国际货代各岗位流程

国际货代各岗位流程1 范围本标准规定了国际货代主要岗位的岗位工作流程。 2 适用对象本标准适用于国际货代基础操作职能所有员工。3 基本条款根据国际货代部的工作特征，日常工作中划分为以下“接单、订舱、拖车/内装、报关、审单、缴费、收款和放单”各环节，各环节相辅相成。本流程即是各岗位的工作指导，也是评判各岗位工作达标与否的标准。海运出口简略流程如下（非危险品）：接单订舱拖车/内装报关审单缴费收款放单根据流程各环节的具体工作，可划分至以下详细流程：接单询价订舱接受托运申请订舱确认排载发放空箱装箱进场 订舱 拖车/内装边检申报报检报关配载（装船计划）审提单船东确认费用预借购付汇联 报关 审单 缴费缴交一切费用签单向货主催款货主确认并支付钱款开具商业发票放单 收款 按照国际货代岗位职责，各岗位具体流程分解如下：3.1业务经理岗位流程（接单、收款）3.1.1接单后在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。首要审核客户委托内容和确认客户服务要求。3.1.1.1 预先审核客户的委托内容。 客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此： 托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。 柜型柜量，超重柜特殊说明（如为特种柜，则需详细的货物尺寸，长*宽*高，毛重，体积等，有时还需要更为详细的货物装柜次序，及摆放示意图。）各项型最大体积为：( 长*宽*高 ) 可装体积， 可装重量 120GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT 140GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT 140HC=76CBM 12*2.7*2.38 145GP=86CBM (注)GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公吨 ；HC high cubic 高箱。原则上控制净箱实际重量34MT，重量超过需有专门人员现场监控装箱，经总经理核批。3.1.1.2预先确认客户服务要求。 确认普通服务要求一般是否需要：到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。 对于拖车/内装、商检和报关的服务要求，必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等，注明在客户订舱单上。 危险品、冷冻货等要求普通服务外其他的附加特殊服务的要求，必须得到总经理核批后才可以接受和安排。(注)对于部分无法短时间内确认的信息，依然必须及时安排并予以跟踪，如根据客户和操作需要流转到下一环节，先安排流转后跟进处理，以保证下一环节的有序操作。 3.1.2根据业务实际发生范围及财务出具发票，向客户寄送发票，并负责按约定时间收回货款。3.1.2.1票结：票结客户应该遵守见票付款的原则。3.1.2.2月结：月结客户在每月固定节点催收货款。3.2船务经理岗位流程（订舱、拖车、报关、审单）3.2.1运价核对、确认 3.2.1.1 对来自业务经理的外部业务，核对运价和其他服务费用是否正确，并由业务经理在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱。 (注) 特殊情况可先口头与业务经理确认, 待业务经理返回公司再补签字确认。 3.2.1.2 对于集团公司内部业务，与采购相关人员或仓储主管人员及时确认后再安排订舱。 3.2.2舱位确认，根据客户委托，确认反馈符合要求的舱位。 一般要求预定开航日7天前必须安排订舱，对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱，旺季时候根据市场情况适当提前。在预定开航日5工作日前完成订舱，对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱，最迟一个工作日内完成订舱。 3.2.2.1新建委托必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案，输入业务有关数据。输入业务数据包括但不限于此：业务各属性、发收通信息、服务要求、提单要求、船名航次、开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量，以及代理（如需要）等。 3.2.2.2 订舱过程 订舱过程包括以下环节：膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等，任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。 订舱完毕后，应及时将配舱信息输入操作系统，输入时应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、订舱号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容的核对。 3.2.2.3舱位通知 无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务，订舱确认单或者配船通知单等都必须第一时间通知客户，确保上面的订舱号与船名航次要清晰、准确，以免造成混淆。如有问题，积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。 3.2.2.4 突发情况处理方法a) 由于货主原因要求更换到下一航次将原先订舱的确认回传通知船东退载该票，并重新订下一航次的舱位，若运价有所变动应及时告知业务经理，与货主协商。b) 货主要求申请目的港1014天免柜期与船东联系，确定可以申请到免柜期的具体天数，并出具一份申请目的港N天免柜期的申请书给船东。再由其向目的港申请，直到确认。c) 非危说明如若货物品名为化学物品，但是非危险品，而船东有要求说明，则需出具非危险品说明，加盖提单上货主公章。d) 提柜后，船东换船或货主要求换船凭原订舱确认向船东退载，重新订舱，取得新订舱确认，并向船东出具一份套柜申请，加盖货代公章。注明原资料的船名航次、提单号、启运港/目的港、集装箱号/柜型、需套柜至新船名航次、新提单号。3.2.3拖车安排客户委托的拖车或者报关等要求，必须根据船公司、码头、货物性质和市场环境等情况予以预先审核，对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。 3.2.3.1得到业务经理确认后联系安排。 3.2.3.2根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的拖车时间时间；如同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险。 3.2.3.3安排拖车前，根据前期约定的拖车服务时间要求，提前2工作日与客户再次联系确认装柜时间及地点。 3.2.3.4 同客户确认时间要求后，在同一工作日及时把信息通知拖车行进行服务要求预约。 3.2.3.5向拖车行委托时间，一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括拖车行是否已经领取设备交接单、提箱点的确认已经空箱状况确认）； 对于特种箱业务，必须同船公司确认空箱状况，必要情况下通知船公司提箱时间。 3.2.3.6安排拖车时，向拖车行发出书面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等。 3.2.3.7必要情况下，应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。 3.2.3.8跟踪装箱、装箱单、进港。在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认并登记。对于客户业务退关，需要确认是否发生安排拖车的前期费用。若有发生预配打单费等，需立即通知客户，要求其书面确认并登记。 3.2.3.9突发情况的处理方法a) 排载后货主更改柜型柜量更改船名、航次、提单号、箱主、箱型、尺寸、用箱数量等，先到出口排载部门更改确认后到箱管部办理相应更改手续。更改提箱和回箱地点，直接到箱管部办理。b) 退载 一切排载后的货物都产生的订舱费需支付。 领取设备交接单后未到堆场提箱，因故退载，需持全套设备交接单到船代办理退载。 货物因故退载而提柜后重箱尚未进入码头，持设备交接单的进场联到船代处办理退载手续，并及时将所提空箱返回指定堆场。退载后的空箱未经许可，不可擅自改用他票出口或擅自截留（改用他票需出具套柜保函）。否则，由此引起的错用箱、损失和相关费用将由责任方承担。c) 在提柜时，没有拖车拖柜 先与货主取得联系，是否可以将拖装时间稍做推迟 若时间急迫，则临时安排另一家拖车公司前去拖柜延迟进场d)提柜后，由于货物无法备齐，货主要求推迟一个航次已经提柜后而推迟出口时间，应根据船公司的船期用箱时间表，合理安排用箱时间。若超过船公司提供的免费用箱期限，将依照有关规定征收集装箱超期使用费。e) 因货主原因来不及按时进场，申请延迟进场及时与船东联系，并告知预计进场时间，船东向海关监管的码头申请，并附上延迟进场申请注明船名、航次、提单号、箱号、卸货港、交货地点等。3.2.4报关部分（视情况委托外包） 3.2.4.1 得到相关销售或者客服确认后安排 。3.2.4.2 根据船公司、码头、航线和货物等情况，前瞻判断合适的报关时间。如同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险 3.2.4.3 最迟在同客户约定报关日期的前一工作日，再次同客户确认报关资料的发送情况 3.2.4.4收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审，有问题立即处理 3.2.4.5 在约定的报关日期前一工作日下班前，把完整的报关资料送报关行 3.2.4.6对于报关资料，要求复印留底；对于重要报关资料如核销单等，必须在做登记 3.2.4.7 跟踪反馈报关结果 3.2.5文件部分 3.2.5.1提单确认件的膳制和发送 提单确认件的膳制和发送要及时，一般预定开航日2个工作日前必须发送。 3.2.5.2催促提单确认件 一般预定开航日前一工作日必须从客户获取完整、正确的提单确认件。3.3装箱人员岗位流程（内装）3.3.1内装安排 3.3.1.1 得到业务经理确认后安排装箱。 3.3.1.2根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的装箱时间，如同客户具体情况有冲突，必须同客户协商并告知可能的风险。 3.3.1.3 根据前期约定的到货时间，提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间。 3.3.1.4 向仓库做内装委托，需向仓库发出书面委托。 清晰显示配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时间、货物数据（包括件数、毛重、体积）、 协议费用等。 3.3.1.5向仓库委托时间，一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括仓库是否已经领取设备交接单、提箱点的确认、空箱状况确认） 3.3.1.6 向仓库委托时，必要情况下应注明提空柜的时间要求。 3.3.1.7跟踪到货物情况。 3.3.1.