经济软件分析第二章Excel基本操作

第二章Excel基本操作,2.1Excel基本操作界面本节将介绍中文Excel的基本操作界面，包括安装、启动、退出中文Excel，基本操作界面的划分，功能区、工作区、状态栏和任务窗格等内容。2.1.1安装中文Excel由于MicrosoftOffice2003简体中文版采用了智能化安装，因此安装过程十分简单。下面以WindowsXP操作系统为例，介绍Excel的安装步骤。,1、插入Office2003程序光盘，单击弹出界面中的“Office2003”开始安装。2、出现安装向导，正在收集相关信息。3、系统准备完毕，出现“欢迎使用MicrosoftOffice2003安装程序”安装向导。4、完成密钥的填入，单击“下一步”。5、输入必要的用户信息（用户明、缩写、和单位），单击“下一步”按钮。6、系统弹出最终用户许可协议，勾选“我接受许可协议中的条款”复选框，然后单击“下一步”按钮。,7、系统提示用户选择“安装类型”，一般情况下建议选择“典型安装”，如果操做者对Excel比较熟悉可以使用“自定义安装”挑选安装组件，单击“下一步”按钮。8、弹出“摘要”信息，显示安装到用户计算机中的Office组件，单击“安装”按钮继续安装，否则可单击“上一步”按钮，进行修改。9、系统开始安装文件。10、文件安装完成，弹出“安装完成”提示信息，单击“完成”按钮即可；为节约硬盘空间，可以勾选“删除安装文件”复选框，然后单击“完成”按钮。,11、勾选“删除安装文件”复选框后，系统弹出一个警告信息，单击“是”按钮。12、所有文件安装完成后，需要重新启动配置用户的计算机系统。单击“是”按钮立即重新启动计算机。如果现在不想重新启动，也可以单击“否”按钮。2.1.2启动Excel中文Excel安装成功以后，可以使用两种方法：1、打开并进入中文Excel基本操作界面的方法是执行“开始程序MicrosoftOfficeMicrosoftOfficeExcel”命令。,2、利用快捷方式启动。利用快捷方式启动Excel，可以说是启动Excel最方便、最快捷的方式。当然必须首先在桌面上创建Excel的快捷方式，然后双击该快捷方式即可启动Excel。知识点：a、如果在Windows任务栏中没有快速启动栏，可用鼠标右击WindowsXP任务栏的空白处，在出现的菜单中选择“工具栏/快速启动”选项，即可在任务栏中看到快速启动栏。b、如果在快捷菜单中没有发现Excel的启动图标，则可以选中桌面上的Excel快捷方式，直接拖到Windows系统任务栏，然后释放鼠标左键。,2.1.3退出Excel当使用Excel将文档处理完成后，如果不再需要运行程序，应将其关闭，退出Excel中文版。这样可以释放Excel所占用的系统资源，提高资源利用率。退出Excel中文版的方法比较多，操作者可根据自己的习惯选择一种方法。1、通过菜单命令退出Excel。选择“文件/退出”命令。2、在Windows系统工具栏的Excel图标上右击，然后在弹出的菜单中单击“关闭”命令。3、双击Excel标题栏左上角的控制按钮。4、单击Excel标题栏有上角的“”（关闭）按钮。,5、在Excel标题栏的左上角控制按钮上单击鼠标，再在弹出的菜单中单击“关闭”命令。也可以在Excel处与当前活动状态时，按下Alt+F4快捷键退出Excel。知识点：如果在退出Excel之前，文档被修改却没有保存，那么在关闭文档时，系统会弹出一个消息框，询问用户对所进行的操作如何处理。a、单击“是”按钮，保存修改后退出Excel。b、单击“否”按钮，不保存所用的修改，直接退出Excel。c、单击“取消”按钮，退出Excel的操作将被中止，重新回到文档编辑环境。,2.1.4基本操作界面划分Excel操作界面分为功能区、工作区、状态提示区、任务窗格。,1、功能区功能区可划分为五个部分，即标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏和数据输入/编辑栏。2、工作区工作区就是一张很大的表，其中包括工作簿名称、行号、列号、滚动条、工作表标签、工作表标签滚动按钮、窗口水平分割线、窗口垂直分割线以及当前工作表的一部分。工作表有16384行（116384）、256列（AZ、AAIV）。,3、状态栏状态栏的功能是显示当前工作状态，或提示进行适当的操作。它分为两部分：前一部分现实工作状态（如“就绪”表示可以进行各种可能的操作，Excel已准备就绪），后部分显示设置状态（如“NUM”表示小键盘处于数字输入状态）。4、任务窗格操作者可使用任务窗格直接进行各种操作。,知识点：使用Excel菜单的基本知识：1、浅灰色菜单命令表示该菜单在当前状态下为不可用。例如：事先没有执行隐藏操作的情况下，不能使用“取消隐藏”命令。2、命令名称右侧带有省略号（.）说明打开此命令，系统会弹出一个对话框，需要用户提供交互信息。例如：选择“编辑/查找”命令，系统会弹出“查找与替换”对话框。,3、命令名称右侧带有三角号表示该菜单下还有子菜单，需要用户继续向下选取相应菜单。4、命令名称右侧带有快捷键说明可以使用快捷键，执行与该菜单对应的功能。例如可以利用Ctrl+F快捷键来代替选择“编辑/查找”命令。5、菜单命令按钮左侧带有图标表示凡是与工具栏具有相同图标符号的按钮执行相同的功能。,2.2文件操作本节将介绍文件操作的相关方法、文字内容的输入方式、打印设置等操作。2.2.1新建文件1、使用菜单创建文件2、使用按钮创建新文件3、从桌面新建文件启动WindowsXP以后，在桌面的任何空白处单击鼠标右键，在弹出的浮动菜单中选择“新建”，并在其子菜单中选择“MicrosoftExcel工作表”选项。输入名称即得到新建的空白工作簿文件。,4、使用模板创建文件使用新建工作簿任务窗格中的模版创建新工作簿文件。5、根据现有工作簿新建文件使用新建工作簿任务窗格中的根据现有工作簿创建新的工作簿文件。知识点：默认情况下，直接启动Excel就可以创建基于Book.XLT模板的空白工作簿文件，且命名为Book1。,2.2.2存储文件在Excel中可以使用菜单中“文件/保存”命令，也可使用常用工具栏中的“保存”按钮。2.2.3另存文件使用菜单中“文件/另存为”命令，确定保存路径及另外存储的文件名。知识点：如果一个文件没有存储过，使用”保存”命令，Excel显示“另存为”对话框；如果已经存储过，使用“文件/保存”命令，Excel则会自动覆盖原有文件。,2.2.4打开文件1、使用菜单打开文件2、使用按钮打开文件3、快速打开文件2.2.5关闭文件2.2.6改变文件的存储位置中文Excel默认的文件存储位置是：“C:MyDocuments”，所有文件都存储在这个文件夹当中。操作者可以修改默认存储路径，操作如下：,1、打开菜单中“工具/选项”命令。2、在“选项”对话框中单击“常规”标签，打开“常规”选项卡。3、修改“默认文件位置”中的存储路径。4、单击“确定”按钮，完成修改。2.2.7汉字输入2.2.7.1语言栏,2.2.7.2设置语言栏可以对语言栏进行一些具体的设置。添加汉字输入法的操作步骤如下：1、单击语言栏中的“选项”按钮，选择打开“设置”命令。2、单击“文字服务”对话框中的“添加”按钮，出现“添加输入语言”对话框。4、单击“添加输入语言”对话框中的“键盘布局/输入法”复选框，选择需要添加的汉字输入法，例如选择“中文（简体）双拼”输入法。6、单击“确定”按钮，完成操作。,2.2.7.3汉字输入从中文Windows98开始，所有中文Windows均直接支持两种国际字库。一种是国际（GB）字库，另一种是国际扩展字库（GBK）。后一种字库包括前一种字库。与此相应，中文Windows中所附带的汉字输入方法中的大部分都支持国际扩展字库。例如，“全拼”输入法、“双拼”输入法、“表行码”输入法等都可以直接输入21000多个汉字，即可以直接输入国际扩展字库中所有汉子。“区位输入法只能输入国际（GB）字库中的汉字。,2.2.7.4拼写检查使用中文Excel的文字校对功能的具体方法如下：1、单击常用工具栏中的“拼写检查“按钮。2、在“拼写检查”对话框“建议”栏中选择一个正确的单词。3、单击“拼写检查”对话框“更改”按钮即可修改错误单词。4、单击“己完成对单元格文本的拼写检查”提示框中“确定”按钮。注意：如果单击“拼写检查”对话框中“全部更改”按钮，则修改文档中所有错误的单词。如果单击“拼写检查”对话框中“忽略”按钮，则忽略“拼写检查”程序所认为的当前错误单词，这样,可以避免将一些特殊的拼写进行修改。如果单击“拼写检查”对话框中“全部忽略”按钮，则忽略“拼写检查”程序所认为的所有错误单词。2.2.7.5输入符号插入符号的操作步骤如下：1、将光标置于需要插入特殊符号的位置。2、打开“插入”菜单，选择其中的“符号”命令。3、在“符号”对话窗口的符号框中单击需要输入的符号。4、单击“符号”对话框中“插入”和“关闭”按钮，结果就在单元格中插入了所选择的符号。,2.2.8打印设置1、打开“文件”菜单，选择其中的“打印”命令，出现“打印内容”对话框。2、在“打印内容”对话框的打印机名称是“HPLaserJet6L”，这是中文Windows中设置的默认打印机。如果要选择不同的打印机，可以单击“打印内容”对话框的打印机“名称”下拉列表框的下拉按钮，在下拉列表中选择一种所需的打印机名称。3、如果要打印到文件，则选择“打印机”选项区中的“打印到文件”复选框。,4、若“打印范围”选项区中的“全部”按钮被选，则打印全部文件(这是默认方式)，如果要打印部分页，可单击“页”按钮，再在其输入框中输入打印范围。5、在“份数”选项区中可以设置打印文件的份数(默认值是1，表示打印1份)，删除“打印份数”框中原来的数字并输入所需数字(例如输入3，则表示要打印3份)。6、在“打印内容”对话框的“打印内容”选项区中，系统默认的打印内容是“选定工作表”。可以选择打印“整个工作簿”，或选择打印“选定区域”。7、设置好所需打印内容后，单击“打印内容”对话框中的“确定”按钮，系统即开始打印，后面的情况与使用“打印”按钮时的情况相同。,2.2.8.2选择打印区城操作步骤如下：1、选择需要打印的单元格，打开“文件”菜单，选择其中的“打印区域”命令，出现级联菜单。2、选择级联菜单中的“设置打印区域”命令，即将所选择的区域设置为打印区域。注意：设置为打印区域后，系统用边框围住所设置的打印区域。取消打印区域选择的操作步骤如下：1、打开“文件”菜单，选择其中的“打印区域”命令，出现级联菜单。2、选择级联菜单中的“取消打印区域”命令即可。,2.2.8.3打印预览2.2.8.4立即打印2.2.9页面设置页面设置要在“页面设置”对话框中进行。打开“页面设置”对话框的方法是打开“文件”菜单，选择其中的“页面设置”命令，出现“页面设置”对话框。1、打印方向2、缩放比例3、纸张大小4、打印质量,注意：对于HPLaserJet6P打印机来说，系统默认的打印质量是600点（“点”是打印机打印质量的单位)，这也是这种打印机的最高打印质量。设置的“点”数值越大，打印质量越好。另外，如果不是本机所连接的打印机，而是网络上的其他电脑上所连接的打印机，则“打印质量”栏不可用。5、起始页码2.2.9.2页边距选项卡“页边距”选项卡的作用主要是设置打印内容与页面各边界的距离,2.2.9.3页眉/页脚选项卡页眉和页脚都不属于工作表的正文，但它们却会出现在打印页面上。页眉位于页面正文的上部，故称为“页眉”，页脚则位于页面正文的下部，称之为“页脚”。页眉或页脚一经设置，将出现在每一个打印页面上，因此不需要逐一为打印页面设置页眉或页脚。2.2.9.4工作表选项卡在“工作表”选项卡中可以进行“打印区域”、“打印标题”、打印、“打印顺序“等设置。,2.2.10工具栏在中文Excel中的“工具栏”命令是管理其操作界面中的一个工具。用它可以显示或者隐藏常用工具栏、格式工具栏、绘图工具栏等。隐藏某些工具栏后，可以增大工作表的显示区域。,2.3文字编辑本节介绍中文Excel的文字编辑方法，主要包括选择、剪切、复制、粘贴、清除、自动填充、查找、替换、自动更正、格式设置、转置等操作方法。2.3.1选择2.3.1.1选择一个单元格1、直接选择一个单元格2、使用“名称框”选中单元格知识点：在Excel中，单元格地址由列标和行标组合而成，列标在前、行标在后。例如：A15，H22。,3、使用“定位”对话框选定单个单元格a、从菜单栏中选择“编辑/定位”命令。b、在弹出的“定位”对话框中，选择“引用位置”文本框输入单元格名称，单击“确定”完成操作。知识点：要选中单个单元格，可以通过鼠标单击该单元格，或通过键盘方向键移动到该单元格。在编辑过程中，按下回车键，直接跳到同列的下一个单元格中。2.3.1.2选择行2.3.1.3选择列,2.3.1.4选择多个单元格1、选择多个矩形连续单元格方法一：选择起始单元格后，按住Shift键，用鼠标左键单击最后一个单元格。方法二：选择起始单元格后，点击键盘上F8键，切换至“扩展”模式（在Excel状态栏中显示），用鼠标左键单击最后一个单元格。2、选择多个非连续单元格方法一：选择起始单元格后，按住Ctrl键，用鼠标点击需要选择的单元格。,方法二：选择起始单元格后，点击键盘上Shift+F8键，切换至“添加”模式（在Excel状态栏中显示），用鼠标点击需要选择的单元格。知识点：在中文Excel中状态栏有三种模式：普通模式（无显示）、扩展模式、添加模式。切换方法：F8（设置/取消“扩展”模式）SHIFT+F8（设置/取消“添加”模式）,2.3.2剪切所谓“剪切”是指将有关的内容去除。在中文Execl2003中，被剪切的内容将存放到剪贴板上。在中文Excel中执行剪切操作后，被剪切的内容并不立即从界面中消失，而是要等到进行粘贴或清除等操作后才消失，但在被选择范围的四周会显示流动的虚线。2.3.3复制所谓“复制”是将某些内容复制到剪贴板上，以便代替一些重复性的输入操作。进行复制操作后，被“复制”的内容(即所选择的内容)仍然保留在原文件中，而且不受到任何影响。,2.3.4粘贴所谓“粘贴”是将剪贴板上内容粘贴到需要该内容的地方。粘贴的前提是剪贴板上已经有东西可供粘贴才行。一般情况下，粘贴之前先执行剪切操作或复制操作。2.3.5清除清除操作的作用是消除有关单元格中的内容、格式、批注等。2.3.5.1清除内容清除内容的操作步骤如下：1、选择需要清除的内容。,2、打开“编辑”菜单，将鼠标箭头移到“清除”命令，出现级联菜单。3、选择级联菜单中的“内容”命令，结果即清除了所选单元格中的内容。注意：在“清除”菜单中，“内容”命令仅清除所选范围内的文字或数字。如果被“清除”的单元格内容有格式设置则保留格式。在己清除内容的区域再次输入内容，即可看到原格式的存在。2.3.5.2清除格式“格式”命令仅清除所选范围内的文字或数字的格式。,2.3.5.3全部清除“全部”命令用于清除所选范围内的文字、数字以及原来所设置的格式。2.3.6自动填充功能Excel对于如数据、日期、时间等有序数据，可通过自动填充功能完成输入。填充时可以按行填充，也可以按列填充。Excel默认的填充顺序是：1、自上而下、自左至右是按升序填充，2、自下而上、自右至左是按降序填充。填充功能可以通过两种操作方法实现，一种是通过拖动鼠标使数据序列自动填充，另一种是通过菜单方式填充。下面通过实例的方式介绍两种方法。,注意：对于一些特殊数据，相同填充会产生不同的填充效果。例如：”1月”和”一月”。2.3.7查找当一个工作表较大时，要查找某一个或某一批内容或要替换某些内容时，利用中文Excel所提供的查找、替换等功能会带来很大的方便。查找是指在工作表中寻找某一特定信息，其使用菜单中“编辑/查找”命令进行操作。2.3.8替换这里的“替换”其实是指“查找”和“替换”，即在工作表中先找到某一特定信息后再将其替换为指定的信息。,由于中文Excel会记录前次输入的替换内容，如果不改变替换内容，则不需要重新输入。2.3.9自动更正使用“自动更正”功能，能够简化数据输入过程。下面以实例说明操作过程：1、选择菜单栏中“工具/自动更正选项”命令。2、选择“自动更正”选项卡，在“自动更正”对话框的“替换”文本框中输入“cj”，在“替换为”文本框中输入“成绩”，最后点击“添加”按钮。3、在单元格中输入“cj”后回车，可以看到单元格内容变为“成绩”。,2.3.10设置格式单元格式化要在“单元格格式”对话框中进行，显示“单元格格式”对话框的方法是打开菜单中“格式/单元格”命令，即出现“单元格格式”对话框。2.3.10.1数字格式2.3.10.2对齐设定自动换行和缩小字体填充功能时，数据必须为文本化形式。如果数据全部为数字形式，则需要先将数据进行文本化处理。,2.3.10.3字体设置上下标时，数据必须为文本化形式。如果数据全部为数字形式，则需要先将数据进行文本化处理。2.3.11转置在实际工作中有时候需要将一个区域内的行列进行转置。所谓转置就是进行数据的行列交换。,2.4工作表编辑本节介绍中文Excel工作表的编辑方法，主要包括插入、滚动工作表标签、设置工作表标签颜色、删除、移动和复制工作表、边框的设置、保护单元格、行的编辑、列的编辑、工作表命令、自动套用格式、保护工作表和工作表的分隔等内容。2.4.1插入2.4.1.1插入单元格2.4.1.2插入行2.4.1.3插入列2.4.1.4插入工作表,2.4.2滚动工作表标签2.4.2.1使用标签分割线2.4.2.2使用滚动按钮2.4.3工作表标签颜色,2.4.4删除在实际工作中，经常需要进行删除操作，比如，删除单元格、删除行、删除列、删除工作表等。2.4.4.1删除单元格2.4.4.2删除行/列注意：这里的删除单元格是删除单元格整体，而不仅仅是删除其中的内容或格式。2.4.4.4删除工作表“删除”“清除”,2.4.5移动或复制工作表移动或复制工作表实际上是两种操作，一是移动工作表操作，二是复制工作表操作。2.4.5.1移动工作表2.4.5.2复制工作表2.4.6边框的设置这里的边框是指为工作表的一个单元格或一个区域设置边线2.4.7行的编辑2.4.7.1改变行高,2.4.7.2隐藏行/显示行2.4.8列的编辑2.4.8.1改变列宽2.4.8.2隐藏列/显示列2.4.9工作表命令2.4.9.1命名工作表2.4.9.2隐藏工作表/显示被隐藏的工作表2.4.10自动套用格式使用自动套用格式的具体操作步骤如下：1、选择需要自动套用格式的工作表。2、打开菜单栏中“格式/自动套用格式”命令。,3、在“自动套用格式”对话框中选择一种表格格式(比如，古典2)。4、单击“自动套用格式”对话框中的“确定”按钮，即将所选工作表套用了“古典2”表格格式。2.4.11保护工作表保护工作表是通过相关设置，使被保护的工作表不能被人随意的删改，同时也可避免误操作。保护工作表的操作步骤如下：1、选择要保护的工作表。2、打开菜单栏中“工具/保护/保护工作表”命令。3、在“保护工作表”对话框中的“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码。,4、在“保护工作表”对话框中的允许此工作表的所有用户进行“列表框”中，可以进行各保护设置，所有未被选中的设置，系统会将这些功能保护起来使其不能操作。在此选择某种设置系统才会允许相应的操作。5、单击“保护工作表”对话框中的“确定”按钮，出现“确认密码”对话框。6、在“确认密码”对话框的“重新输入密码”文本框中再次输入密码，并单击“确定”按钮，即设置了对所选择的工作表的保护。取消被保护的工作表的操作步骤如下：1、选择要取消保护的工作。,2、打开菜单中“工具/保护/撤消工作表保护”命令，出现“撤消工作表保护”对话框。3、在“撤消工作表保护”对话框中的“密码”文本框中输入密码，并单