公务文书写作

公务文书写作,龚政豪,一、公文的概念,公文即办理公务的文书，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,二、公文的作用,1、法规作用2、指导作用3、互通情报的作用4、宣传教育的作用5、凭证和依据的作用6、现实执行效用7、解决问题、处理事务的作用,三、公文种类,按照行文关系和行文方向分：上行文下行文平行文按照紧急程度分：紧急公文常规公文按照秘密等级分：保密公文周知性公文,按行政公文的来源去向分：发文收文内部文件按具体职能分：法规性公文指挥性公文报请性公文知照性公文商洽性公文实录性公文,四、公文的特点,1、公文由法定的作者2、公文有法定的权威3、公文有特定的效用4、公文有规范的体式5、公文有规定的处理程序,五、公文的语言,（一）、公文语言的主要特点是什么?公文语言的主要特点就是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。（二）、公文词语的选用（P88-89）1、称谓：我、本、该；你、您、贵；大家2、时间：不日，不时，即日，即刻，当即，一度，几度，如期，限期，届时，定于，兹，行将，旋即，在即，如期，拟于，逾期，曾，前迄，自，嗣后，俟，径行，先期，迅即,3、发端：为了，根据，按照，遵照，顷据，顷奉，接，前接，近接，闻，近闻，悉，兹有，兹因，兹派，兹聘，兹定于，电悉，谨悉，欣闻，欣悉4、收束：函告，函复，函达，盼复，盼示，见复，此令，此复，此致，此据，谨此，谨呈，谨贺，谨启，谨上，为要，为盼，为荷，为宜，请批复，请批示，请核示，请予审批,5、期请：期，以期，望，尚望，希，盼，切盼，请，务请，呈请，报请，提请，恳请，敬请，敬希拟请，烦请，切望，敬祈，尚祈6、判断：系，确系，显系，果系，纯系，均系，属7、执行：实行，实施，施行，遂行，贯彻8、征问：当否，妥否，可妥，能否9、应答：函告，速告，见告，得悉，悉知，示知,10、经办：经，已经，业经，兹经，现经，一经，拟经，一俟，业于，业已，查，经查，复查，查询，拟，拟请，拟定，拟于，本拟，径报，径送，擅自，核准，以资，呈送，呈报，悉，办，悉数，责成，责令，承转，承诺，事宜，申报，申述，申明，申诉，会商，商洽，商榷，会同，协同，连同，酌办11、审核：审订，审阅，审查，审理，审定，审批，审核，核查，核实，核对，核定，核准，核减，查，查实，查照，查办，查询，查对，查访，查证，查收，查究，复核，复议,六、公文的拟制和办理,1、公文拟制包括：起草、审核、签发等程序2、公文办理主要程序是收文办理、发文办理和整理归档收文办理包括：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复发文办理包括：复核、登记、印制、核发,七、函写作,函是不机关相隶属之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关部门请求批准事项、答复审批事项时所使用的公文。,例一（学生课外辅导P31）,关于拟录用2005届大中专毕业生的函国安政200518号XX省人事厅：根据中共省委组织部、省人事厅关于2005年省级机关录用应届高校、中专学校优秀毕业生的通知规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。经厅党组研究，拟录用大中专毕业生24名。现将有关录用审批材料报上，请批复。附件：录用审批材料24份省安全厅二00五年三月二十五日,关于批准录用等24名同志为国家公务员的复函X人政200525号,XX省安全厅：你厅关于拟录用2005届大中专毕业生的函（国安政200518号）收悉。根据中共省委组织部、省人事厅关于部分省级机关从2005年应届高校、中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知的规定，经考试、考核合格，批准录用等24名同志为国家公务员。特此函复。附件：录用人员名单省人事厅二00五年三月二十九日,函一般由标题、主送机关、正文、落款等四部分组成。,1.标题。分为去函（询问函、商洽函、告知函、请批函）和复函两种标题。去函的标题由发文机关名称、事由和文种构成，如辽宁省人民政府关于与国家安全生产监督管理总局共建辽宁工程技术大学的函。复函的标题由发文机关名称、事由和文种构成，标题最后的文种为“复函”。2.主送机关。即受文单位，写明全称或者是标准简称，后面加冒号。,3、正文一般包括三层：（1）缘由。概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关问题函复如下：”或“现就有关问题提出如下建议”等过渡语转入下文。（2）事项。函的事项部分内容单一，一函一事。无论是相互商洽工作、询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。有的公函，事项涉及的内容比较多，也可以分条列明。（3）结语。一般根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“请予函告”、“特此函复”等。有的函可以不用结束语。4.落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上机关单位的名称，一般使用机关全称或标准简称，并加盖公章；成文时间用汉字写明年、月、日。,撰写函件应注意的问题,1、要注意用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属机关的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。2、复函要注意行文的针对性，答复的明确性。还要注意时效性。,改错,XX市第七变压器厂抓紧归还劳动服务公司借款的函市第七变压器厂：你厂于二00五年一月，从我厂借去资金3万元，作为你厂劳动服务公司开办费，当事双方讲好年内一定偿还。目前已经是二00六年一月了，我厂正在编制去年的财务决算，为使我们能及时搞好各类款项的清理结算，要求你厂务必将所借之款于20日前归还我厂，切不要一拖再拖，给我厂财务工作的顺利进行带来不应有的困难。此致敬礼！XX市第一变压器厂年月日,关于要求报价的函茶厂经理：我们对你厂生产的绿茶很有兴趣，十分想买一批君山毛尖茶，。我公司要求不高，只要求该茶叶品质一级，规格为克一包，望你厂能告诉单价报价和交货日期、结算方式等给我公司。如果价钱合理，且能给予最好的折扣，我们将做到大批量订货。此致敬礼！XXX副食品公司年月日,大学关于借用市体育馆的商洽函市体育局：为丰富学生课余生活，增强学生体质，本大学拟于近期举办第十届校运会，因场地不够，望贵局将市体育馆暂借本校使用。特此函达。大学年月日,根据所给材料,完成公文写作,为做好2010年的春运工作，及时运送在广东省工作的外省民工回家过年，广东省交通厅准备组织民工运送专门车队，但由于运力不足，车辆不够，于是向湖南省交通厅去函商议，请湖南省派出大型客车20辆，与广东省组成运送民工车队，负责运送湖南省民工。发文字号是2009年125号.,关于组建运送民工车队的商洽函粤交函2009125号,湖南省交通厅：为做好2010年春运工作，我厅拟组织民工运送专门车队，及时运送在我省工作的外省民工回家过年.但由于我厅运力不足，车辆不够，无法满足民工的要求。为此发函协商，恳请贵省能派出大型客车20辆，与我省共同组建运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。妥否?请速函复，以便办理有关手续。广东省交通厅二00九年十二月十五日,请示的写作,请示适用于向上级机关请求指示和批准。属上行文，只用于下级向上级请示工作。请示应当遵循的原则：凡属机关、部门职权范围内的，并且有既定方针、政策可依循的，本机关、本部门可以解决的问题或事项，应自行处理，不必请示；本机关、本部门无权、无力、无法解决或处理的，几必须请示。实际工作中，请示的适用范围大致有4种情况：一是因职权范围所限不能解决的问题或上级明确规定经请示批准才能办理的事项；二是因特殊情况不能执行上级的统一规定和安排，需要作变通处理的；三是因方针政策的规定或依据不明确，本机关、本单位没有把握处理的新情况、新问题；四是本机关、本单位无力解决或难以解决而又亟需解决的问题和事项。,请示的特点,（1）请示必须是下级向上级行文。其他如平行机关、不相隶属机关之间的行文都不能用请示。（2）请示必须是自己职权范围内无法解决或无法处理的事项，行文机关既不要请示与自己职权无关的事，也不要请示本应自己处理并有条件、有可能处理的事；前者超越职权范围，会给工作带来混乱，后者则属于把矛盾上交。（3）请示要求上级必须明确表态或者批复。请示是有针对性的上行文，上级机关对下级机关呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的答复。请示一般以批复的形式或上级领导批示的方式将处理意见或结果答复原请示机关。不需上级机关“批复”的，办公部门应将领导同志的处理意见转送请示机关。,请示的分类,请示大体有三种：请求指示、请求解决、请求批准。1.请求指示此类请示为就某一问题或事项请求上级机关指示该怎么办或询问政策、精神。多是下级机关、部门执行政策时有不明白之处或遇到困难、问题需要变通处理，却又不清楚政策界限、不知该怎么处理或执行，请求上级给予明确的指示意见。如：关于商业企业增值税有关问题的请示。,2.请求解决下级机关遇到自身人力、财力、物力无法解决的困难或问题时，请求上级机关给予帮助解决的。如：关于西丰县计量测试所改造维修办公楼所需资金的请示3.请求批准本机关、本部门关于某一问题或事项已有处理意见，但因职权所限必须请求上级机关批准、同意。这类请示，主要是呈请上级认定或批准，与前两类请示有明显区别。如：关于购买车辆的请示（铁市质监201037号）。,请示的写法,请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。1.标题。请示的标题由发文机关名称、事由和文种构成。首先，标题应做到一题一事，指事具体。“一文一事”是请示行文的规则，因此，标题中应该避免以“和”、“及”连及两事或多事的错误；其次，请示的标题应用词准确、表意完整。最后，请示标题应该避免出现“双请”情况，即在一个标题中出现两次“请”字，如关于请求（申请）解决扩建教学楼经费的请示，前边的“请求”应该去掉，写成关于解决扩建教学楼经费的请示请示文种本身包含了请求、申请等含义,2.主送机关。原则上一份请示的主送机关只能是一个，这是由文种的性质和用途决定的。如果主送机关有两个或多个，由于没有明确的牵头部门，就容易贻误工作。或上级机关互相推诿不及时答复甚至不复，或因上级机关各有答复，出现分歧而无法执行。因此应杜绝请示的多头主送现象。对主送机关以外的有关上级机关可用“抄送”处理。,3.正文。主要包括请示缘由、请示事项和结语等项内容。（1）请示缘由。即正文的开头部分，需要明确“为什么请示”的问题。缘由部分写完，一般用“现就有关问题请示如下”过渡。,（2）请示事项。请示事项是正文的主体和核心部门。每个请示只能是一个事项，而且要写得具体、明确。这部分主要写请示的具体内容。请求指示的，事项部分要明确提出问题和要求。请求解决的，正文主体部分则应明确提出需要上级支持、帮助或解决的具体事项，同时还应充分考虑到解决的必要性和可能性，解决的要求应提得合理、适度。请求批准的，主体部分应提供本机关、部门的具体意见、措施、方案，要避免以决断的口吻行文，对本机关的意见、措施、方案等均应表述为“拟”怎么办，而不能表述为“决定”怎么办。,（3）请示结语。常另起占行。惯用的请示用语有“请予审批”、“请予批准”、“当否，请批复”等。但不能使用“以上请示如无不妥，请批转执行”或“当否，请批转”之类的呈转性用语。4、落款。请示的落款为请示单位名称和成文日期，请示单位名称一般为加盖请示单位公章。成文日期为汉字的年、月、日。请示还应该在附注处标明联系人和联系电话，以便于上级机关与请示机关及时沟通。,病文修改,盛达公司关于盛达制衣厂翻建房屋的请示报告总公司：我公司下属盛达制衣厂于年月开始翻建汽车库，且已经拆除了司机、装卸工宿舍、武装部办公室、基建科办公室等共计510平方米。因为以上办公用房的拆除，以致汽车无处停放，有关职工无处办公，严重影响正常工作。为缓和厂区占地紧张状况及结合全厂长远规划，故决定一层为汽车库，二层为办公用房。为解决当前办公用房之急需，决定把已拆除的510平方米面积加在汽车库顶层，资金由本公司自行解决。妥否，请批示。盛达公司2013年4月30日,修改句子,1、我们的请示已送去一个多月，你们为什么迟不予批复？改为：我单位请示已于月日报送你单位，至今尚未得到批复。2、贵校府高庭阔，物实人济，且具宽大为怀，救人之危的美德。以上区区小事，谅贵校不难解决。改为：贵单位物力人力都较充足，希望此事大力援助为盼。,3、这笔钱怎么解决，你们看着办好了。改为：此款由你单位自行解决。4、会议时间是午睡以后，地点在宽敞明亮的二楼大会议室。改为：会议时间：下午3：00。会议地点，二楼大会议室5、这项工作经过咱们大家的共同努力改为：在全体同志的共同努力下,写作练习,东河村背靠狮子山，前临清水河，而村内唯一的一所小学校位于地势较为平坦的清水河的南岸，即村民聚集点的河对岸，由此造成了村内儿童上学的不便。虽然早年间，村内曾自行集资修建了一座浮桥，但不幸在一次山洪暴发中被冲毁。此后，村内儿童上学只能趟水过河上学。现在村委会决定请求乡政府拨款5万元，帮村里修建一座水泥拱桥，以方便儿童们上学。请以村委会的名义，向乡政府写一份请求拨款建桥的请示。,东河村村委会关于拨款建桥的请示东河村委20105号,乡政府：我村小学位于清水河南岸，与村民聚集点隔河相对，村内儿童上学完全依靠村内自行集资修建的一座浮桥。但是，在一次山洪暴发中浮桥被冲毁，村内儿童只能趟水过河上学。为了方便儿童们上学，我们请求乡政府拨款5万元，为我村修建一座水泥拱桥。妥否，请批示。附件：拱桥设计图与预算表东河村村委会二一年四月一日,报告的写作,报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。,“报告”和“请示”,是为数不多的上行文文种，是下级机关向上级机关呈报的公文。但是，两个文种在以下几个方面却有不同：（1）行文目的不同“报告”的目的在于汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回答上级机关询问，以便上级机关了解本单位情况，能够有针对性地予以指导；而“请示“的目的，是为解决某一问题，请求上级机关作出指示或予以批准。所以，报告是陈述性公文，请示则是呈批性公文。（2）行文时间不同“报告”是在工作结束后或工作正在进行中行文；而“请示”则必须要在事前行文，不能先斩后奏。（3）答复的形式不同“报告”不要求上级机关回复。而“请示”则要求上级机关及时批示或批复。,报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。,1.标题和主送机关报告的标题应是完整规范形式的，即由发文机关、事由、文种构成。报告的主送机关与请示的主送机关一样，只能是一个，需同时报送其他上级机关时可采用抄送方式。2.正文报告正文多由报告缘由、报告内容、报告结语组成。（1）报告缘由，是正文的开头部分。通常是说明报告的目的、原因，概括报告的基本内容或基本情况，一般都比较简短。缘由部分的结尾是惯用过渡语，工作报告和情况报告常以“现将有关情况报告如下”引出下文，回复报告的过渡惯用语则应针对上级的询问或要求。,（2）报告内容，是各类报告正文的主体部分。我们重点介绍一下工作报告、情况报告的写法。工作报告的正文主体，一般包括四个层次的内容，其结构顺序为：基本情况概述主要工作及其成绩、经验及做法存在的问题今后的工作安排意见或打算。实际写作过程中，第一个层次即主要工作情况的概括叙述，也有上移到“报告缘由”部分的。工作成绩比较突出时，第二层次应写得详细、具体一些；工作中存在的困难或问题比较突出，尤其是失误比较严重时，则应详写第三层次，并对产生问题的原因作出分析。有些工作报告的正文是以所做的几项或几个方面的工作为线索分条列项表述的，这时应注意每一条项中一般也应包括基本情况、成绩及具体做法等；至于存在的问题和今后的打算两个层次，则大都在条项表述完成以后总起来写，不分散在每一条项中。工作报告，其内容的侧重点应是所做的主要工作、今后的打算。成绩、经验和存在的问题则视实际情况而定，有成绩和经验，应很好地总结；有问题、困难或失误，应毫不隐瞒地提出来。,报告写作的注意事项,（1）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能报喜不报报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究，全面掌握本单位情况的基础上撰写。（2）除综合性的报告外，都要遵守一文一事的原则。一份报告应只报告一项或一个方面工作的进行情况，尤其是专项报告更应做到专文专用。（3）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不得夹带请求事项，否则会因“报告”不需批示或批复，而影响请示事项的处理和解决。,报告开头部分的写作,叙事式开头。如：2003年2月20日上午9时40分，我区市百货大楼发生重大火灾事故，市消防队出动15辆消防车，经4个小时的扑救，大火才被扑灭。火灾未造成人员伤亡，但造成巨大经济损失。现就有关情况汇报如下：根据式开头。如：根据区委、区政府关于河池市贫困户问题的指示，我厅于今春派人到河池市对贫困户情况进行调查。河池市委、市政府对此十分重视，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将河池贫困户的情况及采取的措施报告如下：,背景式开头。如前不久，中央纪委召开了部分省市清理党员干部违纪建私房座谈会，总结交流了各地清房工作的情况和经验，并就清房中遇到的一些政策性问题，进行了讨论，根据各地的做法和座谈会中提出的问题，中央纪委常委研究提出以下建议：目的式开头：如为认真贯彻落实国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作报告的通知(国发1942号)切实做好我市防火工作，保护和发展森林资源，更好地为改革开放和经济建设服务，结合我市实际情况，就进一步加强森林防火工作提出以几点意见：,关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告,省行：7月10日,芜湖地区遭受了一场历史上罕见的洪水袭击，长江两岸乡、村同时发生洪水，灾情严重。经初步不完全统计，农田受灾总面积达38000多亩，各种农作物损失达100多万元，农民个人损失也很大。灾后，我们立即深入灾区了解灾情，并发动干部群众积极开展生产救。同时，为了帮助受灾农民及时恢复生产，我们采取了下列措施：一、对恢复生产所需的资金，以自筹为主。确有困难的，先从现有农贷指标中贷款支持。二、对受灾严重的困难户，优先适当贷款，先帮助他们解决生活问题。到7月30日止，此项贷款已达400万元。由于这次灾情过于严重，集体和个人的损失都很大，短期内恢复生产有一定的困难，仅靠正常农贷指标难以解决问题。为此，请省行下达专项救灾贷款指标500万元，以便支持灾区迅速恢复生产。以上报告当否，请批示。中国农业银行芜湖支行2004年8月3日,1.文种选择有误从标题看，这篇公文是向省行提出灾区贷款专项指标的申请，目的是获得省行的批准。综合起来看，这篇公文应该写成请示。标题可改为关于拨给灾区贷款专项指标的请示。2语言瑕疵较多文中有多处语言不确切、不严谨的地方。如