第十章控制工作概述

第十章,控制工作概述,第十章控制工作概述,第一节控制活动第二节控制工作的类型第三节控制过程第四节控制工作的原理和要求,第一节控制活动,一、控制的含义（一）控制与计划的关系（二）控制的概念二、控制工作的目的三、控制工作的重要性,（一）控制与计划的关系“尽管计划可能制定出来，组织结构可以调整得非常有效，员工的积极性也可以调动起来，但是这仍然不能保证所有的行动按计划执行，不能保证管理者追求的目标一定能达到。”环境的变化管理权力的分散工作能力的差异,（二）控制的概念控制是由管理人员对组织实际运行是否符合预定的目标进行测定并采取措施确保组织目标实现的过程。,二、控制工作的目的1、维持现状即在变化着的内外环境中，通过控制工作，随时将计划的执行结果与标准进行比较，若发现有超过计划容许范围的偏差时，则及时采取必要的纠正措施，以使系统的活动趋于相对稳定，实现组织的既定目标。2、打破现状主管人员修改已定的计划，确定新的现实目标和管理控制标准，使之更先进、更合理。,在一个组织中，往往存在两类问题：(1)经常产生的可迅速地、直接地影响组织日常经营活动的“急性问题”(acuteproblem)；(2)长期存在会影响组织素质的“慢性问题”(chronicproblem)。解决急性问题，多是为了维持现状；而打破现状，就须解决慢性问题。要打破现状，解决慢性问题，是需要一定过程的，这段过程就叫做“管理突破过程”。,实现“管理突破过程”的步骤：（1）论证必要性（2）组织落实（3）进行诊断（4）治疗过程（5）克服阻力（6）在新的水平上控制,三、控制工作的重要性P292(一)任何组织、任何活动都需控制(二)控制与其他管理职能密切相关,第二节控制工作的类型一、根据纠正措施的作用环节不同，将控制工作分为三类（一）现场控制（二）反馈控制（三）前馈控制二、根据主管人员改进他们将来工作的方式不同，将控制工作分为两类（一）间接控制（二）直接控制,一、根据纠正措施的作用环节不同，将控制工作分为三类,输入,执行过程,输出,前馈控制预防可能出现的问题,现场控制及时纠正工作进行中出现的问题,反馈控制纠正已经出现的问题,控制信息,纠正措施,（一）现场控制P2971、含义现场控制是指企业经营过程开始以后，对活动中的人和事进行指导和监督。2、作用首先，可以指导下属以正确的方法进行工作。其次，可以保证计划的执行和计划目标的实现。3、内容（1）向下级指示恰当的工作方法和工作过程；（2）监督下级的工作以保证计划目标的实现；（3）发现不合标准的偏差时，立即采取纠正措施。,（二）反馈控制P2971、含义反馈控制，亦称成果或事后控制，是指在一个时期的生产经营活动已经结束以后，对本期的资源利用状况及其结果进行总结。2、作用通过总结过去的经验和教训，为未来计划的制定和活动的安排提供借鉴。3、内容反馈控制主要包括财务分析、成本分析、质量分析以及职工成绩评定等内容。,（三）前馈控制P2961、含义前馈控制是在企业生产经营活动开始之前进行的控制，其目的是防止问题的发生而不是当问题出现时再补救。2、作用防患于未然。3、内容控制的内容包括检查资源的筹备情况和预测其利用效果两个方面。,请问下列活动属于什么控制？（1）中华工商时报聘请读者开展每月一次的评报活动；,（2）燕园学校制定了一系列严格的规章制度要求教工遵守；,（3）质检人员在仓库内检查产品质量；,（4）某桥梁厂为了生产出高质量的产品而对原材料进行检验；,（5）三威洗衣粉厂厂长发现产品销路不畅，做出加强促销的决定；,（6）某大学内监考老师在考场巡视；,（7）安乐居餐厅老板每周查看顾客意见本；,（8）干旱地区的农民在春天播种耐旱作物的种子。,有学者对包括卫生系统、高技术企业、轻重工制造业、商业及服务部门等许多组织一线管理者进行了实地调查，经过归纳分析后发现这些一线管理者所看重的十项最重要职责，这些职责中哪些属于管理者控制工作方面的职责？（1）工作安排和日常的工作计划；,（2）安排和分派工作；,（3）控制质量和成本；,（4）沟通政策和程序；,（5）激励和指挥职工；,（6）纪律约束；,（7）训练职工；,（8）评价职工的工作成果；,（9）维护设备，保证各项补给品的供应；,（10）保证安全。,2002年夏季，山东地区发生严重干旱，不少地区来用两种方法进行抗旱斗争：一是引入黄河水进行灌溉，以补充雨量的不足，二是改种耐旱作物，使之粮食损失能降低到最小限度，这两种作法分别属于：（）A、调整计划和纠正偏差B、纠正偏差与调整计划C、全都是预先控制D、全都是反馈控制,（一）间接控制所谓“间接控制”是基于这样一些事实，即人们常常会犯错误，或常常没有察觉到那些将要出现的问题，因而未能及时采取适当的纠正或预防措施。他们往往是根据计划和标准，对比和考核实际的结果，追查造成偏差的原因和责任，然后才去纠正。,（二）直接控制直接控制是相对于间接控制而言的，它是通过提高主管人员的素质来进行控制工作的。直接控制的指导思想认为，合格的主管人员出的差错最少，他能觉察到正在形成的问题，并能及时采取纠正措施。所谓“合格”，就是指他们能熟练地应用管理的概念、原理和技术，能以系统的观点来进行管理工作。,第三节控制过程一、拟订标准(一)标准的类型(二)拟定标准的方法二、衡量成效三、纠正偏差（一）找出偏差产生的主要原因（二）确定纠偏措施的实施对象（三）选择恰当的纠偏措施,标准(norm)，是指评定成效的尺度。,(一)标准的类型1实物标准2成本标准3资本标准4收益标准5无形标准6将目标作为标准,1实物标准这类标准属于非货币标准，普遍适用于使用原材料、雇用劳动力、提供劳务或产品等的操作层。这些标准反映了定量的工作成果，常用的有：单位产量工时、单位台时产量、货运量的吨公里、日门诊人数等。实物标准也可以反映产品的质量，例如轴承面的硬度、公差的精密度、飞机上升的速率、纺织品的耐久性和颜色牢度等。在某种程度上，实物标准是计划工作的基石，也是控制的基本标准。,2成本标准这类标准属于货币标准，但同样普遍适用于操作层，这些标准是用货币值来衡量经营活动的代价。常用的成本标准有：单位产品的直接成本和间接成本、单位产品或每小时的人工成本、单位产品的原材料成本、工时成本、单位销售成本、单位销售费用等等。,3资本标准这类标准与投入企业的资本有关，而与企业的营运资本无关，最常用的就是投资报酬率，还有流动比率、资产负债率、应收账款周转率、存货周转率等等。这类标准主要是与资产负债表有关。,4收益标准这是用货币值衡量销售量的标准，例如公共汽车每乘客公里的收入、既定市场范围内的人均销售额等等。,5无形标准这是一类既不能用实物又不能用货币来衡量的标准。在任何一个组织中，都存在着许多无形标准，这是因为人们对操作层以上的管理层次预期业绩的构成内容还缺乏充分的研究，或者说还未找到评价操作层以上的管理层管理工作业绩的合理的标准，特别是在业绩中涉及人际关系时，很难衡量什么是“良好”、“有效果”、“有效率”。,6将目标作为标准在一些管理水平较高的组织中，它们为每一层次的管理部门建立可考核的定量目标或定性目标，尽量减少使用无形标准。可考核的目标可分为定量目标和定性目标。定量目标大多采用上述各种标准形式，它是可以准确考核的。定性目标虽然也可考核，但却不能与定量目标一样考核准确，不过，我们可以采用详细说明计划，或其他具体目标的特征和完成日期的方法，来提高其可考核的程度。,例如，如果我们说“使人事招聘部门的工作更有成效”是一个定性目标，那么，我们就可以通过下面的方法来提高这个定性目标的可考核程度：(1)要求组织内某一级别以下的所有空缺职位交由人事部门处理；(2)人事部门必须在月日以前定出一个在组织内部公布的具有一定特点的招聘工作方案；(3)人事部门必须在月日以前定出并执行一个对推荐给直线主管人员的应聘者进行正式考察的方案。,(二)拟定标准的方法1统计方法2经验估计法3工程方法,1统计方法它是根据企业的历史数据记录或是对比同类企业的水平，运用统计学方法确定的。最常用的有统计平均值、极大(或极小)值和指数等。统计方法常用于拟定与企业的经营活动和经济效益有关的标准。,2经验估计法它是由有经验的管理人员凭经验确定的，一般是作为统计方法和工程方法的补充。,3工程方法它是以准确的技术参数和实测的数据为基础的，例如，确定机器的产出标准，就是根据设计的生产能力确定的。工程方法的重要应用是用来测量生产者个人或群体的产出定额标准。这种测量又称为时间研究和动作研究，它是由泰罗首创的。经过几十年乃至上百年的实践和完善，形成“标准时间数据系统”(standarddatasystem，SDS)。这是一种计算机化的工时分析软件，使用者只要把一项作业所规定的加工方法分解成相应的动作元素，输入计算机，就可以立刻得出完成该项作业所需要的工时。,二、衡量成效有了标准之后，首先必须明确衡量的手段和方法是什么，落实进行衡量和检查的人员，然后通过衡量实际工作的成效，获得大量的信息。这样，一方面可以反映出计划执行的进程，使主管人员了解到每个部门工作成效的优劣，以便对他们进行相应的奖惩；另一方面，可以使主管人员及时发现那些已经发生或预期将要发生的偏差。,如何评定管理活动成效的问题，在拟定标准时就已经部分地得到了解决。也就是说，通过制定可考核的标准，同时也就将计量的单位、计算的方法、统计的口径等确定下来。因此，对于评定成效而言，剩下的主要问题是如何及时地收集适用的和可靠的信息，并传递到对某项工作负责而且有权采取纠正措施的主管人员手中。,（一）找出偏差产生的主要原因首先，要判断偏差的严重程度，是否足以构成对组织活动效率的威胁，从而值得去分析原因，采取纠正措施；其次，要探寻导致偏差的主要原因。,（二）确定纠偏措施的实施对象如果偏差是由于绩效的不足而产生的，管理人员就应该采取纠偏行动。他们可以调整企业的管理战略，也可改变组织结构，或通过更完善的选拔和培训计划，或更改领导方式。但是，在有些情况下，需要纠正的可能不是企业的实际活动，而是组织这些活动的计划或衡量这些活动的标准。,（三）选择恰当的纠偏措施1、使纠偏方案双重优化2、充分考虑原先计划实施的影响3、注意消除人们对纠偏措施的疑虑,1、使纠偏方案双重优化是否采取措施，要视采取措施纠偏带来的效果是否大于不纠偏的损失而定，这是纠偏方案选择过程中的第一重优化。第二重优化是在此基础上，通过对各种经济可行方案的比较，找出其中追加投入最少、解决偏差效果最好的方案来组织实施。,2、充分考虑原先计划实施的影响由于对客观环境的认识能力提高，或者由于客观环境本身发生了重大变化而引起的纠偏需要，可能会导致对原先计划与决策的局部甚至全局的否定，从而要求企业活动的方向和内容进行重大的调整。在制定和选择追踪决策的方案时，要充分考虑到伴随着初始决策的实施已经消耗的资源，以及这些消耗对客观环境造成的种种影响。,3、注意消除人们对纠偏措施的疑虑任何纠偏措施都会在不同程度上引起组织的结构、关系和活动的调整，从而会涉及某些组织成员的利益，不同的组织成员会因此而对纠偏措施持不同态度，特别是纠偏措施属于对原先决策和活动进行重大调整的追踪决策时。控制人员要充分考虑到组织成员对纠偏措施的不同态度，特别是要注意消除执行者的疑虑，争取更多人理解、赞同和支持纠偏措施，以避免在纠偏方案的实施过程中可能出现的人为障碍。,小郝是一家台资企业的总经理助理，为了提高企业的经济效益，总经理要求他研究提出一套加强企业的管理控制，建立企业有效管理控制系统的可行方案，总经理在提出工作要求时提醒他一定要做到“牵牛要牵牛鼻子”，小郝分析了半天也不知道应该如何去牵“牛鼻子”和什么是“牛鼻子”。你认为下面的哪一条是总经理所说的“牛鼻子”？（）A、确定控制对象B、选择关键控制点C、制定标准D、采取纠偏措施,第四节控制工作的原理和要求一、控制工作的原理（一）反映计划要求原理（二）组织适宜性原理（三）控制关键点原理（四）控制趋势原理（五）例外原理（六）直接控制原理二、有效控制的要求,（一）反映计划要求原理这条原理可表述为：控制是实现计划的保证，控制的目的是为了实现计划，因此，计划越是明确、全面、完整，所设计的控制系统越是能反映这样的计划，则控制工作也就越有效。,（二）组织适宜性原理这条原理可表述为：若一个组织结构的设计越是明确、完整和完善，所设计的控制系统越是符合组织机构中的职责和职务的要求，就越有助于纠正脱离计划的偏差。,（三）控制关键点原理这条原理可表述为：为了进行有效的控制，需要特别注意在根据各种计划来衡量工作成效时有关键意义的那些因素。,（四）控制趋势原理控制趋势原理可表述为：对控制全局的主管人员来说，重要的是现状所预示的趋势，而不是现状本身。,（五）例外原理这一原理可表述为：主管人员越是只注意一些重要的例外偏差，也就是说越是把控制的主要注意力集中在那些超出一般情况的特别好或特别坏的情况，控制工作的效能和效率就越高。,工序质量控制中广泛采用“平均值控制图”来判断工序质量是否处于控制状态。如图16-4所示。这是一张根据产品质量指标X的分布作出的图形。中间的横线表示质量指标X的期望值，记作，标记为M1和M2的上下对称的两条平行线，称