秘书学__06秘书的日常工作

第六章秘书的日常工作,一办公室管理1.办公室的两种含义2.办公室的布局1）小办公室面积：16m2左右适用：中高层机关与事业单位特点：保密、不受干扰分部门办公布局：秘书办公室应紧邻主管办公桌椅应面向门口接待信访办应满足外来人员需要多人办公室办公桌不应面对面,小办公室（企业主管）例图,小办公室（事业单位部门负责人）例图,2）大办公室涵义：多人集体办公室面积：40m2以上适用：现代企业特点：空气流通与采光较好、便于配合但嘈杂易相互干扰布局：分为若干单元，留有通道主管在后I，L，OZ，M，X形排列,大办公室（商业企业）例图,大办公室（财务办公室）例图,3）接待室、会议室档次应较高,3.办公室管理的内容与要求1）整齐：办公家具统一尺寸颜色、排列有序、桌面用具简洁清洁：每天打扫、禁止吸烟、不用地毯2）安静：办公室位置人员保持肃静3）光线：适度自然采光与灯光空气：清新开窗、绿色植物温度：适宜2025C最适宜,4）色调：单纯柔和（有条件可换色调）美化：与单位性质相适应政府机关庄重简洁商业企业华丽工业企业体现技术5）设备用品：账目、预算、验收,人民大会堂浙江厅,希特勒办公室,二通讯工作1.电话接打1）要求正确：了解各种电话机的性能与使用方法有效：讲究效率、清洁卫生礼貌：语言规范、得体,2）接听电话的程序与要求：接听时间：两遍之后四五遍之内接听礼节接听：您好自报家门请讲通话：作答、重要信息核实结束：谢谢或再见，谁打出谁先挂断电话记录：单位姓名号码内容时间签名,电话代接上司的：根据情况决定是否转接或内线请示是否转接转接后立即挂断同事的：轻声告知，不可大声喊叫交叉接听错打接听,3）打出电话的程序与要求：做好准备：列出提纲核实信息备好资料考虑时间熟悉号码：14秒内拨完，间隔不超过3秒通话礼节：问好自报家门对方接电人重要内容提请对方记录,2.邮件收发1）邮件收进的程序分类：急件，公文，业务公函上司亲启信函，汇票，包裹与印刷品报纸杂志，同事私人信函拆封：亲启与私人信件不可拆，若误拆须注明其他小心拆开，信封保留登记：编号、收发日期、发出单位收阅人或单位、种类、处理办法、办理日期分送阅办,2）邮件发出的程序内容校核：格式、文句、用字、签名盖章封皮查对：封皮信息附加信息“急件”“亲启”折叠与包扎邮件寄发：信件境内平信境内航空港澳台国际特快专递印刷品包裹,3）现代通讯事务传真（电话传真机）快速无误传递文字图像易被窃取、不能存档、不适于礼仪性文书电传电脑网络通讯,三接待工作1.类型与方式类型：1）上级检查安全保密，庄重、周全、细致，不过分奢侈2）会议接待事先计划，要有经费预算，区别照顾3）外宾接待礼仪礼节，事先报上级，内容标准略高对外弘扬宣传民族文化特别注意尊重不同风俗习惯4）随机接待随机应变,方式：1）迎送式2）引见式3）参与式4）陪同式5）完全式,2.原则与要求1）文明礼貌2）负责3）与人方便4）讲求时效5）按制度办事6）遵守纪律3.具体工作程序内容,四日程安排1.原则与要求1）服从于组织的总体目标与计划2）区分轻重缓急3）随时补充调整4）适当提示督促5）留有弹性,2.订约事宜1）事先征求上司意见2）再次约定及时提醒3）善用台历与备忘录3.差旅事宜1）准备工作2）旅途服务3）随时联络,五督查工作1.督查工作的作用有效施政不轻易说说了就要办办了就要查2.原则与程序1）原则领导负责分级别负责实事求是不直接办案讲求时效2）具体程序,六保密工作秘书工作的一条主线1.秘密的概念与类型国家秘密：“关系国家的安全与利益，依照法定程序规定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项”等级：国内内部秘密机密绝密2.保密的意义1）国家的安危2）经济、科技、文化教育等事业的发展3）领导工作的成败4）社会的安定团结,3.保密工作的内容1）文件保密凡秘密文件印刷前应标定密级与发放范围机要人员打印，专门工厂印刷，校样等销毁草稿等与正式文件同样保管复制秘密文件必须履行审批登记手续发放时使用专门封袋封条专人递送，不可普邮普传收发、传阅、借阅均要严格登记专人专柜，经常清查销毁时两人监销，登记签名公开发表的稿件涉密部分应审查,2）会议保密会前规定纪律，教育相关人员会场、设备不得使用无线话筒控制人员，签到点名会议文件领导人讲话不经本人允许不得整理印发会议内容不得以任何形式对外泄露秘书所做的会议记录应严加保管,3）通讯保密秘密文件资料不得普邮密码、密码机以及译稿必须严加保密密电密复，明电明复普通电话保密具有图像记忆功能的设备使用完毕立即删除,珍珠港紫码,外交部大楼,4）电脑保密电脑房的位置与屏蔽干扰电脑安装使用前的技术检查电脑显示屏不要直接对着门窗通道屏保，人离机关储存、应用、传递应加密严格存放、使用的保密制度,5）涉外保密注意内外有别涉密单位不得擅自接待外国人参观访问涉外、出国人员携带资料应经批准外国人常驻单位应严格保密意识,4.保密工作的方针保密法：“保守国家秘密的工作，实行积极防范、突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作的方针。”1）事前管理积极防范2）密级、部门、人员等方面突出重点3）既确保国家秘密又便利各项工作,5.保密工作的具体规定不该说的机密，绝对不说不该问的机密，绝对不问不该看的机密，绝对不看不该记录的机密，绝对不记录不在非专用笔记本上记录机密不在私人通信中涉及机密不在公共场合与家庭、子女、亲友面前谈论机密不在不利于保密的地方存放机密文件资料不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密不携带机密材料游览参观、探亲访友、出入公共场合,周恩来邓颖超陶铸曾志,七印信工作1.印信工作的概念机关、单位公务印章与介绍信的管理、使用工作2.公章的样式1）质料：古代玉、金、银、铜近代角质、木质现代橡胶、塑料钢印、“原子印”,汉代印章制度,2）形状：古代正方（官印）现代正圆（机关单位公章）长方、三角、椭圆（收发、校对、财务等）正方（领导人与法人代表印章）,3）印文：规范简化汉字（签名章除外）宋体自左向右环形排列（少数民族文字）4）图案：县以上政府机关国徽法院、检察院驻外使馆党的机关党徽企事业单位五角星,5）尺寸：国务院直径6厘米省部级政府机关直径5厘米地市州县机关直径4.5厘米其他机关部门直径4.2厘米企事业单位,2.公章的种类,3.公章的刻制1）一律不得私刻2）上级主管部门刻制颁发本单位法人代表申请，经主管部门批准、公安部门登记后专门刻制厂刻制,4.公章的保管与使用,1）启用：选定启用日期提前发出通知（附印模填写印模卡一式两份）规定日期启用生效2）保管：专人（一般为秘书）保管使用,3）使用：盖用单位