第三讲 编辑记录

2.2.2编辑记录,添加记录删除记录复制记录筛选记录排序记录查找和替换,删除记录,方法一打开“数据表视图”窗口，选定要删除的记录，然后按【Delete】键。方法二打开“数据表视图”窗口，选定要删除的记录，然后按【Ctrl+-】组合键。方法三打开“数据表视图”窗口，选定要删除的记录，单击Access系统工具栏上的“删除记录”按钮。方法四打开“数据表视图”窗口，选定要删除的记录，单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“删除行”命令。,删除记录,方法五打开“数据表视图”窗口，选定要删除的记录，打开“编辑”菜单，选择“删除记录”命令。不论使用以上哪种方法，Access都会弹出一个系统提示框，让用户确认是否删除选定的记录，如图所示。,“删除记录”系统提示框,复制记录,打开“数据表视图”窗口，选定要复制的记录，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令或打开“编辑”菜单，选择“复制”命令。然后选择要复制的行，鼠标右击在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。,筛选记录,在数据表中会显示所有记录的全部内容，根据实际需要有时仅需显示一部分字段或一部分记录内容，Access提供了4种筛选功能：按选定内容筛选、按窗体筛选、按筛选目标筛选、高级筛选/排序。可以根据需要选择其中的某个筛选方式以显示需要的内容。按选定内容筛选按窗体筛选按筛选目标筛选高级筛选/排序,排序记录,在高级筛选/排序中介绍过对筛选后的记录进行排序，我们也可以对数据表的记录直接排序。方法：在数据表中选择要排序的字段，若要升序排序，单击工具栏上的按钮，若要降序排序，单击工具栏上的按钮。,排序记录,【例】对“成绩”表中的记录按“成绩”降序排列。操作步骤如下：在“数据表视图”窗口中打开“成绩”表。单击“成绩”字段，再单击工具栏上的降序按钮。,查找和替换,查找前面介绍过利用筛选功能查找出满足条件的记录，若想查找特定的记录或查找字段中的某些值，可以使用“编辑”菜单栏中的“查找”命令或单击系统工具栏上的“查找”按钮。,查找和替换,替换若想修改查找到的内容，可以利用“替换”操作来完成。操作步骤如下：打开表，选定要替换的字段，单击按钮，打开“查找和替换”对话框。选择“替换”选项卡，输入要查找的内容和设置要输入的新内容。,查找和替换,如果要一次替换出现的全部指定内容，则单击“全部替换”按钮；如果要一次替换一个，则单击“查找下一个”按钮，然后单击“替换”按钮；如果要跳过下一个并继续查找出现的内容，则单击“查找下一个”按钮。如果仅知道要查找的部分内容或要查找以指定的字母开头的或符合某种样式的指定内容，则可以使用通配符作为其他字符的占位符，表11列出了相关的通配符。,表5通配符一览表,2.3调整表的外观,改变字体显示调整字段显示高度和宽度改变字段显示次序隐藏列和显示列冻结列设置数据表格式,2.3.1改变字体显示,为了使数据的显示美观清晰、醒目突出，用户可以改变数据表中数据的字体、字形和字号及颜色。【例】将“学生”表设置为如下图所示的格式，其中字体为隶书、字号为四号、字形为斜体、字体颜色为蓝色。,2.3.2调整字段显示高度和宽度,调整字段显示高度调整字段显示高度有如下3种方法。方法一使用鼠标调整字段显示高度。操作步骤如下：在“数据库”窗口的“表”对象下，双击需要调整字段显示高度的表。将鼠标指针放在表中任意两行选定器之间，鼠标指针变为上下双箭头形式。按住鼠标左键不放，拖动鼠标上下移动，当调整到所需高度时，松开鼠标左键。,2.3.2调整字段显示高度和宽度,方法二使用主菜单命令调整字段显示高度。操作步骤如下：在“数据库”窗口的“表”对象下，双击需要调整字段显示高度的表。执行“格式”菜单中的“行高”命令，打开“行高”对话框，如下图所示。在“行高”对话框的“行高”文本框内输入所需的行高值，并单击“确定”按钮，完成表的行高设置。,2.3.2调整字段显示高度和宽度,方法三使用快捷菜单命令调整字段显示高度。操作步骤如下：在“数据库”窗口的“表”对象下，双击需要调整字段显示高度的表。单击“数据表”的行选定区，选中其中某一行。右键单击选中行，弹出快捷菜单，执行菜单中的“行高”命令，打开“行高”对话框。在“行高”对话框的“行高”文本框内输入所需的行高值，并单击“确定”按钮，完成表的行高设置。,2.3.2调整字段显示高度和宽度,调整字段显示宽度方法一使用鼠标调整字段显示宽度。操作步骤如下：在“数据库”窗口的“表”对象下，双击需要调整字段显示宽度的表。将鼠标指针放在表中要改变宽度的两列字段名中间，鼠标指针变为左右双箭头形式。按住鼠标左键不放，拖动鼠标左右移动，当调整到所需宽度时，松开鼠标左键。,2.3.2调整字段显示高度和宽度,方法二使用主菜单命令调整字段显示宽度。操作步骤如下：在“数据库”窗口的“表”对象下，双击需要调整字段显示宽度的表。单击要改变显示宽度的列，执行“格式”菜单中的“列宽”命令，打开“列宽”对话框，如图所示。在“列宽”对话框的“列宽”文本框内输入所需的列宽值，并单击“确定”按钮，完成表的列宽设置。,2.3.2调整字段显示高度和宽度,方法三使用快捷菜单命令调整字段显示宽度。操作步骤如下：在“数据库”窗口的“表”对象下，双击需要调整字段显示宽度的表。将鼠标指针定位在要改变显示宽度的列上，鼠标指针会变成一个粗体黑色向下箭头，单击选中该列。右击选中列，弹出快捷菜单，执行菜单中的“列宽”命令，打开“列宽”对话框。在“列宽”对话框的“列宽”文本框内输入所需的宽度，并单击“确定”按钮，完成表的列宽设置。,2.3.3改变字段显示次序,【例】将“学生”表中的“年龄”字段放到“性别”字段之后。操作步骤如下：在“数据库”窗口的“表”对象中，双击“学生”表。单击“年龄”字段选定器，选中该列，然后拖到“性别”字段之后松开左键。,2.3.4隐藏列和显示列,隐藏列【例】将“学生”表中的“出生年月”字段列隐藏起来。方法一在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“学生”表。单击“出生年月”字段选定器，选择“格式”菜单项的“隐藏列”命令。,2.3.4隐藏列和显示列,方法二在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“学生”表。单击“出生年月”字段选定器。在选定的字段上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏列”命令，结果如上图所示。,2.3.4隐藏列和显示列,显示列。【例】将上例“学生”表中的“出生年月”字段列显示出来。,2.3.5冻结列,【例】冻结“学生”表中的“班级ID”列。方法一操作步骤如下：在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“学生表”。单击“班级ID”字段选定器，选定要冻结的字段。执行“格式”菜单中的“冻结列”命令。,2.3.5冻结列,方法二操作步骤如下：在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“学生表”。单击“班级ID”字段选定器，选定要冻结的字段。在选定的字段上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“冻结列”命令。,2.3.6设置数据表格式,在“数据表视图”中，水平方向和垂直方向都显示有网格线，网格线采用银色，背景采用白色。用户可以改变单元格的显示效果，也可以选择网格线的显示方式和颜色，表格的背景颜色等。设置数据表格式的操作步骤如下：在“数据库”窗口的“表”对象下，双击要打开的表。执行“格式”菜单中的“数据表”命令，打开“设置数据表格式”对话框。,2.3.6设置数据表格式,在“设置数据表格式”对话框中，用户可以根据需要选择所需的项目进行设置。单击“确定”按钮，完成对数据表的格式设置。,2.4建立表之间的关系,建立索引设置主键创建表之间的关联关系编辑表之间的关系参照完整性定义,2.4.1建立索引,索引类型创建单字段索引创建多字段索引删除索引,索引类型,索引主要有以下几种类型。唯一索引唯一索引是指索引字段或索引表达式的值是唯一的，不能重复。也就是说，有重复值的索引字段或索引表达式是不能创建唯一索引的。对已创建唯一索引的字段输入数据时，如果输入重复值，系统会提示操作错误。如果表中记录的索引字段或索引表达式值相同，则只存储第一个索引字段或索引表达式值。,索引类型,主索引主索引也是指索引字段或索引表达式的值是唯一的，不能重复。但同一个表中只能建立一个主索引，可以建立多个唯一索引。普通索引普通索引是指索引字段或索引表达式的值是不唯一的，可以重复。如果表中多个记录的索引字段或索引表达式值相同，可以重复存储，并用独立的指针指向各个记录。,创建单字段索引,创建单字段索引是指对表中的单个字段建立索引。,创建多字段索引,进行索引检索时，有时按一个字段的值不能唯一确定一条记录，比如“成绩表”，按“学号”检索时就有可能几个成绩同为一个学生的，这样“学号”字段的值是不唯一的，就不能唯一确定一项成绩记录，这时可以采取“学号”字段+“班级ID”字段组合检索，即先按第一字段“学号”进行检索，若字段值相同时再按“班级ID”字段值进行检索。,删除索引,创建索引后，可以随时打开“索引”窗口进行修改和删除，删除索引字段不会影响到表的结构和数据。,4.6.2设置主键,主键的基本类型自动编号主键当向表中添加每一条记录时，可以将自动编号字段设置为自动输入连续数字的编号。将自动编号字段指定为表的主键是创建主键的最简单的方法。如果在保存新建的表之前没有设置主键，此时MicrosoftAccess将询问是否创建主键。如果回答为“是”，MicrosoftAccess将创建自动编号为主键。,2.4.2设置主键,单字段主键如果字段中包含的都是唯一的值，则可以将该字段指定为主键。如果选择的字段有重复值或Null值，MicrosoftAccess将不会设置主键。通过运行“查找重复项”查询可以找出包含重复数据的记录。如果通过编辑数据仍然不容易消除这些重复项，可以添加一个自动编号字段并将它设置为主键，或定义多字段主键。多字段主键在不能保证任何单字段都包含的唯一值时，可以将两个或更多的字段设置为主键，这种情况最常用于多对多关系中关联另外两个表的表。,2.4.2设置主键,设置或更改主键设置单字段主键设置多字段主键删除主键,2.4.3创建表之间的关联关系,一对一关系若有两个表分别为A和B，A表中的一条记录仅能在B表中有一个匹配的记录，并且B表中的一条记录仅能在A表中有一个匹配记录。一对多关系在一对多关系中，A表中的一个记录能与B表中的许多记录匹配，但是B表中的一个记录仅能与A表中的一个记录匹配。,2.4.3创建表之间的关联关系,多对多关系多对多关系中，A表中的一个记录能与B表中的许多记录匹配，并