第七章 商务公关礼仪文书写作与实训

商务写作与训练,第七章商务公关礼仪文书写作与实训,概述,1,求职信自荐书申请书,2,演讲稿,3,邀请函请柬聘书,4,5,贺信贺电贺辞欢迎辞欢送辞,6,介绍信证明信感谢信表扬信慰问信,7,启事声明海报,第一节概述,商务公关礼仪文书，是党政机关、社会团体、企事业单位和个人，在各种社会交往、公关礼仪活动及日常活动中，用以沟通感情、表达意愿、改善关系、增进友谊时使用的实用文书。基本特征：1.传达意旨明白准确2.格式写作规范不拘3.情感表达诚恳真挚4.语言表述雅俗得体,商务公关礼仪文书的类别,（一）书信类文书常用的有申请书、感谢信、慰问信、证明信等。（二）公关类文书常用的有启事、声明、海报、求职信等。（三）喜庆类文书常用的有贺辞（电）、祝词等。（四）迎送类文书常用的有欢迎辞、欢送辞、答谢词等。（五）邀请类常用的有邀请函（信）、请柬等。（六）讲演类常用的有演讲稿等。,写作注意事项,1.注意把握时机和对象，准确、及时地进行写作，内容要详实可靠、条理清晰。2.遵循文书约定俗成的规范性特点，不可随意增添项目，力求把文书写得恰如其分、恰到好处。3.措辞礼貌、得体，符合对象、场景、时令及关系深浅等需要，做到文理结合、文情并茂。4.书写款式大方、自然，用纸用料、笔墨颜色符合社会交往的实际需要。,第二节求职信自荐书申请书,一、求职信自荐书（一）概念求职信，又叫做自荐信、自荐书，是求职者自己推荐自己，向用人单位或评审人介绍自己的情况，表明求职意图，希望能够得到任用的一种书信体商务文书。（二）基本特征：1.自荐性2.针对性3.独特性,一、求职信自荐书,（三）类型按求职对象的情况不同可以分为：1.有明确单位的求职信2.广泛性的求职信按求职者的身份不同可以分为：1.毕业生求职信2.待业、下岗人员的求职信3.在岗者求职信。,一、求职信自荐书,（四）结构与写法求职信是一种书信文体，与书信的写作格式基本一致，包括标题、称呼、正文和落款等几部分以及附件。1.标题：“求职信”、“自荐信”、“致的自我推荐信”2.称呼：写明求职单位的领导或负责人的姓名和称呼。3.正文：一般由开头短语、自我介绍、自荐缘由和条件、表态与决心四个部分组成。4.落款：署名和日期。5.附件：是求职信的一个重要组成部分。名曰附件，实为主件。,一、求职信自荐书,（五）写作注意事项1.要以“诚”动人，实事求是2.要以“情”感人，不失尺度3.要以“美”迷人，精炼灵活,范例,求职信公司：从月日报纸的招聘广告上，得知你们正在招聘公司业务部经理。我认为，我的情况非常适合这个职位，我希望贵公司能给予我面试的机会，让我能够亲自向你们表明我能为公司做出怎样的贡献。我于年月毕业于大学专业，取得学位。毕业后一直在单位担任工作，于年月取得职称。有关个人业绩、证件等材料随函附上。请公司考虑我的求职，静候答复。我的联系方式是：电话：，E-mail:。此致敬礼!二年七月八日,【简析】这封求职信首先写缘起、原由，接着写求职意愿、个人简历，最后提出要求。全文语言简洁，态度自信、恳切，礼貌而又不卑不亢，要素齐全。,二、申请书,（一）概念申请书是个人或集体向组织、机关、企事业单位或社会团体表述愿望、提出请求时使用的一种专用书信。（二）基本特征1.单一性2.请求性,二、申请书,（三）类型1.思想政治生活方面的申请2.工作学习方面的申请3.日常生活方面的申请,二、申请书,申请书的结构是：标题+称谓+正文+落款正文：引语+主体+尾语引语引语应说明申请的理由。主体提出申请要求，需要什么或要做什么。要开门见山，直接了当，不含糊其词。尾语常用“望予以协助解决为盼”、“盼予以考虑、“请组织考验”、“请审查”、“敬祈核准”、“此致敬礼”等尾语。,二、申请书,（五）写作注意事项1.阐明申请事项和理由必须如实客观。2.申请书行文要自然流畅、语言简练。3.申请书应一事一书，切忌一书数事。,范例,申请书总务处：我部门311、312两间办公室因紧邻城市主干道，交通噪音很大，特别是交通高峰时间，办公室内说话声音都听不到。而且房间窗户朝西，夏天太阳曝晒。这些都直接影响了工作。为此，我部特申请为311、312办公室临街一侧的窗户加装双层玻璃，并配双层窗帘，以提高办公环境质量。望予以尽快协助解决。营销部2008年3月15日,【简析】这是一份要求改善办公条件的申请书，申请理由正当充分，要求也合理。,第三节演讲稿,一、概念演讲稿也叫演讲词，是指在较为隆重的仪式上和某些公众场所发表讲话的文稿。它是一种带有宣传性和鼓动性的商务文书体，经常使用各种修辞手法和艺术手法，具有较强的感染力。二、基本特征1.针对性2.有声性3.临场性,第三节演讲稿,三、类型1.从演讲的专业内容上看，可以把演讲稿分为：政治演讲稿、学术演讲稿、社会生活问题演讲稿、巡回报告、教学演讲稿、法律演讲稿等。2.从演讲方式限定上看，可把演讲稿分为：命题演讲稿、即兴演讲稿和论辩演讲稿三种。,第三节演讲稿,四、结构与写法（一）确定讲题，选择材料1根据演讲活动的性质与目的来确立讲题2根据演讲主题与听众情况来选择材料（二）精心安排好开头、主体和结尾1开头要先声夺人，富有吸引力2主体部分要层层展开，步步推向高潮3结尾要干脆利落，简洁有力,余音绕梁（三）处理好层次、节奏和衔接问题,第三节演讲稿,五、写作注意事项1.要针对实际，贴近听众选题。2.主旨要鲜明，选材要精当。3.重视结构安排，巧用表达手段。4.语言流畅、生动形象、通俗易懂。,第四节邀请函请柬聘书,一、邀请函（一）概念邀请函(信)，是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项重要活动时所常用的请约性书信。（二）基本特征1.礼仪性2.确指性（三）类型按用途分类可以分为：会议类邀请函，活动类邀请函，工作类邀请函。（四）结构与写法一般包括标题、称谓、正文、结尾和落款五大部分。,二、请柬,（一）概念请柬，通常也叫请帖、简帖，是为邀请客人参加各种纪念活动、婚宴、晚会、诞辰和重要会议等而发出的一种书面形式的通知。一般用套红制成帖子形式，所以，又叫柬帖。（二）基本特征1.礼节性强，措辞典雅。2.对象明确、制作精美。,二、请柬,（三）类型1.从形式角度分，柬帖大体可分为：（1）卡片式（2）折叠式（3）竖式与横式2.从内容角度分，柬帖大体可分为：（1）喜庆帖（2）丧葬帖（3）日常应酬柬帖（4）礼帖与谢帖（四）结构与写法请柬一般包括封面、称谓、正文、结尾和落款五大部分。从形式上分为横式写法和竖式写法两种。竖式写法是从右边向左边写。,二、请柬,（五）写作注意事项1.发请柬的目的要明确，时间、地点要准确。2.如果有需要注意的事项要在请柬的后面注明。3.如果有签到卡可把签到卡附在请柬里。4.请柬的措词要简洁、文雅。5.要精心制作柬贴。力求美观悦目，书写工整流畅。,三、聘书,（一）概念聘书，是指聘请他人担任某项职务或承担某项工作所用的一种专用文书。（二）结构与写法写作结构包括：标题+称谓+正文+结尾+落款（三）写作注意事项1.要素交代清楚，书写要整洁、大方、美观。2.篇幅短小精悍，语言简洁明了，态度谦虚诚恳。3.以单位名义发出的，要加盖公章，方视为有效。,第五节贺信贺电贺辞欢迎辞欢送辞,一、贺信贺电贺辞（一）概念贺信、贺电都属贺辞，也就是祝贺辞，是表示祝贺、祝愿的言辞和文章，是人们在交际活动中使用频率较高的一种日常文书。贺信也称祝贺信，它是单位或个人向取得重大成就、新的胜利的单位或个人表示祝贺，或者对某单位、部门举行的重大会议或庆祝活动表示祝贺时所用的专用书信。贺电是表示祝贺、赞颂的电报，它多是以领导机关或领导人、代表人物的名义发给有关单位和个人的。一般篇幅短小，感情充沛，文字明快。,一、贺信贺电贺辞,（二）基本特征1.及时性2.针对性3.喜庆性（三）类型1.按性质来分：用于外交、政务、商务等公务活动；用于喜庆、祝寿等私人活动。2.按对象来分：对东道主、对派出执行某项任务的团体或个人等。3.按范围来分：用于国际性场合、国家级场合、地区性场合、私人场合等。,一、贺信贺电贺辞,（四）结构与写法贺信、贺电、贺辞的基本结构是一样的，包括标题、称谓、正文、结尾、署名四部分。正文可分若干段落。概述对方取得的成绩并简单分析主观和客观原因。热情的鼓励、殷切的希望和双方的共同理想。（五）写作注意事项1.评价恰当，态度真诚；2.短小凝练，富于文采；3.把握时机，迅速及时。,二、欢迎辞,（一）概念欢迎辞是行政机关、企事业单位、社会团体或个人在举行隆重庆典、大型集会、欢迎仪式或洗尘宴会上，主人对友好团体或个人的来访表示欢迎的讲话稿。（二）基本特征1.礼节性强，感情真挚。2.口语化强，基调亲切、欢愉。3.篇幅短小，简洁精练。,二、欢迎辞,（三）类型1.从表达方式上分：现场讲演欢迎辞；报刊发表欢迎辞。2.从社交公关性质上分：私人交往欢迎辞；公事往来欢迎辞。（四）结构与写法一般由标题、称呼、正文、结语和落款五部分组成。,三、欢送辞,（一）概念欢送辞是行政机关、企事业单位、社会团体或个人国家机关或单位在公共场合欢送友好团体或亲友出行时致辞的讲话稿。（二）基本特征1.口语性2.惜别性（三）结构与写法欢送辞也由标题、称呼、正文和落款四部分组成。,欢迎辞和欢送辞的写作注意事项,1.选材要精当、典型，应选用宾主双方都熟知的最有说服力的材料。2.结构要紧凑、完整，开门见山，篇幅不宜过长。3.称呼要用尊称、注意宾客身份，致辞要恰倒好处，感情要真挚、诚恳而且要健康，忌浅薄、俗气、装腔作势。4.措辞要慎重，勿信口开河，要尊重对方风俗习惯，以免发生不该发生的误会。5.语言富于抒情性，热情洋溢，礼貌友好，通俗易懂。,第六节介绍信证明信感谢信表扬信慰问信,一、介绍信（一）概念介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务，参加各种社会活动使用的一种专用书信。（二）基本特征1.证明性2.时效性（三）结构与写法一般由标题、称呼、正文、结语和落款五部分组成。,一、介绍信,（四）专用介绍信一般企事业单位为了工作方便，会印制一种专用介绍信。专用介绍信共有两联，一联是存根，另一联是介绍信的本文。两联正中有间缝，同时编有号码。需要注意的是专用介绍信要盖两个公章，一个在本文的落款处，另一个是存根和本文之间的骑缝章。,二、证明信,（一）概念证明信是证明一个人的身份、经历或一件事情的真实情况时所写的专用书信。又被称为“证明”或“证明书”。证明信的作用贵在证明，具有凭证性的特点。（二）结构与写法一般由标题、称呼、正文、结语和落款五部分组成。,二、证明信,（三）写作注意事项撰写证明信时，要严肃认真，实事求是。要言之有据，用词准确，文字书写清晰、工整，字迹清楚，不要潦草。证明信的内容如有涂改，必须在涂改处加盖公章。,三、感谢信,（一）概念感谢信是单位或个人对关怀、帮助、支援过自己的单位或个人表示感谢而写的一种书信。（二）基本特征1.对象的确指性2.事实的具体性3.感情的鲜明性（三）结构与写法一般由标题、称呼、正文、结语和落款五部分组成。,三、感谢信,（四）写作注意事项1.要把被感谢的人物及事件准确、精当地加以叙述。2.叙述满怀感情，议论、评价适当。3.文字精炼，评价恰当，篇幅宜简短。,四、表扬信,（一）概念表扬信是用来表彰好人好事、先进思想、先进事迹的一种书信。可以以组织的名义写，也可以以个人的名义写。（二）基本特征1.正面性2.及时性（三）结构与写法一般由标题、称呼、正文、结语和落款五部分组成。,四、表扬信,（四）写作注意事项表扬信写作要做到有感可发、有感能发、有感会发。要准确地捕捉到生活中有价值的东西，及时地予以肯定、宣扬，已达到表扬先进、带动中间、鞭策后进的目的。,五、慰问信,（一）概念慰问信是行政机关、企事业单位、社会团体或个人对在某方面做出特殊贡献、取得优异成绩或遇到遭遇巨大灾难、蒙受重大损失的集体或个人表示安慰、问候、鼓励和关切的一种书信文书。（二）基本特征1.发文的公开性2.情感的沟通性,五、慰问信,（三）结构与写法慰问信的结构由标题、称谓、正文、尾语和落款五部分组成。（四）写作注意事项1.感情表达真挚诚恳。2.在表达慰问的同时，也要提出殷切的希望，鼓励对方继续前进。3.文字平实、精炼，篇幅不宜过长。,第七节启事声明海报,一、启事（一）概念启事是机关团体、企事业单位或个人向公众告知、说明事实，并请求公众协助支持、参与和注意的一种说明事项的公告性实用文书。（二）基本特征1.告启性2.针对性3.广泛性,一、启事,（三）类型1.征招类启事，如招生启事、招聘启事等。2.告知类启事，如迁移启事、更名启事等。3.寻领类启事，如寻人启事、寻物启事等。（四）结构与写法一般包括标题、正文、落款三个部分。（五）写作注意事项1.实事求是，准确说明。2.语言精练，篇幅短小。3.一事一文，言辞恳切，合乎礼仪。,二、声明,（一）概念声明是国家机关、社会团体、企事业单位以及个人就某一重要问题表明立场、态度、主张或维护自己权益所发表的公开性文书。（二）基本特征1.告启性2.针对性3.广泛性（三）类型常见的声明主要有以下两类：一类是正式文件，另一类声明是任何机关单位、团体组织、个人均可使用发文的事务性文书。,二、声明,（四）结构与写法一般由标题+正文+落款（署名和日期）组成。（五