信息资源管理(赖茂生)第1章--信息资源管理概述

第1章信息资源管理概述,1.1信息、信息源和信息资源1.2信息资源的特性、功能和价值1.3信息资源管理发展沿革1.4信息资源管理的学科性质和内容范围,计算机科学学院李燕,1.1信息、信息源和信息资源,1.1.1信息的定义1.信息科学界对信息的定义维纳控制论信息就是信息，不是物质，也不是能量。信息是人和外界互相作用的过程中互相交换的内容的名称。香农通信的数学理论能够用来消除不定性的东西。钟义信信息是用来消除事物不定性的东西。信息是事物的运动状态和过程以及关于这种状态和过程的知识，提出了“三位一体（外在形式、内在含义、实际效用）”观点。,1.三者的区别（1）信息物质信息所表现的主要是物质运动的状态与方式，是物质之间的联系与相互作用。（2）信息能量信息是物质的运动状态与方式；能量是物质做功的本领；能量转换遵循守恒定律，信息转换不存在守恒现象；能量不能共享，信息可以共享；能量为人类提供动力，信息为人类提供知识与智慧。,补充,信息、物质、能量的关系,2.三者的联系三者都统一于物质，物质是第一性的，能量与信息都源于物质。物质是信息的源泉；信息与能量密不可分；信息与物质、能量可以互相转化。,美国哈佛大学的研究小组给出了著名的资源三角形（见图）。他们认为：没有材料，什么也不存在；没有能源，什么也不会发生；没有信息，任何事物都没有意义。,补充,没有物质的世界是虚无的世界；没有能源的世界是死寂的世界；没有信息的世界是混乱的世界。,2.经济学界提出的信息定义美国波拉特信息是经组织化而加以传递的数据。英国布瓦索信息是从数据中抽象出来的，使我们以不同的方式思考问题或采取行动。3.信息管理领域对信息的定义美国联邦政府管理与预算局任何传播内容或知识的表示，如以任何媒体或形式存在的事实、数据或见解，包括文字型、数字型、图片式、动画式、记叙型的、声视频形式等。美国史密斯、梅德利信息是经过收集、记录、处理、以可检索形式储存的事实或数据。4.本书的定义信息是反映事物运动状态和方式，以文本、数值或多媒体等形式存在的数据、事实或见解。,数据和信息的关系原始数据在没有经过分析加工以前，其意义不容易看出与认识。为了得到有意义的、有用的信息，必须对其进行加工处理。由数据转化为信息具体是由信息管理者来完成。可形象地解释为原料和成品的关系，数据是原材料，信息是制成品。,1.1.2信息资源的定义和条件1.资源的定义自然资源、社会资源。【一般性定义】在一定的科学技术条件下，能够在人类社会经济活动中用来创造物质财富和精神财富并达到一定量的客观存在形态。2.有关信息资源的各种定义狭义人类社会经济活动中经过加工处理有序化并大量积累后的有用信息的集合。广义信息和它的生产者以及信息技术的集合。本书的定义信息资源是人类活动各个领域所产生和有使用价值的信息集合。,1.1.3信息源与信息资源的关系1.信息源的层次分析根据它们产生和传播的次序，可分成以下3个不同的层次：最初的信息源的来源是人类的社会实践活动。第二层次的信息源是现实社会中各种媒体以及网络以及它们所采集、发布、传播的信息产品和服务。第三层次的信息源主要是指人类社会历代流传和积累下来的文化遗产和活动成果。,2.信息成为资源的条件必要条件：信息可以为人类创造财富和提供福利。通过人类活动信息可以被识别或检测到。充分条件：经过有序化处理，真实、准确的信息。从资源开发利用的角度讲，信息需要具备一定的富集度。信息必须经过开发才能成为有用的资源。开发过程中做的有用功越多，开发出的信息资源的价值就越大。,不是任何信息都是有用的,1.2信息资源的特性、功能和价值,1.2.1信息资源的特性1.自然特性非物质性。易流动性。可再生性和数量的无限性。易转换性（其记录介质和表示方式都容易转换）。易分享性。质量差异性。意义多样性（同样的信息对不同的人或组织可能具有不同的意义）。,2.经济特性效用性。供给的稀缺性（并不意味着它是稀少的，而是指它不可以免费得到）。成本结构的特殊性（生产成本高，而再生产成本却极低）。体验性（有些信息需要通过体验才能认识其价值）。,1.2.2信息资源的分类1.按信息资源的运营机制和政策机制的不同：政府信息资源、商业性信息资源、公益性信息资源。2.按信息增值状况划分：基础性资源信息、增值性信息资源。3.按信息资源的所有权划分：公共信息（不等于公开信息）、私有信息、个人信息。,4.按加工程度分：一次信息资源（如会议记录）；二次信息资源（如文摘、索引）；三次信息资源（如年鉴、百科全书）。5.按管理和开发的角度分：记录型信息资源（如期刊）；实物型信息资源（如样品）；智力型信息资源（人脑存储的知识信息和经验）；零次信息资源（如口头携带和传播的信息资源）。,补充,1.2.3信息资源的社会功能和价值1.社会功能认识功能：人类可以借助它来认识客观世界和人类自身。经济功能政治功能：可通过控制信息来获得权力或巩固权力。军事功能：“知己知彼，百战不殆”。娱乐功能。2.价值信息的价值应当是获取信息之前与之后的最大效用之差。信息资源是人们借以对其它资源进行有效管理的工具。信息资源的战略价值：P9,1.3信息资源管理发展沿革,1.3.1信息资源管理的出现背景促使它诞生的主要因素有3个：1.信息资源对国家经济发展和安全日益重要“信息是人类智慧的火花，它照亮了通向未来的道路”。“信息，像我们呼吸的空气一样，是国家资源。精确而有用的信息对国家和个人来说，如同氧气对我们的健康和幸福那样必要。”信息经济的发展成熟已导致工作性质的改变从物质劳动到智力劳动。,2.文书记录和文献数量激增文山会海不仅大大增加了政府的管理成本，降低了政府的工作效率，而且也加重了企业和公众的负担。科学文献数量的迅猛增长和愈来愈分散、无序，增加了科技人员查阅文献的时间，影响了文献利用的效率。3.信息技术的广泛应用,1.3.2信息资源管理的产生和发展过程信息资源管理根植于3个独立的学科：数据库管理、记录（或文献）管理和数据处理管理。信息资源管理是对信息问题的跨学科性质的一种反应，它的解决方案也必须是跨学科的。1.数据库管理数据库管理的基础是计算机科学，其关心的领域是机读数据。2.记录管理和文献管理3.数据处理管理4.三者的融合,1.3.3信息资源管理的发展阶段1988年，马钱德和克莱斯兰合作推出一个四阶段模型，每个阶段用5个不同方面（推动力量、目标、基本技术、管理方法、组织地位）来描述。,3.几点看法和评论信息资源管理阶段是其中的核心阶段，而且仍在发展阶段。知识管理目前仍处于探索阶段，只有一小部分企业和机构取得了一定成果。知识管理与信息资源管理有许多重叠交叉，而且离不开信息资源管理，更不是取代关系。,1.4信息资源管理的学科性质和内容范围,1.4.1信息资源管理的含义和性质1.信息资源管理的含义信息资源管理就是综合运用各种方法和手段进行信息资源规划、组织、利用和控制的过程。2.信息资源管理的性质信息资源管理的实质是一种新的管理理念和管理哲学。,这种新的哲学内涵包括：视信息为重要的资源和战略资源。它是一门学科，是管理各种相互联系的技术群，使信息资源得到最大利用的艺术和科学。是信息管理中几种有效方法的综合，将一般管理、资源、控制、计算机系统管理、图书馆管理以及多种政策制定和规划方法结合起来，并加以运用。是为了有效地利用信息资源这一重要的组织资源而实施规划、组织、用人、指挥、控制的系统方法。它还是一种管理活动和过程，它是组织机构各层次管理人员为识别、获取、管理信息资源，以满足各类信息需求而开展的一种活动；是与信息相关的计划、预算、组织、指挥、培训和控制过程。,1.4.2信息资源管理的研究范围、对象和目标1.信息资源管理的研究范围信息资源管理是指为了完成机构的使命而管理信息资源的过程。从范围来看，这个术语既包括信息本身，也包括诸如人员、设备、资金和信息技术之类的相关资源。计划（规划）对于信息资源管理来说，就是面对组织的发展目标和信息需求，在对信息资源管理规律和组织的内外部环境条件的认识、分析和预测的基础上，制定信息资源管理规划和其他有关计划的过程。它是信息资源管理的起点。,组织对于信息资源管理来说，组织职能就是设计一种组织机制，如信息主管制度等，使有关的计划的贯彻实施具有组织保障，使参与信息资源管理活动的人员明确自己在组织中的位置，了解自己在相互协调的系统中的作用，自觉地为实现信息资源管理的目标而有效地工作。另外，还包括通过各种方法和途径对所有参与信息资源管理活动的人员进行教育、训练，使其掌握信息资源开发和利用的技术、方法，提高其素质和工作效率。,指导对于信息资源管理来说，就是指挥和领导信息资源管理活动并使之实现信息资源管理目标的过程。它直接涉及信息资源管理者和管理对象之间的关系，涉及对信息资源开发和利用活动的指导、沟通和有效的激励，引导参与信息资源开发和利用的工作者有效领会和出色实现有关的目标。协调对于信息资源管理来说，协调就是要处理好各方面的关系和矛盾。控制对于信息资源管理来说，控制就是对信息资源管理活动进行评估和调节，以确保信息资源管理目标的实现。,2.信息资源管理的研究对象在宏观方面，信息资源管理的研究对象可以概括为以下几方面：信息资源管理的历史和发展；信息资源管理的基本理论、技术和方法；有关的信息政策和法规及其研究；政府信息资源管理；企业信息资源管理；网络信息资源管理；公益性信息机构和其他机构的信息资源管理；信息技术和信息系统管理；信息资源配置和信息资源开发利用。,重点看以下几个方面：信息需求信息资源管理的各个方面必须建立在对信息系统和服务的用户的信息需求的研究基础上。信息资源管理者要注意到信息需求是可变的，信息需求的变化会产生新的需求，要重视对所提供的信息的反馈，监控组织中变化着的优先任务，持续地理解用户在组织中的职能和作用。信息生命周期信息生命周期的划分在不同的组织中是不一样的，取决于信息的性质、所用的工具、使用范围和使用控制情况。,信息资源一个组织中的信息资源通常包括以下类型：数据、记录、文本、多媒体、信息技术、人工智能中的专家系统等。信息经济,3.信息资源管理的目标IRM的总目标是开发和运行一个集成的信息基础结构，使一个组织的沟通、合作、业务和服务达到新的水平，使它的信息资源的质量、可用性和价值达到最大化，并在整个机构中实现信息共享。关于IRM的具体目标，不同的层次，不同的组织是很不一样的。学科的不同，IRM的目标也是非常不同的。,1.4.3信息资源管理的定位、责任和基本方法1.信息资源管理部门的定位、责任和主要业务（1）信息资源管理部门的定位和信息主管关于IRM部门的定位，这取决于组织的环境、员工数量、组织结构、职能和目标。信息主管：负责制定公司信息政策、标准，并对全公司的信息资源进行管理和控制的高级行政管理人员。信息主管是一种新型的信息管理者、前卫型信息管理者，他要把信息技术与客户、高层管理业务与信息需要更有效地集成在一起。应当看到，信息主管是一个渐进的概念，发展的概念。随着时代的进步和公司发展的需要，他的地位、职责和作用也在逐步加强。,（2）信息资源管理部门的责任根据近年来国外一些大公司的CIO案例和专家学者的看法，现代CIO在公司中的职责主要有以下4项：作为高层管理人员，CIO应运其信息优势，有效的参与公司的重大决策，帮助公司制定发展战略。这是衡量他能否胜任“信息主管”这一显赫头衔的首要标准。作为统管全公司的信息资源或信息资产的最高负责人，他应该有效的管理和开发利用这些信息资源，使这些资源与公司的计划和目标连接起来，为实现公司的目标发挥作用。作为分管信息技术部门和信息服务部门的最高负责人，他应该正确地规划公司的信息化和信息基础设施建设策略，不断加强信息化的建设，以适应公司的发展需要。同时，他要负责信息费用的预算编制，使信息资产资本化（如为信息产品定价，使信息服务增值）。,作为一个资源管理专家，他应指导公司中高级管理人员更有效的利用公司内部和外部的信息资源，为公司各部门的信息管理人员提供咨询服务。（3）IRM部门的主要任务信息化规划和建设。信息系统规划、设计与协调。计算机和通信设备的采办，系统和网路的运维和管理控制。信息标准的制定或/和实施。信息资源的采集和分析，表格、记录和报告及其他信息资源的管理。,数据处理，数据库管理，内容管理。图书馆和信息服务信息安全管理。为组织中的员工提供有关信息技术和信息资源利用方面的培训和指导。,2.信息资源管理的基本方法（1）资源目录技术信息资源目录的创建、管理和服务，它们的最终形式可能是定位系统、目录和数据字典。它们包括设计、运营和管理功能，还包括评价和审计活动。（2）信息流分析（结构分析）是用来支持数据字典工作的。信息流分析法可用来跟踪流程之间的、文档之中和之外的，或者其他可识别的任何来源和目标之间的信息流。信息流分析的一般过程由下列5步构成：第一步：编写信息源的定义和实例。第二步：将这些信息源组织到某个信息库中。第三步：使表格和报告的设计标准化。第四步：对信息源在整个组织中的使用和它的业务功能进行分析和分类。第五步：记录上述成果以备将来利用。,（3）信息环境分析IRM计划成功的关键是理解必须管理的信息资源的环境。8个变量信息管理者必须了解：组织的结构和目标；其管理的哲学和沟通风格；决策流程的类型；激励（动力）机制；评价方法；外部环境的压力和需要；参与人的影响；工作环境的物理布局。（4）核算和预算方法详见4.2.1节。,（5）战略数据规划SDP是一种形式化的、自上而下的、以数据为中心的对企业及其功能、流程、基础数据进行建模的规划方法。其目的是识别和实施一个一体化的信息系统集合（系统集成），以满足企业的业务需要。战略数据规划的步骤：建立企业模型。包括识别其业务功能（通常有1030种），进而把业务功能分解为流程（大约有100300种）。这些流程还可以进一步分解为活动。这些流程和活动可以与相关的负责部门关联起来。识别这些流程和活动（如客户、订单、地址、产品）所用的数据实体。对于大企业，可能有成百上千个数据实体。每个数据实体要与使用或创建它们的流程或活动关联起来。,识别出企业的业务功能（多少种？）、数据实体（多少种？）、活动（多少种？）、用户类型（多少种？）。对每一种活动，还要识别出作为输入和输出所用的数据实体。然后建立一个详细的数据模型。密切度（亲和度）分析：以识别关系密切的数据类组。这些类组将成为“准”主题数据库