简报制作技巧66招

簡報,66,制作招,Areyouready?,弄清楚簡報的對象是誰,簡報的目的-溝通,你要向誰做簡報,為什么要做簡報,他們的背景如何,人數多少,第招,為你的簡報對象做專屬簡報,第招,專屬會議/項目報告,專屬客戶公司的特色報告,讓聽眾感受到你的專業用心,準備講義,第招,將內容綱要和重點先列印出來,不要讓觀眾為了抄簡報上的字而忽略聽簡報,先告訴觀眾會在報告完後發放講義,先發講義會使簡報本身失去吸引力,節省紙張的講義列印,第招,對你要爭取的重要客戶最好完整列印,縮小列印在A4紙上以節省資源,重要的數字表格或簡圖不要縮得太小,在視窗中中選擇選擇你每一頁要包含的投影片張數,選擇適當的簡報場地,第招,不要找不能調節光線的場地,注意白天場地光源的影響,室內光線夠暗簡報才可能清晰,選好電腦架設的位置,了解會議廳的布置及設備,第招,了解座位與螢幕的距離,設法取得簡報場地的詳細情況,了解報告位置與螢幕的距離,檢查是否有需要的電源等配套設備,必要時自行準備工具,第招,如預設的簡報工具為傳統式，可考慮自行準備現代化設備,現代化設備增添專業形象,筆記本型電腦搭配電子式投影機為重要場合首選,輔助工具的應用,第招,紅外線式投影筆可協助報告,小的輔助性工具可解決很多問題,投影筆不宜在手上劃圈或晃動,明確指示需要觀眾知道的內容,提早到達會場,第招,提早到達熟悉場地和設備上場才不會慌亂,千萬別以為所需都會很自然出現在會場,檢查設備和位置是否符合你的要求,確認電燈開關的位置和協助人,觀眾入場前就將電腦接上投影機,第招,簡報開始了才發現沒辦法投射到螢幕上是很尷尬的事情,避免在簡報過程中去調整簡報設備,學習利用電腦作簡報,第招,不只是會制作，要懂得加入好的的聲光效果,確定電腦設備能夠進行動態簡報,第招,硬體資源不夠時會產生畫面不流暢，或聲音跟不上節奏,先確定你使用的播放設備條件夠不夠,使用PowerPoint范本,十萬火急時也可快速制作專業簡報,套用范本和底圖,用色彩配置改頭換面,按照既有格式依序插入內容,第招,建立自己的范本資料庫,多匯集一些范本可派上用場,第招,看到喜歡的都可以存作自用,微軟網站有免費下載的PowerPoint簡報范本位置：,一次不要同時使用所有的招術,簡單的設計反而營造專業的感覺,第招,別做張簡報聖誕樹！,一張投影片一個主題,硬擠在一頁會造成閱讀困難,盡量讓內容精簡短小,以條列的方式列出重點綱要,內容多可分几頁處理標明順序,第招,制作簡報制式范本，加強企業形象,加深客戶對公司印象，營造專業氛圍,第招,自制簡報范本方式：,用產品或代表性建築物制入底圖,利用投影片母片功能制作范本,用.ppt方式存檔（通常為.ppt),直接在簡報范本形式中選用,加入公司logo，增加專業感,代表公司出去簡報備忘,第招,善用投影母片功能,點擊屏幕上方“檢視”裡“母片”下的“投影片母片”指令，便可直接進入投影片目前的編輯畫面,第招,可以編輯背景圖案,可以統一文字格式,小心底圖在實際投影中發生差異,電腦屏幕和投影會不一樣,底圖為漸層圖形時特別注意,簡報前測試實際投影效果,文字排放避開色差處,第招,簡報內的底圖要統一,別讓聽眾只記得底圖,保持簡報內的底圖一致,避免一份報告中不同底圖,清楚底圖的作用是陪襯,第招,底圖的選擇不要太花俏,不要喧賓奪主,第招,突顯文字內容容易被閱讀理解,顏色太花會分散視覺焦點,簡單大方萬無一失,加深底圖，使簡報更具質感,向專業水準攀升,第招,字體顏色和底圖要呈現對比,文字才是應該被突顯的重點,第招,強烈反差和明顯對比可方便閱讀,用明亮的字體顏色搭配暗色背景底圖是專家推薦的最搶眼的安排方式,不宜將所有文字塞入一張投影片,一次只強調一個重點,枝節的內容用口述,圖片表格不要全擠在一堆,太多內容聽眾無法注意報告,第招,標題字體放大,簡報字體以能夠讓與會者看清楚為原則,內文使用字級不要小於18級字體,標題應該用40級上下五級字體,一般場合使用PowerPoint預設字體大小,第招,不要使用太多種字型,盡力不要過多使用粗體字或斜體字,控制在三種字型以內較為合適,第招,加入適當的文字色彩,將理想簡報氛圍明確傳達給聽眾,藍色：信任、穩定,橙色：溫馨、智慧,紫色：豪華、懷舊,第招,灰色：中立、深思熟慮,切勿以文字填滿報告內容,放映投影片是讓聽眾能很快理解,因閱讀而分心會覺得你准備不夠,每頁文字五到六行為妥,每行字數盡量控制在十二字,第招,29,用文字不如用數字,專業、復雜、比較性的內容用數字作例証,進行分析比較,可提升內容專業性,提升結論的可信度,第招,注意簡報內數字正確與否,小失誤會引起聽眾質疑,文字排版錯誤,數據資料確實,圖表意義明確,第招,注意數字落差,資料的更新,第招,在出發前再次更新舊的資訊,資料過時被發現有損專業性,時事、統計數字、報價數字特別Update,用數字不如用圖表,需要數字資料對比的說明時將數據圖表化,第招,善用不同形式的圖表,不同資料性質用不同形式圖表表達,折線圖,扇形圖,柱狀圖,第招,魚骨圖,圖表內的顏色不要超過四種,顏色過多造成視覺干擾,以不超過四色為原則,小物件和細線用明亮的顏色,建立色彩規劃，並堅持到底,第招,制作結構化的簡報內容,簡報內容的組成模式,簡報主題,現狀或環境背景,建議,問題,第招,前言,目的,總結,利用項目符號將內容分層,項目符號讓你的簡報層次分明,有助於參與者的閱讀,將重點做明顯區分,同一點中做層次區分最好以兩層為限,第招,加入插圖豐富版面,打破單調呆板，快速靠近聽眾與簡報的距離,簡報本身內含圖片,圖片與主題相符合,考慮視覺吸引力,第招,在簡報中加入動畫效果,第招,Powerpoint本身配置動畫效果,觀眾不會因為無聊而昏昏欲睡。,外掛動畫軟體增添動態效果,第招,利用外掛的，可增加更多的過場效果到PowerPoint。,讓簡報效果更加出色動人,可用Flash制作動畫。,一張投影片內動畫效果適度,第招,不要玩酷炫的特效,使用過多模糊簡報重點,不要用三種以上的動畫效果,內容並列的文字保持一種效果,放棄不熟悉的工具與特效,第招,在講台上頻頻注視簡報設備會讓觀眾質疑你的能力,事先熟悉各項設備操作要領,不要去考慮比炫而用根本不會的工具,加入聲音強化簡報效果,第招,開啟下拉式菜單點選可根據自己的需要選擇,音效盡量短、音量保持一致,不要忽略聲音的感染力,切勿在柔性的訴求中插入慷慨激昂的革命進行曲。,用短片、動畫吸引觀眾目光,第招,選擇將事先準備好的短片安插進去。,從中選擇,帶領觀眾融入所要表達的環境中拉進你和觀眾的距離,在大場地不妨使用麥克風,第招,數十或上百人的簡報請使用麥克風,使用之前檢查聲音音量和音效,聽不見就沒效果,讓觀眾忘了高科技的存在,第招,不要低頭看設備，觀眾會跟著你轉移視線,投影機的放置不要遮住觀眾視線,簡報的內容和你的表現才是主角,盡可能讓設備在觀眾眼中透明化,讓觀眾更專心在簡報內容而不是看設備,別和電腦音效搶話說,第招,聲音混在一起會讓觀眾覺得現場嘈雜,不要浪費你安插影音效果的用意,務必讓音效播完再說話,別讓音效影響你的聲音表現,檔案大的影片另外存檔,第招,必要時將影片另外存檔，在投影片中加入超連接，需要時再點選播放,將鼠標點在需要插入超連接的內文從中點選輸入要顯示在投影片內的文字輸入檔案位置,影片太長會讓觀眾忘了你正在進行簡報,備妥備份檔案,第招,為不可預測的突發故障做好充分準備,多準備一份檔案碟片或光碟片,用中做好現場無電腦安裝PowerPoint的準備。,傳統投影片的準備,第招,盡量使用彩色的影印機制作,預防現場無法使用筆記本電腦時使用,影印出的投影片盡量調整為淺底深字,別忘了在投影片上印上頁碼,如何消去簡報背景,第招,黑白影印投影片時利用灰基層方式在視窗種勾選選項,預防現場無法使用筆記本電腦時使用,列印背景造成不必要的碳粉或墨水大量浪費,不要又用電腦又用傳統投影機,第招,在同一場合中使用不同媒介會讓人感覺簡報制作能力不足,盡量讓簡報用的媒介單純化,在簡報中更換設備是一個既浪費時間又容易分心的動作,學習如何操作、設定筆記型電腦,第招,簡報檔案先存入Notebook硬碟中,Notebook已是簡報場合不可缺少的工具之一,報告文件存在桌面,檢查電源、電池容量和延長線,熟悉播放軟體的操作,第招,播放投影片F5,別因為操作讓表現大打折扣,回到第一張投影片Home,跳到最後一張投影片End,不要死記簡報內容,第招,好的簡報投影片中所列的只是重點,沒有觀眾喜歡台上的人對著螢幕讀內容,用說故事或表演的形式準備你的講演內容,千萬不要將簡報內容一字不漏的放在投影片上照著讀。,不斷練習加上實地演練,第招,不管內容、效果、設備最好事先練習,不斷的練習是做好簡報的不二法則,模擬正式簡報過程中可能的狀況,聽取他們的建議,準備數個笑話與案例,第招,注意平時累積話題,穿插幾則合適的笑話或例子可調節氣氛,注意緊扣簡報的對象和主題,網絡電子報也許會有用魅力站.twSeednet電子報聯盟.tw,把簡報當作是一場表演,第招,你的簡報內容及臨場的態度表現是重要關鍵,多媒體效果是讓簡報更精彩的輔助工具,想讓自己的簡報吸引人，在心態上就要先把它當作是要進行一場精彩的表演來準備,穿著簡單大方的服裝,第招,不要帶花花綠綠的領帶,不要用服裝分散觀眾注意力,不要有過多或耀眼的裝飾品,衣服不能暴露，色彩素淨,請微笑注視觀眾,第招,即使電腦當機，微笑也別當機,面對觀眾並且注視他們,不要像掃描一樣全場或盯著遠方,運用EyeContact-看著觀眾說話，很流暢的注視每個人的眼睛，平均停留三秒注視一個人。,說聽眾聽得懂的話,避免使用過多的專業名詞或朮語,找出簡報對象中對簡報結果最有影響力的關鍵人物,針對關鍵人物對主題的了解程度和認識來做准備,第招,切忌躲在電腦屏幕後面做簡報,第招,抬頭站出來面對觀眾,“只聞其聲不見其人”觀眾會忽略報告人,借助多方力量別讓自己被綁在電腦前,不要背對觀眾讀螢幕上的內容,斜倚在講台或其它設備上不夠莊重,不要耍弄手上的物品,第招,小物品會對觀眾造成一定程度干擾,耍弄物品會暴露出自己的緊張,運用肢體語言排除緊張情緒,手不要下意識的機械晃動,利用小抄,第招,不要使用摺成好幾摺的紙,將段落的重點和關鍵寫在小卡片上以備忘,不要