《管理沟通》第6讲 会议沟通

第六章会议沟通,学习目的,明确会议目的与类型了解组织会议的基本步骤认识会议角色与职责明确影响会议的因素掌握有效会议的策略,为什么会议如此重要?为什么会议会失败?如何在会前作充分的准备?如何计划会议影响会议成效的因素有哪些？什么是有效会议沟通的策略？,经常困惑人们的会议沟通问题,企业会议的困惑,企业老总：典型状态：经常性的会议缠身。典型困惑：“每次会议都是别人占用我的时间，以至于我根本没时间思考企业的未来战略。”下属抱怨：每次跟领导开会，都要花很多时间去陈述事实，会议并不高效。老总突然关心某一话题，当事部门需要解释半天，打乱会议节奏，浪费会议时间。,中高层管理者典型状态：大小会议怎一个“乱”字了得。典型困惑：“老板临时性的会得先开，但已经确定的经营性重大会议又不能改期，因此疲于奔命。”,下级部门领导、员工典型状态：麻木参会。典型困惑：“领导开会大多一言堂，问题反复说，不知道A会与B会的区别，对每次会议的召开目的和个人职责不甚了了。”,会议,“会”，是聚集、会合“议”是商议、议事会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。,一会议的目的,交流信息通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。给与指导企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。,解决问题会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。作出决策会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。,谈判通知解决问题决策交流,二会议的种类,三会议的组织,会前准备会议过程控制会后工作,3.1会前准备,明确会议的必要性确定会议的目标预定会议场所拟定会议议程准备会议文件确定会议主持人确定与会人员,会场布置,会议场所,1.会议室是否预定（准备）好？是否有足够的座位？2.视听器材（幻灯机、多媒体播放机、麦克风等）是否准备就绪？3.分发的材料是否准备充足？4.茶息的供应（茶水、水果、点心等）是否准备好？5.是否备好记录本、纸张、铅笔和席卡等？,会议中可能出现的问题,会场布置,礼堂型,U型,圆桌型,长桌型,课堂式,V型,座次排序基本规则：,以右为上（遵循国际惯例）居中为上（中央高于两侧）前排为上（适用所有场合）以远为上（远离房门为上）面门为上（良好视野为上）,会议座次,排序原则：以远为上，面门为上，以右为上，以中为上;观景为上，靠墙为上。座次分布：面门居中位置为主位；主左宾右分两侧而坐；或主宾双方交错而坐；越近首席，位次越高；同等距离，右高左低。,第三方沟通,进程控制,VIP确认,会议组织的原则,任务二：组织举办一年一度的企业年会活动是HR年终工作的头等大事，你们公司今年的年会打算怎么来举办呢？公司背景：北京科讯华通科技发展有限公司（300余名员工）2014年12月22-23日（两天）决定在龙脉温泉召开了一年一度的年终总结会议，总经理张总将感谢全体员工在2013年工作中做出的努力，并对在各个岗位上有突出表现的员工进行了嘉奖。全体员工将进行拓展培训。,会议文件,会议议程会议记录,会议议程的设计原则,表明议题确定主次注重实效适时调整提供背景资料,会议议程的设计步骤,突出问题提出新议题选择重要议题分清主次顺序确定时间表明顺序结束议程,12月15日，重庆科创职业学院迎来了建校20周年庆典。上午10点，伴随着雄壮的国歌，庆典大会在学院综合运动场隆重举行。重庆市教委、永川区委、区人大、区政府、区政协四大班子领导，友邻单位代表、校企合作单位代表、海内外校友，离退休老同志及科创学院全体师生一万五千余人参加了庆典。重庆科创职业学院党委书记姚木远主持大会。重庆科创职业学院创办人、董事长何济先生致欢迎辞。重庆科创职业学院院长戴伟在会上作了题为风雨兼程二十年，直挂云帆济沧海的讲话。会上，表彰奖励了朱训华、王和平、黄贻培、陈莉、万兵、徐继义等六位“科创功臣奖”，周思德等12位“突出贡献奖”、李杰等18位模范奖。中共重庆教育工委委员、重庆市教委总会计师邓睿，永川区人民政府副区长孔萍，对科创学院的办学成绩给予了高度评价。重庆理工大学副校长张晓洪教授、香港电讯盈科重庆公司香港籍总经理马震洲、校友代表广东虹鑫科技有限公司公司董事长黎玲，教师代表徐继义副教授和学生代表夏爽先后发言。庆典结束时，和平鸽在蓝天上自由翱翔，科创学院之歌响彻云霄！,任务一：制作2013年学校校庆会议议程,会议记录,会议名称地点、日期起止时间主办者出席人员缺席人员会议主席致开幕词并宣布会议议程会议过程会议决议下次会议的时间及地点,会议记录必须注意,充分了解会议主题、目的及议程可以采用多种记录方式紧跟会议进程及时确认要点避免主观意识会后及时打印并校对,会议纪要与会议记录的区别第一，性质不同。会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。第三，载体样式不同。会议纪要作为一种法定公文，其载体为文件，享有中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法所赋予的法定效力。会议记录的载体是会议记录簿。,第四，称谓用语不同。会议纪要通常采用第三人称的写法，以介绍和叙述情况为主。会议记录中，发言者怎么说的就怎么记，贵在“原汤原汁”不走样。第五，适用对象不同。作为公文的会议纪要，具有传达告知功能，因而有明确的读者对象和适用范围。作为历史资料的会议记录，不允许公开发布，只是有条件地供需要查阅者查阅利用。第六，分类方法不同。会议纪要种类很多。可分为决议性、意见性、情况性、消息性纪要等。而会议记录通常只是按照会议名称来分类，往往以会议召开的时间顺序编号入档。,写作技巧：一快、二要、三省、四代一快：记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。二要：择要而记。要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。三省：在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如“但是”只记“但”，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。四代：用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。,任务三：完成会议记录,会议中的角色,会议主持人会议秘书其他与会者,主持人的素质,思维清晰敏锐善于言词表达良好的沟通能力积极倾听的能力较强应变能力很好的分析能力公正公开幽默,主持人的主要职责,做好会前的准备宣布会议准时开始提出会议的议题控制会议进程总结会议追踪会议的结果,会议秘书的职责,准确记录会议要点发放会议纪要确认执行人、完成时间以及所需资源在主持人右手落座,其他与会者,明确会议目的了解会议内容作好发言准备遵守会议制度,任务三：根据学校20周年校庆庆典需要，准备相关会议场所及其他需要的物品清单。,3.2会议过程控制,宣布会议的主题和目的根据会议议程顺序提出议题给予每个人阐述观点的机会控制讨论进程遵守预定时间讨论结束后概括观点确定下次会议议题和时间。,会后工作,会议记录应该准确无误下发会议记录或会议简报决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准表明下次会议的日期和时间对执行工作进行监督和检查,繁忙的周一OR周五下午会议时间冲突已经有约在先准备不充分或根本来不及准备,会议时间不当：,第7节有效会议的组织,会议效果的影响因素会议时间不当繁忙的周一OR周五下午会议时间冲突已经有约在先准备不充分或根本来不及准备,会议效果的影响因素会议目的不明确弄清楚开会要解决什么问题，接着围绕会议目的认真做好一切准备工作，务求会议获得实效。不开没有目的或目的不明确的会，不开无准备的会。没有实效的会和长期议而不决的会，不如不开。开会要有大事，不能老是西瓜、芝麻一把抓，不分轻重。更不要大事小事一起议，防止小题大做，切忌把会议变成毫无目的“侃大山”或某个人哗众取宠的场所。会议要少、小、短。,会议效果的影响因素会议持续太久,第一阶段：从会议开始至会议进行到第45分钟，为与会人员脑力集中阶段第二阶段：从会议进行到45分钟至75分钟，为参加会议人员注意力下降阶段。第三阶段：从会议进行到75分钟至90分钟，为参加会议人员倦意阶段。第四阶段：从会议进行到90分钟至120分钟，为与会人员反面积极活动阶段。第五阶段：会议进行至两个小时以后，为参加会议人员态度无所谓阶段。,简单问题复杂化发言者过于健谈,有效会议的策略,不搞形式主义明确会议的目的和目标选择合适的与会者合理安排会议议程合理安排会