公文处理基础知

公文处理基础知识,公文处理流程,公文处理的定义原则,公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。在公文处理中应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。,公文处理工作的任务、地位、性质,任务：收文管理，发文管理，文书存档和利用，领导交办的其它文书处理事宜。地位：机关单位工作的枢纽，领导的助手和参谋，机关单位工作状况的寒暑表。性质：政治性，机要性，管理性，服务性，信息性，规律性，程序性，被动性。,公文处理分类,收文流程,集团（股份）公司发文流程,集团（股份）公司部门发文流程,上市后公文处理有关问题,首先明确区分所处理事项的归属，依其归属分别以集团公司名义或股份公司的名义进行处理。凡归属单纯的、需要使用下行文或上行文办理的事项，集团公司、股份公司原则上只与自己的直接下属单位相互行文。必须以集团公司名义办理的已上市部分的事项，可以集团公司名义同时送股份公司、省级电信有限公司。集团公司下达的、同时涉及集团内未上市和已上市两部分的事项，可依据事项的类型选择处理方式。普发性文件主送单位的表述：“各省、自治区、直辖市电信公司，股份公司并转各省级电信有限公司，集团公司各部门、各直属单位”。,公文处理中常见错误,非涉及国家秘密公文不在办公网运转不按流程，直接送领导签批文件（收文、发文）非特殊情况越级行文不为后面环节留出工作时间多头送文违反行文规则，乱用文种重复发文小事项高规格行文错投文件,在公文处理中应树立大局意识,公文处理是一系列相互关联、衔接有序的工作。每个部门乃至每个工作人员，是否按规程处理公文，对总部公文处理工作的质量、效率都有着或大或小的影响。每个部门、每个工作人员所追求的提高效率，不应仅仅限于本处室、本部门，最大目标应是集团整体整体效率的提高。为了提高总部的整体效率，应积极主动地做到局部服从整体，小局服从大局。,公文处理流程规范化的重要意义,公文处理必须按照规定的流程运作。公文处理流程是根据机关、单位的组织系统、领导关系、职权范围决定的，是从长期经验和教训中总结出来的，体现了机关、单位工作的客观规律。建立并实行科学公文处理流程，有助于发挥机关正常的领导和管理职能，有利于提高工作效率，可以避免行文混乱、指挥不灵、传递迟缓、相互误解以至影响工作，可以防止文牍主义，能够更好地发挥公文应有的作用。,公文处理基础知识,用印知识,印章管理,中国电信集团公司印章管理规定（中国电信20024号）印章是单位权力和义务的象征，在对内实施管理、对外开展交往的过程中，具有十分重要的作用。集团公司综合部（以下简称综合部）是集团公司的印章管理机构，负责集团公司并指导集团公司下属单位的印章管理工作。集团公司部门和下属单位的印章管理工作，由部门和单位的文秘机构或专职文秘人员负责。印章必须由印章保管单位指定专人（鉴印员）进行管理，必须在保险柜内存放。印章原则上不允许离开保管地点。,集团公司印章的种类和级别,集团公司印章分为3个级别：一级印章：集团公司党组、集团公司、集团公司合同专用章、集团公司钢印，股份有限公司、股份有限公司合同专用章、股份有限公司钢印二级印章：党组纪检组、直属党委、直属纪委、集团公司部门、股份公司部门、工会、共青团三级印章：集团公司业务专用印章（不含合同专用章）。,用印审批权限,（一）集团公司党组印章，批准人为集团公司党组书记、副书记。（二）使用集团公司、股份有限公司印章，用印内容涉及集团公司、股份有限公司重要权利义务和其它重大事项的，批准人为相关总经理、副总经理；用印内容限于日常事务性事项的，批准人为集团公司相关部门负责人。（三）以集团公司或股份有限公司名义签订合同、协议书，原则应使用合同专用章，批准人为相关总经理、副总经理以及依合同管理权限规定的相关负责人。（四）使用集团公司党组纪检组、直属党委、集团工会、直属纪委、直属团委等印章，批准人为相关组织的负责人（五）使用集团公司部门印章，批准人为本部门负责人。（六）使用集团公司业务专用印章（不含合同专用章），批准人为相关部门负责人或其委托人。,用印审批单,不予用印的情况,（一）用印名义与所要求使用印章的名称不一致的；（二）虽有用印审批单或其它批件，但批准权限不当的；（三）用印件内容有错误，格式不规范，文字不通顺或有错别字，字体潦草或有涂改的；（四）经办人无特殊理由，不允许鉴印员审核用印件内容的；（五）其它情况不宜用印的。,公文处理基础知识,保守机密慎之又慎,保密观念,处理公文、日常工作及社会交往中应树立强烈的保密观念。中华人民共和国保守国家秘密法中共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定中国电信集团保密工作管理办法（暂行）（中国电信2002552号），共11章40条。中国电信集团管理国家和企业秘密载体的规定（暂行）（中国电信2002552号），共8章40条。,秘密的定义,秘密分为两类：国家秘密、企业商业秘密。国家秘密是关系国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。企业商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。同时涉及国家秘密和企业商业秘密的事项，按国家秘密处理。,员工在起草公文、资料时，凡涉及秘密内容的均应依照相关规定，准确表明密级和制作数量，规定发放范围和保存期限等。凡涉及国家秘密内容的公文，一律不得在办公自动化网上运转。调阅和复制密级文件，必须履行相应审批手续。复制的密级文件，按原件密级管理。密级文件的传递必须由机要人员通过机要渠道进行，不得通过普通邮政渠道进行传递。禁止将密级文件携带出境。,密级和范围,国家秘密分三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。集团涉及国家秘密的范围：绝密级事项4项；机密级事项10项；秘密级事项11项。集团企业商业秘密分两级：“企业机密”、“企业秘密”（“企业机密”比照国家“机密”管理，“企业秘密”比照国家“秘密”管理）。企业机密级事项7项；企业秘密级事项12项。,秘密载体的定义,国家和企业秘密载体（以下简称秘密载体），是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载的国家和企业秘密信息的纸介质、磁介质、光盘等各类物品。磁介质载体包括计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等。,企业员工的保密责任,集团全体员工均有保守国家秘密和企业商业秘密的义务，必须自觉树立保密意识，增强保密观念，严格遵守保密法规和制度，主动接受监督和检查。集团全体员工必须做到：（一）不该说的国家秘密和企业商业秘密，绝对不说；（二）不该问的国家秘密和企业商业秘密，绝对不问；（三）不该看的国家秘密和企业商业秘密，绝对不看；（四）不该记录的国家秘密和企业商业秘密，绝对不记录；（五）不在非保密本上记录国家秘密和企业商业秘密；（六）不在任何场合、不以任何方式泄露国家秘密和企业商业秘密；（七）携带涉及国家秘密和企业商业秘密的文件（含资料和其它物品，下同）外出时，不违反保密规定。,保密奖惩,对于严格保守国家秘密、企业商业秘密有突出成绩的集体和个人，可根据实际情况予以奖励。集团员工凡泄露国家秘密和企业商业秘密、丢失密级文件的，视其情节和后果，按照国家和集团有关规定给予行政处分、经济处罚，直至追究法律责任。若发生泄密事件应及时向主管领导和本单位保密委员会（小组）汇报，并积极采取补救措施，将损害降低到最低水平。,常用公文写作知识,档案知识,档案的概念,档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。电信企业档案，是指电信企业在建立发展、生产经营和管理等活动中，形成的对国家、对社会和本企业具有保存价值的，各种形式载体的历史记录。,档案的划分,按种类划分：1、历史档案（解放以前产生的）。2、现形档案（解放以后产生的）。按门类划分：1、文书档案（员工在公务中承办的文件，经过加工整理的档案）。2、科技档案（科研、基建、产品、设备）。3、会计档案（凭证、帐簿、报表及相关的材料）。4、员工档案（管理人员、生产人员，退、离休人员和死亡人员档案）。按载体划分：1、纸质档案。2、电子文本（光盘、磁带）。3、声像档案（照片、录音、录像带）。4、实物档案（奖杯、奖状、锦旗等）。,档案在企业中的地位和作用,档案是企业资产的组成部分。档案是企业活动实践的历史记录。档案是企业生产、经营、建设、管理工作的重要依据。档案是科学研究的可靠资料。产生档案是企业员工的职责，使用档案是企业员工的权利，保护档案是企业员工的义务。,公文归档,公文是档案的前身，档案是公文的归宿。公文办理完毕后，应根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。归档范围内的