9-Word 2010邮件合并ppt课件

Word之邮件合并,在实际工作中，经常会遇到这种情况，处理大量日常报表和信件。这些报表和信件其主要内容基本相同，只是具体数据有变化。为了减少重复工作，提高效率，Word提供了邮件合并功能。,1,邮件合并定义,所谓邮件合并，是指先把文件中相同的结构和信息创建为一份文档，再把不同的信息创建为另一份文档，然后将两份文档以一定的方式进行合并，从而得到主体结构信息一致，而只有某些属性不一致的一系列文档。,2,邮件合并相关概念,主文档：指的是在合并操作中，对合并文档的每个部分都相同的文档。数据源：包含要合并到文档中的信息的不同的部分。合并文档：将主文档和数据源合后并得到的结果性文档。,主文档（相同部分）,数据源（不同部分）,合并文档（结果）,3,邮件合并通常包含以下四个步骤:,（1）打开或创建主文档,（2）创建或打开数据源,（3）在主文档中插入合并域,（4）将数据合并到主文档中执行合并,4,5,任务22宏的使用,宏是一系列计算机指令的集合。如果在Word中需要反复执行某任务，可以使用宏自动完成。,6,相关知识与技能如果在MicrosoftWord中反复执行某项任务，可以使用宏自动执行该任务。宏是一系列Word命令和指令，这些命令和指令组合在一起，形成了一个单独的命令，以实现任务执行的自动化。,任务22宏的使用,7,相关知识与技能,任务22宏的使用,8,任务23目录的制作,任务描述本任务通过案例介绍自动生成目录和索引的方法。案例：为文档“普通高等学校学生管理规定.doc”生成目录。,9,相关知识与技能手动为长文档制作目录或索引，工作量是相当大的，而且弊端很多。例如，更改文档的标题内容后，需要再次更改目录或索引。因此，掌握自动生成目录和索引的方法，是提高长文档制作效率的有效途径之一。,任务23目录的制作,10,对各级标题设置“标题1、2”样式确定安放“目录”的位置（插入点）插入目录：“引用”选项卡“目录”功能组“目录”列表选择“插入目录”“目录”对话框“目录”选项卡按要求设置“格式”，“确定”后插入目录。目录修改和更新“更新目录”对话框,任务23目录的制作,11,图3-65“目录”对话框,任务23目录的制作,12,图3-69“修改样式”对话框,任务23目录的制作,13,1.1创建与编辑主文档,（1）建立一个新文档或打开一个现有的文档(此文档为主文档)。（2）输入文档中带有共性的部分，文件保存。（3）选择“邮件”“邮件与信函”“邮件合并”项（如图1-1所示）。,14,1.2创建或打开数据源,1、新建立数据源,15,图1-3“创建新数据源”对话框,16,2、打开数据源,如果已经有数据源，则只要选择一个含有数据源的文件，如Word表格文件、Excel数据文件或者Access数据文件。,17,3选取数据源,18,4、编辑邮件合并收件人,19,1.3插入合并域,方法一：在主文档中，将光标移至插入点，再单击“邮件合并”工具栏的“插入域”按钮。插入的合并域自动用号括起来（图1-6所示）。方法二：对点右边对话框中的“其他项目”。,20,3.8.4,邮件合并工具栏,单击【视图】|【工具栏】|【邮件合并】命令，打开【邮件合并】工具栏,打开数据源,插入域,查看合并数据,合并到新文档,21,1.4将数据合并到主文档,方法一：点击“邮件合并”工具栏的“合并到新文档”按钮。方法二：完成合并。,22,图1-10邮件合并结果（第1页）,23,请大家完成任务,打开主文档：邀请函主文档.doc操作方法：查看文件：邀请函的制件过程.doc样版文件：邀请函做好的样板.doc,24,25,2020/5/27,修改样式,操作命令：在“开始”选项卡的“样式”组中单击右下角的向下箭头，打开“样式”列表在“