机关干部呈文办事应注意事项PPT课件

.,1,机关干部呈文办事应注意事项,.,2,机关干部的职责和机关的日常事务,机关日常呈文办件的分类和特点,办理公文需注意的问题,机关工作中需要注意的几个具体问题,.,3,一、机关干部的职责和机关的日常事务,什么是机关？指政府的职能办理事务的部门或机构。什么是机关干部？指国家公务人员或者担任领导岗位的人。,.,4,二、机关日常呈文办件的分类和特点,机关干部呈文办件是工作的主要内容，每天需要办理的文电很多，但是归结起来不外乎两类：请示件和呈阅件。,.,5,公文分类,电话报批的文件：要用黑色中性笔在承办报告单首长日常签字区下方（加粗红线以外）左侧空两字位置注明“某时某分电话报告某某，某某指示。某日/某月。”例如：“10时30分电话报告宦司令员，宦司令员指示高度重视此项工作，请胡副司令负责。16/2。”,.,6,三、办理公文需注意的问题,（一）公文格式,1.要素组成。机关公文主要有以下要素组成：发文机关标识；密级；份号；发文字号；主送机关；标题；正文；署名；成文日期；印章；发文（传送）说明；主题词；抄送机关；印发（承办）说明；单位、联系人、电话等；页码。,.,7,三、办理公文需注意的问题,（一）公文格式,每页排22行，每行28个字，段落行间距设置为固定值28.8磅，一般设定为单倍行距。公文一般左侧装订，不掉页，不错页，任意两页页码位置误差不超过4mm。订两个订书钉，两钉外钉眼距离书芯上下各7厘米。,2.纸型,.,8,三、办理公文需注意的问题,（一）公文格式,3.字体,4.正文内标题,注意正文内的各级标题字体一般不加粗。,5.页码,6.附件,7.份号,最少2位，最多6位,.,9,三、办理公文需注意的问题,（一）公文格式,8.公文中用数,同一份公文中，数字的用法应保持一致。,9.密级,10.名称,.,10,三、办理公文需注意的问题,（二）发文办理,起草,审核,审批签发,复核,印刷,用印,登记,分发,.,11,三、办理公文需注意的问题,（二）发文办理,1.公文质量。公文的质量主要由承办单位的拟稿人、审签科长和部门领导负责，凡呈送基地首长审批的文稿，均应认真审核。,重点：是否确需行文；是否有政策法规和理论依据；是否已与有关单位协商，意见建议是否准确一致；文字表述、文种使用、公文格式、语法、逻辑、修辞，以及标点符号的使用是否准确规范；是否符合呈办程序。,.,12,三、办理公文需注意的问题,（二）发文办理,2.呈送程序。公文文稿应逐级呈送，经首长审批签发后方能正式行文。,以基地名义制发的公文呈送顺序为科长、部门领导、分管首长审阅、司令政委签发；一般例行事务性公文呈送顺序为科长、部门领导审阅，分管首长签发；以部名义制发的公文由部首长签发。,.,13,三、办理公文需注意的问题,（二）发文办理,3.公文印制。印制公文要在文印室办理，确需到地方印制的，要经保密委员会批准，在保密室办理涉密文件资料准印证后，到基地批准的地方定点单位印制。,印制流程要指定专人负责，印制完毕后，应对清样、底板、废页等进行彻底销毁，并及时清除印刷单位磁盘里的文件。,.,14,三、办理公文需注意的问题,（二）发文办理,4.用章规定。公文印制后与定稿一同送印章管理部门，经检查无误后方可用印。使用印章要有严格的登记签字手续。印章底部与日期底部相切，而且要正。,.,15,三、办理公文需注意的问题,（二）发文办理,办理公文讲究的是“快、准、严、细、实”,办理公文要“三快”“一慢”,了解核实情况要快,形成思路框架要快,公文起草作业要快,三快,“一慢”，就是出手要慢。,.,16,三、办理公文需注意的问题,（二）发文办理,1.把握公文办理规律，加强平时学习研究，注意积累资料，掌握部队情况，熟知上级近期要求，在搞清事态、形成思路上减少时间。,如何实现“三快”需要在两个方面下功夫：,2.刻苦锻炼写作能力，搞清各种公文的格式要求，在起草公文上减少时间。,.,17,三、办理公文需注意的问题,（二）发文办理,“一慢”主要注意以下几点：,下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。,上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。,同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。,第一,第二,第三,.,18,四、机关工作中需要注意的几个具体问题,（一）如何到首长办公室请示报告事情,1.如何进入办公室？,2.如何请示报告事情？,.,19,四、机关工作中需要注意的几个具体问题,（二）如何接待上级工作组,1.接到通知后，要记好电话记录，并提出接待工作意见报领导审批。,包括时间、地点、主办单位、工作人员、出面领导、材料准备、日程安排、车辆使用、食宿安排等。,工作意见,.,20,四、机关工作中需要注意的几个具体问题,（二）如何接待上级工作组,2.领导审批后，按要求准备有关材料和设置场地。,文件袋（内装笔记本、红黑中性笔、相关材料）桌牌茶水（矿泉水）纸巾（抽纸）烟灰缸笔筒,.,21,四、机关工作中需要注意的几个具体问题,（二）如何接待上级工作组,3.通知门岗工作组车号（工作组自带车辆时），便于到后直接放行，必要时安排调整哨。,如果是到车站或高速出口接工作组，则要适时报告基地领导提前到指定位置迎候。报告的时机要注意，一般按照接上车、到某个地标、基地大门口顺序报告。,.,22,四、机关工作中需要注意的几个具体问题,（二）如何接待上级工作组,4.根据工作组工作安排，引导工作组到会议室或直接检查部队。,5.开会期间要做好会议记录，适时添茶倒水，陪检时要认真记录检查情况和工作组提出的要求。尤其是检查过程中，有时首长会做一些指示，一定要做好记录，以备后面作为抓落实的依据。,.,23,四、机关工作中需要注意的几个具体问题,（二）如何接待上级工作组,6.工作组下部队或工作结束前，提前联系司机就位，并引导车辆编队。,7.引导工作组成员和陪同领导就餐。,.,24,四、机关工作中需要注意的几个具体问题,（二）如何接待上级工作组,会议座位牌摆放规则,会议桌,会议桌,1,2,3,4,5,6,7,1,2,3,4,5,6,7,8,单数,双数,.,25,四、机关工作中需要注意的几个具体问题,（二）如何接待上级工作组,就餐座位牌摆放规则,单数,双数,.,26,四、机关工作中需要注意的几个具体问题,（三）如何接打电话,如何打电话,首先,其次,再次,最后,要主动向对方说明自己的单位、姓名、职务,要问清对方的姓名、职务，并记录在案，以备日后核查,接通电话后，先扼要提示一下有什么性质的事情要跟对方说,要核对通话内容,.,27,四、机关工作中需要注意的几个具体问题,（三）如何接打电话,如何接电话,.,28,四、机关工作中需要注意的几个具体问题,（四）如何组织会议,如何筹划会议,.,29,四、机关工作中需要注意的几个具体问题,（四）如何组织会议,如何准备会议材料,通盘考虑应准备哪些材料,第一步,第二步,第三步,进行分工，把所需要的材料分配到个人头上，大家各负其责，分头准备,修改、送审、定稿,.,30,四、机关工作中需要注意的几个具体问题,（四）如何组织会议,如何做好会前事务工作,一是拟制和下发会议通知,二是