质量记录控制程序

程 序 文 件质量记录控制程序 文件编号：LBN-CX-03 版本号：A.0 编 制：人事行政部 日 期：2002年5月30日 审 核：朱 萍 日 期：2002年6月27日 批 准：陈 洪 岩 日 期： 受控编号：制定日期2002年5月30日实施日期会签页及修改控制页文 件 会 签 表会 签 部 门会签人/日期会 签 部 门会签人/日期文 件 修 改 记 录修改单号修改页码修改状态修改人审核人批准人生效日期1 目的：为了明确质量记录的管理方法和职责，对记录实施有效管理，使管理体系的实施及运行具有见证性和可追溯性，为品质管理评审提供必备的依据，特制定本程序。2 适用范围：适用于本公司对质量记录的管理工作3 定义：（无）4 职责：4.1 公司各部门、管理处的各个岗位工作责任人，对本岗位的记录负责。4.2人事行政部对质量记录进行统一标识，负责对公司级、部门级等重要质量记录进行收集、管理。4.3 各部门负责部门以下的记录文件的管理，并将本部门应交人事行政部归档的资料汇总，然后交至人事行政部。5 工作程序：5.1 各种记录统一由人事行政部登录在记录管理表（JL-CX03-01）（附表一）中，以记录管理表登录的内容作为管理对象。5.2 记录表单随质量手册、程序、作业指导书同时作成。其余没有固定格式的表单，可由各部门自行决定。5.3 记录的填写要求：作为证据的记录，应及时、清楚的记入必要的事项。5.3.1有固定格式的记录，填写时内容不得遗漏，未发生的项目在栏内记入“/”符号。5.3.2 记录应用钢笔或园珠笔填写，书写字体应规范、清楚。5.3.3 质量记录原则上不充许修改，如确因记录当时笔误须修改时，应在需修改的内容上划一道横线，再记入修改内容，并同时留下修改者的姓名及日期（必要时根据修改内容记入审核印等）5.4 记录的管理：5.4.1 归档管理：记录是伴随着各项管理活动产生的，各有关部门人员在该项活动结束后应将记录整理好，交归档部门分类归档存放（存档部门参见附表一）。（1）记录归档管理应设专人负责，接受到记录时，应及时登记，填写记录归档登记表（JL-CX03-02）（附表二）。 （2）如遇特殊情况，记录暂时无法归档时，需向归档部门说明原因，可暂缓归档。5.4.2 编目与保存为了便于分类保存及按目录进行查阅，需对保存的记录编制目录。（1） 管理的记录应放入记录夹中。（2） 记录夹首页应填写本记录夹所放记录内容一览表（目录）（3） 为了便于检索和查阅，不同记录应用分隔纸分开，并作好标识。（4） 不能装入记录夹的记录可用其他方法保存，但必须标识清楚。（5） 记录的保管期限、保管地点在记录管理表中应予以规定，超过保管期限仍需保留的记录，应另类另柜存放并标识清楚。如由于文件柜有限，也可放入同一文件柜，但应注意分类排序。（6） 记录的保管与储存，应注意以下几点。A 各记录保管场所应足够，且条件适宜。B 应指定专人管理，防止丢失或损坏。C 各种记录依照记录的保管期限妥善保管。5.4.3 记录的查阅：（1） 各部门有关人员如因工作需要，需查阅有关记录时，应先经记录保管部门负责人同意，然后向记录管理人员说明所查记录的名称，由管理人员负责查找。（2） 查阅记录时，应注意保持记录的完整、清洁，查阅后应及时将记录整理好，由记录管理人员放回原处。5.4.4 记录的出借：（1） 记录原则上不离开记录保管场所，只允许在保管场所内查阅。特殊情况需借阅时，应书面提出要求，说明理由，经申请部门和保管部门负责人审批同意后方可借出。借阅人应填写记录出借登记表（JL-CX03-03）（附表三）。（2） 归还时，记录管理人员应检查记录的完整、清洁情况，在记录出借登记表上签收后，将记录放回原处。5.4.5 记录的废弃、处置：（1）超过保管期需废弃的记录，由记录管理人员登录记录废弃登记表（JL-CX03-04）（附表四），记录保管部门负责人批准后，由记录管理人员处理。 （2）失效记录如仍需保留时，由管理人员登录过期记录保留登记表（JL-CX03-05）（附表五），注明延期保留的原因，这部分记录需作废时，按上述（1）的规定执行。5.4.6 记录表格的修改记录部门提出修改申请，经本部门负责人审批后实施，执行文件控制程序的有关规定。6 质量记录记录管理表 （JL-CX03-01）记录归档登记表 （JL-CX03-02）记录出借登记表 （JL-CX03-03）记录废弃登记表 （JL-CX03-04）过期记录保留登记表 （JL-CX03-05）7 相关文件文件控制程序 （LBN-CX-02）8 附表：记录管理表 （附表一）记录归档登记表 （附表二）记录出借登记表 （附表三）记录废弃登记表 （附表四）过期记录保留登记表 （附表五）附表一记 录 管 理 表编号：JL-CX03-01 共 页 第 页 NO：相关程序编号记录名称记录编号记录部门原件保管部门保管期限备注附件二记录归档登记表编号：JL-CX03-02 No:序号记录名称记录编号部门页数归档日期归档人附件三记录出借登记表编号：JL-CX03-03 No:序号记录名称借阅人借阅日期返还日期接