沃尔玛系统操作实务

重点KA系统操作实务之-沃尔玛篇,包寿荣2008年2月,系统简介,业务操作要点,物流系统简介,财务系统简介,目录,沃尔玛系统简介,发展历程,沃尔玛在中国,沃尔玛在中国的三种业态,组织架构及各部门职能,沃尔玛公司的发展历程。1962年山姆沃尔顿创建公司，在阿肯色州罗杰斯城开办第一家沃尔玛百货商店1969年10月31日成立沃尔玛百货有限公司1970年在阿肯色州的本顿维尔镇成立了公司总部和第一家配送中心1972年沃尔玛公司股票获准在纽约证券交易所上市1983年在俄克拉荷马州的中西部市开设了第一家山姆会员商店1987年沃尔玛的卫星网络完成，是美国最大的私有卫星系统。1990年沃尔玛成为美国第一大零售商1991年沃尔玛商店在墨西哥城开业，沃尔玛开始进入海外市场1996年通过成立合资公司进入中国2002年在财富杂志公布的世界500强企业排名中位居榜首，并在财富杂志“全美最受尊敬的公司”中排名第一2006年8月28日深圳配送中心由蛇口搬迁至龙岗区坪山镇。2007年在财富杂志公布的世界500强企业排名中位居榜首,发展历程,沃尔玛1996年进入中国，在深圳开设了第一家沃尔玛购物广场和山姆会员商店。经过十一年的发展，沃尔玛目前已经在全国共53个城市开设了101家商场。沃尔玛在中国的经营始终坚持本地采购，提供更多的就业机会，支持当地制造业，促进当地经济的发展。目前，沃尔玛中国销售的产品中本地产品达到95%以上，与近2万家供应商建立了合作关系。沃尔玛一贯视供应商为合作伙伴，与供应商共同发展。2007年8月，在由上海商情-供应商满意度测评办公室中心发布的2007供应商满意度调查报告中，沃尔玛问鼎多项满意度最高指标,被供应商选为“综合满意度最高的连锁卖场”。此外，沃尔玛每年直接采购中国商品出口金额约为90亿美元，估计间接采购金额也超过90亿美元。,沃尔玛在中国,沃尔玛在中国,沃尔玛购物广场：1988年3月1日，第一家沃尔玛购物广场在美国密苏里州的华盛顿开业。将活鲜、食品与传统百货业态相结合，沃尔玛购物广场“一站式”的经营方式不仅为消费者节省了时间和开支，而且提供了一种独特的购物体验。这种全新的零售业态一经推出就受到了广大顾客的青睐和喜爱。直至今天，沃尔玛在全球已拥有一千多间购物广场。沃尔玛开创购物广场的理念是为顾客节省时间和开支，并提供独特的一站式购物体验。沃尔玛购物广场营业面积通常在10000平方米以上，经营商品种类在15000种以上。“天天平价”沃尔玛购物广场坚持“天天平价”。在沃尔玛的每一位员工都遵守“天天平价”的理念，并通过控制成本、提高工作效率、创造性开发来使商品始终保持最优惠的价格，为顾客省钱，提高顾客生活质量。盛情服务沃尔玛坚持“顾客才是真正的老板”的服务理念，并以“三米微笑”、“日落原则”、“保证满意”等准则服务顾客。每家沃尔玛购物广场有500多名员工为顾客提供盛情服务，以确保顾客的需要得到满足。,沃尔玛在中国的三种业态,山姆会员商店：是专门服务于会员的仓储式购物俱乐部，它仅向会员让利销售质优价廉的商品。第一家山姆会员商店于1983年在美国诞生，目前已在全世界拥有超过500家山姆会员商店。在中国，第一家山姆会员商店于1996年8月12日诞生于深圳，位于深圳福田区香梅北路香蜜湖北侧，总营业面积为20,000多平方米。山姆会员商店就象是会员们的采购代理，它以“会员优惠价格”向公司和个人提供超值的名牌商品。会员可在山姆会员商店宽敞舒适的购物环境中享受山姆会员商店提供的盛情服务。山姆会员商店的主营商品有3,500多个品种，其中包括鲜食、干货、冷冻食品、饮料、烟酒、糖果、日用品、办公用品、五金家电等。所售商品多采用大箱包装或组合包装，目的是为会员省更多的钱。此外，会员还可享受“会员权益计划”提供的各种生活上的便利及优惠。,沃尔玛在中国的三种业态,沃尔玛社区店：沃尔玛中国于2002年将这一经营模式引入中国，在深圳开设了第一家沃尔玛社区店-便利、优质、平价沃尔玛社区店继承“天天平价”的传统，坚持便利、优质、平价。但又区别于沃尔玛购物广场和山姆会员店，它植根于社区，营业面积在3000平方米左右。沃尔玛社区店为社区居民提供日常所需的各种质优价廉的商品。,沃尔玛在中国的三种业态,门店组织架构,市场部：协调沃尔玛采购部门和营运部门的工作；沃尔玛新店选址；沃尔玛新店开业活动统筹安排；沃尔玛各类大型店内、店外活动策划、指导、执行储运部：运用POS补货系统保持较低商品库存，降低产品运作成本，根据销售的比例、商品运输周期、订货频率、商品季节及现货量和定货量做出订单评估，以保证商品即时不断地进入门店信息管理部：负责对信息系统标准化，以帮助建立起庞大的数据信息系统，从而实现信息化管理、高效的运营、及时准确的营运管理跟踪和评估，以及更有效的跟踪和利用消费者信息。目前，沃尔玛信息管理系统包括：零售链（RetailLink）、电子数据传播（EDI）和电子财务传输（EFT）。,组织架构及各部门职能,营运部：完成每年、每季度以及每月的营运指标门店卖场整体营运管理店内产品管理和活动管理深入了解店内采购者采购部：制定并完成每年、每季度以及每月的生意目标选择新生产商及进行贸易条件谈判，并签订购货合同引进新产品审核促销计划指导产品供应及储运计划商品陈列毛利控制,组织架构及各部门职能,陈列:正规陈列由总部统一设计陈列图形，堆头、端架陈列，“哇”墙陈列促销:由总部统一设计促销活动，提前90天规划，整体跟进和执行质量远远高于其它商场，很少有DM促销（五一、国庆/中秋、店庆、春节），对单独为其设计的促销特别感兴趣品类及新品上市:深圳沃尔玛购物广场采购部门按商品种类分为三个部门：一是非食品部：主要有五金、电器等。二是成衣部：主要有服装、床上用鞋类等。三是食品部：所有的食品、包括生鲜商品等。三个部门各自负责自己采购商品的销售和毛利。按20/80原则重单品轻品类，有严格的品项末位淘汰制，新品难进场，时间上至少须提前40天提交产品信息，有自己的OEM产品(自有品牌)且优先支持费用:由于注重商品成本的采购，很少要求费用（首单折扣、配送费）罚款:不能按时送货提供错误UPC条码,沃尔玛系统业务操作要点,系统促销标识,沃尔玛是个“过程做得好，结果自然好”的规范客户，在与沃尔玛的合作过程中，每个合作环节沃尔玛都有它的一些制度和规定流程，只有遵守它的制度和流程，运作沃尔玛才能顺畅自如。现将运作沃尔玛的一些经验总结如下：加强与总部的密切合作关系由于沃尔玛总部对门店控制权很大，这就要求我们必须密切与总部的客情关系，总部关系好了，能给我们很多靠单店公关所无法提供的优惠。在加强与总部关系的方法上遵循沃尔玛的制度和文化，关键在于和沃尔玛开展真诚的合作，用专业的态度和敬业的精神去感化采购，让沃尔玛觉得我司是真正要和他们一起进步和成长的。此外定期拜访和高层互访也是密切合作的一大途径，并且用沃尔玛操作人员的个人魅力去感化采购，通过爱屋及乌，从而建立采购对我司产品的好感。,沃尔玛系统业务操作要点,2、充分利用沃尔玛门店的权限虽然沃尔玛实行的是典型的中央集权管理体制，门店的权限很小，大部分扮演的是执行角色，但是执行也有偏差，正所谓“现官不如现管”。更何况门店也有门店的权利，具体来说，门店拥有的权利有以下几条：门店拥有零售价格调控权，即可以根据市场同类卖场价格变化自行决定自己门店同类产品的零售价格。门店对总部指定堆头位置和堆头的大小拥有具体执行权门店对畅销单品可以免费提供TG或N架陈列与门店沟通妥当可以进驻便衣导购员，平时归属门店主管管理。畅销单品手工定单的临时补货权,沃尔玛系统业务操作要点,3、遵循按销售说话的原则，化整为零，努力促进单品单店销售业绩的提升很多厂商目前的销售思路仍然讲究一体化销售，依靠进场品项的数量带动整体业绩的提升。但是沃尔玛的销售思路是重单品轻品类，所以在沃尔玛不能按照一体化的思路开展销售，只要品项进场后，要采取化整为零的办法，对每个进场的单品进行精耕细作，努力采取措施促进单店单品销售业绩的提升，而不能把所有品项均捆绑在一起经营。否则，不管任何公司的产品只要销售业绩不好一样逃脱不了被锁码的命运。4、提供专供产品，避免因价格差异而造成与其它卖场的冲突由于沃尔玛有一定的产品毛利要求，这就往往会造成与其它卖场价格不平衡的矛盾，势必对以后的冲突埋下伏笔。而沃尔玛非常喜欢专门针对沃尔玛生产和销售的产品，故能为沃尔玛提供专供包装的产品，也能得到沃尔玛的额外支持。这样由于产品在市场上没没有可比性，价格上可以放开手脚。5、加强工作的计划性，定期进行生意回顾,沃尔玛系统业务操作要点,系统专员职责：1、进场合同的签定。2、统一办理新品进场。3、价格的调整。4、系统统一的陈列调整。5、办理促销人员进场申请。6、促销协议的签定和场内活动的申请。7、衔接好我司财务和物流同沃尔玛总部的工作。8、协助门店业务员解决相关卖场陈列、价格、促销活动和人员进场的相关问题。各门店所在营业所业务人员职责：1、保证促销活动和每期陈列调整及时落实到位，及时反馈相关信息。2、保证进场人员在卖场的规范操作。3、作好促销活动效果的信息搜集工作，及时反馈。4、针对各门店的具体经营和销售情况以及公司相关的促销政策和活动物资开展相应的促销活动，需系统专员协助解决的环节及时反馈。,沃尔玛系统业务操作要点,沃尔玛系统物流简介,POS补货流程,常见订单类型,送货流程图,退货流程图,33类型订单,系统补货订单,DC收货.37类型订单,系统补货订单,商场收货.03类型订单,手工补货订单,DC收货.07类型订单,手工补货订单,商场收货.53类型订单,彩页订单,DC收货.57类型订单,彩页订单,商场收货.63类型订单,新店订单,DC收货.67类型订单,新店订单,商场收货.20类型订单,仓库固定库存订单,系统自动补货,DC收货.,常见订单类型,1.商品类型为33/37/20类型.2.商品状态为活动状态.3.在ICLI屏幕中的”Order-Book”为”Y”.4.在ICLI屏幕中输入正确的级别.5.在交叉链中处于首位.6.对于要去的店是有效的,ITRI屏幕中的TRAIT号输入正确.7.MBM商品必须做到陈列图上.8.必须已到商品生效日.,什么商品才会系统自动补货?,POS补货系统是一个保证商品及时不断地进入商场的最有效的补货系统,它以现货和预测为基础向供应商订货,它主要是根据销售的比例,商品运输周期,订货频率,商品销售的季节性,现货量和订货量,为每个商场订货,以适应不同商场的销售需求。P.O.S自动订货是一种补货方式,它保证我们的商场有现货供应。P.O.S也是通过收银机和商场的电脑(SMART系统)对商品进行追踪和补货的一种方法。具体信息来自于:PointofSaledatafromyourscanningregisters.收银机扫描终端得到的P.O.S的数据Receivinginformation.收货信息Lastyearssalesdata.上一年的销售金额Maximumshelfquantity.货架最大容量On-handinformationthatissuppliedbythestore.由商场提供的现货信息,什么是POS补货系统?,POS补货流程图,沃尔玛送货流程图,订单：沃尔玛系统每周在固定的时间将在零售链系统的订单邮箱中获取。各区域沃尔玛业务或开单人员查询到订单后应注意审核订单的价格、数量及金额，若供价与我司供价不一致时，应及时与公司经管财务人员或系统专员联系协调解决。若有大宗团购或临时缺货时，采购或门店会下发紧急订单并注明送货期限，门店业务员须及时与配送商联系，调配货源并安排送货。,订单审核工作保证沃尔玛订单所有单品100%送货，将所开具的送货单与订单的品项和数量进行逐一核对，确保送货单与订单的一致性性。对送货单审核之后，对每份送货单签名、盖章(对应的公司业务章)。沃尔玛订单在有效期内可以重复使用，如果在星期三收到订单时，星期三下午便预约在星期四送货，以便对不能满足订单的缺货产品可以在星期四重新约单，而在星期五送货；或星期五重新约单，而下个星期一重新送货，那就多一次送货的机会，更能保证沃尔玛订单完成率100%对没有送货的品项在有效时间内得重新约单送货，保证订单完成率100%，如果订单即将过期仍没法送货必须与采购及时协商取得谅解。如出现以下情况沃尔玛将拒绝收供应商的货：商品包装破坏或表面的损伤条码不能扫描生产日期不符合要求商品上必须有中文说明、生产日期、保值期无卫检所送的货不是沃尔玛订单上所需要的商品,送货注意事项,沃尔玛退货流程图,沃尔玛系统财务简介,流程说明及补充事项,财务结算流程图,供应商沟通渠道,常见退票问题-举例及解决办法,直营KA专用流程,【帐务流程直营总仓配送】,收到付款明细7天内,验收回单汇总邮寄,单据整理,开具税票,递交税票,提供付款明细,核对应收帐款,付款,货款冲销,1,2,4,5,6,7,3,8,【流程说明】,1、验收回单的收集：A、分区域配送情况的验收回单收集：各区域经管于每月2号和17号分别将前半月沃尔玛的送货单据统一整理后，附验收单签收表一起通过EMS邮寄至卖场总部所在地的沃尔玛专员收，专员在收到单据后进行签收并回传验收单签收表。B、总仓统配的验收回单收集：沃尔玛总仓统一配送的送货验收单据由沃尔玛专员每月2号、17号在卖场总部所在地开单经管处领取送货验收单据。2、验收单据的整理及开票：沃尔玛专员将送货验收单据统一进行整理后，交集团财务部开具发票。3、发票的递交：沃尔玛专员将财务开具的发票进行登记后交至沃尔玛结款财务部，等待沃尔玛付款。4、回款的核对：沃尔玛每周五会通过邮件发一份下周的付款明细表给我司，我司每月在月底查询银行汇款情况，并与沃尔玛发送的付款明细表进行核对。如果发现问题及时与沃尔玛财务部沟通解决。5、回款的转帐：集团财务按沃尔玛回款将对应应收帐款进行冲销。,1,2,4,5,6,7,3,8,直营KA专用流程,【帐务流程直营分店配送】,验收回单汇总邮寄,单据整理,开具税票,递交税票,提供付款明细,核对应收帐款金额,付款,整理各地回款金额,1,2,4,5,6,7,3,8,9,收到付款明细7天内,1、验收回单的收集：A、各地内勤必须于每月3号前将上月（1-30/31日）的送货单据统一整理后，连同验收单签收表以特快专递形式寄给沃尔玛系统专员（经管）。B、卖场总部所在地送货验收单据由沃尔玛系统专员于每月3号在开单经管处领取送货验收单据。2、验收单据的整理及开票：沃尔玛系统专员（经管）将总部所在地和各地的送货验收单据统一进行整理后，交集团财务部开具发票，由集团财务进行开票。3、发票的递交：沃尔玛专员将财务开具的发票进行登记后，交至沃尔玛总部财务部，等待沃尔玛付款。4、回款的核对：沃尔玛每周五会通过邮件发下周的付款明细表给我司，我司每月在月底查询银行汇款情况，并与沃尔玛发送的付款明细表进行核对。如果发现问题及时与沃尔玛财务部沟通解决。5、回款及转帐：A、沃尔玛专员（经管）对沃尔玛的回款工作进行跟踪，每月5日前将前一个月沃尔玛的回款金额进行整理汇总，并编制各地回款金额划拨表给总部财务。B、集团财务根据沃尔玛专员（经管）所汇总的上月各地回款金额划拨表，将各地货款应收帐款于10日前给予划拨。,【流程说明】,1,2,4,5,6,7,3,8,9,从2008年1月1日起，送货单不再作为结款的必要资料。即供应商结款时,不再需要提供送货单，但在某些特定情况下，沃尔玛需查验送货单原件，因此请妥善保存。另外，结款清单作为沃尔玛核对结款发票对应订单明细的依据，结款时仍须提供。为了使货款顺利结算，请务必确保结款清单上的订单信息提供正确，并加盖公司章。（结款清单格式如下图）具体变化请参照下表,补充事项(08年),开票信息:交票方式：1直接交至深圳沃尔玛总部4楼发票窗口窗口对外时间：每周一至周五，上午8：40-11：30，下午13：1016：30，每月末最后一个工作日不对外。2邮寄至:深圳市罗湖区文锦北路洪湖二街50号院新南滨大楼4楼沃尔玛财务部供应商服务组邮编：518020电话8888注：