成直线考核关系，总裁对下属KPI负责；业务关系指上下级形成流程和业务指导关系。各直接或者业务下级均要求按照总裁要求实现管理体系的统一并保证目标的一致性。（出现双重领导的才涉及业务上下级关系，如干部部。）,“工作关系”撰写案例（一）,职责分析1、明确该职位是做什么的。2、合理拆分、合并：点条条即可。2、三段论、动宾结构写作。,工作性质：独立-负全部责任主导-负主要责任合作-负平行责任协作-负次要责任指导-负连带责任,如何进行职责分析（1）,根据什么（输入）-主要活动-期望的最终结果（输出）根据软件模块概要设计方案和开发计划的要求，负责软件模块概要设计，完成软件模块详细设计,提供软件编码和实现的依据。也可以两段论。主要活动-期望的最终结果（输出）,如何进行职责分析（2）,不能洋溢之词虚放价值，也不能弱化虚化缩小价值。语句采用动宾结构，避免用形容词各应负责任之间不能重复应负责任不能与上下级重复应负责任的输入、输出保持平衡责任要明确程度，避免使用含混不清的字眼,负责制定指导建立控制计划准备策划,分析达到估价实施评估预测确认落实提高,增加安装维护监控谈判建议回顾明确订立,查验校对分配收集运作加工生产提供提交,应负责任常用动词示例,政策制定/目标设定,工作的执行,较低的任务,示例,“主要职位责任”撰写案例,对应职责的活动和责任范围，引导衡量关键业绩的方向，是职位的本质与范围。与KPI的关系是：1.覆盖KPI指标项目，但不需象KPI那样精确和量化。2.KPI是动态的，与阶段重点有关；KPA是相对可固化的。3.KPI是典型的，而KPA囊括了更大的范围，可能涉及多个指标考核的。,关键业绩领域,“关键业绩领域”描述示例,示例,“任职素质要求”,“知识和技能”采用的词汇：了解/熟悉/掌握/精通,了解有一定的理解和记忆，领悟程度不高。熟悉有深刻的理解和记忆，领悟程度较高，清楚地知道。掌握有深刻的理解和记忆，领悟程度高，并能加以运用。了解、熟悉并能加以运用。一能转换方式表达；二能解释；三能推断预期后果。控制；主持。精通透彻理解并能熟练掌握。,表达领悟程度和应用能力,价值观自我形象个性/人格内驱力/社会动机,知识技能,显性素质,隐性素质,客户意识,自信,灵活性,成就导向,绩效,行为、表现,社会角色、价值观,自我形象认识,个性、品质,内驱力、动机,任职素质要求,素质词汇示例,补充素质,麦克利兰通用素质18种,示例,新出现素质,素质词汇示例,示例,分层分类能力要素体系示例,示例,分层分类能力要素体系示例,定编篇,什么是定编？,定编在这里包括定员。所谓定编定员,就是采取一定的程序和科学的方法,对确定的岗位进行各类人员的数量及素质配备。定编定员是一种科学的用人标准。它要求根据企业当时的业务方向和规模,在一定的时间内和一定的技术条件下,本着精简机构,节约用人,提高工作效率的原则,规定各类人员必须配备的数量。它所要解决的问题是企业各工作岗位配备什么素质的人员,以及配备多少人员。定编定员的主要特征在于：必须在企业有一定的业务规模基础上进行；必须在企业业务发展方向已定的基础上进行；具有一定的时效性，即有一个发生、发展的过程；不仅要从数量上解决好人力资源的配置，而且还要从质量上确定使用人员的标准，从素质结构上实现人力资源的合理配备。定编定员与岗位设计是密切相关的，岗位确定过程本身就包括工作量的确定，也就包括了对基本的上岗人员数量和素质要求的确定。,定编的原则,以企业经营目标为中心，科学、合理地进行定编企业定编工作，就是要合理地确定各类人员的数量以及它们之间的比例关系。其依据是计划期内的企业目标业务量和各类人员的工作效率。所谓科学，就是要符合人力资源管理的一般规律，做到“精简有效”，在保证工作需要的前提下，与同行业标准或条件相同的企业所确立的标准相比较，要能体现出组织机构精干、用人相对较少、劳动生产率相对较高的特点。所谓合理，就是要从企业的实际出发，结合本企业的技术、管理水平和员工素质，考虑到提高劳动生产率和员工潜力的可能性来确定定员数。企业各类人员的比例关系要协调正确处理企业直接与非直接经营人员的比例关系；正确处理直接与非直接经营人员内部各种岗位之间的比例关系；合理安排管理人员与全部员工的比例关系。管理人员占员工总数的比例与企业的业务类型、专业化程度、自动化程度、员工素质、企业文化以及其他一些因素有关。进行定编工作时，以专家为主，走专业化道路的原则定编是一项专业性、技术性强的工作，它涉及到业务技术和经营管理的方方面面。从事这项工作的人，应具备比较高的理论水平和丰富的业务经验。,定编的方法劳动效率定编法,是指根据生产任务和员工的劳动效率以及出勤等因素来计算岗位人数的方法。实际上就是根据工作量和劳动定额来计算员工数量的方法。因此，凡是实行劳动定额的人员，特别是以手工操作为主的岗位，都适合用这种方法。定编人数=计划期生产任务总量/(员工劳动定额*出勤率)举例来说，某企业每人每年需生产某零件4651200只，每个车工的产量定额为16只，年平均出勤率为95%，求车工定编人数，计算如下：定编人数=4651200(只)/16(只)*(365-2*52-10)(天)*0.95=1219(人)由于劳动定额的基本形式有产量定额和时间定额两种。上例是产量定额，如果采用时间定额，其计算公式如下：定编人数=生产任务*时间定额/(工作时间*出勤率)。以上例来说，如单位产品的时间定额为05小时，则可计算如下：定员人数=4651200(只)*05(小时)/8(小时)*(365-2*52-10)(天)*0.95=1219(人),业务数据分析法,业务数据包括销售收入、利润、市场占有率、人力成本等等；根据企业的历史数据和战略目标，确定企业在未来一定时期内的岗位人数。根据企业的历史数据(业务数据/每人)及企业发展目标，确定企业短期、中期、长期的员工编制；根据企业的历史数据，将员工数与业务数据进行回归分析，得到回归分析方程；根据企业短期、中期、长期业务发展目标数据，确定人员编制。,本行业比例法,是指按照企业职工总数或某一类人员总数的比例来确定岗位人数的方法。在本行业中，由于专业化分工和协作的要求，某一类人员与另一类人员之间总是存在一定的比例关系，并且随着后者的变化而变化。该方法比较适合各种辅助和支持性岗位定员，如人力资源管理类人员与业务人员之间的比例在服务业一般为1:100。计算公式：M=T*RM=某类人员总数T=服务对象人员总数R=定员比例,按组织机构、职责范围和业务分工定编的方法,这种方法一般是先确定组织机构和各职能科室，明确各项业务分工及职责范围以后，根据业务工作量的大小和复杂程度，结合管理人员和工程技术人员的工作能力和技术水平确定岗位人数的方法。管理人员的定编受很多因素的影响：管理人员个人的因素：本人的能力，下属的能力，受教育程度等；工作因素：工作的标准化程度和相似程度，工作的复杂程度，下属工作之间的关连程度；环境因素：技术，地点，组织结构等等。事实上，世界上不同企业对于管理人员的定编，都没有一个定数，都是根据自己企业当时的实际情