内部审核讲稿.ppt

管理体系内部审核,根据GB/T19011-2003/ISO19011:2002标准,本次讲授的审核适用于以下管理体系:GB/T24001-2004环境管理体系要求和使用指南；GB/T28001-2011职业健康安全管理体系规范；GB/T19001-2008质量管理体系要求。,内容提要：,第一章：基本概念第二章：术语和定义第三章：内部审核准备第四章:内部审核的实施第五章:不符合报告第六章:内部审核报告,第一章：基本概念,1审核的分类,审核可分为：内部审核：第一方审核；外部审核：第二方审核；第三方审核。,三方审核的区别,2内部审核,内部审核又称第一方审核由组织自己或以组织的名义进行，用于管理评审和其他内部目的，可作为组织自我合格声明的基础。在许多情况下，尤其在小型组织内，可以由受审核活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。,3外部审核,外部审核包括通常所说的“第二方审核”和“第三方审核”。第二方审核由组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行。第三方审核由外部独立的审核组织进行。如那些对与GB/T19001或GB/T24001要求的符合性提供认证或注册的机构。,4、管理体系内部审核的目的,确定体系的符合性、适用性和有效性；作为一种管理手段，及时发现管理中的问题，组织力量加以纠正或预防，确保体系的正确实施与保持；为第二方、第三方审核作准备；作为一种自我改进机制，使体系运行保持有效，并能不断改进，不断完善。,5、管理体系内部审核的特点(1),管理体系审核是一项规范化的活动_必须按正式、特定的要求进行；_按正式的书面程序和检查表进行；_审核结果要有正式的报告和记录；_体系审核评定的依据是客观证据；_审核由有资格，独立的人员进行。,5、管理体系内部审核的特点(2),根本的目的在于发现问题并致力于改进；是一项依据程序开展的管理活动，重在有效性审核；是一项正式的活动。审核应依据程序，有计划安排，应由有资格的人员进行。审核结果应形成文件化的审核报告，发现的不符合项应采取纠正措施。必须得到管理者的支持。,6内部审核的方式和方法,方式:按部门审核按过程(要素)审核方法1.自上而下（先到主管部门了解抽样，再到实施单位核查）；2.自下而上（先到实施单位抽样，再到主管部门核证）；3.正向和逆向的审核方法（按工序或产品的形成过程，或按管理网络，顺向或逆向进行）；4.以上方法可交叉使用。,按部门审核,以部门为单位进行审核，即对部门涉及的体系中的各个要素进行审核。强化了组织机构职能的概念。优点：审核时间比较集中，审核效率高，对正常的生产经营影响小。缺点：审核内容比较分散，要素覆盖可能不全面。,按过程（要素）审核,以要素为线索进行审核，即针对一个要素的不同环节到不同部门进行审核。以便作出对该要素的审核结论。优点：目标集中，判断清晰，能较好把握要素的运行情况。缺点：审核效率低，对生产经营影响较大，审核一个要素往往要涉及许多部门，各部门重复接受多次审核。,1.体系文件发布后，运行一段时间组织内审；2.体系正常运行后，根据运行状况列出年度计划，按计划的时间组织内审，属例行的常规审核；3.第二、三方审核前可进行内审；4.产品、服务、法律、法规、组织机构、重大风险、顾客发生重大变更或发生顾客、相关方抱怨时进行内审；5.上级要求时按上级要求组织内审。,7、内部审核的时机和频度,第二章术语和定义为方便与标准对照，采用GB/T190112003标准的条款号,术语和定义(1),3.1审核为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。（审核包括：第一方审核、第二方审核和第三方审核）。（当几个管理体系一起审核时，称为“结合审核”）。（当两个或两个以上审核组共同审核同一个受审核方时，称为“联合审核”）。,术语和定义(2),3.2审核准则一组方针、程序或要求。注：审核准则是用作与审核证据进行比较的依据。3.3审核证据与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。3.4审核发现将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。注：审核发现能表明符合或不符合审核准则，或指出改进的机会。3.5审核结论审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出的审核结果。,术语和定义(3),3.6审核委托方要求审核的组织或人员。3.7受审核方被审核的组织。3.8审核员有能力实施审核的人员。3.9审核组实施审核的一名或多名审核员，需要时，由技术专家提供支持。3.10技术专家向审核组提供特定知识或技术的人员。,术语和定义(4),3.11审核方案针对特定时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核。审核方案包括策划、组织和实施审核所必要的所有活动。3.12审核计划对一次审核活动和安排的描述。3.13审核范围审核的内容和界限。3.14能力经证实的个人素质以及经证实的应用知识和技能的本领。,第三章内部审核准备,1、内部管理体系审核的程序,内部管理体系审核流程图,审核策划,组成审核组,制定审核计划,文件准备,编制审核报告和分发,现场审核,召开首次会议,形成审核发现,开具不符合报告,召开末次会议,编制检查表,收集有关资料,审核组分工,实施现场审核,纠正措施的跟踪与验证,准备审核结论,2、审核组的组成,审核组组长由组织领导层任命，组长应有内审员资格；审核员应是经过培训，并由组织确认的人员；审核员的资格应满足所审核体系的要求；审核员不应审核自己的工作。审核组成员应协调合作。,3审核计划的制订（1）,A确定审核范围审核范围包括：常规和非常规活动场所。包括：产品、施工、服务、管理、后勤、办公等活动场所。组织的管理区域。可区分和不可区分的环境管理区域。法律、法规和其他要求或合同要求的区域。内审时所有现场都应进行审核，但可分阶段或分步进行。在一个审核周期内必须对所有现场进行审核。,3审核计划的制订（2）,B审核计划的内容审核的目的审核范围审核准则审核日期审核组成员及其分工现场审核日程安排,例1内部审核计划（单体系计划1）,XX建筑公司环境管理体系内部审核计划1、审核目的：评价公司的环境管理体系运行是否符合GB/T24001-ISO14001标准和公司EMS文件的要求，为下步管理体系改进作准备。2、审核性质：公司年度工作计划规定的例行审核3、审核范围：产品范围：房屋建筑工程施工总承包。现场范围：成都市南郊区何庄子南头4、审核准则：GB/T24001-ISO14001：2004标准公司EMS文件适用的法律法规和其他要求5、审核组：组长：李鹏举组员：第一小组王小力关锋第二小组张宁史镜慧6、审核日期：2011年5月10日至12日,例1内部审核计划（单体系计划2）,例2内部审核计划（三体系计划1）,某建筑公司QEOMS管理体系内部审核计划1、审核目的：评价公司的QEOMS管理体系运行是否符合GB/T24001-2004、GB/T28001-2011、GB/T19001-2008标准的要求，是否具备接受认证审核的条件。2、审核性质：管理体系认证前审核3、审核范围：产品范围：市政工程施工现场范围：广元市大填区2号4、审核准则：GB/T24001-2004、GB/T28001-2001、GB/T19001-2004标准公司QEOMS体系文件适用的法律法规和其他要求5、审核组：组长：李XX组员：王XX关XX张XX史XX6、审核日期：2012年5月10日至12日,例2内部审核计划（多体系计划2）,4编写检查表（1）,A检查表的作用保持审核目标的清晰和明确。保持审核内容的周密和完整。保持审核的节奏和连续性。保持审核节奏和连续性。确保审核的正规化。作为重要的审核记录。,4编写检查表（2）,B检查表的内容受审核部门、审核时间、审核员。审核的依据（一般为标准要素或文件名称）。审核项目和要点（列出要审核的内容）。审核方法（列出审核的步骤和具体方法）。审核记录（记录审核的发现，包括成绩和问题）。,4编写检查表（3）,C审核思路一般管理体系的审核思路应体现PDCA的要求。P（计划）D（实施）C（检查）A（总结）,审核思路（例）,部门审核的一般思路:职责(4.4.1)目标和指标(4.3.3)监测(4.5.1)应急(4.4.7)环境管理方案(4.3.4)环境因素(4.3.1)信息交流(4.4.3)纠正预防措施(4.5.2)现场审核的一般思路:环境因素(4.3.1)职责(4.4.1)目标和指标(4.3.3)应急(4.4.7)实施(4.4.6)环境管理方案(4.3.4)培训(4.4.2)监测(4.5.1)纠正预防措施(4.5.2),检查表（例1）受审核部门：审核时间：审核员：,检查表（例2）,受审核部门：培训科审核组长：XXX审核员：XXX审核日期：2004.02.10,5、收集有关资料,收集的资料包括：1、熟悉管理体系文件（包括目前执行的有关的作业文件、规章制度、企业标准等）；2、收集并熟悉有关的法律法规和其他要求；3、收集并熟悉相关顾客要求、合同要求等；4、熟悉内审计划和内审要求；5、了解负责审核部门或单位的相关情况。,第四章内部审核的实施,1、现场审核包括的活动,召开首次会议；实施现场审核；确定不符合项并编写不合格报告；审核结果的汇总分析；编写审核报告；召开末次会议，宣布审核结果；注：审核报告要下发,2、首次会议,内审首次会议由管理者代表或审核组长主持1、宣布首次会议开始2、介绍内审员3、落实审核计划4、强调审核注意事项5、提出并落实有关要求6、宣布首次会议结束,3、实施现场审核,首次会之后立即转入现场审核，现场审核是审核员寻找客观证据的过程。需注意：审核组长要控制审核的全过程（控制内容：计划、进度、气氛、客观性、纪律、审核结果）。选择样本要有代表性，应由审核员随机抽样。要依靠检查表，偏离检查表要谨慎。要从问题的各种表现形式去寻找客观证据。当发现不符合时，要调查到必要的深度。让受审核方负责人确认不符合事实。保持客观、公正、有礼貌。,4、审核活动的控制,1、按审核计划实施审核2、合理按排和分配各要求的审核时间3、注重关键岗位和体系运行的主要问题4、注意收集体系运行的有效性证据5、要始终营造良好的审核气氛,5、审核方法,1、提问与交谈（开放式、封闭式、澄清式）2、查阅文件和记录3、观察和测试,6、面谈时的注意事项,A、面谈人员应来自审核范围内实施活动或任务的适当的层次和职能；B、面谈应当在被面谈人正常工作的时间和（可行时）地点进行；C、在面谈以前和面谈过程中应当努力使被面谈人放松；D、应当解释面谈和做记录的原因；E、应当避免提出有倾向性答案的问题（即引导性问题）；F、应当和对方总结和评审面谈的结果；G、应当感谢对方的参与和合作。,7、客观证据,1、存在的客观事实2、经验证的谈话或负有管理职责人员的谈话3、批准的文件，记录,8、审核方法（1）,审核中采取的方式是问、听、看、查。1、不能受审方提供什么资料就看什么资料，要主动地进行抽查，要针对抽查的项目进行追查，充分体现审核的深度和广度。2、专业问题不要不懂装懂，对不明白的专业问题要谦虚，在审核前要充分熟悉所查部门的专业。3、对查出的问题要核实，不能在问、看中发现问题就开不合格，要经过核实、得到受审核方的确认。,8、审核方法（2）,4、多听少表态审核员不是裁判，不要在审核中对正确与否表态。详细倾听受审核方的汇报、表述和解释，从中分析体系运行的有效性。5、不要回避问题。6、不要以自己的观点强加于人。7、注意受审核方的保密问题。8、审核中注意沟通，有原则地体谅受审核方的难处。,9、现场审核记录（1）,现场审核记录应全面，包括有效实施记录和不符合的记录。记录内容包括：1、时间、地点、人物（部门名称、部门领导、陪同人和审核时间）2、事实描述（主要是正确和错误的行为）3、证据的唯一标识4、现场文件的规定5、记录要求：完整、准确、可追溯。（具体要求见下页）,9、现场审核记录（2）,1、审核记录能反映检查了那些内容，检查情况，检查结果；2、多个产品、施工或服务项目，应将所有产品、施工和服务项目反映出来；3、多道工序，应将工序过程反映出来；4、到现场审核，应反映现场的工作情况。如施工现场名称、当前施工作业的进度和有关施工作业情况，所查部位、查的内容、获得的客观证据；5、询问的记录不写询问人名字，记录询问内容和回答情况。6、涉及不合格报告中的不合格情况要事实描述清楚，与不合格报告对应并内容一致；7、没有发生的情况要写明“未发生”，但与没有按要求实施不同；8、记录的好坏是判别审核员水平的证据。,10、体系实施效果的评价（1）,体系实施效果的分析评价从以下三方面入手：从发现不符合项情况进行分析；从发展的历史和趋势分析；从对质量、健康、安全与环境问题的影响分析。,10、体系实施效果的评价（2）,从发现不符合项汇总分析:根据发现的不符合项，分析体系性、实施性、效果性不符合的数量和比率；统计分析各部门不符合项的数量和比率；统计分析各要求发生不符合的数量和比率；以此说明那些部门或哪些要求是薄弱环节,以及在哪些方面需要改进。从发展的历史和趋势来分析:从上次审核发现的不符合项及其构成与本次审核发现的不符合项进行比较对上次审核后纠正措施完成情况和有效性进行比较；以此说明进步或不足。从对管理体系的影响来分析:两次审核期间管理体系的变化和改进；部门领导对发现问题和纠正、预防措施实施的态度和效果；以此说明改进措施及其效果。,10、体系实施效果的评价（3）,如何评价体系运行的有效性：1.过程是否已被识别并适当规定2.职责是否已被分配。3.程序是否得到实施和保持。4.在实现所要求的结果方面，过程是否有效。,11、末次会议,内审末次会议由管代或审核组长主持1、宣布末次会议开始2、宣读不符合报告3、对审核情况进行总结4、提出纠正措施实施要求5、领导对下步工作提出要求6、宣布末次会议结束,第五章不符合报告,1、不符合项的确定,1、必须以客观事实为基础2、必须以审核准则为依据3、分析所有不符合的原因，找出体系缺陷4、审核组内相互沟通，统一意见5、得到受审核方确认,2、不符合性质的判定（1）,1、内审体系性、实施性、效果性2、外审一般不符合严重不符合观察项,2、不符合性质的判定（2）,体系性管理体系文件与有关的法律、法规、标准、合同等要求不符合。实施性未按文件规定实施。效果性由于实施不够认真或某些偶发原因导致效果末能达到填写要求。,2、不符合性质的判定（3）,严重不符合1）体系出现系统性失效2）体系运行出现区域性失效3）可能造成严重危害和环境影响，或潜在严重的后果4）目标指标未实现且没有通过评审采取必要的措施5）一般不合格项没有按期纠正其余为一般不符合观察项1）证据稍不足，估计存在问题，需提醒2）发现问题，但未构成不符合，发展下去可能构成不符合3）其他需提醒的事项,3、不符合报告,不符合报告的内容：1、受审核部门及负责人；2、陪同人；3、审核员；4、审核依据；5、不符合事实的陈述；6、不符合结论；7、不符合类型；8、拟采取的纠正措施计划；9、纠正措施计划完成情况及验证。,4、对不符合事实描述的要点,1、准确地