工程公司及设计院文印管理新模式的介绍与应用

中国天辰工程有限公司20112012年度论文集天辰公司文印管理新模式的介绍与应用中国天辰工程有限公司 阮军星摘 要：介绍天辰公司文印管理新模式及其应用情况。关键词：文印 管理 新模式 6 2010年公司提出了建设百亿平台工程的宏伟目标，迎来了公司发展的新高潮。2011年11月，公司整体搬迁新大厦，标志着公司硬件设施向5A级标准迈出了实质性的一步，为公司建设国际型工程公司奠定了坚实的物质基础。以此为契机，公司开展了精细化管理年活动，大力促进公司管理上水平，努力提升公司软实力和综合竞争力；在此过程中，文印厂作为公司生产最后一个环节，为满足新形势下公司经营和生产需要，努力为公司5A级大厦提供相匹配的文印服务，积极探索如何提升管理水平，提出了天辰文印管理新模式，并积极推动其逐步实施。本文将通过介绍公司文印管理方案设计与初步实施情况，探讨如何建立适应公司发展需要的文印管理新模式。1 文印管理现状系统内各工程公司（即原化工部所属设计院）的文印部门（文印厂、文印中心、完成室或成品室），大部分相当于本公司的一个二级单位，没有独立、广泛地参与市场竞争，软硬件相对低端而落后，管理上基本模式很相似，主要靠人治，与本公司发展不完全同步，在新一轮快速发展的大潮中有逐步被边缘化的趋势。天辰公司文印厂由原来的完成室演化而来，经历了公司改革的阵痛，模拟部门独立核算运行了若干年，尤其在公司快速发展的十一五期间，在制度化建设上取得了很大的进步，较好满足了公司发展的要求。十二五伊始，随着公司战略目标的确立与推进，公司站到了新的更高的发展平台上，对包括文印在内的各方面工作提出了更高的要求。所以，天辰文印也充分认识到：应居安思危，进一步加快发展的步伐，跟上公司发展的速度，在制度化、信息化、精细化管理上力求取得新进展，不断提升文印品质，满足公司发展需求。2 文印管理新模式所谓文印管理新模式，是指在公司信息化管理综合平台建设取得成功、公司5A级新大厦全面启用的全新环境下的、与之相匹配的文印管理模式。主要包括文印生产管理系统和文印设备管理系统。2.1 文印生产管理系统文印生产管理系统主要分为三部分文印工作申请单电子化、电子申请单审批和文印厂生产流程管理；共四个功能模块文印工作申请单提交模块、文印工作申请单审批模块、文印厂生产流程管理模块和文印生产系统管理平台。2.1.1 文印生产管理系统主要功能（1） 实现同步公司现有人力资源和项目管理系统相关数据到文印生产管理系统数据库；（2） 实现文印工作申请单电子化；（3） 实现文印工作申请单电子审批；（4） 实现文印厂派工单电子派发到工作组及个人；（5） 实现文印输出成本统计，可按用户、按部门、按项目生成各类型统计报表，并可把设定时间段的相应报表以邮件方式发送到指定邮箱；（6） 实现文印厂工作人员工时统计报表，并可把设定时间段的相应报表以邮件方式发送到指定邮箱；（7） 实现文印生产管理系统用户权限管理；（8） 实现申请单状态查询，派工单状态查询，文印成本统计查询，文印厂工作人员工时查询；（9） 实现文印厂库存管理，包括设备、耗材以及已完成的图纸文件存取管理。2.1.2 文印生产管理系统的优点（1） 对文印厂生产进行整体规划管理，确保统计数据完整性；（2） 实现跨品牌、跨区域、跨文印类型的集成化管理；（3） 采用模块化组合方案，以最简捷的方式实现文印生产管理；（4） 实现单据电子化管理，节省大量人力资源，提高工作效率，统计数据实时可查；（5） 通过与公司现有业务系统数据对接，实现文印管理系统维护简捷，成本核算精细化，与公司相关业务紧密结合；（6） 系统后台为用户提供多样化报表，用户也可自行定制；（7） 系统采用微软标准开发平台，软件架构稳定，支持服务器双机备份，确保数据安全；（8） 系统可提供多种第三方数据接口，具备可扩展性。2.2 文印设备管理系统文印设备管理系统（即 楼层机管理系统）包括文印设备管理软件、专用服务器和各楼层多功能复合机（即 楼层机）。2.2.1 文印设备管理系统主要功能（1） 集成管理：使文印设备管理、统计与费用管理等集成化；（2） 印量管理：使各设备印量相对均衡，保障文印品质；（3） 费用管理：价格管理，自动计费，作业完成的同时费用计入费用承担者帐单；（4） 刷卡复印、打印、扫描：员工一卡通刷卡使用文印设施，安全输出；（5） 跟随打印，漫游输出：选择系统中任意终端输出文件，保证安全；（6） 统计报表：自动统计，导出多用途报表；（7） 状态查询、故障报警；（8） 权限管理（9） 与公司综合管理平台对接：在公司综合管理平台首页上设置“文印服务”模块，一键进入文印工作流程。2.2.2 文印设备管理系统的优点（1） 信息安全（2） 成本节约（3） 自由输出（4） 设备管理3 文印管理新模式的应用情况3.1 文印生产管理新模式的应用天辰文印厂现有文印生产管理系统，存在的主要问题有： 不能实时显示文印作业列队和进度状态 不能显示工作流转情况 需要人工、事后输入工作量单 依靠人工流转工作单 不能使用电子申请单 没有电子审批功能 没有成品发图状态显示 工作量不能自动追溯到具体操作者我们要求文印生产管理新模式务必解决上述问题。根据调研，市场上的快印店均采用了生产管理软件，个别设计院也采用了类似系统，解决了下单、跟单、结单和自动统计、计费、出报告等问题，相对成熟可靠，故我们将以此类软件为参考，结合天辰文印的实际，请软件商进行定制化修改，然后进行测试。3.2 文印设备管理新模式的试用天辰文印厂一直没有设备管理软件系统。2011年，先后有Aquatrate、SafeCome、SafeQ、SPC智印等国内外多种文印设备管理软件来文印厂进行测试。其中，SafeQ和SPC智印系统的功能基本符合我们的要求，进行了较长时间的测试，但最终由于经费问题，没有采购。之后，我们得到京瓷的支持，提供楼层机外带免费的类似设备管理软件，作为对类似软件系统的试用。自2012年2月2012年6月，该系统在公司新大厦、在公司信息部的大力支持下，经过京瓷反复修改与测试，终于达到了我们的主要功能要求，并通过了压力测试，进入项目最终评估阶段，计划6月份完成该系统的建设。4 讨论（1）所谓文印管理新模式，不是我们的创造，而是有相对成熟的技术支持，也有类似系统在市场上应用，我们只是乘公司信息化发展的东风，将其导入天辰文印，以提升我们的管理水平，适应公司发展的需要；（2）市场调研和实际测试的实践证明文印管理新模式是可行的、可靠的，能够带给我们高效的文印管理；（3）经过压力测试，文印管理系统在公司新大厦域环境下，配备虚拟服务器1-2个，15台设备能满足公司一线主要生产人员（约1500人）同时在线正常使用。5 结论经讨论论证，文印管理新模式能满足天辰文印发展需要，故建议：（1） 尽快推行文印管理新模式，进行文印生产管理系统测试和文印设备管理系统试运行；（2） 目前的文