学术会议举办流程与技巧

学术活动举办的流程与技巧,珠海健帆,学术会议的开展不是最终目的，而是提升销售的方法！,活动类型,沙龙、病例交流会,省、市级论坛,专家讲座,科室会,科室会：,1、目的（开发、解决问题）2、主任支持3、准备细节4、会后跟进,大型学术活动筹划,如何保证会议质量及效果呢？,会议准备工作，您做好了吗？,案例分享,省级论坛的开展,一、会议方案提交,会议方案提交,会议意向沟通,1、根据公司相应政策及市场需要，明确论坛的目的2、筛选论坛的大会主席、主讲专家3、当面与专家沟通论坛主题、讲座内容及时间安排,计划邀请客户名单,1、筹备会议中分析市场情况及专家拜访情况，讲解会议必要性、紧迫性，从而调动同事举办论坛的积极性。2、经理、业务人员上报拟邀请客户名单（附车船费预算及住宿意向），由总监审批。,会议酒店选择,1、根据公司相应政策选择酒店，实地考察会场、晚宴、茶歇、合影及配套设施（所有项目尽力在同一家酒店）2、与酒店业务经理沟通，争取提供一些优惠或免费服务，明确收费的项目。,联谊活动安排,1、根据论坛邀请的目标客户及联谊时间选择并考察酒店周边的娱乐项目。2、新项目需现场考察，确保具有吸引力,费用预算及方案提交,1、上述四项均确定后，列出较为详细的费用预算。2、与同事沟通好各项费用的报销流程，以防发生票据混乱及丢失的情况。,二、筹备会议,1、论坛活动举办意向确定后明确各项筹备工作的时限要求及人员分工。,2、论坛前一天，按细节准备事项最后确认各项工作的筹备情况，查漏补缺，并进行会前动员，明确会议当天各项工作分工及负责人。,3、论坛前一天，按物品准备明细表清点会议物品，并重点注意准备现场签到表、论坛日程表、客户住宿安排表、电脑桌面及公司宣传片（十分钟版）。,三、客户邀请,客户邀请必须在公司已批准活动方案主要嘉宾时间均确定无误后方可启动。1、为顺利邀请到客户，保证参会人员的质量，可争取获得医学会盖章的通知。2、为了确定参会客户的数量，避免酒店房间及晚宴的浪费，至少进行三次客户邀请情况的确认。,四、讲者沟通,1、会议前10天，学术人员现场简述课件制作的主要思路。2、提供给讲者的参考资料不得重复（特别是关于血液吸附原理、材料的PPT）3、参考资料不要使用公司LOGO模板4、会议前5天，确保讲者的内容与论坛的主题吻合。5、会议前1天，支付专家讲课费，通过最终版课件确保学术观点植入效果。,五、会议当天,会议当天,会场布置,会议室,酒店门口横幅（注意横幅内容）,签到台全景,报到处指示牌,会场地点指示牌,会场门口摆放公司宣传展架,会场横幅（注意横幅内容并悬挂于主席台后）,主席台铭牌摆放（按照会务礼仪安排）,主席台物品摆放（话筒、茶水、纸笔、公司宣传及产品资料）,物品摆放（茶水、纸笔、公司产品资料）,投影仪、电脑及音响效果调试,立式奖台（鲜花、写真、话筒、电脑、鼠标、鼠标垫、电源线、接线板、数据线、激光笔）,茶歇处（专人负责提前半小时布置完成并注意看管）,合影（摄影师提前半小时到位、座次按照会务礼仪将第一排座位名单贴于椅背上）,房间布置（消费品撤掉、水果洗后摆放、温馨提示卡摆放）,会场布置前台接待用餐安排专家接送会议进行答谢晚宴会后事宜,房牌号、签到表，统一登记发放（为简化流程，制作只需客户打钩的表格）,会议议程注意每人发放一份,引导专家于报到处题词,用餐安排,1、会议当日午餐我方人员：需提前（11：00）分批吃饭客户：商务简餐2、答谢晚宴,会场布置前台接待用餐安排专家接送会议进行答谢晚宴会后事宜,会场布置前台接待用餐安排专家接送会议进行答谢晚宴会后事宜,会议进行,嘉宾入场（投影欢迎词并播放欢迎音乐）,开幕致辞及嘉宾介绍（一般为公司领导）,大会主席致辞（内容需提前沟通，可以拟草稿）,茶歇时间（各区域推广人员积极参与促进客情）,第一讲者授课（内容需提前沟通、注意讲课时间）,自由讨论（安排专人递送话筒、预先安排提问或发言者）,会场布置前台接待用餐安排专家接送会议进行答谢晚宴会后事宜,答谢晚宴（公司人员分散坐于客户中间）,会场布置前台接待用餐安排专家接送会议进行答谢晚宴会后事宜,六、会后跟进,会后跟进,限期完成各参会客户的跟进，