采购业务处理(讲课)

学习情境二中型制造企业会计信息化,采购业务概述物流业务处理资金流业务处理采购与应付业务,采购业务概述,采购业务介绍采购业务流程采购系统与其他系统之间的关系,采购业务介绍,不同行业或企业的采购与应付业务的管理与核算是不同的，其中制造业和商品流通业的采购活动具有较大的代表性。企业在日常的业务处理中就需要根据自己的行业属性选择对应的处理方式。采购与付款核算管理是会计信息系统中重要的子系统之一。普通采购业务适合于大多数企业的日常采购业务，提供对采购请购、采购订货、采购入库、采购发票、采购成本核算、采购付款全过程管理。,采购管理是企业日常经营活动的重要环节，企业应根据内部库存和外部市场的情况，及时地制定采购计划，选择合理的供应商，反映和监督采购合同的执行情况，是每个企业在采购环节需要重视的问题。在一般情况下，较高的存货储备有利于生产和销售，但是较高的成本占用了企业的资金，会使储备的成本增加。,新授,采购部门,请购汇总,签订采购合同,收货、收发票,内部请购,质检部门,仓库,财务部,供应商,准备受订货物,送货、开发票,入库,采购结算,发送,发票信息,采购付款,采购成本,借：原材料贷：材料采购/在途物资,借：材料采购/在途物资应交税费-应交增值税（进项税额）贷：应付账款/银行存款,普通采购业务流程,质量检验,采购与其他子系统的关系,物流业务处理,采购入库单录入、审核采购结算自动、手工采购入库单据记账生成入库凭证,采购管理-日常业务处理,采购入库采购入库是指将供应商提供的物料检验（也可以免检）确定合格后，放入指定仓库的业务。当采购管理系统与库存管理系统集成使用时，入库业务在库存管理系统中进行处理。当采购管理系统不与库存管理系统集成使用时，入库业务在采购管理系统中进行处理。在采购业务流程中，入库处理是必须的。采购入库单是仓库管理员根据采购到货签收的实收数量填制的入库单据。采购入库单既可以直接填制，也可以拷贝采购订单或采购到货单生成。,“红字的采购入库单”指由于供应商提供的材料因质量问题，需要把入了仓的材料退给供应商，此时就使用“红字的采购入库单”。如果发现入库单数据有错误，也可以填制红色入库单冲抵原来的入库单数据。,采购与应付子系统的数据处理包括采购结算和往来账核销两个环节。采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本，采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。（一）自动采购结算自动结算是由系统自动将符合结算条件的采购入库单记录和采购发票记录进行结算。他的功能是将与核对结果完全相符的采购发票自动生成结算表，并在入库单文件、采购发票文件中做审核标记。,采购结算,（二）手工采购结算用户可以使用手工结算功能进行采购结算。手工结算的功能有：对入库单价与发票单价不相符的暂估业务进行结算，对因采购发生的运杂费进行结算等，对采购货物的“盈余短缺”进行结算等等。,其实质就是确定采购入库单与采购发票的对应关系。一笔采购业务，如办理完采购结算后，存货系统中记账即为采购入库，否则，即为暂估入库。直接在存货核算下面做正常单据记账,之前记得要做结算业务处理,一边自动处理暂估业务,资金流业务处理,采购发票应付单据核销处理票据管理转账处理生成采购与付款凭证,采购发票采购存货的价格是由采购发票决定的，与供应商结算的金额也是由采购发票决定。采购发票的输入是以供应商提供的原始发票为依据来输入的。系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登应付账款。,核销处理核销处理指用户日常进行的付款核销应付款的工作。单据核销的作用是处理付款核销应付款，建立付款与应付款的核销记录，监督应付款的实时核销。可以分为自动核销和手工核销。票据管理在应付款系统中可以对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行有效的管理，包括记录票据详细信息、记录票据处理情况。如果要进行票据登录账薄管理，则必须将应付票据科目设置成为带有客户往来辅助核算的科目。而如果要进行票据科目的管理，则必须将应付票据科目设置为应付受控科目。,转账处理转账指的是应付冲应付、预付冲应付、应付冲应收、红票对冲等操作。应付冲应付指的是将一个供货商的应付款转入另一个供货商账中，通过应付冲应付功能可以将应付款业务在供应商之间进行转入、转出，实现应付业务的调整，解决应付款业务在不同供应商之间入错户或合并的问题。生成采购与付款凭证制单就是生成凭证，将凭证传递到总账记账。系统提供了一个统一的制单平台，可以成批的生成凭证和制造单处理。,小结,采购系统,库存系统,存货系统,采购请购单,采购订单,采购到货单,采购入库单,采购结算单,采购发票,应收系统,采购成本,采购付款,普通采购操作流程,借：原材料应交税费贷：银行存款/应付账款,借：应付账款贷：银行存款,任务二采购与应付业务处理,一、采购与应付业务概述(一)业务核算方法,1.单货同到(1)据采购发票（采购管理系统），并生成采购凭证（应付系统）借：在途物资应交税费应交增值税（进）贷：应付账款（或银行存款等）(2)据入库单（库存管理系统），并生成入库凭证（存货核算系统）借：原材料贷：在途物资,2.单到货未到(1)收到采购发票，生成采购凭证(2)收到货后，据入库单，生成入库凭证,3.货到单未到(1)月份内，暂不入账(2)月末如发票单据仍未到，做暂估入账（存货核算系统）。借：原材料贷：应付账款暂估应付账款,任务二采购与应付业务处理,采购管理-日常业务处理,单货同行的采购业务,例题：2009.9.2采购员李平向公司上级主管提出请求购买100只键盘,向爱心公司询问键盘价格（报价无税55元/只）。据此填制请购单。,操作：采购系统请购单（保存、审核）,新授,请购：采购业务处理的起点，描述和生成采购的需求，如采购什么货物、采购多少、何时使用、谁用等内容请购单：可选单据,例题：上级主管同意购买100只，与爱心公司签订合同，要求本月28日前到货,操作：采购系统填制并审核采购订单,新授,订货：企业根据采购需求，与供货单位之间签订采购合同订单：主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。可以手工录入，也可参照请购单、销售订单采购计划、直运销售订单生成,（一）单货同到业务,二、采购业务日常处理,1.录入采购发票,（1）进入采购管理系统（2）选择“业务工作供应链采购管理采购发票专用采购发票”，点击增加，录入采购发票,然后保存。,2.办理现付（支付款项）（1）选择生成的发票，点击现付，输入结算方式、结算号等。（2）点击结算,（一）单货同到业务,3.审核应付单据（发票审核）,（1）进入应付款管理系统（2）选择“业务工作财务会计应付款管理应付单据处理应付单据审核”，在条件窗口选择未完全报销包含已现结发票（3）选择相应单据，点击审核注：已整单报销：表示采购发票与入库单已完全结算（即已到货）未完全报销：表示采购发票与入库单尚未结算完（即货未到或货未到齐）,（一）单货同到业务,4.生成采购凭证,（1）进入应付款管理系统（2）选择“业务工作财务会计应付款管理制单处理”，选择发票制单、现结制单（3）选择凭证类别，选择相应单据，点击制单,（一）单货同到业务,5.录入审核采购入库单（1）选择“业务工作供应链库存管理”进入库存管理系统（2）选择“入库业务采购入库单”（3）点击增加，录入相关内容（4）点击保存，点击审核,（一）单货同到业务,6.采购结算（1）进入采购管理系统，用鼠标单击系统菜单中业务采购结算手工结算，进入手工结算界面。（2）按选单-过滤，选择需结算的发票和入库单后确定。（3）按结算按钮进行采购报销。（4）选择采购结算结算单列表，可查看结算单，并可通过删除结算单，取消结算。,（一）单货同到业务,7.单据记账，并生成入库凭证,（1）选择“业务工作供应链存货管理”进入存货核算系统（2）选择业务核算正常单据记账，选择仓库及单据类型（3）选择单据，点击记账（4）选择财务核算生成凭证，选择凭证类别（5）点击选择，选择单据类型：采购入库单（报销记账）（6）选择单据，点击确认（7）点击生成,（一）单货同到业务,如何合并生成采购和入库一体的一张凭证,1.在应付系统中先不制单2.在存货核算系统中制单时选择选项,（一）单货同到业务,现付业务指在采购业务发生时，立即付款开发票。采购发票保存-现付处理-审核,注意：已审核的发票不能再做现付处理。无论是否做采购结算都可以进行现付。,普通采购业务-票货同到(现付),例题：2009.9.20业务员李平向爱心公司购买鼠标300只价格（50元/只），验收入原材料库，收到专用发票，并以转账支票zp02155支付货款。,操作：采购系统请购单填制并审核采购订单填制到货单填制采购发票库存系统填制并审核采购入库单采购系统采购结算应付系统审核发票、制单存货系统正常单据记账存货系统生成入库凭证,新授,普通采购业务现付,借：在途物资应交税费贷：银行存款,借：原材料贷：在途物资,例题：2009.9.20业务员李平向爱心公司购买鼠标300只价格（50元/只），验收入原材料库，收到专用发票，并以转账支票zp02155支付货款。,操作：采购系统请购单填制并审核采购订单填制到货单（不需审核）填制采购发票（现付）库存系统填制并审核采购入库单（无需点增加）采购系统采购结算（取消结算：删除结算单）应付系统审核发票（现结）、制单（现结发票）存货系统正常单据记账（已结算入库单）存货系统生成入库凭证,新授,普通采购业务现付,借：在途物资应交税费贷：银行存款,借：原材料贷：在途物资,结算制单：完成采购结算后，企业可以根据结算单编制凭证。在未生成凭证单据一览表界面，在“已结算采购入库单自动选择全部结算单上单据（包括入库单、发票、付款单），非本月采购入库单按蓝字报销单制单”选项前打勾，制单科目借方取存货科目、税金科目，贷方科目取应付科目，若有部分现付情况，贷方取结算科目。,新授,普通采购业务现付,例题：2009.9.20业务员李平向爱心公司购买鼠标300只价格（50元/只），验收入原材料库，收到专用发票，并以转账支票zp02155支付货款。,结算制单：完成采购结算后，企业可以根据结算单编制凭证。制单条件：结算单对应的入库单应已在存货核算系统中记账。结算单对应的发票在应付系统已审核。并且均未生成凭证,新授,普通采购业务现付,例题：2009.9.20业务员李平向爱心公司购买鼠标300只价格（50元/只），验收入原材料库，收到专用发票，并以转账支票zp02155支付货款。,例题：票货均到，进行采购结算,采购结算：也称采购报账，是指采购核算人员（采购结算会计）根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本，生成采购结算单。结算方式：可自动结算，也可手工结算,新授,例题：票货均到，进行采购结算,操作：采购系统采购结算（自动结算）思考：如何取消结算？观察采购系统的发票和入库单的变化,新授,例题：原料入库，财务部门根据入库单进行账务处理。,操作：存货系统正常单据记账存货系统生成入库凭证,新授,借：原材料贷：在途物资思考：科目来源,存货科目对方科目,（二）单先到，货后到业务,1.收到发票，在采购管理系统录入采购发票(若当即付款，则点击现付）（岗位：采购主管）2.在应付系统审核发票，并制单（可合并）（岗位：应付会计）3.收到货物时，在库存管理系统录入审核入库单（岗位：仓库主管）4.在采购管理系统采购结算（采购报账）（岗位：采购主管）5.在存货核算系统中记账（库存明细账）并制单。（岗位：存货会计）,例题：28日收到专用发票，号码为ZY85010,录入采购发票,采购开票：采购开票是供应商开出销售货物的发票（抵扣联、发票联），用户根据采购发票确认采购成本，进行记账和付款核销。采购发票：可手工填制，也可参照入库单（此时可直接结算）、采购订单生成注意：录入发票后,可查询在途货物发票在应付系统审核,新授,例题：采购部将发票交给财务部门，未支付货款。,操作：应付系统审核采购发票、制单,新授,借：材料采购/在途物资应交税费应交增值税（进项税额）贷：应付账款思考：审核发票的条件设置科目来源,（三）包含采购运费的购进,1.录入采购发票、运费发票在采购管理系统中，选择发票运费发票，录入发票(如当即付款，点击现付），保存2.在应付款管理系统中审核应付单据3.在应付系统生成采购凭证注意：采购发票、运费发票都要审核，若同时收到可合并制单,4.录入审核入库单5.采购费用分摊、结算（1）在采购管理系统中，选择采购结算手工结算（2）选单、过滤,选择需结算的采购发票、运费发票和入库单后确定（3）选择分摊方式：按数量（4）点击分摊，点击结算6.在存货核算系统中记账、制单,（三）包含采购运费的购进,如到月末仍未收到单据，做暂估入库：1.在库存管理中录入采购入库单2.月末，在存货核算系统中登记存货明细账并制单选择单据类型：采购入库单（暂估入库）3.下月初，冲销暂估入库：在存货系统中，选择财务核算生成凭证，选择单据类型：红字回冲单例：任务案例2-2资料1,（五）货先到，单后到业务,月份内收到货后暂不做处理，等收到发票再处理。,采购管理-日常业务处理,暂估入库（货到票未到）的采购业务暂估是指本月存货已经入库，但采购发票尚未收到，不能确定存货的入库成本，月底时为了正确核算企业的库存成本，需要将这部分存货暂估入账，形成暂估凭证。对暂估业务，系统提供了三种不同的处理方法。即月初回冲、单到回冲和单到补差。,采购管理-日常业务处理,月初回冲本月月底，填写暂估单价，记存货明细账，生成暂估凭证。进入下月后，存货核算系统自动生成与暂估入库单完全相同的“红字回冲单”，同时登录相应的存货明细账，冲回存货明细账中上月的暂估入库。对“红字回冲单”制单，冲回上月的暂估凭证。收到采购发票后，录入采购发票，对采购入库单和采购发票作采购结算。结算完毕后，进入存货核算系统，执行“暂估处理”功能，进行暂估处理后，系统根据发票自动生成一张“蓝字回冲单”，其上的金额为发票上的报销金额。同时登记存货明细账，使库存增加。对“蓝字回冲单”制单，生成采购入库凭证。,采购管理-日常业务处理,单到回冲当月,货到票未到:暂估制单暂估入库单记账下月发票到:,采购管理-日常业务处理,单到补差下月初不作处理，采购发票收到后，在采购管理中录入并进行采购结算；再到存货核算中进行“暂估处理”，如果报销金额与暂估金额的差额不为零，则产生调整单，一张采购入库单生成一张调整单，用户确定后，自动记入存货明细账；如果差额为零，则不生成调整单；最后对“调整单”制单，生成凭证，传递到总账。,例题：28日收到100只键盘，采购部填制到货单,操作：采购系统填制到货单保存,新授,采购到货：是采购订货和采购入库的中间环节。货物到达企业后，对收到的货物进行清点到货单：一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。可选单据。可以手工录入，也可参照采购订单生成,例题：28日将货物验收入原材料库。填制采购入库单,操作：库存系统填制并审核采购入库单(可在采购系统查看),新授,采购入库：经过仓库的质检和验收，入库入库单：是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。可以手工录入，也可参照采购订单(无到货单的情况下)、到货单生成,问题：结算后存货系统生成入库凭证时选择已报销入库单无法生成凭证，选择暂估入库单却可生成,复习,普通采购业务上机问题,问题：填制单据时，发现参照不到上游单据。例如填制到货单时，找不到采购订单,复习,普通采购业务上机问题,错误原因：1、上游单据未保存2、上游单据保存未审核3、上游单据被关闭,思考：如果票货同到，如何处理？,新授,票货同到分录合并为借：原材料应交税费应交增值税（进项税额）贷：应付账款,例题：出纳开具转账支票支付爱心公司货款，会计根据存根，编制记账凭证。,操作：应付系统录入付款单据并制单,新授,借：应付账款贷：银行存款思考：科目来源,1.在采购管理系统中录入红字发票2.在应付款管理系统中审核应付单据3.在应付系统制单（如果有银行存款红字应调整方向）4.在库存管理系统中录入审核红字入库单5.办理采购结算6.在存货核算系统中记账、制单。,（四）采购退货,采购管理-日常业务处理,采购退货业务处理货虽收到，但尚未录入采购入库单只要把货退还给供应商即可，软件中不用做任何处理。已录入“采购入库单”，未录入“采购发票”如果是全部退货，可删除“采购入库单”；如果是部分退货，可直接修改“采购入库单”。已录入“采购入库单”，已录入“采购发票”但未结算如果是全部退货，可删除“采购入库单”和“采购发票”；如果是部分退货，可直接修改“采购入库单”和“采购发票”。已录入“采购入库单”，已录入“采购发票”并执行了采购结算若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结算，再删除或修改“采购入库单”和“采购发票”，若结算后的发票已付款，则必须录入退货单。,采购管理-日常业务处理,采购退货业务处理入库单已记账无论是否录入“采购发票”，“采购发票”是否结算，结算后的“采购发票”是否付款，都需要录入退货单。,（一）录入审核付款单据,1.选择“业务工作财务会计应付款管理付款单据处理付款单据录入”2.点击【增加】按钮则可新增付款单，点击【切换】按钮则可新增收款单。3.点击【审核】按钮对已保存单据进行审核。4.审核完成后，系统提示是否制单，可选择立即制单，也可选择在制单处理中统一进行制单。选择立即制单，则系统弹出记账凭证，可进行修改并保存。,三、付款业务处理,（二）核销处理,核销处理指用户日常进行的付款核销应付款的工作，就是确定付款单与原始采购发票等之间的对应关系。系统提供两种核销方式，即手工核销与自动核销。手工核销：用户手工确定系统内付款与应付款的对应关系，选择进行核销。自动核销：系统自动确定系统内付款与应付款的对应关系，选择进行核销。,1.选择“业务工作财务会计应付款管理核销处理手工核销”2.手工输入本次结算金额点击【保存】按钮3.如果进行了核销操作