古代公文选读

古代公文概述,一、公文的含义公文，“公务文书”的简称，是古往今来人们在公务活动中经常使用的一种应用文书。是应用文中最重要、用途最广泛的文体。广义：（党政机关、社会团体、企事业单位）狭义：（党政机关）,文书种类结构图,文书,公务文书,私人文书,法定文书,事务文书,礼仪文书,专用文书,文件,科技文书,财经文书,法律文书,知识拓展：公文的历史沿革,（一）公文的产生公文是人类社会产生的最早的文章。1、“甲骨文”是埋在地下的殷代王室的档案，大部分都是公务文书。2、“钟鼎文”有的用来记载统治者的制度法令，有的记载统治者的文德武功，还有的记载贵族之间的商务活动，多数属于公文的范畴。3、我国最早的文章总集尚书（春秋末年经孔子整理修改），所收录的文章多数也是公文。,（二）公文的发展1、秦代，公文从文类到体式都得以充公的发展。李斯等人为了提高公文的办事效率和可靠程度，还制定了现在仍在沿用的“抬头”、“用印”等制度，还标志着公文在当时已经相当成熟。2、汉代的公文体式主要有书、议、策、论、疏、诏、制、敕、章、奏、表，等等。3、汉以后的魏晋南北朝时期，公文无论是从写作实践上还是从理论上看，都有明显的发展进步。主要代表人物首推曹操、曹丕子。,4、唐宋时代是中国古代公文走向成熟时期。5、元明清时期，在应用文研究方面渐趋深入。6、辛亥革命以后，南京临时政府于1912年颁布了第一个现代公文程式条例。7、中国共产党的公文体式。8、建国后，公文的变革。,（三）“公文”称法历史变更在我国，殷商时期称它为“书契”，秦朝叫“六辞”。之后的各个朝代，有的称“枢机文”，有的称“简牍”、“文书”、“文案”。“公文”一词的出现，在东汉时期。三国时期，公文已成一个通称。明清时期公文还称为“公牍”。宣统三年，清廷颁布的内阁属官官制中又出现了“文件”一词，与公牍合称为“公牍文件”。,二、公文的特点,（一）公务性公务是公文产生和发展的源泉和基础。内容；格式（二）规范性规范的体式，即体裁（文体/文种）,格式,规范性（办法、条例中规定的）,非规范性（事务性）,规范/法定格式（包括文头、正文、文尾）,约定格式,注：公文的体式是一体的。,（三）法定性1、公文作者是法定的。（使用主体是单位。）问：公文的执笔者，即为公文的作者？2、公文的受文者往往是确定的。（四）程序性问：公文必须用印才能生效吗？公文必须履行规范的程序方为合法有效。,（五）政治性（六）权威性来自于公文制发机关的权威性和合法地位。问：下级机关必须绝对执行上级的公文？（七）时效性有效：特定的时间期限内无效：过了特定的时间期限，或被新的公文取代,三、公文的作用,一、规范和约束作用二、领导和指导作用三、沟通和合作作用四、宣传和教育作用五、依据和凭证作用六、档案和史料作用,四、公文的分类（一）按效力分类规范性和非规范性（二）按使用范围划分通用公文和专用公文（三）按性质作用来划分法规性：如命令、章程、条例、规定、办法、细则指挥性：命令、决定、决议、批示、批复、意见知照性：公告、通告、通知、通报、公报、函、简报报请性：报告、请示记录性：会议纪要、会议记录,（四）按行文关系划分1、上行文：下级机关向其所属的上级机关的行文，如请示、报告。2、平行文：平级机关或不相隶属的机关之间的行文，如议案、函、会议纪要。3、下行文：上级机关向其下级机关的行文，如命令、决定、通知、通报、批复、会议纪要等。4、“通行文”/“范行文”：如意见、会议纪要（五）按收发方式划分收文和发文,（六）按保密级别划分1、秘密：三级密制：秘密、机密、绝密2、普通（平件）：内部文件和公布文件（七）按办理时限（紧急程度）分特急：急件：一般：,十年二十年三十年,（需要标明）一天之内（需要标明）二到三天内（无需标明）正常办理,紧急,常规,注：电报应标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。,（八）按载体划分：纸质和电子,关于如何正确使用公文文种的练习：1、下列文种中，属于下行文的是：A.请示B.通报C.函D.报告2、D县棉纺二厂向D县棉纺一厂发出关于举办技术革新成果展的公文，应使用的文种是（）。A.通告B.通知C.决定D.函3、中国银行湖南省分行向中国银行申请核准中国银行长沙市新外滩支行等20家机构保险代理资格，应使用的公文文种是（）。A.函B.通报C.议案D.请示,B,D,D,第二章公文的行文关系及规则,一、行文关系,一、行文关系：发文与收文单位之间关系的反映。（一）上下级关系（领导与被领导直接垂直关系）（二）隶属关系（强调领导与间接被领导）（三）平行关系（不存在隶属关系）（四）不相隶属关系,二、行文方向：上行文、下行文、平行文、通行文（范行文）三、行文方式（一）根据行文方向分类（二）根据实际工作需要分类1、单独行文（制法机关只有一个）2、联合行文（两个或两个以上机关联合制法，级别必须相当）,二、行文规则,1.确有必要，注重效用2.按隶属关系行文3.按职权范围行文4.同级机关可联合行文5.党政分开行文6.“请示”的相关规定7.主送与抄送的规定,一、“必要”和“效用”规则办法第十三条规定：“行文应当确有必要，注重效用。”,二、按隶属关系行文隶属关系归属情况主要包括：（1）领导与被领导关系如：国务院省政府市政府（2）指导与被指导关系如：省农业厅市农业局（3）平级关系如：省劳动厅与省林业厅（4）非隶属关系如：市教育局与省交通厅,上下级关系（用上行文、下行文）,不相隶属关系（函、通知）,越级行文？,注意：必须同时抄送被越过的上级机关。,四、联合行文的机关应是同级机关,例如：1、同级政府：济南市和青岛市2、同级政府的各部门：林业厅和水利厅3、上级政府的部门和下级政府：财政厅和青岛市4、政府及其部门与同级党委、军队及其部门：省委、省府与省军区；市委办公厅和市府办公厅；5、政府部门与人民团体和具有行政职能的事业单位：省广播局和省电视台；省民政厅和省残联,六、请示规则办法第二十一条规定：“请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。”办法第二十二条还规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。”根据以上规定及条例第十四条的有关规定，请示规则主要包含以下五方面内容：（1）一文一事；（2）只写一个主送机关；（3）不得抄送下级机关；（4）不直接送领导个人。（5）请示事项不得夹带在报告中；（6）涉及多个部门的请示事项应协商一致；（7）不越级请示。,七、抄送规则以职权范围为依据（一）一般，主送一个上级机关；（二）受双重领导的机关上报公文，应写明主送机关和抄送机关；（三）向上级的请示，不要同时抄送同级和下级机关；（四）特殊情况，可越级，但必须抄送越过的直接上级机关。,判断题1同级政府部门与下级政府部门可以联合行文。2广东省人民政府驻佛山市办事处向佛山市人民政府行文用函。3为了提高办事效率，一份请示尽可能安排多一些事项。4报告结束语可用“以上报告当否，请审批。”5上级政府的职能部门与下一级政府是平级。,下列说法正确的有：A.受双重领导的机关向其中一个领导机关主送请示，应同时将公文抄送另一个领导机关B.越级行文时，应同时向被越过的机关抄送C.向下级机关制发指示时，应同时向自己的直接上级机关抄送D.向上级机关制发请示时，应同时向自己的直接下级机关抄送,AB,第三章公文格式,公文的基本构成要素公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、反线等部分组成。这些要素可分成三大部分：眉首、主体、版记。,眉首主体版记,（一）眉首即红色反线（包括红色反线）以上的部分。包括份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线。,秘密等级和保密期限,份号,紧急程度,发文机关标识,发文字号,签发人,红色反线,（二）主体部分主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识（公章）、附注七项。,公文标题,主送机关,公文正文仿宋体,成文时间,公文生效标识（落款、公章）,附件,附注,（三）版记部分版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、印刷份数、黑色反线。,主题词,抄送机关,印发机关,印发时间,印刷份数,黑色反线,份号：表示此文件为所印发的共X份中的第几份。例如：001表示此份文件所印发的百位数文件中的第1份。注意，份号不能写成下面的几种形式：份号：001（X）第001号（X）,思考：1、某文件的份号为：02，表示什么？2、千位数文件中的第5份，其份号应写为？,包括两个部分：秘密等级和保密期限。中间用实心星号隔开。书写格式为：,紧急程度一般分为特急、急件、一般。紧急程度为特急、急件的公文需要在眉首右上角标明，一般文件省略此项、不用标注。格式为：特急急件两个字中间需要空一格。,发文机关标识表明此文件由什么单位发出，由发文机关名称+文件二字组成。红色，宋体，居中。,红色反线是眉首与主体部分的分界线，比版记部分的黑色反线略粗。,发文字号格式为：发文机关简称年份序号，仿宋体。表示该机关该年中所发出的第几号文件。粤政200915号表示：广东省人民政府2009年所发出的第15号文件。川政办201037号表示：四川省人民政府办公厅2010年所发出的第37号文件。上海市明辉电缆公司2010年所发出的第16号文件，写为：沪明缆司201016号,几种错误的发文字号写法：1、粤政（2009）15号2、粤政（2009）015号3、川政办2010第37号4、川政办发201037号练习：湖南省人才培训中心2007年第62号文件的发文字号应该怎么写？,签发人签发人三个字和冒号为仿宋体，签发人的姓名用楷体。与前面的发文字号处在同一行，中间空两格，发文字号和签发人共同居中。有的文件可以不写签发人，那么发文字号单独居中。上行文一般应标识签发负责人姓名。,公文标题1、完整式标题：发文机关事由文种国务院关于加强水土保持工作的通知2、不完整式标题：事由文种：关于举行阅兵式的通知3、发文机关文种：中华人民共和国主席令4、仅用文种：主要是公告性的公文，泛行文：如：公告,主送机关：行文的对象，也就是承办或受理这一公文的收文机关。,抄送机关：除主送机关之外的其他需要知晓该公文的机关。可以是上级、下级、不相隶属机关。相互之间用逗号隔开。,附件正文结束后另起一段、首空两格，然后将附件名称写出，跟正文一样用仿宋体字。每行只写一个附件的名称。如果只有一个附件，写为：附件：2009年先进工作者名单如果有两个和两个以上的附件，前面需要加序号，写为：附件：1、2009年先进工作者名单2、2010年工作计划注意，格式图中的“（一份）”不出现在正式的公文中，只作为提醒，正式的文件中需要省略。,落款、日期、公章1、落款单位名称如果与眉首中的发文机关名称一致，可以省略；如果不一致，必须写明。2、日期中的数字要使用汉字数字，其中年份中的“零”用圆圈“O”表示。2010年10月5日应写为：二O一O年十月五日3、落款上要加盖公章，文件方能生效。,公章的位置（一）,空一行,公章的位置（二）,空一行,公章的位置（三）,空一行,附注是对公文的使用方法、传达范围、名词术语等的说明。如：此件发至各乡镇人民政府此件可自行翻印此件至X月X日自行公开使用仿宋体字。,主题词又称关键词，由代表该公文内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的3至5个词语构成，一般不能超过5个。相互之间空一格隔开。主题词三个字和后面的冒号使用黑体3号字，居左顶格。冒号后面的3至5个主题词使用3号宋体字，加粗。排列顺序：由大到小，由内容到形式。例如：国务院关于加强水土保持工作的通知，其主题词应先标类别词“农业”，再写主要内容“水土保持”，最后标明文种“通知”，因而写为：主题词：农业水土保持通知,请问，国务院关于搞好2010年度春耕工作的通知一文的主题词提炼为：春耕工作通知这是正确的吗？为什么？,印发日期和份数都使用阿拉伯数字,公文的格式与要素的写法1.排版规格正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。2.制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。3.印刷要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。4.用纸要求公文采用A4型，幅面尺寸为210mmX297mm。5.装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书心不脱落，两页页面之间误差不超过4mm。,一、改错题。下面的公文存在不符合规范之处，请在已画好反线的空白框内写出改正后的全文（注：字体不在修改范围内）。,练习,修改后：,二、不定项选择题1、以下发文字号正确的是_。A、粤教2000成字20号B、皖工商（2000）45号C、京计生2000第5号D、粤教200012号2、红色反线的作用在于把眉首与_部分隔开。A、主体B、发文机关标识C、发文字号D、版记3、公文如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间_隔开。A、不用B、用“”C、空1字D、用“”4、使用主题词要注意_。A、一般不超过5个B、词目之间用标点隔开C、用3号黑体字居左顶格标明D、按照主题词的涵义由大到小、从内容到形式排列顺序,5、公文的版记部分包括：A.抄送机关B.印刷份数C.主题词D.附注6、公文一般采用_装订。A、右侧B、左侧C、上边D、下边7、公文眉首由_等组成。A、文头B、发文机关标识C、发文字号D、红色反线8、一般应标识签发负责人姓名的文件是A.上行文B.平行文C.下行文D.越级行文9、我国的公文秘密等级现在实行的是：A.二级密制B.三级密制C.四级密制D